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3 claves para mejorar la gestión de cobro en tu colegio

3 claves para mejorar la gestión de cobro en tu colegio

Para nadie es un secreto lo complicado que puede llegar a ser mantener una organización en el proceso financiero de una institución educativa. Muchas veces resulta ser agotador y agobiante que los cobros a los usuarios no resulten ser efectivos y, sobre todo no llevar un control de ello. Es decir, no tener claro quién debe, cuánto debe o, el simple hecho de saber quiénes son los morosos de manera rápida y efectiva. Es por eso que, desde Sistema Saberes queremos darte las 3 mejores claves para que tu colegio mejore la gestión de cobro.

gestión de cobro
gestión de cobro

Claves para la mejora de gestión de cobro

La correcta administración de las finanzas de tu institución hará, en gran medida, que la calidad de servicio mejore. Sin embargo, es importante conocer primero ¿Qué es la gestión de cobro? o como en muchos espacios lo llaman «Gestión de cobranza». Lo que hace referencia a unas acciones que se llevan a cabo entre clientes y tutores para recuperar una deuda.

Impulsar nuevos canales de comunicación y emite comunicados

Actualmente, sin duda, se vive una gran era digital. A los trámites tradiciones se suman las herramientas tecnológicas que ayudan a facilitar cada uno de los procesos.

Datos que facilitan a la hora de gestionar con eficacia una deuda, pues se logran crear recordatorios automatizados y mensajes facilitando también la respuesta y consulta de saldos.

El área administrativa y financiera de tu colegio deberá definir unos comunicados de deuda. En los que, cada cliente esté enterado de su saldo ya sea vigente, pendiente o en mora.

De esta manera todos los mensajes se podrán personalizar y programar lo que garantiza que todos reciban la información a tiempo. Algunos de los comunicados que se pueden enviar serían:

  • Envío de la deuda
  • Recordatorio de vencimiento
  • Comunicado del día del vencimiento
  • Días posteriores al día en mora
  • Llamada telefónica
  • Acuerdo de reunión para pago.

Ofrece varias opciones de pago para la gestión de cobro

Al momento de brindar diferentes medios promueve que los usuarios tengan más opciones de pagar a tiempo. Incluso, no solo los medios sino también las opciones para cancelar la deuda que tienen con la institución.

Con ello, es completamente importante realizar algún análisis donde se hallen alternativas considerando el costo/beneficio del colegio en relación al cliente.

Automatiza la cobranza con Software especializados en el tema

El hecho de poder automatizar los procesos permitirá que el tiempo gastado en el cobro y cartera sea más rápido y menos repetitivo.

Siendo así esta implementación previene errores que derivan en demoras para la institución.

Desde Sistema Saberes, hemos creado la solución de GEMAS donde podrás encontrar beneficios como:

  1. Unifica y sincroniza las matrículas con la gestión de cobro de colegio.
  2. Ofrece múltiples opciones de pago para la comunidad.
  3. Automatiza la asignación de conceptos y el interés de mora o valor extemporáneo.
  4. Envía correos automatizados de cobro, facturación y recaudo.
  5. Realiza bloqueo automático de notas para deudores morosos
  6. Genera exportables para enlazar con otros softwares.
  7. Consolida informes de exógena para la DIAN.
  8. Disminuye la cartera morosa hasta un 65% usando los servicios de recaudo automático.
  9. Recibe asesoría de expertos en cobro y facturación en colegios.

Conoce más en la siguiente lista de reproducción:

Tipos de acoso escolar y señales para identificar una víctima de bullying

Tipos de acoso escolar

El bullying o acoso escolar, es uno de los temas más complicados de tratar en un colegio. Se trata del concepto en el que el maltrato y la intimidación se producen de manera reiterada de una persona a otra. Sin duda, uno de los inconvenientes más grandes ha sido elpoder detectar, detener o prevenir este acoso. Para ello, es de total importancia saber identificar los tipos de acoso escolar que se pueden producir dentro de una institución educativa.

Tipos de acoso escolar y claves para identificarlos
Tipos de acoso escolar y claves para identificarlos

¿Qué tipos de acoso escolar existen?

Por supuesto, esta problemática no se trata únicamente de un solo acoso. Desafortunadamente, día a día se van conociendo más tipos de intimidación que abruman a los estudiantes en las aulas de clase.

Hoy en día, existen diversos tipos de agresión:

  1. Física: en la que la víctima es agredida en su cuerpo.
  2. Verbal: donde los insultos y las fuertes palabras son los protagonistas.
  3. Psicológica: en las que se realizan acciones con el fin de hacer sentir mal o dañar el autoestima de la víctima.
  4. Social: donde se aísla totalmente a la persona de manera social en el grupo. Alejándolo de la participación en juegos o eventos sociales.

Cuando algunos de estos casos ocurren, normalmente el acosador siente el poder en aumento. Es decir, logra que el resto de sus compañeros lo amparen y lo apoyen en sus intimidaciones; ya sea porque participan o ignoran sus acciones. Sin embargo, también existen los casos en los que las personas no están de acuerdo con el trato, pero no hacen nada para detenerlo. Sobre todo cuando se trata de alguien que no es un amigo cercano, promoviendo de esta manera que la intimidación no se detenga.

Ante este grave problema dentro de las aulas de clase, una de las principales preocupaciones de la comunidad es cómo lograr identificarlos.

Señales de que hay una víctima del acoso escolar

  1. Refleja trizteza, ansiedad, irritabilidad y apatía. Estos, entre otros tipos de estados son unos de los que más alertan sobre el bullying escolar. Es común que la víctima empiece a presentar este tipo de reacciones emocionales extremas.
  2. Aislamiento social. Si el menor perjudicado empieza a sufrir de acoso, su primera reacción será alejarse. Empezará a salir menos con sus amigos habituales y permanecerá más tiempo a solas. Incluso, es posible que se niegue a tener conversaciones sobre su colegio o amistades.
  3. Presenta problemas de concentración. Esto se deba a que su menta está en otras situaciones. Además, suele ir acompañado de la disminución en el rendimiento académico.
  4. Negación para asistir a la institución educativa. Al no sentirse a gusto en su aula de clase, empezará a negarse para ir. Aquí, es importante identificar si el alumno usa diferentes excusas para no asistir como lo son los temas de salud.
  5. Mencionar el tema de suicidio. Sin duda alguna, esta es la alarmá más precupante, pues la víctima puede llegar a casos extremos de querer acabar con su vida.

Estas son algunas de las alertas que se deben tener en cuenta para lograr identificar, a tiempo, una víctima de intimidación escolar. Por ello, desde Sistema Saberes, siempre hemos estado interesados en aportar para que la detección se realice a tiempo. Es por eso que, dentro de nuestras soluciones hemos creado ‘HUELLAS’; el módulo ideal para realizar seguimiento a los casos de convivencia de todos los estudiantes.

Con nuestra solución podras mejorar el clima socioemocional y realizar intervenciones pertinentes a toda la comunidad educativa. Conoce más AQUÍ

¿Qué son las push notification y para qué sirven?

push notification

La tecnología nos sigue sorprendiendo día a día, sin embargo, hay muchos elementos de ella que no son un nuevo invento pero que, sin duda alguna, resultan ser una novedad para muchas empresas, personas y en este caso; instituciones educativas. Por lo tanto es que, el uso del teléfono móvil cada vez aumenta las cifras de su uso, pues son más las personas que consultan cualquier información desde aquel dispositivo y no propiamente desde un computador como tal. Es por eso que las push notification han revolucionado la forma en la que ahora la tecnología comunica.

¿Qué son las push notification?

notificaciones push
push notification

Son los mensajes que se envían desde un servidor remoto a los dispositivos que cuentan con la aplicación instalada. Siendo estas de manera inmediata, evitando que el usuario tenga que estar actualizando constantemente la información para recibir las novedades informativas.

Uno de los ejemplos más claros son las notificaciones que se reflejan al usar WhatsApp, estas son aquellas que nos informan de algún mensaje nuevo en la aplicación. Por lo que prácticamente ya todas las aplicaciones cuentan con esta nueva instalación.

Sus principales utilidades, por lo general, son para informar nuevos mensajes; actualizaciones, nuevos desarrollos, alertar de noticias, anunciar eventos, entre otros.

Conoce sus ventajas

  1. En primer lugar, permite que los anuncios lleguen de manera inmediata, sin necesidad de estar interactuando con la propia aplicación.
  2. Otra podría ser, la información recibida es personalizada. A cada usuario le llega la información de interés debido a sus preferencias y uso de la app móvil.
  3. Además ¡Ahorran batería! uno de los dolores de cabeza más grandes son el poco tiempo que los celulares ahora duran encendidos. Así que el hecho de evitar abrir tan seguido la app y tener todo en una notificación, evita el gasto de batería.
  4. Por lo tanto, para las empresas, la tasa de apertura de las notificaciones aumenta cuando usan las push. A comparación de enviar algún correo electrónico con la misma información.
  5. Por último, el mensaje que se envía siempre llegará a la persona indicada y no caerá en los «no deseados» como ocurre con email.

De esta manera, lo que buscamos desde Sistema Saberes es facilitar el trabajo para tu colegio y para poder comunicar de manera oportuna, estando seguros que la información está llegando correctamente y a la persona que es.

Por esta razón, nuestra APP Móvil está actualizándose y muy pronto podrás contar con estas notificaciones push en tu dispositivo, así no tendrás que ingresar siempre a la aplicación para ver nuestras noticias; blogs, nuevos desarrollos de la plataforma, próximos eventos virtuales o presenciales, concursos, entre otros.

¿Quieres conocer más sobre nuestra aplicación móvil de Saberes? lee nuestro siguiente artículo.

NUEVAS ACTUALIZACIONES APP MÓVIL

Recuerda que puedes instalar la APP en este enlace: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.sistemasaberes.mobile&hl=es_CO&gl=US

Tips para aumentar las matrículas de tu colegio

Tips para aumentar las matrículas de tu colegio

Cada colegio tiene algo que, sin duda alguna, otra institución no tiene y que, con el paso del tiempo, lo hace único e irrepetible; sus instalaciones, metodología de enseñanza y profesores. Seguramente, has tenido algún dolor de cabeza por no saber cómo aumentar las cifras de matrículas de tu colegio. Y es que, existen varias causas de la deserción escolar por las que tu institución académica puede sufrir conflictos.

Para ello, es importante que antes de crear tus estrategias o tu propia metodología para aumentar la matrícula escolar, conozcas las razones por las que algunos estudiantes se han dado de baja. De esta manera podrás diseñar los programas de acción que sean necesarios para realizar un proceso efectivo que mejore el posicionamiento del centro educativo.

Aumentar matrículas
Aumentar matrículas

Estrategias para aumentar las matrículas de tu colegio

Una vez identifiques las causas de deserción, pon a prueba estos siguientes tips.

  1. Actualiza las estrategias de marketing; la incorporación de estas nuevas modalidades digitales y de las redes sociales permiten captar más clientes y disminuir las bajas. Así que, entre más tendencias de marketing integres en tu estrategia, verás favorecida la cifra de estudiantes y con ello la visibilidad de las ventajas ofrecidas.
  2. Integra a las familias con la institución; tener una buena comunicación con los padres de familia y todo el núcleo familiar podrá ser una de las mejores decisiones. Lo podrás lograr a través de los canales de comunicación que evitan el retraso de información.
  3. Construye contenido de valor para toda la comunidad; este tip te servirá si usas frecuentemente las plataformas digitales donde puedes mantener informados a la comunidad, sobre; las diferentes propuestas, ofertas o eventos institucionales. Tendrás que iniciar con la creación de artículos que sean de interés con respecto a la educación y así, crearás empatía entre todos los integrantes.
  4. Demuestra los valores de tu institución; no podemos cerrarnos a la idea de solo crear cosas nuevas, pues también es importante resaltar lo que ya está creado. Así que lo que deberás hacer es hablar sobre las ventajas que tu colegio le ofrece a quienes se matriculen. E incluso agregar aspectos competitivos; proyectos académicos, intercambios, excursiones, viajes, programas, entre otros.
  5. Promueve el uso de herramientas digitales; en la actualidad la tecnología se ha convertido en la mejor amiga de la comunidad educativa. Sobre todo, en los jóvenes quienes la usan en su día a día. Es por ello que, como valor agregado, tu institución podría promover el uso de la misma en sus estudiantes; demostrando la adaptación que tiene la institución ante la tecnología.

Matrículas en Sistema Saberes

Con estos tips, desde Sistema Saberes queremos demostrarte que el mantener o aumentar la cifra de estudiantes en tu colegio se debe a; la conexión que mantengas con quienes ya hacen parte de tu comunidad. Pero también, de quienes se pueden convertir en tus futuros clientes.

Nosotros, por nuestra parte, hemos creado algunas soluciones que tu colegio puede implementar en cada uno de los procesos administrativos y académicos, que logran agilizar los tiempos no solo de tus trabajadores sino también de tus usuarios.

CONOCE NUESTRAS SOLUCIONES AQUÍ

Te invito a conocer más sobre nuestra empresa en: GRUPO SABERES

Estrategias para promover la participación de los padres de familia en el colegio

Estrategias para promover la participación de los padres de familia en el colegio

Sabemos lo complicado que, seguramente, ha sido el poder tener una participación activa por parte de los padres de familia o acudientes que hacen parte de la comunidad educativa de tu colegio. Sin embargo, es importante reconocer que son los perfiles más importantes dentro de la institución.

Por eso, es importante que mantengas una buena comunicación con los familiares del estudiante. No obstante, siempre no es fácil lograrlo y es por eso que existen diferentes alternativas que apoyan y ayudan a mantener la comunicación más estrecha con los padres de familia. Eso ayudará a promover la participación de ellos en las tomas de decisiones dentro del colegio.

Estrategias para promover la participación de los padres de familia en el colegio
Estrategias para promover la participación de los padres de familia en el colegio

Estrategias que mejorarán tu comunicación con los padres de familia

  1. Mantenlos siempre informados; sin duda alguna, los acudientes siempre van a querer saber qué pasa con sus hijos dentro de las aulas de clase. Así que podrás crear un boletín en donde les comuniques lo que ha pasado con los jóvenes en los últimos días. Notificarás los progresos de los niños en las aulas y, además, ellos también podrás informar cómo están los estudiantes en sus casas.
  2. Periódico escolar; permite que los grandes de la casa creen artículos o escriben en un espacio donde sientan la confianza de hacerlo. De esta manera, ellos sabrán que tú y tu colegio quiere escucharlos y que les preocupa cualquier situación que atraviesen.
  3. Notificaciones de felicitaciones; los padres siempre estarán orgullosos de los logros de sus pequeños. Con esto puedes crear algún tipo de tarjeta en el que felicitarás tanto al estudiante como al padre de familia para que se sientan parte del reconocimiento de las conductas que quieras anunciar.
  4. Realiza eventos exclusivos para padres; siempre es importante contar con un espacio y tiempo que no incluya a los menores. Designa un momento para que tanto los profesores como los padres de familia puedan entablar conversaciones en los que los pequeños de la casa no tengan acceso. De esta manera podrán hablar con tranquilidad.
  5. Mantén un informe semanal; siempre es informante que ellos tengan acceso a los anuncios; notas, reuniones, sugerencias entre otros donde puedan a la semana saber lo que sucede dentro de la institución.

Consejos para aumento de la participación en padres de familia

Con estas 5 estrategias, aumentarás el apoyo de los acudientes y lograrás unos buenos resultados en el colegio. Además, reconocerás la importante que su rol como responsables de los estudiantes cumple en la institución.

Para ello, también es importante que mantengas los canales de comunicación adecuados, donde permita una comunicación fluida. Y no, el hecho de que la información que tú envías o ellos envían, se pueda perder al ser enviada por donde no corresponde.

Recuerda que, desde Sistema Saberes, trabajamos día a día para agilizar los procesos administrativos y académicos para mejorar la calidad educativa de tu institución. Para nosotros es primordial que toda tu comunidad educativa se sienta a gusto de usar nuestra plataforma. Sobre todo, que esté feliz de ser parte de tu colegio.

Te invitamos a revisar nuestra página web donde encontrarás las soluciones que tenemos para ti y tu institución. Asimismo podremos transformar la educación responsablemente con tecnología.

¡Contáctanos si quieres saber más!

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¿Por qué debes conocer la ley 1620 de 2013 de convivencia escolar?

¿Por qué debes conocer la ley 1620 de 2013 de convivencia escolar?

Las situaciones en las que se presentan inconvenientes en las aulas de clase, violencia escolar o intimidación son casos con los que muchas veces una institución educativa no sabe cómo reaccionar al respecto. Es por esta razón que se instauró desde el 15 de marzo de 2013 se crea un Sistema Nacional para la convivencia escolar y la formación para el ejercicio de los derechos sexuales y reproductivos; la prevención y mitigación de la violencia escolar. La ley 1620 de 2013 está reglamentada bajo el decreto 1965.

Primero debemos entender lo que es el acoso escolar, lo cual ha descrito la Defensoría del Pueblo como; «tipos de violencia que suceden en el escenario escolar. Se manifiestan cuando un estudiante o un grupo ejerce poder, maltrata e intimida a sus pares de forma repetida y sostenida. Por lo general lejos de la presencia de personas adultas. Estas conductas tienen por intención principal humillar, excluir y someter abusivamente a sus pares mediante agresiones; físicas, verbales, sociales o por medios electrónicos. Causando temor psicológico, daño físico, aislamiento y rechazo grupal en la víctima«.

¿Por qué debes conocer la ley 1620 de 2013 de convivencia escolar?
¿Por qué debes conocer la ley 1620 de 2013 de convivencia escolar?

¿Para qué es la ley 1620?

Crea una ruta para el reporte de los casos en los que se presente violencia escolar y casos de embarazo en adolescentes. Además, se crearon algunos incentivos para quienes cumplan con las exigencias y expectativas de la convivencia escolar. Así como sanciones para quienes omitan las responsabilidades y su deber cumplido.

El principal objetivo de la ley es poder reconocer las características del acoso escolar. De esta manera, tener las soluciones pertinentes para detenerlo a tiempo. Sin embargo, es importante resaltar que cada institución educativa deberá tener su ruta de atención para prevenir estas situaciones.

¿Qué instituciones deben cumplir con la ley 1620?

Se deberá aplicar para todos los establecimientos educativos; tanto oficiales como no oficiales del territorio nacional. Aquellos que tengan en sus servicios la prestación de educación preescolar, básica y media. Incluso, uno de los factores más primordiales es involucrar a la familia y toda la sociedad con la que los estudiantes tienen participación en la Ruta de Atención Integral.

Desde el 2013, los manuales de convivencia y los documentos anteriores tuvieron que ser modificados para que cada uno de ellos cuente con la ley 1620 de 2013. En dichos documentos deberán incluir la identificación de situaciones comunes. Las pautas que deberán seguir y el ejercicio de los Derechos Humanos, sexuales y reproductivos. Así como los protocolos de atención integral y las medidas preventivas que evitarán el aumento de intimidación escolar.

¡IMPORTANTE!

El próximo miércoles 14 de septiembre tendremos una charla virtual en la que hablaremos sobre la conviencia escolar y la importancia de un buen manejo en los colegios. ¡No te la pierdas! Separa tu cupo gratis, HAZ CLIC AQUÍ

¿Qué debe garantizar un proveedor tecnológico para tu colegio?

¿Qué debe garantizar un proveedor de tecnología para tu colegio?

Encontrar un proveedor tecnológico para tu colegio no siempre es de los procesos más fáciles. Incluso resulta ser bastante tedioso el no saber qué características debe cumplir para garantizar un trabajo óptimo y seguro en tu institución educativa. Sin embargo, aunque su proceso puede llegar a ser complicado, una vez lo encuentres tendrás la tranquilidad de poder ahorrar tiempo y dinero a la hora de agilizar los procesos con ayuda de la transformación digital.

Hallar ese proveedor de soluciones tecnológicas que tanto quieres puede llegar a ser una gran inversión. Es por eso que debes tener en cuenta muchas cosas a la hora de decidirte por el correcto.

Lo que garantiza un proveedor tecnológico

Como miembro de la comunidad de un colegio, sabemos que tu prioridad es asegurar que la educación de los estudiantes no se vea afectada y que, al contrario, aumente los índices de aprendizaje de manera positiva. Esto, gracias a la implementación tecnológica de los procesos no solo académicos sino administrativos.

Integrar tu colegio con un buen software o una buena suite de soluciones para la gestión escolar permitirá que tengas el control real de los procesos que se llevan a cabo en la administración; admisiones, matrículas, calificaciones, cobro y cartera, transporte, análisis de la gestión y la facilitación de la toma de decisiones. Además, lograrás automatizar los procesos, generar informes detallados y aumentar el ingreso para tu colegio.

¿Qué debe garantizar un proveedor de tecnología para tu colegio?
¿Qué debe garantizar un proveedor de tecnología para tu colegio?

Puntos claves para elegir un proveedor tecnológico para tu gestión escolar

  1. Actualizaciones periódicas. Contará con empresas aliadas para ofrecer las mejores soluciones complementarios para tu colegio. Mediante funcionalidades que tú podrás controlar.
  2. Compromiso con la comunidad. Es clave entender que el compromiso del software con la comunidad educativa debe ser primordial. Así fomentará la confianza, en los padres de familia para construir fidelización al colegio.
  3. Datos simplificados. Al realizar el análisis de datos todo puede mejorar para la educación, promoviendo la evolución de la institución educativa. Más aun cuando se habla de datos simples y confiables que resultan fáciles de analizar para quienes administrarán la plataforma.
  4. Facilita el proceso administrativo. Uno de los dolores de cabeza más grande para los colegios han sido los procesos de admisiones y matrículas. Así que una suite que permita solventar en un paso los trámites en línea, podrá ser tu mejor opción.
  5. Te mantiene informado en tiempo real. El mantener una información actualizada y constante fomenta compromiso con la comunidad además de ayudar a que todos estén en la misma sintonía; padres de familia, estudiantes, docentes y directivos.
  6. Seguro y confiable. La seguridad de datos sensibles es primordial para tu institución. Un software que promueva un ambiente seguro y confiable en la privacidad de tu comunidad es clave para que los datos suministrados en tu colegio no corran ningún tipo de riesgo.
  7. Adaptable y práctico. La gestión escolar de tu colegio debe ser moldeable para que logre adaptarse a los cambios que quieras implementar o a algunas modificaciones necesarias de acuerdo a las nuevas tendencias educativas y los avances tecnológicos.
  8. Intuición. Una de las principales características que tu proveedor debe tener, así sabrás que cualquier audiencia podrá hacer uso de la plataforma sin problema alguno. Por supuesto, teniendo capacitaciones por parte de la empresa contratada.

¿Quieres conocer más sobre las ventajas de tener una suite de soluciones implementada en tu colegio?

Te invitamos a estar atento a cada blog que semanalmente publicamos y conoce más sobre GRUPO SABERES

Claves para mejorar la convivencia escolar de tu colegio

Claves para mejorar la convivencia escolar de tu colegio

Con el transcurso del tiempo las aulas de clase son uno de los lugares en donde la convivencia escolar se volvió el factor más importante en las instituciones educativas. Un espacio donde los docentes enseñan a sus estudiantes la manera adecuada de convivir en cualquier ámbito de su vida. Fomentando el desarrollo personal y social de cada uno de ellos.

Si bien, ha sido muchas las maneras adoptadas por los colegios para mejorar la convivencia en los salones de clase. Desde Sistema Saberes, con la experiencia que hemos ganado durante estos años queremos ayudarte a que tu comunidad educativa adquiera estrategias.  De esta manera lograrás que disminuya el acoso y promover la buena comunicación.

Claves para mejorar las estrategias en la convivencia escolar de tu colegio

Convivencia Escolar
Convivencia Escolar
    1. Promueve la participación de tus estudiantes en tu colegio. Así crearás un clima sano en las aulas de clase; donde los niños, niñas y adolescentes, se sientan libres de comentar y participar activamente. Con esto, evitarás que tu comunidad educativa ignore los enfrentamientos, peleas y acoso. Teniendo en cuenta que, tendrán la confianza de acudir a un adulto mayor para contar lo sucedido.
    2. La adaptación de la convivencia escolar. Debe empezar desde primer año, así el pequeño se acostumbrará a las buenas prácticas y forjará un futuro de buena comunicación.
    3. Mejora la educación emocional. Evitarás las situaciones de violencia, debe realizarse en el momento en el que se trabajan los sentimientos en casa y en el colegio.
    4. Realiza actividades donde promuevas la empatía y la actitud activa. En situaciones comúnmente injustas, sabrán cómo reaccionar ante algunos conflictos. Logrando estar centrados en el pensamiento crítico, el respeto y la reflexión.
    5. Incentiva la participación de otros perfiles en el colegio. Esto se puede conseguir mediante seminarios, formaciones o reuniones con el fin de evitar enfrentamientos. Finalmente, saber la manera adecuada de reacción a cualquier situación.

Por último, es importante entender que fomentar una buena convivencia escolar no solamente se trata de un trabajo enfocado en los estudiantes. Los docentes de la institución educativa también deben ser gestores del buen comportamiento. Así como también, una gran guía para los menores, convirtiéndose en todo un ejemplo a seguir para ellos.

Queremos invitarte a que trabajes de nuestra mano, para mejorar la educación del país y con ello, promover una buena convivencia. Conoce más aquí  Y de GRUPO SABERES

Beneficios de gestionar documentos con la firma electrónica

Beneficios de gestionar documentos con la firma electrónica

Después de la pandemia, la transformación tecnológica tomó una gran fuerza porque dejó de ser una posibilidad para convertirse en una realidad. Los viejos modelos ya no funcionan y cada vez son más los directivos que apuntan a los cambios de estos paradigmas y a la mejora de tecnología en su organización. En ese orden de ideas y teniendo en cuenta lo que pasó en los últimos años; distintas empresas y colegios se vieron obligados a cambiar el chip y adoptar de manera rápida las exigencias de los mercados y las nuevas transformaciones, aplicando esta herramienta; firma electrónica.

Este proceso de firma digital de contratos de servicios educativos, cumple con lo que exige la ley 527 de 1999. En cuanto a los procesos de autenticidad del firmante y la integridad que garantiza que los documentos de la firma quedan pixel a pixel encriptados. Lo que no permite la manipulación o alteración del contenido del documento.

Algunos de los beneficios de la implementación de la firma digital son:

  • La optimización de los procesos, el ahorro de papel y tinta, la disminución de un proceso administrativo, los traslados de los padres de familia y evita la aglomeración de personas en la institución.

El pasado 15 de junio de 2022 Sistema Saberes creó un espacio con una experta de la firma electrónica, Alexandra Salazar de la empresa SIGNIO. Quien en compañía del CPO de la empresa, Juan Nicolás del equipo de Saberes, hablaron sobre la importancia de implementar la firma electrónica en los procesos escolares.

Beneficios de gestionar documentos con la firma electrónica
Beneficios de gestionar documentos con la firma electrónica

¿Cómo la firma electrónica en procesos digitales de matrículas facilita la gestión escolar en los colegios?

Nicolás Cedano: en una institución educativa hay un proceso de firma de contratos, de documentos, en donde se debe dejar constancia de compromisos. El servicio educativo, tiene unas particularidades muy pertinentes.

  1. Son documentos que tienen información muy sensible y personal; un padre de familia se acerca a un colegio a registrar a su hijo a la institución, a recibir su servicio educativo y tiene que comprometerse a determinados elementos. Y para un colegio, también es una logística importante, porque es tener todos los contratos firmados. Una operación que muchas veces conlleva gasto y uso de recursos costosos, como lo es imprimir sus documentos y sus copias. Además de hacer ir a sus padres en diferentes fechas con filas largas.
  2. La institución debe pensar en una restructuración no desde un ámbito físico sino digital, regularmente se encuentra que el servicio educativo esté acompañado de otros servicios; alimentos, transportes y estos deben tener un compromiso.

¿Cómo se recopila la información?

Antes se hacía con envío de formatos en líneas en blanco para diligenciarlo, firmar presencialmente y que el colegio pusiera su sello y llevarse la copia. Aunque todavía hay colegios que hacen ir al padre de familia ir a una notaría para autenticación.

Por lo que toda esta logística la puedes organizar en una herramienta que te ayude a recopilar esa información y salvaguardarla de manera segura. Sistema Saberes es una herramienta que no solo te ayuda a recopilar esa información, sino que una vez recopilada, te sirve para múltiples procesos.

La firma se da una vez se define qué documentos se recopilan y con Sistema Saberes, se facilita el proceso con tan solo un clic para firmar de manera digital a través de SIGNIO.

Alexandra Salazar:  la experiencia de usuario para un padre, debe ser sencilla y precisamente este tipo de procesos que tenemos lo que le ayuda al colegio es estar precisamente blindado en el proceso. No solo en la validez legal de los documentos, sino en la experiencia y optimización de los procesos administrativos.

Mitos sobre la implementación de la firma digital

Nicolás Cedano: lo que encontramos fueron muchos mitos, donde decían que los documentos firmados electrónicamente no eran válidos jurídicamente como un pagaré firmado físicamente con sello de notaría. Hay muchos mitos que dicen que la firma física es más valiosa que la firma electrónica.

Alexandra Salazar: esto es como cuando llegó el correo electrónico y todos estábamos rechazando a usarlo. La firma digital está avalada desde 1999 solamente que con el tema de la pandemia se implementó mucho más rápido y obligatoria su implementación.

Incorporar el uso de la tecnología para simplificar los procesos de colegios es importante porque la ley nos dice que debemos cumplir con un criterio de garantizar que el pagaré que firmo es único. No pueden tener dos personas el mismo documento original. Así que con la plataforma no solamente se firma, sino que se custodia ese pagaré

La superintendencia financiera de Colombia emitió un concepto el 24 de junio de 2020 donde aclara que es jurídicamente viable la emisión electrónica de títulos valores que debe cumplir con las exigencias de la ley 527; el proceso de autenticidad, de integridad de los documentos.

Consejos para los colegios que quieren hacer más eficiente su proceso de matrícula.

Nicolás Cedano; lo primero en términos de organización, es tener sintetizado cuáles son los elementos básicos que tiene que adquirir el padre de familia. No todo documento debe ser susceptible de ser firmado, hay elementos que por ley tiene que tener firma. Segundo, el tema de tener u contrato de servicio educativo entre el representante legal del estudiante y la institución; se establecen cuáles son los compromisos.

En la estructuración para usar el servicio que ofrece Sistema Saberes, lo que tiene que hacer la institución es crear una especie de plantilla, o el formato base de los documentos que quieren que los padres de familia tengan.

Después se diseña cómo deben ser cada uno de los documentos. Cuando adquieren el servicio primero adaptamos Sistema Saberes para capturar la información que solicita el colegio. Uuna vez esto realizado, estas plantillas las toma nuestra alianza de SIGNIO, para que los documentos queden automatizados.

Mira este video para más información: CLIC AQUÍ

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Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios?

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios?

Muchas instituciones tuvieron que verse forzadas a dos cosas a la vez. Primero a la facturación; algo que para muchos era una cuestión desconocida, sobre todo las instituciones que venían haciendo el trámite a papel de pagos y con recibos de caja. Siendo así, el primer golpe que se dieron muchas instituciones fue que se vieron obligados a facturar y lo segundo fue que de manera electrónica.

En uno de nuestros Webinars, contamos con la presencia de dos expertos en el tema. Xiomara Florez y Juan Nicolás Cedano; quienes nos explicaron más específicamente lo que significa esta implementación en los colegios.

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios
Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios

¿Cuáles han sido los principales retos de los colegios con la sistematización electrónica frente a la DIAN?

 

Xiomara Florez; muchas veces se presenta que como institución educativa piensan que al generar un documento mensual no es necesario entregarle al papá una factura electrónica por esos cobros que está pagando. Eso es un error grave, porque con este proceso de facturación electrónica, como institución educativa están obligados a hacerlo.

¡Ojo! el recibo impreso hoy ya no es válido. Los papás están en su derecho de exigirle a la institución  que se le entregue una factura electrónica donde certifique que está generando unos pagos por unos servicios. Como colegio se debe cumplir con una entrega de un documento mensual donde le certifique papá que, efectivamente, está cancelando sus servicios educativos. Independiente de que el papá pague por anticipado

Juan Nicolás; el decreto de 042 del 2020, llegó y desde ahí los colegios tuvieron implementar la factura electrónica. Además, en todo lo que conlleva la facturación, donde se interpreta que muchos colegios están conformados tributariamente representados como personas naturales. Así que muchos pensaron que al ser persona natural no debía declarar facturación electrónica, pero la resolución indica que si recibes ingresos de más de 3500 UVT; eso en un colegio es un traduce a la matrícula de 200mil pesos, tarifa económica, y que tenga 60 estudiantes. Siendo así ya está obligado a hacer facturación electrónica.

¿La facturación electrónica es para colegios privados o públicos?

La facturación electrónica es para colegios públicos y privados. Las instituciones oficiales, no cobran como tal por el servicio educativo; pero muchas veces se ven afectadas por el servicio complementario que ofrecen. Y no solo eso, sino también los servicios de documentación. Cuando los estudiantes piden certificados y cuando el colegio presta otro servicio que no necesariamente son educativos; deben ser declarados como entidad y están obligados, hasta el más mínimo certificado. Es para todo el sector educativo

Variables para elegir un software de cobro y cartera

Juan Nicolás; seleccionar un software de gestión de cartera y de gestión financiera no es fácil, eso no se puede delegar fácilmente. Un colegio es una empresa muy especial porque las tarifas son por grados. Se le cobra a un tercero, es decir, no se le cobra al pequeño sino a la mamá.

El sistema de facturación electrónica de la DIAN exige mucho trabajo manual. Si tienes 300 estudiantes debes hacer 300 matrículas manuales; muchas veces tendrías que contratar a alguien para que haga ese trabajo y de manera repetida; una ejecución que saldrá más costosa que contratar un software que sistematiza eso.

¿Qué pasa si los colegios no han iniciado con la facturación electrónica?

Xiomara Florez; os colegios que no han iniciado a facturar deben saber que van tarde y es una alerta. El proceso tuvo que iniciar desde agosto de 2020.

Sin embargo, se puede empezar a hacer ahorita, lo importante es saber emitir las facturas pendientes. Lo cual es posible ante la DIAN, pero no con fecha de enero, ni con fecha de meses pasados porque a partir del anexo técnico 1.8 que la DIAN entregó se generó una restricción en el que la entidad dice:  «Usted no me puede emitir una factura que tenga más de 10 días hacia atrás a partir de la fecha de emisión».

Datos que debe tener la factura electrónica

La facturación electrónica se debe emitir a nombre de quien ante la institución firma el contrato como responsable financiero. Si bien en el colegio los costos se manejan a nombre del estudiante, ellos tienen un responsable financiero y es a él a quien se le debe emitir la factura, no al estudiante.

¿Qué debe tener la factura? Datos del receptor de la factura: tipo de documento (cc.nit, pasaporte o visa) nombre completo o razón social, sea persona natural o jurídica, dirección teléfono, ciudad y departamento y adicional un correo electrónico.

Beneficios para el colegio tener sistematizada su información financiera

Xiomara Florez: el hecho de tenerlo sistematizado garantiza orden a nivel de cartera, se sabrá quién cobra y qué cobra. Va a garantizar que no deben hacer doble trabajo,  todo el proceso de factura que generen en Sistema Saberes queda como factura electrónica y no dependen de una persona que revise doble vez.

Vamos a minimizar el digitar y revisar la información, garantizamos que el proceso es completamente automático y transparente. Ya dejamos de tener una persona operativa para que se convierta en alguien que audite el proceso.

Juan Nicolás: un sistema que facilita su proceso de cobro de cartera de gestiones financieras dentro del colegio. No basta con que hay que digital y trasladar la información para cumplir con la DIAN. Sino que basta con tener la información clara para tomar decisiones administrativamente inteligentes con respecto al manejo de los colegios.

Saber cómo se va a cubrir la nómina, tener claro cómo el flujo de caja sirve para cumplir con las obligaciones. En ese orden de ideas debemos tomar decisiones sabias y para eso la información debe estar clara.

Cuando contratas un servicio como el que ofrecemos con la alianza de TAXXA, tienes la posibilidad de cobro organizado, al alcance de un solo clic. No tienes que hacer más y si lo complementas con servicios de pago en línea ni siquiera debes descargar la información de tu banco. Automáticamente el sistema te dice quien sigue al día y quién no.

Si quieres mantener a tu colegio eficiente, a tu personal enfocado en cómo ser más inteligente a tu institución, debes procurar que esos reprocesos no existan en tu gestión escolar, sino procura a la automatización.

Plataforma Educativa Colegios Colombia