Cultura Y Arte con Sistema Saberes

En 202 la comunidad saberes se disfrutó la cultura y arte

Sistema Saberes en el año 2020 no solo asumió el reto de acompañar el proceso de adaptación de sus colegios en la nueva modalidad 100% virtual; debido a la emergencia sanitaria causada por la COVID-19. Así como la acogida de muchos colegios nuevos con la necesidad latente de continuar con su proceso educativo. Si no que le apostó a desarrollar un componente cultural que permitiera no sólo construir la comunidad Saberes. También brindar a todos sus usuarios una oferta de cultura y arte que complementara su proyecto académico, familiar y social.

En el mes de agosto iniciamos con un show en vivo gratuito de Stand-Up-Comedy con el comediante Tato Devia, conocido como “el pelo parado”. Uno de los artistas más reconocidos de este género. Fueron más de 60 minutos de entretenimiento y diversión que pudieron disfrutar alrededor de 1.150 personas por medio de nuestros medios y redes; donde Tato nos presentó una versión especial de “¡Brutal!,” para nuestra comunidad educativa. Recordando jocosamente muchas de las situaciones que se han vivido en las clases remotas donde padres de familia, docentes y estudiantes se vieron reflejados.

Así celebramos en el año

Posteriormente celebramos el día del amor y la amistad en el mes de septiembre con una obra de Teatro llamada “El enigma de Sancho Panza” con el grupo teatral “Proyecto Actinio”. Una sala de teatro virtual panameña, con talento colombiano; que se reinventó ante la crisis actual del sector cultural y ofreció una experiencia creativa e innovadora sin igual. Esto por medio de esta obra virtual en vivo, creada especialmente para Sistema Saberes; que permitió no solo reencontrarnos en familia.  Si no interactuar con los protagonistas y ser parte de la obra; resolviendo enigmas y pistas para encontrar respuestas a la trama final, al estilo de “escape room”.

Este evento no solo logró revivir la magia del teatro para casi 500 espectadores. Sino que les aportó elementos pedagógicos a los docentes de nuestra comunidad; para explorar otras metodologías y alternativas para enseñar por medio de las artes, la tecnología y la virtualidad. En el marco de este evento; se realizó un concurso que consistía en tomarse una selfi viendo la obra de teatro para ganar entradas de cortesía para ver una obra de teatro de Proyecto Actinio. Allí contamos con 7 felices ganadores.

¿Qué pasó en octubre con la cultura y arte?

Para octubre, mes de los niños, se realizó la “Semana de los niños y las niñas Saberes” que consistió en la programación de talleres lúdicos y artísticos con el equipo de “Ludicus”; que promovieron la creatividad, el desarrollo de aptitudes y talentos de nuestros niños y niñas Saberes. La experiencia consistió en escoger entre uno y cinco talleres para cada uno de los 321 participantes inscritos de 5 a 13 años. Con actividades alrededor del arte, el teatro, el juego, el baile, el ritmo y los cuentos.

Así mismo, en el marco de esta semana lúdica, se realizó del 27 de octubre al 2 de noviembre, el “Concurso de Máscaras”. El cual tuvo como base los talleres de máscaras realizados por Ludicus y que estuvo abierto para todos los niños y niñas de la #comunidadsaberes; incentivando la creatividad y el uso de material reciclado en su elaboración. Se inscribieron alrededor de 65 niños entre los 5 y los 17 años de diferentes colegios oficiales y privados del país y se premiaron las cuatro máscaras con nombre; descripción, elaboración y fotografía más creativa, con una agenda infantil de Ludicus. Para el 1° y 2° puesto y una semana Ludicus de talleres artísticos y culturales para disfrutar para el 3° y 4° puesto.

Cierre de año

Para cerrar el año realizamos el “1° Salón Intercolegiado de Artes y Ciencias de Sistema Saberes”. Un espacio de encuentro y sensibilización frente a las creaciones y propuestas artísticas; culturales y científicas o tecnológicas de estudiantes y docentes de los colegios pertenecientes a la comunidad Saberes.

Fueron 23 propuestas que cumplieron con los requisitos mínimos y que se presentaron en cuatro categorías; Artes Plásticas (12), Danzas (3), Música (6) y Ciencia y Tecnología (2). Donde pudimos apreciar desde dibujos, interpretación de melodías y canciones, bailes. Hasta presentaciones con sketch, juegos interactivos, entre otros.

Las ganadoras recibieron mención de honor, medalla y un detalle para el 1°, 2° y 3° puesto por parte de Sistema Saberes. Los demás participantes, recibieron por su parte, una mención digital por su participación. Cabe agregar que resaltamos y aplaudimos la participación de 15 colegios pertenecientes a Sistema Saberes, que; con las propuestas de sus estudiantes y docentes, hicieron posible este 1° Salón Intercolegiados.

Para el año 2021, continuamos programando espacios de arte y cultura que bien sabemos deben constituirse más allá de una herramienta para entretener o una actividad extracurricular; en un modo y estilo de vida que nuestra comunidad adapte. Así mismo, esperamos desarrollar espacios que le apunten a estimular y desarrollar proyectos de ciencia y tecnología. Así como espacios académicos y formativos que integren líderes y expertos de nuestra propia comunidad. Como también invitados externos que nos puedan aportar en el reto diario de fortalecer el proceso educativo. Todo por nuestros niños, niñas y jóvenes. ¡Por una educación feliz!

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Historias de vida en Saberes: quiénes trabajan para tu colegio

Historias de vida en Saberes: quiénes trabajan para tu colegio

Conoce a quiénes trabajan en Saberes día a día con la misión de aportar a la educación

Historias de vida en Saberes; son una serie de historias que nos invitan a conocer y admirar la calidad humana de quienes hacen parte de la Comunidad Saberes. Esta vez nos centramos en una parte de la historia de vida de Yulieth Martínez, Líder de Implementación de la plataforma, conócela.

Historias de vida en Saberes: quiénes trabajan para tu colegio
Historias de vida en Saberes: quiénes trabajan para tu colegio

¿Quién es Yulieth Martínez, Líder de Implementación de Sistema Saberes?

Yulieth Martínez, Administradora Turística y Hotelera, lleva trabajando cinco años con Sistema Saberes. Se ha desempeñado en varias labores dentro de la plataforma y es quizás la cara que más conoces. En algún momento te la has encontrado apoyándote en soporte técnico; en un video tutorial o quizás en el proceso de vinculación comercial o en la implementación de la plataforma en tu colegio.

Yulieth a nivel personal es una líder social y juvenil. Se caracteriza por su alegría, le gusta leer; le apasiona trabajar por las personas y cultivar su dimensión espiritual. Actualmente tiene una pareja estable que se encuentra estudiando en otro país y a pesar de la distancia; gracias a la tecnología su relación ha funcionado. Por eso se podría decir que la tecnología está en su vida, tanto en el amor como en su trabajo. Se proyecta en unos años con Sistema Saberes, y paralelamente emprendiendo de nuevo; como alguna vez lo hizo. Ama su trabajo y se goza día a día trabajar con la comunidad Saberes.

Inicios y evolución en Sistema Saberes

En los últimos semestres de su carrera universitaria se vinculó con Sistema Saberes, A pesar de que en el primer proceso de selección no pasó; dado que inicialmente aparentemente no contaba con el perfil para llenar la vacantel. Sin embargo, luego tuvo la posibilidad de una segunda entrevista y de unas pruebas donde logró captar la atención de la CEO de Sistema Saberes. Arrancó apoyando el área de soporte técnico y luego apoyando capacitaciones a colegios. Realizó trabajo comercial, así como apoyo administrativo; dado que por esa época se triplicaron las instituciones aliadas a la plataforma.

A pesar de que por un corto tiempo de receso con Sistema Saberes alcanzó a ejercer su profesión en una empresa de turismo; esta no cumplió con sus expectativas y las cosas se dieron para volver a Sistema Saberes. Esta vez la propuesta era con un nuevo modelo de negocio basado en teletrabajo, lo que hasta ahora muchos experimentan debido a la emergencia sanitaria vivida por la pandemia.

Así mismo, a lo largo de estos últimos años paralelamente al trabajo realizado con Saberes; ha potencializado su vocación social, dado que se describe como una persona dada a los demás que sabe escuchar y dar buenos consejos. Así como luchar continuamente por las causas justas y potencializar lo positivo de las personas. Lo que le ha permitido desarrollar liderazgo social con jóvenes, trabajando en proyectos con la Arquidiócesis de Bogotá.

Su aporte en la empresa

El trabajo con Sistema Saberes por su parte le ha ayudado a comprender y a entender aún más a los seres humanos; su roles y situaciones particulares, para garantizarles un buen servicio y una buena experiencia. Dice que su trabajo no solo se limita a dar una simple respuesta o a resolver una necesidad. Sino a trascender en esa necesidad e impactar positivamente en los usuarios.

Su día a día

Actualmente es Líder de Implementación de Sistema Saberes, y es un puente clave entre el Área de Soporte y la de Desarrollo. Para garantizar que se puedan resolver solicitudes y casos pendientes para que los colegios estén satisfechos con la plataforma. También revisa constantemente los manuales de funcionamiento del sistema y la encontramos en muchos videos tutoriales que realiza para los usuarios. Así como en capacitaciones y webinars para tenernos al día con las actualizaciones y funciones de la plataforma. Todos los días dice, “es una aventura nueva”, donde se busca tener a todas las áreas que requieran capacitación en los colegios. Así como los insumos necesarios para aprovechar al máximo las herramientas y componentes de Sistema Saberes.

Aprendizaje con los usuarios del sistema

Ha sido una experiencia muy enriquecedora, donde ha tenido que enfrentar toda una variedad de usuarios; desde personas con muchos roles o responsabilidades al tiempo en las instituciones educativas que requieren de mucha atención y apoyo. Usuarios con experiencias previas con otras plataformas y otros modos de operar; que le han enseñado a manejar desde situaciones sencillas de resolver. Hasta situaciones donde se han presentado dificultades en la comunicación, dada las características de un trabajo basado en servicio al cliente.

Sin embargo, estas le han dejado mucha gratificación al ver que se han resuelto satisfactoriamente y ver los resultados actuales de vínculos y buenas relaciones laborales.

Aporte de Sistema Saberes en su vida

Yulieth considera que Sistema Saberes le ayudó a superar la timidez. Hoy en día a sus escasos 26 años, siente que se desenvuelve fácilmente en cualquier escenario que requiera de su intervención.

Otro aporte ha sido el apoyo como colaboradora de la organización, donde hay motivación constante para dar lo mejor de sí. Además, considera que se puede aportar con nuevas iniciativas y realidades desde sus conocimientos y esto le ha permitido que; gracias a su curva de aprendizaje y a la identificación de sus potencialidades por las directivas de la empresa. Hoy en día sea la Líder de Implementación.

Por otro lado, al interior de Sistema Saberes existe la preocupación constante como ser humano. Porque más que una empresa, Sistema Saberes se ha convertido en una familia para Yulieth, y prueba de ello, ha sido que han estado pendientes en momentos clave de su vida. Donde ha tenido problemas de salud y problemas con la implementación de dos emprendimientos que no salieron como lo esperaba.

Sistema Saberes ha hecho que Yulieth, sea mejor profesional. Mejor colaboradora, mejor persona, donde hay confianza para crecer a todos los niveles.

Mensaje para los colegios que aún no se animan a tener una plataforma de gestión escolar

Yulieth considera a Saberes como una solución; un aliado para las labores así como tareas académicas y administrativas de cualquier institución educativa de preescolar, primaria y secundaria. Con información a la mano para tomar decisiones en tiempo real, cuando realmente se requieran. Estar atentos al proceso formativo de los estudiantes y tratar temas de deserción. Así como temas de cartera.

Si bien la tecnología es difícil de asumirla de acuerdo con la diversidad de población al interior de una comunidad educativa compuesta por; estudiantes, padres de familia, docentes, administrativos y directivos. Sistema Saberes centraliza y organiza toda la información, contribuyendo a mejorar la gestión. Así como generando los resultados esperados, permitiendo mejorar la calidad de vida de todos los usuarios.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Los Colegios que usan Sistema Saberes dicen…

La experiencia de algunos colegios con Sistema Saberes

Si haces parte de una institución educativa de preescolar, primaria o secundaria; que se encuentra en la búsqueda de una plataforma o sistema tecnológico que le permita gestionar sus procesos administrativos, académicos y financieros. A continuación, te contamos la experiencia de algunos funcionarios de cuatro importantes colegios ubicados en la ciudad de Bogotá, como lo son; el Colegio Gimnasio Moderno, el Colegio Liceo Navarra, Alianza Educativa (11 colegios oficiales) y el Colegio Real Escandinavo. Quienes te pueden orientar sobre los beneficios que tiene la plataforma educativa Sistema Saberes.

¿Por qué fue importante implementar un sistema de gestión en sus colegios como Saberes? 

Jorge Sánchez. Coordinador de Sistemas del Colegio Gimnasio Moderno. (9 años con la plataforma)

R/ Para todo colegio es importante tener el control de sus calificaciones, de todo lo que hacen sus estudiantes. Así como de todos los procesos que tienen sus profesores y es por eso que necesitábamos una plataforma que nos ayudara a controlar y gestionar toda la información. Hoy en día la información es lo más importante, por eso mismo Sistema Saberes fue la mejor solución.

Eduardo Fandiño. Director Administrativo del Liceo Navarra. (7 años con la plataforma)

R/ Nos ha permitido gestionar el colegio de una manera más ordenada y con un acceso mucho más fácil. Nos permite que, a través de una conexión a internet en una tablet o un computador; podamos acceder a cualquier tipo de información del colegio ya sea de tipo administrativo o académico. De igual forma si los profesores por ejemplo quieren ingresar sus notas; o quieren informar cualquier reporte o comunicarse con un padre familia. Esto lo pueden hacer tanto desde su casa como de un salón de clases.

Rodrigo Rojas. Coordinador de Tecnología de Alianza Educativa 11 colegios oficiales administrados por la alianza entre Universidad de los Andes, el Colegio Los Nogales, el Colegio San Carlos y el Gimnasio La Montaña. (5 años con la plataforma)

R/ Se tiene la información centralizada de cada estudiante. Cada docente puede saber la situación puntual de cada uno.

Daniel Muñoz. Coordinador de Calidad del Colegio Real Escandinavo. (5 años con la plataforma)

R/ Es esencial implementar un sistema que dé información clara, concreta y veraz acerca del proceso de notas y seguimiento. Por lo que Saberes fue clave para cumplir con todo el sistema de gestión de calidad.

¿Cómo recibió la comunidad educativa en su momento una herramienta cono Sistema Saberes?

Todos coinciden en que lo recibieron de buena manera. En uno que otro colegio donde venían manejando sistemas muy simples; haciendo las tareas manualmente y usando el papel. Hubo una cierta resistencia al principio, pero una vez los docentes y administrativos conocieron el sistema; se dieron cuenta de las ventajas que les daba, facilitando las tareas y procesos. Especialmente para el beneficio de los estudiantes.

¿Problemas críticos que resolvió en su colegio?

Jorge Sánchez. Coordinador de Sistemas del Colegio Gimnasio Moderno.

R/ Saberes nos ayuda mucho en la generación de boletines de calificación. Informar las notas de los estudiantes, control de calificaciones, ha sido el “as” bajo la manga de nuestras actividades.

Eduardo Fandiño. Director Administrativo del Liceo Navarra.

R/ La parte de las encuestas, nosotros por los Sistemas de Gestión de Calidad, como ISO y EFQM. Hemos requerido hacer encuestas a todo la comunidad educativa y Saberes lo ha permitido hacer de una manera muy sencilla. Así mismo la parte de matrículas, que gracias a Saberes se ha simplificado de sobremanera. Ahora los padres acceden al sistema y actualizan su información, ha hecho que para ellos este proceso sea más cómodo.

Rodrigo Rojas. Coordinador de Tecnología de Alianza Educativa.

R/ El tema de reportes en línea es una gran ayuda para el avance académico de los estudiantes y ver las problemáticas más puntuales de cada uno.

Daniel Muñoz. Coordinador de Calidad del Colegio Real Escandinavo.

R/ Saberes con el componente “Huellas” ha permitido comunicación constante con padres de familia. Dado que es difícil reunirse con ellos físicamente; además permite la comunicación para mejorar procesos académicos y de convivencia. Es una herramienta que permite extraer datos para generar procesos de mejora.

Cumplimiento de los objetivos de su cargo

R/ Todos coinciden en que gracias a Sistema Saberes han podido cumplir sus objetivos y tareas ahorrando tiempo, con más eficacia y eficiencia, así como acceder a la información en tiempo real. Por otro lado, han podido generar estrategias institucionales para la mejora continua del proceso educativo de los estudiantes y ha permitido de una forma fácil y centrada, la configuración de una o múltiples instituciones.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Disminuir la cartera en tu colegio

Disminuir la cartera en tu colegio

Busca la rentabilidad y equilibro de cartera de tu colegio

Una de las actividades administrativas de mayor complejidad para un colegio; pequeño, mediano y grande. Es garantizar una cartera saneada que permita un flujo de efectivo suficiente para la cobertura de gastos y costos de operación.

Disminuir la cartera en tu colegio
Disminuir la cartera en tu colegio

¿Cómo disminuir la cartera de un colegio?

Conoce algunos consejos que desde Saberes te ofrecemos para volver más rentable tu institución educativa.

Establece ciclos predefinidos de cobro

Sé muy organizado en emitir los cobros periódicos en rangos de fechas similares. A veces el día a día lleva a que los colegios emitan los cobros en diferentes momentos del periodo. Haciendo que sea confuso para el acudiente o padre de familia y generando que ellos tampoco sean organizados con el manejo de su presupuesto respecto de este rubro. De tal manera que es un efecto en cadena.

Facilita la información precisa del cobro

Evite confusiones sobre los valores fijos y variables de los cobros periódicos, para ello debe tener un entorno de consulta frecuente de los cobros hechos, mostrando el estado de cada uno. Esto generará confianza y facilitará la comunicación con los padres de familia.

Ofrece diferentes opciones de pago

Con la creciente industria de las Fintech (industrias financieras que aplican nuevas tecnologías); las posibilidades de pago son cada vez mayores. De manera tal que los padres de familia podrán tener la oportunidad de pagar en los tiempos definidos y evitar moras. Estas opciones deben ir desde opciones tradicionales físicas como bancos o recaudo en el colegio, hasta virtuales a través de botones de pago.

De hecho, muchos bancos ofrecen botones de pago genérico. Sin embargo, la opción de automatización y sincronización de datos desde el sistema de cartera del colegio hará que tengan total claridad sobre quién les pagó; cuándo y quién les debe. Lo anterior, teniendo en cuenta que los cruces manuales de los botones genéricos siempre serán lentos y sujetos a errores. Dado que no es fácilmente reconocible el ejecutor del pago.

Analiza los datos de cartera

Realiza análisis periódicos del estado de cartera de la institución. Determina tendencias y medios de pago y medidas específicas que te permitan comprender el perfil de pago de los padres de familia. De tal manera que alimente el procedimiento y normativas financieras del colegio; para que las decisiones en este aspecto sean mucho más inteligentes.

Comunícate directamente con los morosos y concerta pagos

Apóyate con recordatorios a través de correo electrónico, chat y mensajería instantánea.

Usa herramientas tecnológicas

Estas facilitarán la gestión, automatizando procesos de cobro, recaudo y análisis de cartera propiamente. Más aún si están integradas con botones de pago, facturación electrónica y firmas electrónicas.

En este aspecto, soportar el proceso de cartera con software especializado para tu sector resulta mucho más conveniente. No sólo porque la herramienta estará más adaptada a las prácticas propias de este; sino que será socialmente más empática con su cultura organizacional y prácticas sociales.

Dentro de estas herramientas, Sistema Saberes ofrece una aplicación completa, segura y fácil de usar. Que permite a los colegios parametrizar su sistema de cartera bajo las premisas definidas por la institución educativa. Organizar la información para que sea fácilmente extraíble y se conecte con su software contable. Además de ofrecer alianzas estratégicas con botón de pagos y facturación electrónica que en Colombia es obligatorio desde el 1 de octubre de 2020. Así mismo, le permite a los colegios cargar archivos de ingresos bancarios o recaudos manuales con funciones sencillas para consolidar la información a partir de archivos genéricos.

Su principal ventaja es la automatización; eliminando procesos manuales y haciendo que el sistema genere documentos de cobro y facturación con precisión. Así como generar estados de cartera inmediatos; pudiendo saber la realidad precisa del colegio en un momento determinado.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

Atrae nuevos estudiantes para tu colegio y aumenta las matrículas

Atrae nuevos estudiantes para tu colegio y aumenta las matrículas

Estrategias para aumentar las matrículas en tu colegio

Muchos jardines infantiles y colegios han tenido dificultades para mantener y aumentar las matrículas de sus instituciones. Es por ello por lo que de manera proactiva deben incluir dentro de sus procesos; estrategias de comunicación y mercadeo. Garantizando el crecimiento de la comunidad que los conoce y que puede ser un posible prospecto para ingresar al colegio. Ten en cuenta los siguientes aspectos.

Atrae nuevos estudiantes para tu colegio y aumenta las matrículas
Atrae nuevos estudiantes para tu colegio y aumenta las matrículas

Hoy te presentamos unos consejos prácticos. Fruto de la experiencia e interacción con muchos colegios respecto a la administración de sus finanzas.

Identifica las fases del proceso de admisiones de la institución

Así como las condiciones y decisiones para clasificar a la siguiente etapa. En cada fase ten claro que quieres indagar. Por qué esa información es valiosa y quién es el encargado de entregar y administrar esos datos.

Define un proceso claro de cómo administrarán los datos de las familias interesadas

El error de muchas instituciones es que no preparan los escenarios; herramientas tecnológicas y forma en que almacenarán los datos de las familias.

Esto puede hacer que se descuide algún buen prospecto. Intenta generar un flujo de trabajo donde vayas depurando y documentando; fase a fase, tu proceso de admisión y los candidatos que van clasificando.

Integra tu política de manejo de datos

Recuerda que la normativa sobre Habeas Data es rigurosa y exige que solicites el tratamiento de datos sensibles. Así como el desistimiento de uso cuando la persona que suministra el dato no está interesada en continuar. Este es un factor clave por el cual muchos colegios han tenido que responder frente a fuertes demandas. Para conocer más, te invitamos a ver el webinar sobre “Tratamiento de Datos”.

Diseña y ejecuta una estrategia de comunicación

Donde informes previamente qué implica el proceso y cómo será la retroalimentación de los resultados. Genera canales de comunicación donde las personas puedan sentirse cercanas al proceso. Así mismo, determina protocolos de respuesta frente a los posibles casos que puedan presentarse y que, basados en tu experiencia; reconoces que son frecuentes.

Estrategias informativas que hagan cercana la oferta de la institución a los interesados

Para ello puedes publicar y compartir videos testimoniales de familias actuales que están comprometidas con la institución. Explica didácticamente en que se fundamenta el proyecto educativo institucional (PEI). Comparte información sobre cómo es el colegio; evidencias de eventos, actividades y experiencias educativas. Puedes realizar un “Open Day” donde se hagan además de las anteriores actividades; visitas guiadas físicas o virtuales al campus del colegio para que la familia experimente y disfrute. Para así sentir más familiar tu institución. Finalmente será el lugar después del hogar, donde más tiempo estarán los niños y las niñas.

Solicita retroalimentación sobre el proceso y la percepción que generó

Para ello puedes realizar pequeñas entrevistas, encuestas tanto a familias que ingresan a la institución, como a quienes desertaron o desestimaron y a quienes no fueron aprobadas. Todas las perspectivas generan datos que en su momento pueden ser relevantes para mejorar de manera continua.

Dentro de esta mejora continua, no olvides que es importante medir resultados de cada proceso, así como de un proceso, frente a otros de períodos anteriores.

Posteriormente, deberás centrarte en las estrategias para la inmersión inicial, la bienvenida y fidelización de los estudiantes, pero esto lo hablaremos en artículos posteriores.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

Facturación electrónica para colegios

Facturación electrónica para colegios

Consejor para realizar facturación electrónica para colegios

Durante este 2020, los colegios han tenido grandes transformaciones tecnológicas. Mismas que han requerido acompañamiento y asesoría tecnológica adecuada con el ánimo de mejorar la calidad educativa y hacer que el servicio sea más eficiente. Así mismo, en el marco del cumplimiento de la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 de la DIAN; los colegios a partir del mes de octubre de 2020 deben iniciar sus procesos de facturación electrónica.

Facturación electrónica para colegios
Facturación electrónica para colegios

Por ello, en este artículo queremos darte unos consejos prácticos que facilitarán la transición escolar y el cumplimiento normativo.

Personal competente para la facturación electrónica

Esto significa que la institución educativa debe contar con una persona que comprenda conceptos básicos contables. Además, que sea capaz de adaptarlos al contexto institucional.

Esto debido a que en muchas ocasiones deberán realizar procesos de ajustes contables a través de notas débito y crédito. Así como ser precisos para evitar confusiones que afecten las decisiones de los administradores del colegio.

Organizar los datos

Para muchos colegios, este proceso implica repensar sus procedimientos financieros por completo; tener claro el estado de cartera actual, la forma en que deberán ocurrir las situaciones de cobro y facturación. Y establecer mecanismos claros de a quién cobrar, cuándo y por cuáles conceptos. Parece obvio, pero para muchos colegios este es un tema novedoso ya que estaban enfocados más en su razón de ser como organizaciones educativas. Estos procesos administrativos no eran tan formales. A continuación, unos pasos que te sugerimos seguir:

A. Identifica quién es el responsable de pago por los servicios ofrecidos en el colegio a los estudiantes y familias.

B. Ten claro que se debe cobrar en el colegio (conceptos y valores)

C. Determina si se realizarán cobros de intereses por algunos de estos conceptos y cómo debe operar dicho interés.

D. Organiza un calendario de cobro y facturación, de tal manera que se operativice este proceso; y no se pierdan datos o se dejen de ejecutar acciones.

E. Comparte con precisión los cobros y facturas a los responsables de pago.

F. Establece un check list de todos los temas y requerimientos básicos a nivel legal, tributario y administrativo.

Realizar ajustes tecnológicos

La tecnología como en muchos otros casos está siempre al servicio de los procesos humanos. En esta oportunidad puede ser un aliado clave que permitirá la automatización de los cobros, la facturación y el recaudo. Esto hará que cada vez se destine menos tiempo para determinar el personal competente y la organización de datos como se mencionó anteriormente.

Es importante entender que al implementar un sistema tecnológico éste impactará nuestras prácticas cotidianas. De tal manera que muchas de ellas deberán ser modificadas con el objetivo de estandarizar y automatizar; que es una función clave de la tecnología de la información. No siempre será posible seguir haciendo las cosas como las venías haciendo. Lo importante es concentrarse en los objetivos y motivaciones, para a partir de allí determinar cómo se ejecutarán las acciones.

Algo que te recomendamos es buscar sistemas tecnológicos construidos directamente para el sector educativo; muchos intentos de adaptar software genérico de facturación resultan en fracaso. Ya que no es lo mismo tener un sistema pensado y creado entendiendo las prácticas de la educación, que uno para cualquier otro sector. Esto hará que la optimización sea más exitosa y en el mediano y largo plazo, logres resultados más efectivos.

Busca uno que, en lugar de crear más trabajo, más sincronizaciones de datos manuales y más artefactos para manejar,;más bien te ayude a centralizar y organizar la información. Mejor aún si puede integrar la información de facturación y cobro con otros temas como los administrativos y académicos para que la sincronización sea automática.

Si quieres conocer más acerca de la experiencia de otros colegios al respecto, no dudes en contactar expertos en facturación electrónica para colegios, una asesoría no cuesta nada y te puede evitar muchos malestares.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

Componente cultural de Sistema Saberes

El componente cultural de Sistema Saberes

Con el propósito de promover la construcción y apropiación de la comunidad en SISTEMA SABERES. Desde el pasado 22 de agosto de 2020, nos encontramos dándole apertura a espacios de componente artístico y cultural. Mismos que contribuyan al mejoramiento de la calidad de vida de nuestros usuarios; aportando en su transformación sociocultural y ciudadana. E impactando de manera especial en el desarrollo del proceso educativo de los niños y niñas, así como jóvenes de las instituciones educativas aliadas.

Mira el vide aquí

Iniciamos con un show en vivo gratuito de Stand-Up-Comedy con el comediante Tato Devia; conocido en este mundo como “el pelo parado”. Uno de los artistas más reconocidos de este género. Fueron más de 60 minutos de entretenimiento y diversión que pudieron ver alrededor de 1.150 personas por medio de nuestros medios y redes. Donde Tato nos presentó una versión especial de “¡Brutal!,” para nuestra comunidad educativa.

¿De qué trató el evento con componente cultural?

En este show trató temas del diario vivir, pero especialmente se enfocó en tocar temas relacionados con el reto de estudiar; y aprender por medio de la virtualidad en plena cuarentena. Reconociendo la gran labor de los docentes y los estudiantes. Así como convivir con nuestros seres queridos en el confinamiento. Tato además de hacernos reír, nos dejó mensajes de reflexión como parte de su labor como comediante; que por medio del Stand-Up Comedy, permite hacer una radiografía de lo que está viviendo nuestra sociedad. Pero usando los chistes y la diversión, que no pueden faltar por esta época caracterizada por la incertidumbre que ha generado la pandemia a nivel mundial.

Seguiremos programando eventos para toda nuestra comunidad. Para Sistema Saberes es evidente el papel fundamental que juega la cultura en la construcción de la sociedad y la ciudadanía. Más allá de las artes y las letras, pues permea todo el sistema de valores y creencias de las personas. Así como el reconocimiento de sus derechos y deberes como ciudadanos.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Implementa una plataforma educativa de manera exitosa

Implementa una plataforma educativa de manera exitosa

Cómo seleccionar la mejor plataforma educativa para tu colegio

Por esta época, muchos colegios están en la búsqueda de una plataforma educativa o software que les permita manejar todos los procesos educativos de forma virtual; más allá de las guías de estudio, las tareas o las clases virtuales en vivo. Un buen software facilita el cumplimiento de la planeación académica. Y genera información clave para la toma de decisiones en las áreas financieras y administrativas de una institución.

Sin embargo, a veces es difícil identificar cuál es el sistema que se necesita y cómo hacer la búsqueda y la mejor elección de este. Muchos colegios han tenido experiencias fallidas justamente por no tener claridad sobre cuál es el mejor sistema que esté acorde a sus necesidades; o por desconocimiento en temas tecnológicos.

Implementa una plataforma educativa de manera exitosa
Implementa una plataforma educativa de manera exitosa

Elige la mejor plataforma educativa

Con base en la interacción con más de 500 instituciones a lo largo de más de 10 años, sistemasaberes.com, una de las mejores plataformas de gestión escolar existentes en el mercado, ha identificado una serie de patrones y características importantes que garantizan el éxito en la implementación de un sistema tecnológico en los colegios.

A continuación, encontrarás una lista de chequeo que te facilitará la elección de un programa de gestión escolar que se adapte a tu institución y más en tiempos de COVID-19. Garantizando un proceso de gestión exitoso en tu colegio. Además de identificar herramientas gratuitas que puede usar para los distintos procedimientos dentro de este.

Antes de pensar en la herramienta tecnológica o software, se debe pensar en la institución; porque es el sistema el que debe adaptarse a la institución y no al revés; sino se convertirá en una situación tensa y desgastante. Tenga en cuenta los siguientes cuestionamientos que le orientarán en su decisión.

¿Realmente necesitamos un software para el colegio?

Esta es la primera cuestión a la que debe responderse la institución. A veces nos dejamos llevar por las tendencias del mercado o lo que creemos está bien porque sencillamente vemos que en otro colegio funciona. Sin embargo, la tecnología no es neutral, siempre es contextual. Eso quiere decir que de acuerdo con las prácticas institucionales y a la dimensión del colegio se requerirá determinado sistema.

Por ejemplo, si es una institución educativa de no más de 100 estudiantes y los procesos críticos que el colegio ha identificado que debe resolver son temas como; comunicación institucional, generación de boletines y matrículas, puede que un sistema de gestión muy robusto y en algunos casos costoso no sea la opción.

Bastará con hacer uso de herramientas libres que ofrecen proveedores como Google para manejar formularios; “Google Drive” para administración de documentos y “WhatsApp Business” para temas de administración de conversaciones.

Si en cambio es una institución de más de 250 estudiantes, quizás ya es necesario pensar en un software más especializado, que ofrezca diversos beneficios. Como centralización de datos y gestión de distintos procesos académicos, administrativos, misionales y financieros. Pero esta variable por sí sola, aún no nos dice mucho porque debemos evaluar otros aspectos claves; que en armonía nos ayudarán a hacer que nuestra institución tenga una mejor gestión y con ello una mejor educación.

¿Contamos con el personal indicado para administrar un sistema?

Este tema es quizás uno de los más importantes, porque independientemente de la cantidad de datos que deba administrar el colegio; se requiere una persona con habilidades ofimáticas y que sea muy organizada con la información. Capaz de comunicarse con claridad y abierta a escuchar; dado que en ella recae una gran responsabilidad de la cual depende toda la institución.

La persona debe tener tiempo para poder realizar las actividades de cada proceso institucional. Bien sea manejando un formulario de Google o usando un sistema tecnológico especializado. En muchos casos, no es solo una persona sino varias las que intervienen; dependiendo de la estructura organizacional del colegio.

¿Cuáles son los procesos que se van a sistematizar y por qué?

Un paso antes de decidirse por usar un software, es necesario que el colegio haya definido cuales son los procedimientos que requiere sistematizar como; generación de boletines, aula de apoyo de tareas y trabajos para clases. También matrículas, facturación y cartera, comunicaciones, manejo del observador de estudiante, enfermería, transporte y rutas, entre otros.

Luego de identificarlos y definirlos, debe organizarse por prioridad para la institución; para orientar mejor la implementación. Lo que es crítico en un colegio no lo es para otro, y esto es crucial para determinar a qué se le invertirá tiempo y esfuerzo. Es más, lo que es crítico hoy para una institución, puede que no lo sea más adelante.

Ejemplo, un colegio puede definir que necesita sistematizar su proceso de matrículas, boletines y comunicaciones con padres de familia. Sin embargo, está a mitad del año escolar donde ya ha pasado el proceso de registro de estudiantes. Entonces, su prioridad puede ser facilitar la comunicación con la comunidad educativa, luego sí los boletines y finalmente las matrículas.

Aquello hará que sea más motivante la puesta en funcionamiento del sistema. Así se verán resultados en tiempos cortos y se empalme con el momento que vive la institución.

Liderazgo de las directivas

La implementación de un sistema de calidad, la de un proyecto tecnológico requiere del liderazgo de las directivas. No sólo para supervisar el avance del proyecto; sino para motivar al equipo y recordar las ordenanzas sobre las cuales se decidió usar un software.

Análisis y experiencia en muchos casos de implementación nos permite concluir que; si no hay un buen liderazgo de las directivas. Cualquier esfuerzo de quienes ejecutan los procesos puede derrumbarse en un instante.

Tipo de tecnológica a implementar

Es de los temas más difíciles para algunos colegios que no cuentan con personal experto en tecnología; ya que muchos términos e informaciones confunden y desorientan. Por ello, es importante que solicite información a su posible proveedor sobre cuál es el tipo de tecnología. Y así saber sobre la cual está montado el software y que justifique por qué usa esa y no otra tecnología.

A partir de allí, puede valerse de un buen buscador para explorar los beneficios y limitaciones de lo que le ofrecen respecto a los requerimientos y características del colegio. Temas críticos para tener en cuenta en este ítem; seguridad, base de datos, back up, accesibilidad al sistema, escalabilidad, y estadísticas de tiempo al aire.

Soporte y servicio ofertado

Muchas veces lo que no se ve, es más valioso que lo que está al alcance de los ojos. En ocasiones nos dejamos deslumbrar por un software que en apariencia suple todos nuestros requerimientos. Pero que puede ser difícil de implementar por razones tan básicas como el soporte y servicio de acompañamiento en la implementación.

En el mercado hay variedad de ofertas, busque aquella que le garantice comodidad y tranquilidad. Si es un software extranjero evaluar si los horarios de soporte coinciden con el horario de trabajo en el colegio; si se dará en su idioma o deberá sumarle variables como interpretación y diálogos en otros idiomas. En caso de ser un software nacional, evaluar con otros colegios que lo usan, como perciben la calidad del soporte recibido.

Otro tema es lo que vemos en internet como gratis; no es bueno creer que todo lo que es gratis o barato es lo más adecuado. Si bien, existen herramientas que podemos usar con tranquilidad y seguridad; un proceso robusto de implementación debe estar soportado por un buen equipo de soporte que garantice; conocimiento de temas escolares, empatía con las necesidades del colegio, organización y orientación para su puesta en marcha, eficiencia en los tiempos y calidad de respuesta. Para algunas empresas de tecnología, como sistemasaberes.com, el mayor costo de su oferta está basado en estos aspectos por encima del software.

Administración de datos

Muy unido al tema del tipo de tecnología y al soporte, es importante verificar la idoneidad sobre el manejo de datos. Recordemos que en el caso colombiano la legislación vigente identifica a la institución como responsable del manejo de estos; de tal manera que debemos ser muy precavidos y comprender bien dónde están guardados y que hacen con ellos. Muchas aplicaciones gratuitas lo que hacen es permitir que usen sus servicios; pero como contraprestación, acceden y usan sus datos para temas comerciales, de tal manera que el colegio podría verse vulnerado al respecto.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Cómo realizar apoyo psicosocial en clases virtuales

Cómo realizar apoyo psicosocial en clases virtuales

Muchos colegios siguen adaptándose a la enseñanza virtual. En este transcurrir del tiempo en medio de la pandemia. se han dado cuenta de la importancia de realizar apoyo psicosocial a los estudiantes; como un aspecto que permite la interacción con el docente. Así como favoreciendo el aprendizaje y el desarrollo afectivo.

Estos apoyos acercan el colegio al espacio de la casa. Ayudando a monitorear los efectos de variables como la permanencia en casa; la relación parental y otras tantas situaciones que experimentan los hogares. Sin lugar a dudas intervienen en el desarrollo de los niños y niñas como principal objetivo de la educación.

Cómo realizar apoyo psicosocial en clases virtuales
Cómo realizar apoyo psicosocial en clases virtuales

Aprende a identificar factores de riesgo en tus estidantes y fomentar el apoyo psicosocial 

En este artículo queremos presentar algunas estrategias que permitirán al docente y a los colegios; realizar apoyo psicosocial en ambientes virtuales y cumplir con la Ley 1620 de 2013. La cual tiene por objetivo contribuir a la promoción y fortalecimiento de la formación para la ciudadanía y el ejercicio de los Derechos Humanos, sexuales y reproductivos de los estudiantes.

Para el caso de Colombia, la Ley 1620 de 2013 reglamentada mediante el Decreto 1965 de septiembre 11 de 2013. Pide a los colegios realizar acciones y documentarlas para garantizar la sana convivencia escolar y operar una ruta integral para la convivencia escolar. De tal manera que las pautas aquí consignadas servirán para tal fin; bien sea en espacios presenciales y/o virtuales.

En este artículo queremos presentar algunas estrategias que permitirán al docente y a los colegios realizar apoyo psicosocial en ambientes virtuales. Para ello, debemos conectarnos con las experiencias de nuestros estudiantes escuchándolos y conversando con ellos.

Entrevista semiestructurada en apoyo psicosocial

Esta conexión puede realizarse con preguntas como; ¿Cómo te sientes el día de hoy? ¿Qué has hecho estos días en casa? ¿Cómo te has sentido con las actividades que realizas? ¿Te ha gustado estar con tu papá, con tu mamá, hermanos, etc? ¿Con quién estás conviviendo en esta temporada? Cuéntame sobre tus actividades adicionales a las del colegio durante estos días. Estas preguntas deben manejarse no como un protocolo de una tras otra. Sino con uso en distintos formatos y momentos; pero que permitirán que el docente pueda acercarse a la situación de los niños y niñas.

El juego

Otra estrategia para conectar es el juego, actividades rompe hielo que motiven a los niños a interactuar entre ellos y de esa manera el docente podrá observar maneras; conductas, voces o expresiones. Diálogos anecdóticos y graciosos que motiven a los niños a centrar su atención. Ejercicios de estiramiento, atención y memoria pueden utilizarse en estos espacios virtuales.

Encuestas

Sobre el estado de ánimo de las familias, preguntando de manera aislada a estudiantes; padres de familia sobre diferentes emociones y afectos que se relacionan con aspectos protectores o intervinientes en el desempeño del estudiante; cuando se encuentra en formación virtual o semipresencial. Indagar por cambios de humor, hábitos de sueño, relacionamiento social, alimentación, así como rutinas personales y familiares del estudiante.

Lista de chequeo

Ya en un procedimiento más avanzado, los encargados de las áreas de apoyo psicosocial como directores de curso y psicopedagogos. Pueden utilizar listas de chequeo sobre conductas que en conjunto permiten evidenciar situaciones que alimenten diagnósticos iniciales para generar estrategias de prevención e intervención.

Para ello, puedes descargar la siguiente  Lista de Chequeo  te permitirá acercarte a la situación real de los estudiantes desde un enfoque cognitivo – conductual. Facilitando la identificación de algunos síntomas psicosociales (afectivos y emocionales) que podrían estar afectando a los estudiantes.

Si eres un colegio que usa Sistema Saberes puedes usar el módulo de encuestas/encuestas para estudiantes; para realizar este diagnóstico a todos los estudiantes en simultánea y obtener estadísticas y gráficos automatizados.

Hacer seguimientos colaborativos

Después de realizar el chequeo inicial y conocer las principales situaciones que requieren atención puedes usar una bitácora de seguimiento compartida con otros docentes. Donde describan conductas y/o situaciones que permiten comprender la situación del estudiante y su comportamiento frente al proceso formativo y familiar.

En estos seguimientos también puede incluirse a los cuidadores de los niños. Para que ellos también comenten acerca de las situaciones comportamentales frente a la clase o sobre sus cambios conductuales en casa.

Para los colegios que usan Sistema Saberes, el “Módulo de Huellas” es una excelente opción porque permite sistematizar; compartir y hacer seguimiento de todas las situaciones que por manual de convivencia, apoyo psicosocial o académico, complementan el proceso escolar.

De esta manera frente al abrumante día a día y a las exigencias de la educación virtual. Podrás contar con mecanismos para mejorar el apoyo a los niños y niñas; entendiendo que son seres biopsicosociales que requieren acompañamiento en todas sus áreas de formación; para lograr el desarrollo de capacidades que les permita mayor autonomía.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

Plataforma Educativa Colegios Colombia