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Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios?

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios?

Muchas instituciones tuvieron que verse forzadas a dos cosas a la vez. Primero a la facturación; algo que para muchos era una cuestión desconocida, sobre todo las instituciones que venían haciendo el trámite a papel de pagos y con recibos de caja. Siendo así, el primer golpe que se dieron muchas instituciones fue que se vieron obligados a facturar y lo segundo fue que de manera electrónica.

En uno de nuestros Webinars, contamos con la presencia de dos expertos en el tema. Xiomara Florez y Juan Nicolás Cedano; quienes nos explicaron más específicamente lo que significa esta implementación en los colegios.

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios
Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios

¿Cuáles han sido los principales retos de los colegios con la sistematización electrónica frente a la DIAN?

 

Xiomara Florez; muchas veces se presenta que como institución educativa piensan que al generar un documento mensual no es necesario entregarle al papá una factura electrónica por esos cobros que está pagando. Eso es un error grave, porque con este proceso de facturación electrónica, como institución educativa están obligados a hacerlo.

¡Ojo! el recibo impreso hoy ya no es válido. Los papás están en su derecho de exigirle a la institución  que se le entregue una factura electrónica donde certifique que está generando unos pagos por unos servicios. Como colegio se debe cumplir con una entrega de un documento mensual donde le certifique papá que, efectivamente, está cancelando sus servicios educativos. Independiente de que el papá pague por anticipado

Juan Nicolás; el decreto de 042 del 2020, llegó y desde ahí los colegios tuvieron implementar la factura electrónica. Además, en todo lo que conlleva la facturación, donde se interpreta que muchos colegios están conformados tributariamente representados como personas naturales. Así que muchos pensaron que al ser persona natural no debía declarar facturación electrónica, pero la resolución indica que si recibes ingresos de más de 3500 UVT; eso en un colegio es un traduce a la matrícula de 200mil pesos, tarifa económica, y que tenga 60 estudiantes. Siendo así ya está obligado a hacer facturación electrónica.

¿La facturación electrónica es para colegios privados o públicos?

La facturación electrónica es para colegios públicos y privados. Las instituciones oficiales, no cobran como tal por el servicio educativo; pero muchas veces se ven afectadas por el servicio complementario que ofrecen. Y no solo eso, sino también los servicios de documentación. Cuando los estudiantes piden certificados y cuando el colegio presta otro servicio que no necesariamente son educativos; deben ser declarados como entidad y están obligados, hasta el más mínimo certificado. Es para todo el sector educativo

Variables para elegir un software de cobro y cartera

Juan Nicolás; seleccionar un software de gestión de cartera y de gestión financiera no es fácil, eso no se puede delegar fácilmente. Un colegio es una empresa muy especial porque las tarifas son por grados. Se le cobra a un tercero, es decir, no se le cobra al pequeño sino a la mamá.

El sistema de facturación electrónica de la DIAN exige mucho trabajo manual. Si tienes 300 estudiantes debes hacer 300 matrículas manuales; muchas veces tendrías que contratar a alguien para que haga ese trabajo y de manera repetida; una ejecución que saldrá más costosa que contratar un software que sistematiza eso.

¿Qué pasa si los colegios no han iniciado con la facturación electrónica?

Xiomara Florez; os colegios que no han iniciado a facturar deben saber que van tarde y es una alerta. El proceso tuvo que iniciar desde agosto de 2020.

Sin embargo, se puede empezar a hacer ahorita, lo importante es saber emitir las facturas pendientes. Lo cual es posible ante la DIAN, pero no con fecha de enero, ni con fecha de meses pasados porque a partir del anexo técnico 1.8 que la DIAN entregó se generó una restricción en el que la entidad dice:  «Usted no me puede emitir una factura que tenga más de 10 días hacia atrás a partir de la fecha de emisión».

Datos que debe tener la factura electrónica

La facturación electrónica se debe emitir a nombre de quien ante la institución firma el contrato como responsable financiero. Si bien en el colegio los costos se manejan a nombre del estudiante, ellos tienen un responsable financiero y es a él a quien se le debe emitir la factura, no al estudiante.

¿Qué debe tener la factura? Datos del receptor de la factura: tipo de documento (cc.nit, pasaporte o visa) nombre completo o razón social, sea persona natural o jurídica, dirección teléfono, ciudad y departamento y adicional un correo electrónico.

Beneficios para el colegio tener sistematizada su información financiera

Xiomara Florez: el hecho de tenerlo sistematizado garantiza orden a nivel de cartera, se sabrá quién cobra y qué cobra. Va a garantizar que no deben hacer doble trabajo,  todo el proceso de factura que generen en Sistema Saberes queda como factura electrónica y no dependen de una persona que revise doble vez.

Vamos a minimizar el digitar y revisar la información, garantizamos que el proceso es completamente automático y transparente. Ya dejamos de tener una persona operativa para que se convierta en alguien que audite el proceso.

Juan Nicolás: un sistema que facilita su proceso de cobro de cartera de gestiones financieras dentro del colegio. No basta con que hay que digital y trasladar la información para cumplir con la DIAN. Sino que basta con tener la información clara para tomar decisiones administrativamente inteligentes con respecto al manejo de los colegios.

Saber cómo se va a cubrir la nómina, tener claro cómo el flujo de caja sirve para cumplir con las obligaciones. En ese orden de ideas debemos tomar decisiones sabias y para eso la información debe estar clara.

Cuando contratas un servicio como el que ofrecemos con la alianza de TAXXA, tienes la posibilidad de cobro organizado, al alcance de un solo clic. No tienes que hacer más y si lo complementas con servicios de pago en línea ni siquiera debes descargar la información de tu banco. Automáticamente el sistema te dice quien sigue al día y quién no.

Si quieres mantener a tu colegio eficiente, a tu personal enfocado en cómo ser más inteligente a tu institución, debes procurar que esos reprocesos no existan en tu gestión escolar, sino procura a la automatización.

Consejos para proteger tus datos personales

Consejos para proteger los datos personales

Con el aumento del uso de la tecnología muchos dudan sobre la protección de sus datos personales. En la actualidad el acceso a la información se realiza de manera rápida e inmediata. Por eso, desde Sistema Saberes queremos aconsejarte para que mantengas la tranquilidad de que tus datos están protegidos y seguros en la red. ¿Cómo hacerlo?

Protección de datos personales
Protección de datos personales

Tips para proteger tus datos personales

Si lo que tú quieres hacer el garantizar la protección de tus datos en internet, puedes seguir estos consejos claves:

  1. Genera contraseñas seguras. Esto podrás hacerlo guiándote por el medidor de seguridad que se presenta cuando estás creando tu contraseña. Recuerda que también es importante que actualices constantemente esas contraseñas.
  2. Configura los niveles de seguridad de cada una de tus cuentas. ´Para esto lo que podrás hacer es activar la opción de verificar el ingreso de sesión con tu dispositivo o correo electrónico.
  3. Evita realizar transacciones comerciales. Esto en las redes sociales o páginas web que antes no hayas usado o que parezcan inseguras.
  4. Administra de manera responsable tu información personal. Podrás configurar la privacidad para que tus publicaciones solo sean vistas por tus amigos cercanos y no de manera pública.
  5. Siempre cierra sesión de tus perfiles en cuentas ajenas. Especialmente en computadores o dispositivos compartidos con más personas.
  6. Evita tener contacto con personas o usuarios desconocidos en la red.
  7. Verifica que la política de protección de datos personales tenga un tratamiento adecuado en la base de datos.
  8. Siempre que recaudes datos personales de tus estudiantes, docentes, directivos o padres de familia; debes contar con el consentimiento e informarles la finalidad de su uso. De esta manera la comunidad educativa sabrá para qué usarás los datos personales.
  9. Procura asignar a una sola persona que recaude la información. Así evitarás que muchas personas dentro de la institución tengan acceso a esta información. Y podrás incrementar los niveles de protección y así generar confianza en la comunidad educativa.

Protección de datos personales de empleados

Esta información, no solamente es importante para uso personal. También es importante contemplar la seguridad de datos personales en los empleados, clientes y proveedores. Como colegio, es primordial conservar la información personal bajo los estrictos niveles de seguridad y confidencialidad; más cuando hablamos de información de niños pequeños.

Es importante que sepas que desde Sistema Saberes manejamos unos altos grados de seguridad con la información que cada usuario deposita en nuestra plataforma. Además, contamos con algunos permisos de acceso que se les brinda a ciertas personas de la institución para que sean los únicos en tener información concreta. Así evitamos que cualquier perfil del colegio pueda obtener los datos de los estudiantes, docentes o administrativos.

Esto lo hacemos principalmente tanto con los datos privados y personales de cada estudiante, como también en las situaciones que se presentan en ‘Gestión de convivencia escolar’; donde se agregan algunos comportamientos a los que se les debe realizar un respectivo seguimiento.

Si quieres conocer más sobre nuestra política de privacidad o nuestra plataforma como tal, te invitamos a ponerte en contacto con nuestro equipo de comerciales que están disponibles para realizar demostraciones en vivo.  Déjanos un comentario y nos pondremos en contacto contigo.

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