Consejos para agilizar los procesos de matrículas en tu colegio

Consejos para agilizar los procesos de matrículas en tu colegio

Los procesos de matrículas en un colegio son una parte esencial del proceso de educación, ya que permite a los estudiantes inscribirse en los cursos necesarios para completar su educación.

Durante los últimos años, los procesos de matrícula han evolucionado para ofrecer una mejor experiencia tanto para los estudiantes como para los colegios, y hay muchas formas de agilizar estos procesos para que sean más eficientes.

Tips para agilizar los procesos de matrículas

En primer lugar, es importante que el colegio implemente un sistema de matrícula automatizado, que permita a los estudiantes inscribirse de manera más rápida y sencilla. Teniendo como gran apoyo las herramientas digitales como en Sistema Saberes lo brindamos para nuestras familias Saberes.

Un sistema de matrícula automatizado puede incluir una variedad de herramientas, como un formulario en línea para la solicitud de matrícula, una sección para la selección de cursos, un sistema de pago en línea y un seguimiento de la solicitud.

Estas metodologías permiten a los estudiantes inscribirse de manera más segura y eficiente, sin tener que pasar por el proceso de solicitud manual.

Inscripciones en línea

En segundo lugar, es importante que el colegio ofrezca a los estudiantes la posibilidad de inscribirse en línea, lo que les permitirá hacerlo desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Esto también facilita el proceso, ya que significa que los estudiantes y los padres de familia, no tienen que estar presentes en el colegio para realizar los trámites necesarios y que pueden completar el proceso desde la comodidad de su hogar o desde un dispositivo móvil.

Seguimiento online

Finalmente, el colegio debe tener un sistema de seguimiento en línea para los estudiantes. Esto les permite a los estudiantes verificar el estado de su solicitud en cualquier momento, lo que significa que no tienen que esperar hasta la llegada del curso para saber si han sido aceptados.

Esto también puede ser útil para el personal del colegio, ya que les permite verificar rápidamente el estado de las solicitudes de los estudiantes y asegurarse de que todos los trámites se han completado correctamente.

Es importante que el colegio se esfuerce por mejorar y agilizar sus procesos de matrícula para que los estudiantes tengan una mejor experiencia y el colegio tenga un flujo de trabajo más eficiente.

Automatización de procesos

La automatización de los procesos de matrícula, la oferta de la posibilidad de inscripción en línea y la creación de un sistema de seguimiento para los estudiantes son algunas de las formas en que el colegio puede mejorar los procesos de matrícula.

Estos pasos pueden ayudar al colegio a garantizar que los estudiantes tengan una experiencia segura y eficiente al inscribirse en sus cursos.

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Recuerda que en Sistema Saberes uno de los procesos que más facilitan las admisiones y matrículas es la firma digital, conoce más en el siguiente video:

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Transforma tu colegio con la firma digital

Transforma tu colegio con la firma digital

Uno de los procesos más repetitivos en una institución educativa, sin duda alguna, es la firma de documentos entre el colegio y los padres de familia, quienes son los responsables legales de los estudiantes.  Conoce cuál es la firma digital para agilizar esta problemática.

Por ejemplo cada año académico, representa un momento de alta tensión. Filas de familias frente al área de admisiones de la institución, esperando afanados su turno para radicar los documentos y firmar los contratos. Los administrativos, casi siempre están agotados y ansiosos por la alta carga de trabajo física y emocional que representa.

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¿Cómo sería tu colegio con la firma digital?

Muchas instituciones ya han logrado disminuir estos puntos de tensión y brindar una mejor experiencia a las familias. Implementando la firma digital en los contratos, pagarés y documentos adicionales requeridos para los trámites de admisiones.

Los padres de familia, desde la comodidad de su casa o trabajo pueden ingresar a Saberes, diligenciar toda la información requerida por la institución, revisar y firmar los documentos con todos los protocolos de seguridad, confiabilidad y legalidad que tiene la solución que hemos desarrollado pensando en tu colegio.

Luego, con un solo clic, el representante legal de tu institución puede ingresar y firmar en una única transacción toda la documentación. Esto es facilidad y servicio que te abrirán las puertas para que más familias lleguen a tu colegio con una experiencia gratificante.

Beneficios de la firma digital para tu colegio

  • Reducción de tiempos de legalización y trámite.
  • Disminución de la carga administrativa y emocional para el colegio
  • Reducción de costos de papelería e impresión.
  • Satisfacción de las familias porque ven en tu colegio una institución moderna.
  • Digitalización de documentos para evitar pérdida.
  • Cero aglomeraciones de personas incómodas en el colegio
  • Beneficia la imagen del colegio al ser más ecológico e innovador en sus procesos.

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Brinda una mejor experiencia a tu comunidad educativa ¿Qué es Senderos?

Queremos ayudarte y por eso desde Sistema Saberes reconocemos, gracias a nuestra larga y exitosa experiencia durante más de 10 años en la gestión escolar,  que uno de los procesos más agotadores es el de admisiones y matrículas de los estudiantes. Año a año, se vive la tensión y el estrés que genera manejar tantas solicitudes en simultánea y, la necesidad de brindar una buena experiencia tanto a familias nuevas como a las que ya están vinculadas.

Senderos en Sistema Saberes

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En Sistema Saberes, somos conscientes que entre menos agotamiento físico y mental, las cosas empiezan a funcionar de una manera más rápida, para ello la digitalización y estandarización de procesos es el mejor aliado.

Y es que cuando hablamos de admisiones y matrículas, no solamente nos referimos a la facilidad que obtendrá el colegio en sus quehaceres, sino también en la comodidad de los padres de familia durante esta tarea con sus hijos, quienes encuentran en esta experiencia un punto de validación de cómo es el servicio y la cultura institucional.

Por tanto, la solución de ‘Senderos’, te permite diseñar un camino agradable y controlado donde tu comunidad se sentirá respaldada y guiada hacia un objetivo que es garantizar más que un cupo, un proceso educativo seguro, confiable y transformador.

Beneficios para tu colegio

  1. Facilita el cargue de documentos como contratos y demás. Inclusive podrás contar con custodia general de pagarés.
  2. Unifica una base de datos actualizada de toda la comunidad educativa.
  3. Disminuye el uso de papel, impresiones y logísticas presenciales.
  4. Integra el proceso de matrícula con temas académicos, de convivencia y financieros, entre otros.

¿Pero qué trae Senderos para tu institución?

    • Gestión de datos personales: centraliza toda la información no solo del estudiante, sino de su familia, para que puedas aprobar o rechazar la inscripción. Además centralizarás una base de datos organizada para expandir y consolidar la imagen de tu institución.
    • Informes DANE C-600: genera estos datos con un solo clic y cumple con los requisitos que impone el DANE.
    • Firma digital: para cualquier tipo de documento (contratos, pagarés) con tan solo un paso, evitando las largas filas en tu institución, y brindando seguridad, confiabilidad y custodia legalmente válida.
    • Personalización de documentos: podrás descargar reportes de excel y crear tus propias plantillas para informes y certificados. Adicionalmente, podemos personalizar tu formato de matrícula oficial y elementos claves como la foliación digital.
    • Disminuye el consumo de papel e impresión: conviértete en una institución comprometida con el medio ambiente.
    • Gestiona los servicios ofertados como alimentación, transporte y entre otros, en el mismo sistema.

Estamos dispuestos a acompañar este nuevo sendero que te abrirá la perspectiva transformadora que necesita tu institución para hacer de ella una institución moderna, ecoamigable y centrada en la experiencia de las familias que la conforman.

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Conoce los requerimientos del DANE para los colegios y cumple con ellos

Conoce los requerimientos del DANE para los colegios y cumple con ellos

Los requerimientos del DANE para los colegios en Colombia son elementos imprescindibles para el correcto desarrollo de la educación en el país. Estos requerimientos establecen las normas de calidad y los estándares mínimos a los que deben someterse los colegios para poder ofrecer una educación de calidad y segura a sus estudiantes.

Requerimientos del DANE para los colegios

Estas solicitudes son dictadas por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) y tienen como objetivo mejorar el desempeño de la educación en el país. Uno de los más importantes es que los colegios deben contar con una infraestructura adecuada para poder brindar a sus estudiantes una educación de calidad.

Esto significa que los colegios deben tener una estructura física para el desarrollo de la educación, así como los equipos y materiales necesarios para su correcto funcionamiento. Incluyendo así el mobiliario, los accesorios, los dispositivos electrónicos y los materiales didácticos necesarios.

Además, las instituciones educativas deberán presentar un personal idóneo para el desarrollo del aprendizaje, lo cual significa que los profesores deben contar con una titulación adecuada que les permita impartir sus clases de manera eficaz.

Asimismo, un equipo administrativo adecuado para llevar a cabo tareas como el control de los estudiantes, la gestión de los recursos y el desarrollo de actividades educativas.

Más requerimientos del DANE para los colegios

Contar con un sistema de seguridad adecuado para garantizar la seguridad de los estudiantes. Esto implica implementar las medidas adecuadas para prevenir accidentes y situaciones de riesgo, así como tener a disposición un personal de seguridad preparado para detectar y prevenir situaciones de riesgo.

Finalmente, los colegios deben integrar un buen programa educativo, el cual debe estar de acuerdo con los lineamientos establecidos por el DANE para la educación en el país.

Lo que implica tener un plan de estudios adecuado que permita una adecuada formación académica y social de los estudiantes. Esto también incluye la realización de proyectos y actividades educativas para promover el aprendizaje y el desarrollo de las habilidades de los estudiantes.

En conclusión, los requerimientos del DANE para los colegios en Colombia establecen los estándares mínimos para que los colegios puedan brindar una educación de calidad y segura a sus estudiantes. El cumplimiento de estos requerimientos es fundamental para el desarrollo de la educación en el país.

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5 principales usos de la firma digital en los colegios

5 principales usos de la firma digital en los colegios

El avance tecnológico en el mundo de la educación ha traído consigo muchas ventajas para los colegios y para los estudiantes. La firma digital es una herramienta que se ha convertido en un elemento clave para los colegios, ya que les ofrece la posibilidad de llevar a cabo una variedad de tareas de forma más eficiente y segura.

Fima digital en los colegios

La firma digital o electrónica, se ha convertido en una solución para la mayoría de los colegios, permitiendo de cierta manera ahorrar tiempo y recursos. A continuación se presentan los cinco principales usos de la firma digital en los colegios:

Firma de documentos: se puede utilizar para firmar documentos importantes, como contratos, acuerdos, informes y otros documentos oficiales. Esta herramienta posibilita a los profesores y directivos firmar digitalmente estos documentos, lo que significa que no hay necesidad de imprimir nada, lo que ahorra tiempo y recursos.

Autenticación de usuarios: de esta manera se podrán autenticar los usuarios que acceden a las diferentes plataformas de los colegios. Esto permite a los profesores y alumnos acceder a sus cuentas de forma segura sin tener que proporcionar contraseñas o identificaciones físicas.

Envío de documentos

La firma digital permite enviar documentos de forma segura entre los profesores, directivos, alumnos y padres de familia. Esta herramienta evita el uso de correos electrónicos no seguros y asegura que los documentos se envíen de forma segura.

Búsqueda de documentos: realizar búsquedas en los sistemas de archivos de los colegios. Dejando a los profesores y alumnos encontrar rápidamente los documentos necesarios, lo que ahorra tiempo y recursos.

Registro de asistencia

Para llevar un registro de asistencia en los colegios. Esto autoriza a los profesores y directivos saber quién asistió a clase y quién no, lo que facilita el seguimiento de la asistencia.

En conclusión, la firma digital es una herramienta que ofrece a los colegios muchas ventajas. Permitiendo que el colegio lleve a cabo una variedad de tareas de forma más eficiente y segura, como firmar documentos, autenticar usuarios, enviar documentos, realizar búsquedas y llevar un registro de asistencia. 

Firma digital en Sistema Saberes

En Senderos, nuestra solución de admisiones y matrículas encontrarás la firma digital, aquella que facilita legalizar la matrícula desde un celular o computador, además de evitar desplazamiento y largas filas. Con la firma digital estás a un solo paso para que el colegio pueda firmar y aprobar todos los documentos.

Firma electrónica en los colegios

¿Qué es un SIS – Sistema de información estudiantil – y para qué sirve en un colegio?

Sistemas de información estudiantil

La especialización de software en distintos sectores, permite que hoy en día existan aplicaciones exclusivas para los colegios e instituciones educativas. Denominadas SIS (Sistemas de información estudiantil), anímate a conocerlas para ayudar a tu colegio a ser mejor cada día.

¿Qué es un SIS – Sistema de información estudiantil – y para qué sirve en un colegio?

Plataformas Educativas Virtuales Colombia L

Un SIS (Sistema de información estudiantil) nos permite sistematizar toda la información relacionada con los estudiantes, con el objetivo de realizar actividades administrativas, académicas y financieras que permitan medir calidad y eficiencia del servicio ofrecido en una institución educativa o colegio.

Entonces, los SIS tienen como finalidad sistematizar los datos sensibles y procedimentales que son información clave de procesos de las diferentes áreas de un colegio o institución educativa.

Si bien los colegios vienen realizando prácticas de sistematización desde siempre, la tecnología de la información permite hacer procesos más eficientes que contribuyen a que los colegios se modernicen respecto a las actuales prácticas sociales y formales.

Además, que sistematizar la información hace posible realizar análisis y retroalimentaciones más eficientes que contribuyan a la toma de decisiones asertiva, generar acciones preventivas y que las correcciones estén más contextualizadas. En definitiva que la acción educativa genere mejores resultados.

Esta acción educativa ha venido cambiando en la medida que cambian los objetivos de la sociedad, ya que la educación responde al concepto de ser humano dentro de su entorno. Por ejemplo, hoy en día la escuela no es solo un lugar donde se aprenden habilidades o conocimientos para la vida productiva.

Hoy en día, la educación va más allá, visibilizando aspectos más integrales que cobijan lo emocional y con interacciones más allá del espacio físico. De manera tal, que la tecnología se presenta como un medio para favorecer estas nuevas maneras de relacionamiento de forma segura.

Y con el surgimiento de tecnologías especializadas, los SIS presentan una gran oportunidad de contar con herramientas propias para los colegios e instituciones educativas; donde pueden integrar sus actividades académicas, aspectos legales y administrativos, entre otros.

En América Latina, el crecimiento de los SIS viene en aumento, con una diversidad de formas de estructuración de procesos propios de los colegios. Estos sistemas generalmente entran como elementos de apoyo en los procesos de transformación digital.

TIPOS DE SIS

  1. Administrativos: Se enfocan en la administración exclusiva de datos demográficos, familiares y personales que nutren procesos como las admisiones y matrículas, generación de certificados y constancias.
  2. Académicos: Donde se alberga la información relacionada con las calificaciones, procesos de evaluación según los modelos propios de cada institución, así como la generación de informes y libretas académicas.
  3. Financieros: Están diseñados con precisión para ambientes escolares donde se requiere cumplir con normativas como la facturación electrónica, vincular temas como pagos en línea y gestionar los cobros y análisis de cartera.
  4. Comunicación: Orientados a gestionar los aspectos de comunicación en la institución entre docentes  y estudiantes. Otros más avanzados que dan lugar a administrativos y padres de familia.
  5. Híbridos: Son sistemas que han evolucionado y su arquitectura y diseño relacionan algunos o todos de los anteriores. Dando lugar a mayores posibilidades de robustez no solo tecnológica sino procedimental, dado que es posible generar acciones en un componente que afecten otros, disminuyendo el trabajo operativo.

Ejemplo de este último tipo de aplicativos es Sistema Saberes que facilita la gestión escolar porque relaciona datos de diversos procesos para ser más eficientes en la gestión escolar.

Si llegaste hasta aquí, agradecemos tu interés en este tipo de contenidos, que buscan apoyar a los colegios en su proceso de transformacion digital.

Igualmente recuerda que si deseas contactarnos para conocer sobre cómo ha sido la experiencia de tu colegio o sobre como iniciar un proceso de transformación digital, estamos abiertos a conversar.

 

Lady Mora

Mg. en Desarrollo Social y Educativa

CEO – Grupo Saberes SAS

Plataformas educativas en Colombia

Diferencia entre SIS, LMS, repositorio y Blended

Diferencia entre SIS, LMS, repositorio y Blended

Hoy hablaremos de la diferencia entre un SIS, LMS, repositorio y Blended Learning, ya que muchas veces suelen confundirse y esto genera dificultades en la gestión operativa de las instituciones educativas.

Para entender estas diferencias, debemos entender que el desarrollo de aplicaciones y software para la gestión educativa lleva menos de 30 años; y para la educación básica estamos hablando de unos 15 años quizás.

Por tanto, estos sistemas o software presentan muchas posibilidades de uso.  Pero debe analizarse muy bien cual es el principal beneficio o característica que presentan.

Diferencia entre SIS, LMS, repositorio y Blended
Interacción en el aprendizaje mediado por tecnologías de información que apoyan el proceso de aprendizaje de los estudianets.

Además, muchos especialistas han abordado la tarea de organizar y clasificar las diferentes aplicaciones. Para entenderlas con mayor detalle y facilitar la creación de planes de implementación en los colegios.

Diferencia entre SIS, LMS, repositorio y Blended Learning

Cabe denotar que términos como LMS, blended learning, repositorio de contenidos y SIS; aparecen en los diccionarios oficiales pero dependerá de los objetivos institucionales definir cuáles son los sistemas que requiere a partir de sus diseños metodológicos u operativos.

En primer lugar, hablaremos del  LMS (Learning management system); traducido al español como Sistema de administración del aprendizaje.

Se entiende como un sistema de gestión del aprendizaje en el cual es posible realizar; administración, documentación, seguimiento, informes, automatización e impartición de cursos educativos; programas de formación o programas de aprendizaje y desarrollo.

Este tipo de sistemas son casi siempre 100% virtuales; no requieren de encuentros presenciales, basados principalmente en el modelo de aprendizaje instruccional.

En estos, muchas veces desaparece la figura del instructor o guía porque está tan parametrizado que es directamente el software quien controla los momentos de avance, retroalimentación.

Funciona muy bien para aprendizajes específicos que pueden evidenciarse con la memoria o agilidad en el desempeño de la persona.

Igualmente, su mayor beneficio es poder contar con datos analíticos e informes sobre el desempeño de los estudiantes. Permitiendo ampliar la cobertura de la educación y cerrando brechas de aprendizaje.

Además,  debido a que se centran en la enseñanza y el aprendizaje en línea tanto de manera sincrónica como asincrónica.  Pensado en gran medida para formación en empresas, conocimientos técnicos o específicos.

Blended Learning o aprendizaje combinado

Se refiere a la combinación de trabajo presencial (en el salón de clase) y virtual a través de aplicaciones y/o internet.

Aquí se descentralizan situaciones como el lugar donde se conecta la persona para estudiar; el horario y el momento preciso en que ingresa a interactuar con el sistema. Es un concepto mucho más reciente que el LMS.

El segundo de ellos, es el Blended Learning que funciona muy bien en ambientes de formación técnica y profesional.

Y actualmente como efecto de la pandemia es un modelo bastante usado por instituciones educativas de distintas características, inclusive educación básica o elemental.

El repositorio de contenidos

e refiere a  una especie de biblioteca virtual donde puede accederse a material bibliográfico, textual e interactivo, con muchas opciones de formato dependiendo de la naturaleza y objetivo de los contenidos.

Así mismo, la mayor ventaja de estos repositorios es el acceso a gran cantidad de recurso que se espera sea previamente curado y con la posibilidad de crear  hipervinculos como herramienta vital para ampliar el acceso.

Recientemente se introdujo un nuevo concepto; (SIS – System information Student) o sistema de información estudiantil.

Un concepto muy de nicho, enfocado en administrar todos los datos de los estudiantes. Buscando centralizar procesos y pudiendo realizar análisis más detallados.

Por tanto, se usan con mayor presencia en ambientes de educación básica; ya que permite la vinculación de actores como administradores escolares, padres de familia, cuidadores y profesores.

El foco principal de este tipo de aplicaciones es manejar toda la información de los estudiantes tanto a nivel académico como administrativo.

De manera tal, que muchos de estos sistemas pueden conectarse, sin embargo es difícil y quizás no tan recomendable tener todo en un mismo software. Ya que por ampliar cobertura en funciones pueden estar perdiendo especialidad.

Además, se recomienda buscar complementos entre ellos, para que sea más eficiente y oportuno el desempeño de estos sistemas. Con elementos adicionales como facilidad de uso y seguridad de los datos.

Conclusión

En conclusión, lo primero que debe pensar una institución educativa es cuales son sus objetivos de sistematización y a partir de allí determinar cuáles serán las aplicaciones que incorpore.

A modo de cierre, si deseas conocer las ventajas de Sistema Saberes que incluye funciones principalmente de un Sistema de información estudiantil (SIS) y de Blended Learning. Aquí podrás verlas en el siguiente enlace:  https://www.sistemasaberes.com/combinar-ensenanza-presencial-y-virtual-con-sistema-saberes/

Si requieres asesoría de expertos en implementación tecnológica para colegios, contáctanos. Estamos abiertos a iniciar una conversación que ayude a los colegios a mejorar sus prácticas.

 

Lady Mora

Mg. en Desarrollo Social y Educativa

CEO – Grupo Saberes SAS

Plataformas educativas en Colombia

Plataforma Educativa Colegios Colombia