OPTIMIZA TU EQUIPO Y TUS DISPOSITIVOS PARA MEJORAR LA CLASES VIRTUALES EN VIVO
Hemos venido hablando de cómo identificar los aspectos de la conectividad que influyen en la efectividad de tu clase en vivo. En este artículo queremos orientarte sobre cómo verificar la calidad de tu hardware en tus dispositivos e identificar si es una variable que esté afectando tus clases virtuales.
Usa adecuadamente los dispositivos de tu equipo
Calidad del hardware en tus dispositivos
Hay algunos problemas que pueden estar relacionados con el hardware (dispositivos físicos como el computador o celular).
El sonido. Una de las situaciones más frecuentes y más incómodas para todos; es lograr una configuración correcta del micrófono interno que trae el equipo portátil o el mismo celular. Muchas veces, la causa es simplemente que el dispositivo físico está dañado y en otros casos ocurren cosas como retornos; aquel pito que hemos oído cuando se acerca el micrófono a un parlante. Esto sucede porque, el micrófono. Además de captar nuestra voz, está captando el sonido que sale de los parlantes y hace que resuene como un eco
Si alguna de estas situaciones son familiares la recomendación es tener un micrófono independiente del equipo. Por ejemplo, si estás con tu celular una diadema puede ser la solución. La recomendación es que el micrófono no quede de frente al parlante causando que se retornen sonidos.
Recomendaciones
Es mejor tener audífonos y ojalá que tengan su micrófono incorporado, tal como los que vienen como accesorio en el celular. Si te son incómodos explora las diferentes formas in/on/over ear; puede que una diadema grande (que se sostenga de tu coronilla y cubra las orejas sin tocarlas) te ayuden a sobrellevarlos
La cámara con la que transmitimos; (cámara frontal o selfi e del celular o de portátil puede ser suficiente si solamente transmitimos nuestra cara mientras hablamos y compartimos la pantalla en el computador. Si te gusta dibujar en un tablero para que tus estudiantes te vean. O grabar video con mas detalle (docentes de física, educación física o artística); probablemente deberías usar una cámara mejor, por ejemplo, la cámara del respaldo del móvil y algo que le sostenga como un selfi e stick.
Simulación
Si lo que quieres es simular un tablero, tal vez dibujar en la pantalla del computador es la mejor opción, usa dispositivos de Pantalla táctil; (los que se les puede tocar la pantalla en lugar de usar el ratón). O acompaña tu computador de un dispositivo como una Tableta digitalizadora; en la que puedes dibujar usando un lápiz especial que te permite escribir a mano y que tus estudiantes vean lo que escribes al compartir tu pantalla. Probablemente hayas visto una al hacer una firma en un banco.
Si bien este tipo de dispositivos suelen ayudar mucho, antes de comprar piensa en invertir bien el dinero. Esto repercute en la duración y calidad; algunos de estos dispositivos van a estar en contacto con nuestro cuerpo. En particular con los oídos y la boca, entonces, asegurate de adquirir productos de calidad. Puedes buscar en las páginas web de cadenas o tiendas con líneas especializadas de tecnología; prestando atención a las recomendaciones de seguridad; garantía y requerimientos mínimos. Fíjate en cómo compradores previos han calificado el producto y el servicio.
CONOCE QUE ES EL AULA INVERTIDA Y CÓMO IMPLEMENTARLA EN SISTEMA SABERES
Las relaciones intermodales están cambiando aceleradamente, sobre todo con el aula invertida. En la casa los chicos están perfeccionando sus usos tecnológicos, abriéndose a una diversidad de contenidos, aplicaciones, formas de relacionarse. Los padres de familia entre tantas variables que manejan: económicas, laborales, sociales, de pareja y familiares. Han tenido que sí o sí acercarse más al proceso educativo. A muchos les ha tocado involucrarse y esto es algo que en otros momentos no era posible.
Los administradores escolares, están re pensando sus prácticas institucionales, analizando escenarios y generando prospectiva sobre estos temas, para que no nos coja tan desprevenidos cualquier situación futura. Adicionalmente, los docentes, están aprendiendo nuevas formas de enseñar y aprender. Están aprendiendo a NADAR con la mejor estrategia NADANDO.
Frente a este panorama, es evidente que este Es un momento idóneo para transformarnos de la mano del BUEN USO de las TIC. Por ello, en el video que verán a continuación explicaremos que es el aula invertida, pero sobre todo por qué usarla y cómo implementarla usando Sistema Saberes.
https://youtu.be/HwF3HkQQBGw
En el aula invertida ocurren unos momentos claves:
PREVIO: Desde casa (en este caso) el estudiante accede a los contenidos sugeridos por el Docente o creados por el mismo, que han pasado por un proceso de curaduría. También pueden evaluarse presaberes o verificar si el estudiante logró el objetivo de aprendizaje esperado.
ENCUENTRO: Participación activa. En este caso será una video conferencia, pero más adelante puede ser la misma aula de clase. Mostrar algunos de los trabajos hechos, presentar aclaraciones a partir del análisis de los entregables previos de los estudiantes, que permitan corregir comprensiones distorsionadas sobre el tema que se está tratando.
VERIFICABLES: Evaluaciones o actividades como foro o tareas. Así como material de apoyo.
Quienes usan Sistema Saberes, encontrarán herramientas que faciliten la administración de una clase invertida.
Un docente puede compartir su contenido previo a través de Material de apoyo y enlazarlo a una tarea. De tal manera, que quedará visible para estudiantes y acudientes (en el caso que así lo tengan configurado) Puede crear cuestionarios A + B. Dónde evalúa en una primera instancia los presaberes que debe tener el estudiante y posteriormente verificar con otro cuestionario.
Recuerden que Sistema Saberes les permite automatizar el proceso de calificación de la prueba y acompañarse de Foros para resolver dudas e inquietudes.
LADY MORA
Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes
Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento
Muchos colegios cuentan con herramientas para administrar únicamente las notas definitivas y obtener los boletines de notas. Esto no necesariamente agiliza el proceso, es más, muchas veces lo hace más engorroso. Aquí te traemos un resumen de cuáles son los problemas más frecuentes que tienen los colegios y la solución más inteligente.
Problemas más frecuentes
Algunas plataformas reciben únicamente las notas definitivas para poder elaborar los boletines. Implicando que los docentes tienen que llevan una planilla a mano con sus notas de las actividades y talleres que evalúan en cada asignatura. Finalmente de cada periodo académico deben calcular los promedios finales con una calculadora; por cada estudiante de cada asignatura que enseña, para poderlos subir a la herramienta del colegio.
Por otra parte, los coordinadores académicos no pueden ver el desempeño de los estudiantes sino hasta que el periodo termina. Con ello no pueden tomar acciones preventivas, sino que están obligados a tomar decisiones únicamente correctivas. En algunas instituciones para mitigar esto, obligan a los docentes a llenar planillas con desempeños parciales, incrementando el papeleo; uno de los mayores gastos a tiempo tanto para los maestros como para el personal de apoyo.
Adicionalmente, los boletines de calificaciones, se toman un espacio que ocupa un promedio de 2 páginas y media por estudiante. Esto suma una cantidad considerable de papel que cuesta mucho. Algunas instituciones terminan por sintetizar demasiado las retroalimentaciones y recomendaciones que se les hacen a los estudiantes para ahorrar espacio y papel. Pero terminan castigando la calidad de la información, sin contar con el tiempo y los recursos que toma; imprimir todos estos documentos más aún cuando se detectan errores que obligan a repetir impresiones.
¿Qué es lo que más preocupa en la entrega de boletines?
Lo más angustiante es que la mayoría de los padres de familia están ávidos de instituciones educativas que estén en la era digital. Donde puedan ser partícipes del proceso formativo de sus niños; limitarse a un informe es visto como cosa del pasado. Terminando por ignorar la información que allí se consigna.
LA BUENA NOTICIA ES QUE YA EXISTE UNA MEJOR MANERA DE RESOLVER ESTOS PROBLEMAS, Y TU COLEGIO PUEDE ESTAR A LA VANGUARDIA AL IMPLEMENTAR UNA SOLUCIÓN DIGITAL.
Nuestra plataforma de notas y todos los componentes de Sistema Saberes, están diseñados para que los maestros pueden ahorrar muchas horas de trabajo. Porque a medida que van guardando las calificaciones parciales de las actividades que desarrollan a lo largo del periodo académico; Sistema Saberes va calculando automáticamente las notas definitivas. Incluso puede sugerir la retroalimentación o el logro que debe salirle a cada estudiante en el boletín de calificaciones. El personal administrativo es mucho más eficiente cuando no necesita revisar planillas manuales, ni recolectarlas físicamente. Sin mencionar el trabajo involucrado en identificar el error humano que se presenta cuando se hacen cálculos a mano.
Cuando los docentes disminuyen el tiempo que gastan llenando planillas a mano y haciendo trabajo repetitivo, pueden enfocarse en tareas más creativas de su proceso de enseñanza; Calificar en Sistema Saberes es muy sencillo. Los docentes pueden digitar las notas directamente desde su dispositivo móvil, pc o laptop, importar las notas desde una hoja de cálculo o archivo de excel; y guardar sus copias en planillas propias. En un espacio diseñado para que el docente planee sus actividades y evaluaciones; que le permite decidir cuales actividades serán calificadas a lo largo de su curso.
EL QUE DEBE DESCARGAR EL BOLETÍN ES EL ACUDIENTE, NO EL COLEGIO.
Una experiencia que vale la pena destacar de los colegios que utilizan esta metodología con nuestra herramienta. Es que si bien la mayoría empieza a usar la plataforma Sistema Saberes; para imprimir físicamente los boletines de manera tradicional, una gran mayoría termina transformando sus prácticas escolares para ser un colegio Paperless. Es decir, dejan de usar el papel físico, configuran la plataforma para que únicamente los padres de familia que están al día económicamente y en compromisos con la institución, puedan descargar los boletines.
Hemos visto efectos de calidad muy positivos, lejos del miedo que tienen muchos administradores, que los padres de familia se distancien del proceso formativo de sus hijos. Estos terminan encontrando un espacio donde pueden estar más al tanto, del desarrollo académico, convivencial y emocional de sus hijos. Ya que al poder ver el resultado parcial de cada una de las actividades que hace su hijo en el colegio pueden tomar acciones a tiempo, sin esperar a que termine el periodo.
JUAN CEDANO
Dir. Producto de Sistema Saberes
Especialista en Diseño y gestión social de tecnología, Ingeniero de Sistemas e Ingeniero electrónico
APRENDE A DISEÑAR CLASES VIRTUALES USANDO LA METODOLOGÍA DE AULA INVERTIDA
En estos momentos, donde se nos pide dar continuidad al proceso educativo, la metodología de Aula Invertida; resulta ser una de las más idóneas para garantizar el proceso de enseñanza – aprendizaje. En este artículo explicaremos sus características, ventajas y cómo implementarlo.
Para muchos el tema de aula invertida, puede sonar curioso y hasta nuevo. Sin embargo, hace más de 13 años muchos docentes e implementadores de tecnología han venido usándola satisfactoriamente alrededor del mundo; ya que facilita la gestión cuando es necesario transformar las prácticas de enseñanza e incluir tecnologías que faciliten la gestión escolar.
Características
La instrucción directa se da fuera del aula de clase: Es decir que la parte teórica, magistral o instruccional se presenta mediante contenidos previos a la sesión o encuentro. Es entregado en formatos didácticos a los estudiantes y el compromiso es que sean vistos con antelación.
El docente se convierte en un guía facilitador, es quien modera los encuentros orientando los cuestionamientos de los estudiantes. A partir del trabajo previo realizado.
El encuentro tiene como objetivo generar comprobación de comprensión del contenido; realizar ejercicios colaborativos, orientar discusiones y aclarar dudas.
La tecnología se usa para gestionar la clase, disminuyendo las tareas rutinarias del docente; facilitando la administración de la clase mediante foros, evaluaciones en línea, administración de contenido y sistematizando los momentos formativos y evaluativos. Además de permitir crear, compartir, interactuar y evaluar los contenidos.
En los momentos Previos el estudiante accede a contenido como videos, infografías, presentaciones artículos; lecturas y todo material que el docente considere pertinente.
En el Encuentro el docente es guía y facilitador del proceso, aprovecha el espacio para aclaración de dudas. Fomenta exériencias participativas, el díalogo y ejercicos prácticos. Aquí se puede realizar una evaluación de la experiencia y se puede dejar al estudiante con material complementario.
Ventajas
Desarrolla autorregulación por parte del estudiante, en cuanto requiere que previo a la sesión haya realizado actividades como lecturas; visualización de videos e infografías, entre otros.
Automatiza actividades rutinarias del docente que generen gasto energético y le permite enfocarse en procesos más complejos como la orientación de sus estudiantes y la solución de problemas.
Reconoce los tiempos y métodos de aprendizaje de cada estudiante, ya que al tener el contenido previo permite que este sea consultado y analizado según el ritmo del estudiante; en los horarios, tiempos y ritmos propios de cada uno.
Aumenta las habilidades sociales, ya que los encuentros se convierten en espacios de interacción social donde los estudiantes participan con mayor autonomía; exponen sus inquietudes, co – construyen con sus compañeros y sintetizan conocimientos.
Participativo en cuanto extiende oportunidades para que en casa los padres de familia se involucren en el proceso de aprendizaje de su hijo; los estudiantes encuentren un espacio para exponer sus ideas y análisis. A partir del acercamiento previo al contenido y administrativo porque permite que la institución educativa centralice su operación académica y administrativa.
Cómo implementarlo
Contar con una buena herramienta tecnológica
Se requiere de software que apoye y solucione, no que se vuelva un obstáculo adicional al proceso. Para ello, es necesario que integre distintas funciones de ejecución, supervisión y seguimiento. Donde el docente pueda automatizar sus actividades formativas y de evaluación y se integre a los procesos administrativos; donde intervienen los administrativos del colegio y padres de familia a través de roles específicos. Disminuyendo tiempos, en un ambiente cómodo y fácil de usar. Evitando multiplicidad de software y aplicaciones, por el contrario que centralice funciones.
Te invitamos a leer las características de Sistema Saberes, que es un software web de gestión académica y administrativa usado por más de 300.000 usuarios (ver más aquí).
Lo primero que debe comprender la comunidad educativa es que este es un proceso, que requiere disposición y no estar prevenido. Investigaciones consultadas (Duran, P; Navarro, A; Ramírez, D. Impacto de prácticas docentes y rendimiento académico en el aula invertida. Revista de Investigación Educativa de la Escuela de Graduados en Educación (2017), Año 7, Núm. 14.
En este artículo muestran como en grupos comparativos el nivel de desempeño académico es similar pero con aprendizaje invertido, hay mayor motivación y participación de los estudiantes.
Creatividad
Para la creación de contenidos previos y orientar el encuentro. Este modelo saca lo mejor del docente, ya que le permite automatizar tareas repetitivas y permite que se centre en un proceso vital y es guiar a los estudiantes sobre los distintos conocimientos, experimentos, análisis y síntesis de sus contenidos.
El espacio social del encuentro es vital para consolidar los aprendizajes, bien sea virtual o presencial.
Allí lo que buscamos es que cada persona según su ritmo, su personalidad y su estilo de aprendizaje encuentre multiplicidad de saberes y sentidos con sus compañeros, un ejercicio mayéutico que permita aprehender y disfrutar de la experiencia.
5 CLAVES PARA EL MANEJO DE BASES DE DATOS EN EL COLEGIO
La normativa vigente es explícita sobre la responsabilidad que tienen los colegios sobre la administración de bases de datos. A continuación te damos 5 claves sobre lo que debe y no debe hacer, también usa nuestra plantilla gratuita para el manejo de bases de datos en tu colegio.
En el proceso de matrícula o cuándo recoja datos personales de su comunidad. Debe informarles cuál es el objeto de tener esta información y dejar constancia de que autorizan el uso de sus datos. Esto puede documentarse de manera escrita o a través de alguna conducta digital que permita dar fe de ello. Por ejemplo. Cuando se usan sistemas de gestión el usuario para realizar el diligenciamiento de datos, debe realizar acciones como Guardar, Autorizar y demás. Estas son válidas para el cumplimiento de la norma.
Es necesario que se delegue formalmente la responsabilidad del manejo de datos a una persona o área del colegio, ya que esto permitirá centralizar las actividades y vigilar mejor el cumplimiento de la norma. En los sistemas de gestión escolar, casi siempre es el Administrador de la plataforma uno de los principales encargados de esta tarea, ya que es la persona que puede registrar, modificar o eliminar datos del sistema.
Defina un procedimiento para la recolección, uso, actualización y corrección de datos de los miembros de su comunidad educativa.
Procedimiento de recolección
Inventariar las bases de datos.
Clasificar el tipo de información: sensible, confidencial, pública o privada.
Identificar los momentos críticos del proceso académico y administrativo del colegio en el cual se recolectan, actualizan y usan estos datos.
Identificar los riesgos a los que se ven expuestos estos datos, luego de ello determine posibilidad de ocurrencia e impacto.
Generar posibles respuestas y soluciones a las PQRS relacionadas con este tema.
4. Socialice este procedimiento y realice monitoreos para evaluar su aplicabilidad. Para ello, identifique claramente las personas que están administrando datos en el colegio como Administrador de sistemas, coordinaciones, directivos y personal administrativo que tiene acceso a los datos.
5. Genere cláusulas de confidencialidad y manejo de datos en todos los contratos que realiza el colegio.
Situaciones de molestias
Dentro de las situaciones más frecuentes de molestias, quejas, reclamo y solicitudes; muchas de ellas son presentadas a la superintendencia de industria y comercio o la superfinanciera son, cuando:
No se atiende en debida forma la solicitud de supresión del dato que presenta el titular.
El titular trata información personal sin contar con la autorización del titular.
No se conserva copa de la autorización previa.
No se adopta una política de tratamiento de la información y un aviso de privacidad.
Cuando no se converva la información de los titulares bajo las condiciones de seguridad necesarias.
Cuando no se ofrecen los mecanismos o se realiza la actualización de datos.
Plantilla Gratuita para Manejo de bases de datos en el colegio
Esta es una plantilla que te permitirá crear tu procedimiento de manejo de bases de datos en la institución educativa, incluye el modelo de solicitud de uso de datos y la descripción de algunas situaciones a las que se exponen los colegios y que algunas veces son objeto de conciliación o demanda pública.
Día a día, los colegios deben responder solicitudes, quejas, reclamos y felicitaciones de los estudiantes, padres de familia y acudientes de los niños. Así mismo deben informar sobre los distintos eventos o situaciones que ocurren en el colegio. Sin embargo, muchas veces es difícil identificar cómo informar o responder asertivamente. Para ello, algunos colegios cuentan con manuales de comunicación, pero esto no es la generalidad en los colegios.
Por tal motivo en este documento buscamos ofrecerles una guía práctica sobre como atender la comunicación asertiva que se generan por la comunidad educativa.
Comunicación asertiva con padres de familia
PROTOCOLOS DE COMUNICACIÓN ASERTIVA CON PADRES DE FAMILIA Y ACUDIENTES
La comunicación asertiva es entendida como aquella en dónde damos respuesta a una situación; exponemos nuestro punto de vista o damos información aprobada institucionalmente. Usando códigos verbales y no verbales que son interpretados como agradables y cómodos para nuestro interlocutor sin perder de vista la realidad e intención de lo que se quiere comunicar.
Aspectos Formales de la comunicación asertiva
A partir de esta definición, vamos a exponer los aspectos relevantes que debe tener en cuenta todo colegio para lograr éxito en las comunicaciones con su comunidad.
1. Crear un flujo de atención a las comunicaciones
Este flujo debe tener los siguientes objetivos.
Criticidad de la comunicación; Alta, media o baja respecto a la sensibilidad y privacidad de la misma.
Responsable de dar respuesta; Según la criticidad y el rol de la persona en la institución.
Seguimiento (en caso que lo requiera); Esquema de atención a la solicitud, queja o reclamo.
Escalabilidad; Según criticidad y seguimiento evaluar si debe elevarse a una instancia superior según el esquema organizativo del colegio.
2. Determinar las estructuras comunicativas
Refiriéndose al estilo y forma en que se debe comunicar la información al interlocutor. Es decir si se habla en tercera persona, si se decide tutear, si el lenguaje es formal o informal, cuáles son los términos totalmente vetados en la institución; aspectos más específicos como tipografía que se debe usar, uso de marca y colores entre otros aspectos.
3. Identificar los medios o canales autorizados para la comunicación en la institución
En ocasiones por falta de estos protocolos los colegios utilizan medios informales como redes sociales o mensajería de voz o texto. Permitiendo que la comunicación esté poco filtrada y donde la institución como tal no tiene control sobre lo que se dice y se hace.
Esto además de generar desorden y ruido en la comunicación, genera vulnerabilidades a los datos sensibles. Y como lo hemos mencionado en artículos pasados; cada vez hay más control legal sobre como se administra la información de nuestros usuarios.
Por ello, es importante que el colegio determine los medios oficiales o canales por los cuales puede comunicarse la comunidad tanto para recibir información como para retroalimentarla.
Aspectos Psicológicos
Ahora que ya hemos hablado de aspectos formales, quiero pasar a aspectos psicológicos de la comunicación. Centrarnos en aquello que facilita nuestra comunicación asertiva.
Identificar la intención de la comunicación
Es decir, tener claro que es lo que quiere decir el autor de la comunicación. A veces, por exceso o defecto de palabras es difícil comprender la necesidad, petición, información o pregunta que quieren formularnos. Muchas veces, después de muchas palabras escritas o habladas, no se logra develar cuál es la intención. Sin embargo, trate de no interrumpir mientras le exponen la situación, en el caso que sea una conversación verbal, sea prudente y aguarde; quizás deba morderse la lengua un momento.
Si efectivamente la persona está tomando mucho tiempo, puede usar frases como; agradezco que sintetices aún más tu petición porque solo cuento con X tiempo para atenderte. Porque hay otras actividades que ya están programadas, pero realmente deseo colaborarte.
Por tal motivo, si pese a hacer una lectura comprensiva, de releer un texto y de desmenuzarlo en partes más pequeñas; sigue sin entenderse la idea principal del texto. Es mejor, solicitar mayor información.
Lo asertivo en este caso está en expresar cosas como; Realmente estamos interesados en poder colaborarle, pero agradecemos ampliar un poco más su petición con el ánimo de comprender y responder de manera más precisa y así lograr que usted reciba de nuestra parte la mejor atención.
2. Identificar el tono de la comunicación
Ser conscientes de la intención es ya un proceso complejo, pero darnos cuenta del tono que se usa es clave para no contagiarnos de ello. Muchas veces, nuestras respuestas son límbicas y lo que hacemos es responder en el mismo tono en que nos preguntan. Y esto, puede ser muy difícil porque genera ruidos innecesarios que distorsionan y nos desvían del objetivo inicial. Y recordemos que estamos hablando en representación de una institución educativa.
Parte de lo que llamamos empatía, se refiere justamente a eso. Ser capaces de leer no solo un texto sino el contexto en el cual esté, bien sea en una conversación escrita o verbal. Aquí, es clave alejarnos de prejuicios, ideas preconcebidas sobre lo que quiere la persona.
En esta lectura, podemos identificar cosas como que realmente la persona está furiosa, ansiosa, temerosa, cansada, entre tantas otras conductas posibles. Hacer este ejercicio, facilitará mucho más la comprensión de la intención comunicativa y hará que nuestra respuesta sea más efectiva porque en estos casos, nuestra respuesta deberá llevar un tono suave, empático y totalmente contrario. También ver la emoción que te genera a ti es clave, reconocer el efecto que tiene sobre ti es vital.
Entender que el tono es una cuestión emocional, y que por tanto puede varias. Quizás frente a la solicitud de mayor información la persona quizás cambie a otro estado emocional. Por ello, este ejercicio debe hacerse en cada interacción. Si realmente evalúas que el tono usado es extremadamente hostil, que la persona se encuentra muy cargada, es preferible cortar la comunicación alli, y solicitar otro momento para interactuar.
Respuesta Acertada
Este es el punto de partida de toda comunicación asertiva, tener claro que nos quieren decir y en que tono lo comunica la persona. Ahora hablemos de que tener en cuenta para nuestra respuesta.
Expresar sin juzgar
Casi siempre nos han explicado que antes de hablar hay que saber escuchar, pero además es importante que reconozcamos que es importante saber expresarnos. La asertividad aquí está en ser capaces de exponer información sin juzgamiento alguno.
Para ello, debemos centrarnos en los hechos. Considere siempre iniciar con un parafraseo, es decir tratar de reproducir la intención del autor del mensaje, ojalá usando algunas de las palabras que él mismo usó. Esto permitirá que se conecté con la persona, porque ella sentirá que realmente la están escuchando. Abrirá una puerta impresionante para que ahora lo escuchen a usted. Este parafraseo no debería ser tan extenso como la petición original.
Luego de ello, use sus conocimientos para dar respuesta a la situación. Libérese de juzgar o enviar información con contenido emocional. Esto lo único que hará es quitarle energía, y su energía es tan importante para su equilibrio personal y profesional, que no vale la pena. Sea hablando o escribiendo, tómese una pausa, respire profundo y recuerde que no vale la pena estresarse con algún contenido emocionalmente mal escrito.
Si en su conocimiento no está el alcance para esta respuesta, remítalo a quien corresponda. Pero nuevamente no se desgaste con una situación que está fuera de su conocimiento. Lo asertivo en este paso está en expresar que efectivamente usted no tiene la información y/o conocimiento y que por ello debe dirigir a otra persona o estamento el caso, ya que su interés está en que pueda solucionar la situación que tiene su interlocutor.
2. Redondee y garantice que queda claro el siguiente paso.
Luego de que suministró la información que estaba a su alcance. Busque redondear o sintetizar, sobretodo si es verbal; porque los espacios de atención que tenemos las personas pueden ser muy cortos. Si el asunto de la comunicación es muy complejo y considera que debe documentarse o remitirse a alguien más, solicite que por favor se usen los canales formales que tiene destinada la institución educativa.
Hay colegios muy organizados que prefieren centralizar la comunicación en plataformas donde pueden tener este tipo de comunicaciones centralizadas. Así como parametrizar quien se comunica con quien, monitorear las comunicaciones que tienen entre los miembros del colegio, como por ejemplo; entre padres de familia, estudiantes, docente y estudiante o administrativos y acudientes.
Para ver ejemplo de este tipo de plataformas que ofrecen solución a muchos de los problemas de los colegios, te recomiendo ver el componente de comunicaciones en Sistema Saberes (ver aquí), que es una de las plataformas más usadas para comunicación en entornos educativos de América Latina.
Además, te invito a compartir con toda tu comunidad educativa este artículo que, seguramente será de gran ayuda para fomentar una comunicación asertiva.
OPTIMIZA TU PROCESO DE MATRÍCULAS Y APLICA CORRECTAMENTE LA LEY 1581.
Los procesos de matrículas escolares y la ley 1581 de Habeas Data
Protección de datos y matrículas
La clave está en la seguridad de los datos, sobre todo cuando son datos de menores de edad, el consentimiento informado y el uso apropiado de los mismos. Usa esta guía y disminuirás las probabilidades de problemas legales, cibernéticos y sociales en tu colegio.
Por consiguiente, listaremos aspectos legales, tecnológicos y prácticos que asegurarán el éxito de tu gestión en el proceso de Matrículas y el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 de Habeas Data.
Tres aspectos básicos a seguir para el proceso de matrículas
Legales:
Como resultado, es importante que en el colegio tengan definida una política de tratamiento de datos. En ella se deben reconocer mínimo los siguientes aspectos:
Acceso a la información: que todos los miembros de la comunidad educativa que suministren sus datos. Pueden conocer, actualizar, rectificar la información que hayan suministrado al colegio en cualquier momento del año académico. Información de identificación, ubicación, socio económica y datos sensibles.
Datos sensibles: aquellos referentes a origen racial o étnico; preferencias políticas, religiosas y similares que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Datos de menores de edad: es importante que la institución educativa capacite a todo la comunidad sobre los riesgos que tienen los menores de edad al compartir sus datos personales. Así mismo debe promover una cultura de la seguridad de los datos y documentar cómo realiza este proceso.
Responsabilidad del tratamiento de datos: la ley establece que es la institución educativa la responsable de administrar; decidir que hacer con la información que se recoge de las personas y que consolida en una base de datos (Conjunto organizado de información personal); independientemente del medio tecnológico en que lo realiza.
Tratamiento de datos: es toda acción que vaya a realizar el colegio sobre la información recolectada, para sus fines académicos, administrativos, sociales y financieros.
Finalmente el consentimiento informado: dejar explicito a tu comunidad educativa para que serán usados los datos, cómo vas a atender cualquier solicitud que tengan ellos sobre el manejo de sus datos en el colegio y tus datos de contacto para atender dichas solicitudes.
2. Tecnológicos: procesos de matrículas
En primer lugar la institución educativa es libre de decidir por cuáles medios tecnológicos solicita la información desde un registro manual hasta un sistema web robusto. Sin embargo, sea cual sea la tecnología usada, debe garantizar que dichos medios son seguros y poco vulnerables.
Por lo tanto, para instituciones que utilizan soluciones de gestión escolar en Internet, como Sistema Saberes, donde la información es suministrada de manera directa por la comunidad educativa.
De manera similar, los padres de familia registran sus datos y los de sus hijos, los docentes y administrativos también registran sus datos; para facilitar la centralización, administración solemne de parte del colegio y seguridad de la información.
Además, evita reprocesos como la digitación o copia en diversos sistemas, que pueden generar fuga de datos y más bases de datos que administrar. Estos medios tecnológicos se conocen como; encargados del tratamiento de los datos, y es tarea principal de ellos; mantener esquemas de seguridad, almacenamiento y uso de los datos por parte de la institución educativa.
Así que, antes de decidir que medio van usar, identifica que protección le brinda al colegio los sistemas de recolección de datos. Muchas veces las instituciones no le prestan cuidado a este tema y resultan guardando su información en plantillas de internet vulnerables, o aplicaciones que se ofrecen como gratuitas, pero en realidad lo que hacen es captar sus datos para usarlos posteriormente a conveniencia de terceros.
3. Prácticos:
Para lograr cumplir con la ley de Habeas Data en Colombia y asegurar que tu institución pueda usar correctamente los datos en un ambiente seguro y confiable, te recomendamos:
A. Usar un sistema digital:
Debido a que facilitan la administración de los datos para fines académicos y financieros en tu colegio. Que el sistema digital sea seguro y confiable. Muchos colegios debido a su baja experiencia en riesgo informático, inocentemente usan bases de datos abiertas como; hojas de cálculo compartidas, sistemas de chat o mensajería instantánea, archivos físicos de fácil acceso a cualquier persona.
Así como estos ambientes son bastante usados, pueden ser fácilmente vulnerados. Por lo tanto, lo mejor es asegurarte de usar un sistema que cuente con esquemas de seguridad.
Además, como la exige que los datos puedan ser actualizados, tener dicha información organizada y controlada; facilita que se actualice según requerimientos tanto de la institución como del dueño del dato.
B. Almacena y registra el consentimiento informado de la persona sobre el uso de los datos suministrados.
Por lo tanto, en el caso del padre de familia que informa tanto sus datos como los de sus hijos, es necesario dejar una frase expresa en la hoja de matrícula o contrato escolar una aceptación explícita, como por ejemplo; “Con la firma de este documento usted autoriza a la institución educativa para usar sus datos y los de su estudiante en el marco de los diferentes procesos académicos, financieros y administrativos”.
C. Manejo de imágenes
A partir de esto es un dato clave que muchas veces es obviado. La información no solo se refiere a datos registrados por el usuario; sino también a información que puede ser obtenida por otros medios como fotos o videos de los menores de edad.
Para ello, es clave solicitar autorización para el uso de fotos, grabaciones de voz o video para fines académicos o de comunicación en la institución.
D. Vigilar los requerimientos de las entidades reguladoras
Ciertamente en Colombia esta función la ejerce la Superintendencia de Industria y Comercio. A través de la unidad de Protección de Datos Personales. El responsable según la Ley 1581 es el colegio.
Como resultado a la fecha de elaboración de esta guía; los obligados a registrar oficialmente sus bases de datos son las Sociedades y entidades sin ánimo de lucro. Finalmente, aquellas que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y las Personas jurídicas de naturaleza pública. Consulte más aquí.
LADY MORA
Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes
Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento
