Los procesos de matrículas en un colegio son una parte esencial del proceso de educación, ya que permite a los estudiantes inscribirse en los cursos necesarios para completar su educación.
Durante los últimos años, los procesos de matrícula han evolucionado para ofrecer una mejor experiencia tanto para los estudiantes como para los colegios, y hay muchas formas de agilizar estos procesos para que sean más eficientes.
Tips para agilizar los procesos de matrículas
En primer lugar, es importante que el colegio implemente un sistema de matrícula automatizado, que permita a los estudiantes inscribirse de manera más rápida y sencilla. Teniendo como gran apoyo las herramientas digitales como en Sistema Saberes lo brindamos para nuestras familias Saberes.
Un sistema de matrícula automatizado puede incluir una variedad de herramientas, como un formulario en línea para la solicitud de matrícula, una sección para la selección de cursos, un sistema de pago en línea y un seguimiento de la solicitud.
Estas metodologías permiten a los estudiantes inscribirse de manera más segura y eficiente, sin tener que pasar por el proceso de solicitud manual.
Inscripciones en línea
En segundo lugar, es importante que el colegio ofrezca a los estudiantes la posibilidad de inscribirse en línea, lo que les permitirá hacerlo desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Esto también facilita el proceso, ya que significa que los estudiantes y los padres de familia, no tienen que estar presentes en el colegio para realizar los trámites necesarios y que pueden completar el proceso desde la comodidad de su hogar o desde un dispositivo móvil.
Seguimiento online
Finalmente, el colegio debe tener un sistema de seguimiento en línea para los estudiantes. Esto les permite a los estudiantes verificar el estado de su solicitud en cualquier momento, lo que significa que no tienen que esperar hasta la llegada del curso para saber si han sido aceptados.
Esto también puede ser útil para el personal del colegio, ya que les permite verificar rápidamente el estado de las solicitudes de los estudiantes y asegurarse de que todos los trámites se han completado correctamente.
Es importante que el colegio se esfuerce por mejorar y agilizar sus procesos de matrícula para que los estudiantes tengan una mejor experiencia y el colegio tenga un flujo de trabajo más eficiente.
Automatización de procesos
La automatización de los procesos de matrícula, la oferta de la posibilidad de inscripción en línea y la creación de un sistema de seguimiento para los estudiantes son algunas de las formas en que el colegio puede mejorar los procesos de matrícula.
Estos pasos pueden ayudar al colegio a garantizar que los estudiantes tengan una experiencia segura y eficiente al inscribirse en sus cursos.
Recuerda que en Sistema Saberes uno de los procesos que más facilitan las admisiones y matrículas es la firma digital, conoce más en el siguiente video:
El avance tecnológico en el mundo de la educación ha traído consigo muchas ventajas para los colegios y para los estudiantes. La firma digital es una herramienta que se ha convertido en un elemento clave para los colegios, ya que les ofrece la posibilidad de llevar a cabo una variedad de tareas de forma más eficiente y segura.
Fima digital en los colegios
La firma digital o electrónica, se ha convertido en una solución para la mayoría de los colegios, permitiendo de cierta manera ahorrar tiempo y recursos.A continuación se presentan los cinco principales usos de la firma digital en los colegios:
Firma de documentos: se puede utilizar para firmar documentos importantes, como contratos, acuerdos, informes y otros documentos oficiales. Esta herramienta posibilita a los profesores y directivos firmar digitalmente estos documentos, lo que significa que no hay necesidad de imprimir nada, lo que ahorra tiempo y recursos.
Autenticación de usuarios: de esta manera se podrán autenticar los usuarios que acceden a las diferentes plataformas de los colegios. Esto permite a los profesores y alumnos acceder a sus cuentas de forma segura sin tener que proporcionar contraseñas o identificaciones físicas.
Envío de documentos
La firma digital permite enviar documentos de forma segura entre los profesores, directivos, alumnos y padres de familia. Esta herramienta evita el uso de correos electrónicos no seguros y asegura que los documentos se envíen de forma segura.
Búsqueda de documentos: realizar búsquedas en los sistemas de archivos de los colegios. Dejando a los profesores y alumnos encontrar rápidamente los documentos necesarios, lo que ahorra tiempo y recursos.
Registro de asistencia
Para llevar un registro de asistencia en los colegios. Esto autoriza a los profesores y directivos saber quién asistió a clase y quién no, lo que facilita el seguimiento de la asistencia.
En conclusión, la firma digital es una herramienta que ofrece a los colegios muchas ventajas. Permitiendo que el colegio lleve a cabo una variedad de tareas de forma más eficiente y segura, como firmar documentos, autenticar usuarios, enviar documentos, realizar búsquedas y llevar un registro de asistencia.
Firma digital en Sistema Saberes
En Senderos, nuestra solución de admisiones y matrículas encontrarás la firma digital, aquella que facilita legalizar la matrícula desde un celular o computador, además de evitar desplazamiento y largas filas. Con la firma digital estás a un solo paso para que el colegio pueda firmar y aprobar todos los documentos.
Después de la pandemia, la transformación tecnológica tomó una gran fuerza porque dejó de ser una posibilidad para convertirse en una realidad. Los viejos modelos ya no funcionan y cada vez son más los directivos que apuntan a los cambios de estos paradigmas y a la mejora de tecnología en su organización. En ese orden de ideas y teniendo en cuenta lo que pasó en los últimos años; distintas empresas y colegios se vieron obligados a cambiar el chip y adoptar de manera rápida las exigencias de los mercados y las nuevas transformaciones, aplicando esta herramienta; firma electrónica.
Este proceso de firma digital de contratos de servicios educativos, cumple con lo que exige la ley 527 de 1999. En cuanto a los procesos de autenticidad del firmante y la integridad que garantiza que los documentos de la firma quedan pixel a pixel encriptados. Lo que no permite la manipulación o alteración del contenido del documento.
Algunos de los beneficios de la implementación de la firma digital son:
La optimización de los procesos, el ahorro de papel y tinta, la disminución de un proceso administrativo, los traslados de los padres de familia y evita la aglomeración de personas en la institución.
El pasado 15 de junio de 2022 Sistema Saberes creó un espacio con una experta de la firma electrónica, Alexandra Salazar de la empresa SIGNIO. Quien en compañía del CPO de la empresa, Juan Nicolás del equipo de Saberes, hablaron sobre la importancia de implementar la firma electrónica en los procesos escolares.
Beneficios de gestionar documentos con la firma electrónica
¿Cómo la firma electrónica en procesos digitales de matrículas facilita la gestión escolar en los colegios?
Nicolás Cedano: en una institución educativa hay un proceso de firma de contratos, de documentos, en donde se debe dejar constancia de compromisos. El servicio educativo, tiene unas particularidades muy pertinentes.
Son documentos que tienen información muy sensible y personal; un padre de familia se acerca a un colegio a registrar a su hijo a la institución, a recibir su servicio educativo y tiene que comprometerse a determinados elementos. Y para un colegio, también es una logística importante, porque es tener todos los contratos firmados. Una operación que muchas veces conlleva gasto y uso de recursos costosos, como lo es imprimir sus documentos y sus copias. Además de hacer ir a sus padres en diferentes fechas con filas largas.
La institución debe pensar en una restructuración no desde un ámbito físico sino digital, regularmente se encuentra que el servicio educativo esté acompañado de otros servicios; alimentos, transportes y estos deben tener un compromiso.
¿Cómo se recopila la información?
Antes se hacía con envío de formatos en líneas en blanco para diligenciarlo, firmar presencialmente y que el colegio pusiera su sello y llevarse la copia. Aunque todavía hay colegios que hacen ir al padre de familia ir a una notaría para autenticación.
Por lo que toda esta logística la puedes organizar en una herramienta que te ayude a recopilar esa información y salvaguardarla de manera segura. Sistema Saberes es una herramienta que no solo te ayuda a recopilar esa información, sino que una vez recopilada, te sirve para múltiples procesos.
La firma se da una vez se define qué documentos se recopilan y con Sistema Saberes, se facilita el proceso con tan solo un clic para firmar de manera digital a través de SIGNIO.
Alexandra Salazar: la experiencia de usuario para un padre, debe ser sencilla y precisamente este tipo de procesos que tenemos lo que le ayuda al colegio es estar precisamente blindado en el proceso. No solo en la validez legal de los documentos, sino en la experiencia y optimización de los procesos administrativos.
Mitos sobre la implementación de la firma digital
Nicolás Cedano: lo que encontramos fueron muchos mitos, donde decían que los documentos firmados electrónicamente no eran válidos jurídicamente como un pagaré firmado físicamente con sello de notaría. Hay muchos mitos que dicen que la firma física es más valiosa que la firma electrónica.
Alexandra Salazar: esto es como cuando llegó el correo electrónico y todos estábamos rechazando a usarlo. La firma digital está avalada desde 1999 solamente que con el tema de la pandemia se implementó mucho más rápido y obligatoria su implementación.
Incorporar el uso de la tecnología para simplificar los procesos de colegios es importante porque la ley nos dice que debemos cumplir con un criterio de garantizar que el pagaré que firmo es único. No pueden tener dos personas el mismo documento original. Así que con la plataforma no solamente se firma, sino que se custodia ese pagaré
La superintendencia financiera de Colombia emitió un concepto el 24 de junio de 2020 donde aclara que es jurídicamente viable la emisión electrónica de títulos valores que debe cumplir con las exigencias de la ley 527; el proceso de autenticidad, de integridad de los documentos.
Consejos para los colegios que quieren hacer más eficiente su proceso de matrícula.
Nicolás Cedano; lo primero en términos de organización, es tener sintetizado cuáles son los elementos básicos que tiene que adquirir el padre de familia. No todo documento debe ser susceptible de ser firmado, hay elementos que por ley tiene que tener firma. Segundo, el tema de tener u contrato de servicio educativo entre el representante legal del estudiante y la institución; se establecen cuáles son los compromisos.
En la estructuración para usar el servicio que ofrece Sistema Saberes, lo que tiene que hacer la institución es crear una especie de plantilla, o el formato base de los documentos que quieren que los padres de familia tengan.
Después se diseña cómo deben ser cada uno de los documentos. Cuando adquieren el servicio primero adaptamos Sistema Saberes para capturar la información que solicita el colegio. Uuna vez esto realizado, estas plantillas las toma nuestra alianza de SIGNIO, para que los documentos queden automatizados.
