Tuve la oportunidad de reunirme con la profesora de mi hijo de 5 años. Quería entender cuáles tareas representan el mayor esfuerzo para ella a la hora de comunicarse con las familias. Me contó que aunque le encanta poder retroalimentar con frecuencia el proceso de sus estudiantes, la mayor parte del tiempo no lo logra porque tiene que repetir el mismo mensaje a cada familia de los estudiantes que tiene a cargo, ya que actualmente usa la agenda física para enviar mensajes a los hogares y luego enviarlo a través de una cartelera web grupal.

Ya en mi experiencia como asesora en transformación digital, he tenido conversaciones con profesores de otras instituciones educativas donde hemos analizado los desafíos que enfrentan en la comunicación con los padres. Es evidente que se sienten agotados al tener que utilizar múltiples canales de comunicación, como la agenda física, la aplicación escolar o la cartelera escolar.

Además, se encuentran con la repetición constante de las mismas preguntas y, al utilizar medios digitales, se enfrentan a hilos interminables en chats y sistemas de mensajería instantánea, lo que genera un efecto de “teléfono roto” y provoca agotamiento y estrés. Estos problemas se deben, en gran medida, a la falta de un manual de comunicaciones oficial o a la ausencia de canales eficientes que simplifiquen el trabajo operativo en el colegio.

Estoy segura, que si eres profesora o profesor y/o administrador de un colegio, esta situación te resulta familiar, bien sea porque te ha pasado a ti o a una persona cercana.

El tema de las comunicaciones, es uno de los problemas más frecuentes que enfrentan los colegios hoy en día, siendo quizás uno de los más difíciles de manejar entre más estudiantes tiene una institución.

Al ahondar un poco más en por qué ocurren estas situaciones, evidenciamos que un patrón que se repite en los colegios es que aún no tienen definidos medios o canales centralizados de comunicación, no hacen seguimiento a la efectividad de las comunicaciones, no cuentan con manual de comunicaciones o el que tienen está desactualizado o no está en funcionamiento.

Durante nuestros más de 15 años de experiencia trabajando con instituciones educativas, hemos notado que uno de los temas más recurrentes consultados por los colegios y escuelas, es cómo mejorar la comunicación con la comunidad educativa: padres de familia, estudiantes y docentes. El objetivo es garantizar una mayor participación de las familias, brindar claridad, respeto y efectividad en los comunicados, al mismo tiempo que se reducen las actividades manuales y agotadoras para los profesores y administradores escolares.

Como respuesta a esta solicitud de la comunidad, creamos esta guía especialmente para ti. Puedes incorporar en el manual de convivencia, compartirla como parte de la ruta de atención escolar o incluirla en los procesos de inducción y reinducción de la comunidad en tu colegio.

Esperamos que esta guía te ayude a reflexionar en tu institución. No olvides dejarnos tus comentarios para seguir mejorando y enriqueciendo nuestros contenidos.

GUÍA PARA ESTRUCTURAR UN PLAN DE COMUNICACIONES

1. SELECCIONA UN MEDIO O CANAL

Determina un medio o canal de comunicación principal y máximo dos secundarios.

Llámese agenda física, plataforma tecnológica, cartelera institucional, chat, página web, redes sociales, correo electrónico, entre otras; porque entre más canales usen en tu colegio, bien sea formales o informales más esfuerzo, energía y probabilidades de fallar tienes.

El uso simultáneo de múltiples medios de comunicación puede generar confusión y agotamiento tanto para el remitente como para el destinatario del mensaje. Esto se debe a que el mensaje puede transmitirse de manera inconsistente en cada canal, lo que puede provocar incomodidad, malentendidos o simplemente cansancio debido a la saturación de información.

Así que selecciona el que consideras es el más eficiente. Y ahora mismo te estarás preguntando: ¿Y cómo saber cuál es el más eficiente? Genera una matriz o descarga la siguiente: DESCARGA AQUÍ

• Rastrea todos los medios o canales utilizados por los profesores, administradores y directivos de la institución.
• Lista y analiza cuáles son los medios más utilizados y las razones detrás de su elección.
• Evalúa la eficiencia de cada uno en términos de interacción y respuesta generadas; así como la seguridad en el manejo de datos. También hay que considerar la inversión de esfuerzo y tiempo dedicado por parte de la comunidad.
• Valora, y justifica la elección del medio seleccionado, sustentando por qué se decidieron por uno u otro canal y desplegar la estrategia para comunicarlo a toda la comunidad, entendiendo que todo es un proceso, pero que debe iniciarse, repetirse hasta que se convierta en un hábito. Al final, las familias, los docentes y administrativos se adaptarán a las decisiones de la institución.

Si deseas incluir un segundo o tercer canal, hazlo

Pero deja claro que son medios alternativos. De tal manera que se consulte con prioridad el que seleccionaste como primera opción. Tienes una gran variedad de opciones: agenda física, correo electrónico, chat, página web, redes sociales cerradas o aplicación tecnológica.

En este último aspecto, tenemos mucho en cómo ayudarte, esa es nuestra misión en Sistema Saberes, tanto así que tenemos una aplicación gratuita: https://z.sistemasaberes.com/gestion-de-comunicaciones/

2. ÚSALO

Haz uso de ello. Una vez que hayas identificado el medio principal de comunicación, mantén la coherencia y comienza a utilizarlo de manera constante y continua. Esta es una área en la que muchos colegios fallan, ya que, en su intento de ser complacientes y evitar las fricciones habituales que surgen con los cambios, abandonan la idea y se quedan atrapados en el círculo vicioso de una comunicación caótica.

Como te mencionamos anteriormente, tanto las familias como los docentes se adaptan con el tiempo. Todos somos seres humanos y es natural que pasemos de la conciencia a la incorporación de hábitos. Sin embargo, déjame decirte que si no seleccionas un medio específico y no te mantienes consistente en su uso, solo lograrás aumentar la fricción, generar descontento, fatiga y desinformación.

Los principales movilizadores de la comunicación son los docentes, así que es el primer grupo en el que tienes que centrarte en este cambio. Verifica cómo lo está haciendo cada uno de ellos, solicita retroalimentación y orienta aquellos casos donde evidencias resistencia.

En la medida que tus docentes sigan el mismo patrón de comunicación, se reforzará dicha idea con las familias y harás que el tiempo y esfuerzo se optimice. En menos de 30 días verás resultados.

3. FORTALECE SU USO

La comunicación efectiva va más allá de simplemente elegir un buen canal; implica establecer una retroalimentación constante entre el emisor y el receptor. Por lo tanto, a medida que tu comunidad utilice el canal seleccionado (ya sea una plataforma tecnológica, correo electrónico o agenda física, entre otros), es importante entablar conversaciones y proporcionar respuestas a sus interacciones.

Esto no solo es una cuestión de cortesía, sino también un elemento clave para fortalecer el vínculo del colegio con las familias, aumentar su participación y lograr una mayor sincronización con los proyectos educativos. Recuerda que este enfoque tiene como objetivo principal fidelizar a las familias, evitar deserciones y malentendidos, y promover un proceso formativo exitoso.

4. SUPERVISA

Asegúrate de que el medio o canal que has elegido te permita realizar un seguimiento de su efectividad. Es fundamental poder observar el crecimiento en la visualización de los mensajes y la interacción con ellos. Recuerda que lo que no se mide, no se comprende, y si no comprendemos los resultados, no podremos determinar si realmente nos está siendo útil.

En este sentido, las plataformas digitales especializadas son una excelente opción, siempre y cuando te brinden la posibilidad de acceder a indicadores de lectura y uso. Para ello, lleva un seguimiento regular, ya sea semanal o mensual, para evaluar cómo se incrementa el uso del canal principal seleccionado y, al mismo tiempo, analiza si se reduce el uso de los otros canales.

No olvides que en el sector escolar existen herramientas especializadas que ofrecen altos niveles de seguridad y facilidad de uso. Estas herramientas son clave para evitar riesgos de ciberseguridad y, al mismo tiempo, ayudan a fortalecer la relación entre las familias y la institución educativa.

Si deseas obtener más información detallada al respecto, puedes encontrarla AQUÍ

5. ANALIZA TUS MÉTRICAS

El monitoreo no es el único paso importante en el proceso de retroalimentación para mejorar la comunicación en tu colegio. Comprender el significado de tus resultados y buscar formas de mejorarlos es la siguiente tarea crucial.

Para lograrlo, es fundamental analizar qué tipo de contenido y mensajes tienen una mejor recepción, así como comprender cómo, cuándo y sobre qué temas se comunica tu comunidad. Esta información te ayudará a afinar tu estrategia de comunicación.

Una vez que hayas realizado este análisis, podrás tener esos momentos “eureka” que te permitirán evolucionar tu enfoque. Por ejemplo, con plataformas como Sistema Saberes, podrás automatizar alertas, notificaciones académicas, de convivencia y de procesos administrativos, como estados de cobro y deuda.

¡Esperamos que este artículo haya despertado tu curiosidad y te haya inspirado a comenzar o mejorar el plan de comunicaciones en tu institución! Ha sido redactado con total conocimiento y comprensión de cómo funcionan los colegios y escuelas.

Nos encantaría conocer tus comentarios y sugerencias para seguir investigando y crear contenido relevante que ayude a las instituciones educativas. No dudes en compartir tus ideas y opiniones.

Además, te invitamos a compartir este artículo en tus redes sociales. Así podrás ayudar a que más colegios reflexionen sobre estos temas y se beneficien de la información que compartimos.

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