Consejor para realizar facturación electrónica para colegios
Durante este 2020, los colegios han tenido grandes transformaciones tecnológicas. Mismas que han requerido acompañamiento y asesoría tecnológica adecuada con el ánimo de mejorar la calidad educativa y hacer que el servicio sea más eficiente. Así mismo, en el marco del cumplimiento de la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 de la DIAN; los colegios a partir del mes de octubre de 2020 deben iniciar sus procesos de facturación electrónica.
Por ello, en este artículo queremos darte unos consejos prácticos que facilitarán la transición escolar y el cumplimiento normativo.
Personal competente para la facturación electrónica
Esto significa que la institución educativa debe contar con una persona que comprenda conceptos básicos contables. Además, que sea capaz de adaptarlos al contexto institucional.
Esto debido a que en muchas ocasiones deberán realizar procesos de ajustes contables a través de notas débito y crédito. Así como ser precisos para evitar confusiones que afecten las decisiones de los administradores del colegio.
Organizar los datos
Para muchos colegios, este proceso implica repensar sus procedimientos financieros por completo; tener claro el estado de cartera actual, la forma en que deberán ocurrir las situaciones de cobro y facturación. Y establecer mecanismos claros de a quién cobrar, cuándo y por cuáles conceptos. Parece obvio, pero para muchos colegios este es un tema novedoso ya que estaban enfocados más en su razón de ser como organizaciones educativas. Estos procesos administrativos no eran tan formales. A continuación, unos pasos que te sugerimos seguir:
A. Identifica quién es el responsable de pago por los servicios ofrecidos en el colegio a los estudiantes y familias.
B. Ten claro que se debe cobrar en el colegio (conceptos y valores)
C. Determina si se realizarán cobros de intereses por algunos de estos conceptos y cómo debe operar dicho interés.
D. Organiza un calendario de cobro y facturación, de tal manera que se operativice este proceso; y no se pierdan datos o se dejen de ejecutar acciones.
E. Comparte con precisión los cobros y facturas a los responsables de pago.
F. Establece un check list de todos los temas y requerimientos básicos a nivel legal, tributario y administrativo.
Realizar ajustes tecnológicos
La tecnología como en muchos otros casos está siempre al servicio de los procesos humanos. En esta oportunidad puede ser un aliado clave que permitirá la automatización de los cobros, la facturación y el recaudo. Esto hará que cada vez se destine menos tiempo para determinar el personal competente y la organización de datos como se mencionó anteriormente.
Es importante entender que al implementar un sistema tecnológico éste impactará nuestras prácticas cotidianas. De tal manera que muchas de ellas deberán ser modificadas con el objetivo de estandarizar y automatizar; que es una función clave de la tecnología de la información. No siempre será posible seguir haciendo las cosas como las venías haciendo. Lo importante es concentrarse en los objetivos y motivaciones, para a partir de allí determinar cómo se ejecutarán las acciones.
Algo que te recomendamos es buscar sistemas tecnológicos construidos directamente para el sector educativo; muchos intentos de adaptar software genérico de facturación resultan en fracaso. Ya que no es lo mismo tener un sistema pensado y creado entendiendo las prácticas de la educación, que uno para cualquier otro sector. Esto hará que la optimización sea más exitosa y en el mediano y largo plazo, logres resultados más efectivos.
Busca uno que, en lugar de crear más trabajo, más sincronizaciones de datos manuales y más artefactos para manejar,;más bien te ayude a centralizar y organizar la información. Mejor aún si puede integrar la información de facturación y cobro con otros temas como los administrativos y académicos para que la sincronización sea automática.
Si quieres conocer más acerca de la experiencia de otros colegios al respecto, no dudes en contactar expertos en facturación electrónica para colegios, una asesoría no cuesta nada y te puede evitar muchos malestares.
LADY MORA
Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes
Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento
