Consejos Para Redactar Comunicados En Las Instituciones Educativas

REDACTAR CON ÉXITO COMUNICADOS IMPORTANTES PARA LA COMUNIDAD EDUCATIVA

Hoy en día, las instituciones educativas deben estar preparadas para la comunicación escrita e inmediata por un sin número de canales como: el correo electrónico, las redes sociales o algunas aplicaciones de comunicación organizacional que nos exigen contar con habilidades de escritura y lectoescritura, de ortografía y gramática, así como de estilo, que nos permitan comunicarnos de forma correcta y asertiva.

Actualmente nos enfrentamos a muchos cambios en la forma de comunicarnos que estaban pensados darse a un largo plazo, sin embargo, debido a la actual contingencia de vivir en medio de una pandemia, estos han tenido que darse de forma acelerada.
Parte de esos cambios están relacionados con que nos hemos tenido que sumergir en la dinámica de lo virtual, tanto así, que la comunicación verbal ha pasado a un segundo plano, dándole paso a la comunicación escrita e inmediata por un sin número de canales como: el correo electrónico, las redes sociales o algunas aplicaciones de comunicación organizacional que nos exigen contar con habilidades de escritura y lectoescritura, de ortografía y gramática que nos permitan comunicarnos de forma correcta y asertiva.
De acuerdo con lo anterior, las instituciones educativas deben estar preparadas para estos cambios, sobre todo porque la comunicación con los padres de familia o con potenciales usuarios de sus instituciones ya no se dan cara a cara de forma presencial o incluso vía telefónica, si no en la mayoría de los casos se dan a través de los canales anteriormente mencionados.
A continuación, se presentan 8 consejos para tener en cuenta a la hora de redactar con éxito, comunicados, correos electrónicos o mensajes por redes sociales, a nuestra comunidad educativa o la que podría ser parte de ella:

1. Tener claro el tipo de comunicación y el asunto del comunicado que se está redactando.

No es lo mismo redactar una carta o una circular, que en la actualidad se simplifica o adjunta por medio de un correo electrónico o un mensaje de texto para usar en redes, cada uno tiene su propósito. Mientras una carta busca informar sobre un hecho, hacer solicitudes, convocar, tramitar un asunto, solicitar o remitir información, una circular trata un tema informativo de carácter general que resulte de interés para un grupo de personas. En esta se pueden comunicar nuevos lineamientos y políticas, nuevos productos o servicios, disposiciones, eventos, entre otros. En el caso de los mensajes de texto que se pueden redactar para uso de aplicaciones como WhatsApp o Facebook, por ejemplo, deben ser más concretos, que describan con pocas palabras lo que se quiere comunicar, siempre sin descuidar el uso de datos que podrían ser sensibles por estos canales.

Leer también “Protocolos de Comunicación asertiva con padres de familia y acudientes” (https://www.sistemasaberes.com/blog/protocolos-de-comunicacion-asertiva.html)

2. Gramática y ortografía.


Si bien la comunicación por medios como el correo electrónico o las redes sociales tiende a ser más ligera, concreta e inmediata, no significa que no deba contar con reglas gramaticales y ortográficas. Esta práctica debe continuar siendo parte de nuestros hábitos a la hora de escribir, por tanto, no hay que dudar hacer uso de correctores ortográficos, aplicaciones de edición o corrección de estilo. También es importante darle una segunda lectura al texto, antes de dar “enviar”.

3. Evitar el uso de mayúsculas y signos de exclamación.

Aunque se requiera dar especial atención al título o a una frase en especial, se debe evitar el uso de mayúsculas, pues por lo general tiende a interpretarse como una agresión, salvo en el caso de una carta que va dirigida a una persona, se suele colocar en mayúscula sostenida su nombre. Con respecto a los signos de exclamación, por lo general tampoco se suelen usar, igualmente tiende a darse un uso incorrecto, pues solo lo suelen colocar al final de una frase y no al comienzo.

4. Uso de fuente y tamaño.

Se recomienda el uso de una fuente clara y homogénea, con el fin de facilitar la lectura. Con respecto al tamaño se recomienda no sea menor a 10 ni mayor a 12. Así mismo, se aconseja no hacer uso de la negrilla de manera excesiva.

5. Evitar excesos en diseño o uso de emoticones.

Si se espera impactar con el comunicado que se envía, hay que tener en cuenta que no siempre agregar mucho color, gráficos o incluso emoticones hace la diferencia. Al contrario, puede sobrecargarlo, generar confusión, distraer la atención e incluso puede cambiar el sentido de lo que se busca comunicar. Todo depende de la intención que se tiene, el público al que va dirigido y nuevamente el canal a utilizar. Se sabe que, dentro de los códigos de la comunicación en las redes sociales, está bien visto usar emoticones, sin embargo, si su público objetivo son potenciales clientes, evite el uso o el exceso de estos.

6. Adjuntar archivos.

Si se requiere enviar un archivo adjunto, es necesario asegurarse de haberlo hecho correctamente antes de enviar la comunicación, de acuerdo con el canal que se use. Así mismo se debe verificar la capacidad de ese canal para soportar el peso de algunos archivos. En el caso de los correos electrónicos, estos cuentan con capacidad para adjuntar en promedio 25MB, por tanto, si llegara a superar este tamaño, automáticamente nos invita a compartirlo por una nube. En algunos casos es posible reducir el tamaño del archivo si estamos dispuestos a reducir la calidad de este, esto dependerá de si está en formato de video o fotografía o si es una presentación por ejemplo en power point, existe la alternativa de convertirla en formato PDF para que sea más ligera.

7. Reglas básicas para redactar.

Se recomienda redactar de forma clara, concreta y precisa, e iniciar y finalizar con un trato cortés, sin dejar de lado los protocolos o manuales de comunicación que tiene la organización. Así mismo se aconseja redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural; o si dentro de la organización se tiene como estrategia el tuteo de acuerdo con el tipo de comunicado, es posible usarlo, siempre y cuando busque crear un vínculo con su público y no sobrepase los niveles de confianza. Así mismo utilice un lenguaje inclusivo, reconociendo la diversidad de poblaciones y grupos dentro de su comunidad educativa.

8. Estructura recomendada para un comunicado o carta.

A. Lugar de origen y fecha de elaboración: nombre del lugar de origen, día, mes en minúscula y año sin separarlo por punto. Este debe incluirse si está dentro del contexto de una carta o incluso de un correo electrónico, dependiendo el nivel de importancia que tenga.

B. Nombre del destinatario: se usa escribirlo en mayúscula fija.

C. Cargo: se sugiere escribirlo con mayúscula inicial.

D. Asunto: se inicia con la palabra asunto en mayúscula inicial, seguida de dos puntos, sin negrilla. Se escribe el asunto en una frase que sintetice el tema del comunicado.

E. Texto: se recomienda como se ha dicho anteriormente, sea claro, concreto, que no pierda el trato cortés y respetuoso. Se suele usar un párrafo introductorio que ayude a contextualizar, seguido del tema central del comunicado y un párrafo de conclusión, que busque concretar el paso a seguir y una despedida.

F. Datos o firma del remitente: se recomienda colocar el nombre del remitente en mayúscula fija, sin negrilla.

Es importante agregar que, de nuestra comunicación asertiva y directa con nuestros usuarios, depende que nuestra institución educativa sea percibida de forma propositiva y constructiva. Invertir en diferentes formas y canales para comunicarse, contribuye a crear vínculos con la comunidad educativa, siempre conservando un estilo y una unidad que nos caracterice, logrando generar identidad con nuestra institución. Los invitamos a conocer uno de los componentes más usados en la plataforma por parte de nuestra comunidad Saberes y que les garantizará estar conectados con cada miembro de esta: Comunicaciones.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Consejos Para Obtener Una Buena Conexión A Internet

CONSEJOS PARA OBTENER UNA BUENA CONEXIÓN A INTERNET

La conectividad a internet, especialmente en casa, desde hace casi un año, se ha convertido en un reto para los miembros de cualquier familia, dado que los niños y jóvenes han tenido que acoplarse a la educación remota y en el caso de padres o acudientes, muchos han tenido que realizar teletrabajo. Así mismo, en algunas aulas de clase con modo alternancia, donde están presentes estudiantes y otros se encuentran conectados simultáneamente.

A continuación te presentamos unos consejos para obtener una buena conectividad.

Iniciaremos hablando de las redes de internet, elemento necesario para realizar muchas actividades escolares y laborales hoy en día. Existen redes cableadas e inalámbricas. Cada una tiene unas características y beneficios.

1. Redes Cableadas.

Es una red interna que usa cables físicos para conectar dispositivos (computadores) a internet. Las conexiones cableadas permiten control de la calidad de la conexión, así que si se presenta algún problema puedes quejarte ante tu operador y este puede llegar a modificar el cableado hasta tu casa o lugar de trabajo o los dispositivos de conexión para mejorar tu experiencia. Dentro de las conexiones cableadas, la de fibra óptica puede dar mayor velocidad, pero puede tener un costo mayor, en ese caso verifica con las empresas de telecomunicaciones que atienden la zona donde vives o trabajas.

TIP: Estas son las más recomendadas para cuando tienes que hacer videoconferencias o requieres cargar o descargar contenido pesado como videos o archivos muy grandes.

2. Redes Inalámbricas.

A diferencia de las cableadas, estas son ondas electromagnéticas, no visibles a simple vista. Las conexiones inalámbricas (WIFI o celular) viajan por medio de ondas de radio de forma similar a las emisoras.

Son propensas a interferencias que pueden ser causadas por el clima, obstáculos físicos, aparatos eléctricos y otros dispositivos inalámbricos que producen y reciben señales (teléfonos, timbres inalámbricos, etc.).

Sin embargo, cada vez están siendo más usadas, por tanto deberás tener en cuenta las siguientes recomendaciones.

TIPS:

  • Preferiblemente WIFI sobre red celular: generalmente las WIFI funcionan bien a cortas distancias y suelen dar un mejor rendimiento que las redes celulares.
  • Despeja obstáculos: Reduce la distancia y los obstáculos. Coloca el enrutador que te da la empresa de Internet en una parte alta, despejada, cerca de los dispositivos que vayan a necesitar Internet (cerca del sitio de trabajo o estudio, o en el centro de la casa si necesita dar señal a varios equipos que están alrededor). No lo cubras, no lo pongas cerca de cosas metálicas (como una nevera, TV o equipo de sonido). Trata de abrir las puertas y ventanas para que la señal no tenga que atravesar muchas paredes (o pisos).
  • Reconfiguración de router: El WIFI usa un número de comunicación con tus dispositivos. Puede que alrededor tengamos muchos vecinos que también tienen dispositivos WIFI que pueden estar usando canales similares y causando interferencia con el nuestro. Busca aplicaciones para celular que permitan analizar los canales WIFI y si se requiere se podría reconfigurar el router (solicitarlo al proveedor o hacerlo tu mismo).
  • Elimina interferencias: también puede haber otros dispositivos no WIFI que interfieran con las frecuencias, por ejemplo: teléfonos, timbres, cámaras o monitores de bebé inalámbricos, hornos microondas, u otros aparatos que consuman mucha potencia. Estos aparatos deberían estar apagados durante el uso del internet inalámbrico o lejos de los dispositivos WIFI.
  • Amplifica la señal: si hay partes donde no alcanza a llegar la señal en tu vivienda, salón de clase u oficina, puedes instalar un repetidor/amplificador de rango (a veces llamado rompemuros), un router o un punto de acceso WIFI. Con esto lograrás dar señal a esos lugares.

Red Celular: si cuentas con muy buena cobertura de red celular o no tienes más opción, te recomendamos busques lugares cercanos a la ventana con línea directa a las antenas (torres de comunicación), si logras identificar alguna cerca a tu casa. También hay apps móviles que te muestran en un mapa a cuál antena se conecta tu celular dependiendo del operador que tengas.

RECOMENDACIONES GENERALES

  • Apaga tus equipos con regularidad o reinícialos cuando presenten fallas: este sencillo truco puede mejorar la conexión. El reinicio (desconectar y apagar por al menos 10 segundos y luego lo vuelves a prender y conectar) hace que se limpien las variables internas solucionando algunos problemas. Se recomienda que hagas esto de forma regular (por lo menos dos o tres veces por semana).
  • Desconecta los dispositivos innecesarios: el flujo de internet se divide entre todos los dispositivos conectados (tabletas, celulares, computadores, TV, electrodomésticos, etc), entre más equipos tengamos conectados menos velocidad tendremos disponible para cada uno, lo que en ocasiones se vuelve frustrante. Si no requieres usar los equipos, por ejemplo en las noches, mejor apagarlos, así también ahorras energía y previenes accidentes.
  • Evita los dispositivos no deseados: Ponle una contraseña segura a tu red y compártela con quienes realmente la necesitan; así evitarás a quienes pretenden obtener conexión sin tu autorización.
  • Apaga software no necesario: Así como puedes tener otros dispositivos que consumen ancho de banda, también cada equipo conectado puede tener aplicaciones, por ejemplo en nuestro computador/celular que no es necesario tener activadas permanentemente (redes sociales, aplicaciones secundarias, música o videos).
    Si nuestra experiencia de conexión a internet se ve afectada es preferible desactivar aplicaciones que no estés usando, especialmente las de música y video (YouTube, Netflix, Disney+, Deezer, Spotify, etc.), y evita hacer descargas o subidas de archivos de forma simultánea durante momentos críticos como por ejemplo: una videoconferencia, clase virtual, cargue de tareas o evaluaciones a última hora, o subiendo notas en caso de ser docente).
  • Hacer un buen mantenimiento físico de todo el sistema de cableado: Procura mantener cables ordenados (preferible que no se crucen con otros causando interferencia), dispositivos limpios y ventilados (el polvo puede causar que se recalienten), en lo posible pon estabilizador a todos los equipos para prevenir daños por cambios eléctricos que puedan interferir en su capacidad de conexión.
  • Actualiza (dispositivos y software): los dispositivos más modernos tienen ventajas que te pueden ahorrar problemas y dar más velocidad. Por ejemplo en WIFI los nuevos router traen más canales (frecuencias de conexión), en móviles las redes celulares 4G y 5G ofrecen velocidades superiores a las anteriores. Ten en cuenta que los dispositivos también se desgastan con el tiempo y sus antenas pueden dejar de comunicarse correctamente. El software más moderno también puede incluir mejoras de conexión, estabilidad y seguridad. Esto incluye actualizar el software de tu celular, laptop, equipo de escritorio, TV y equipos de red (enrutadores por ejemplo, revisa el manual de usuario para saber cómo lo puedes hacer).
  • Probar: los errores suelen ser intermitentes, pero debemos buscar dónde está la mayor probabilidad de que se presenten. Si tu conexión falla, sé sistemático, REINTENTA. Para las pruebas puedes usar algún software que te permita medir el rendimiento de la red (por ejemplo la página https://fast.com, pero hay muchas otras apps para apoyar este proceso).

Esperamos que estas recomendaciones generales y descripciones te permitan comprender un poco mejor cómo funciona la internet y sobre todo facilite tu conexión.

Si quieres seguir aprendiendo al respecto de estos temas te recomendamos los siguientes artículos del blog de Sistema Saberes:

Optimiza tu equipo y sus dispositivos para mejorar la clases Virtuales en Vivo
https://www.sistemasaberes.com/blog/optimiza-tu-equipo-para-clases-virtuales.html

Claves para mejorar la calidad de tu clase virtual en vivo
https://www.sistemasaberes.com/blog/mejora-la-conectividad-en-tus-clases-virtuales.html

Aspectos relevantes en la comunicación durante el encuentro virtual
https://www.sistemasaberes.com/blog/comunicacion-durante-encuentro-virtual.html

JAIR GARCÍA

Dir. Información de Sistema Saberes

Master en Ingeniería de Software, Ingeniero de Sistemas, líder de tecnología.

11 Consejos Para Garantizar La Seguridad Virtual De Niños Y Jóvenes

SEGURIDAD VIRTUAL INFANTIL

La internet hoy en día nos brinda múltiples posibilidades para acceder a toda clase de información, así como aprender de cualquier tema, interactuar de otra forma y darle vida a ideas o proyectos. Sin embargo, hay riesgos que no podemos ignorar relacionados con perder la privacidad, desinformarse, exposición a contenido dañino o inadecuado o incluso al ciberacoso. Nuestro niños y jóvenes no están exentos de ello, incluso son los más vulnerables a este tipo de situaciones, por lo tanto, te presentamos a continuación 11 consejos que te permitirán garantizar su seguridad virtual.

Con el creciente aumento del uso de la tecnología en tiempos de aislamiento, donde los computadores, tabletas, celulares y toda clase de dispositivos han tenido un papel protagónico en los procesos educativos virtuales, así como en el relacionamiento social de los estudiantes, siempre conectados a la red, es importante tener en cuenta varias recomendaciones para su uso racional y seguro. También es importante tener en cuenta la edad de los niños y jóvenes, que determinarán el nivel de cuidado y medidas que debes tener en cuenta.

1. Acompañamiento en la experiencia de uso.

Entre más pequeño más acompañamiento, ya que esta actividad modela la forma como aprenderá a buscar y seleccionar contenido con el pasar de los años. El principal y mejor consejo es acompañarlos en esta experiencia, dado que dependiendo del contenido y la comprensión del mismo, ellos replicarán su buen uso y aprenderán a autorregularse. Tú eres el encargado de orientar qué contenido visualiza y de qué manera accede a él. Evita que navegue sin sentido por un scroll infinito (avance de historias) que ofrecen muchas aplicaciones. Filtra los contenidos, identificando aquellos que otorgan valor a su proceso de aprendizaje, te sorprenderá la cantidad de aplicaciones y contenido de calidad que también puedes encontrar. Y te sorprenderá también cómo estos contenidos adecuados tienen mucho que aportar al proceso educativo de tu hijo/a.


2. Cantidad y horarios.

Es importante definir la cantidad de horas y fijar unos horarios específicos para el uso tanto de los dispositivos como de la web. Si bien sobre este tema hay mucho que decir, para ser precisos, es bueno que sea incorporada como cualquier otra rutina de tu hijo. Ten en cuenta que él no se la pasa todo el día sentado alimentándose, montando bicicleta ni jugando con sus juguetes, así mismo debe ser el uso de los dispositivos. Si por ejemplo tu hijo/a tiene jornadas de estudio virtuales largas, busca que en los recesos y al finalizar sus clases realice otro tipo de actividades que impliquen movimiento y el uso de juguetes físicos como plastilina, colores, témperas, crayolas, rasgado de papel, etc. Quizás para los más grandes, leer un libro físico, escribir a lápiz y papel, hacer ejercicios de estiramiento o simplemente tomar una merienda, ayudarán a que el cerebro realice otro tipo de procesos que no solo lo relajaran sino que también le ayudarán a centrar la atención, ya que grandes o pequeños todos perdemos la atención frente a actividades repetitivas.

3. Herramientas de Control Parental.

Si lo que quieres es administrar el contenido que pueden ver, las páginas a visitar, configurar roles de usuario, bloquear contenidos o sitios inapropiados, así como recibir informes de actividad del uso de los dispositivos de tus hijos, lo puedes hacer por medio de herramientas de Control Parental. Si has encontrado que en algún momento, tus hijos han eliminado el historial de navegación, es un motivo de alerta y seguimiento. Si lo que quieres es controlar la habilitación o encendido de la cámara, existen varias opciones para hacerlo.

Windows por ejemplo, cuenta con todo tipo de ayuda a un solo clic, aunque existen un sin número de aplicaciones que te pueden servir para estos propósitos, entre ellas: Famisafe, Qustodio, Secure Kids o Family Link Google, todas gratuitas, sin embargo las tres primeras, con versiones más avanzadas con costo.

4. Enséñalos a no compartir información.

Es clave que les enseñes a no compartir información personal sensible, como datos de su identidad, teléfonos, direcciones, institución a la que pertenecen, entre otros. Así mismo, indicarles que no deben compartir fotos o videos de ellos mismos y mucho menos donde salgan direcciones del lugar de la vivienda o información que pueda revelar información personal. Es importante que sean conscientes que en los ambientes virtuales, no todas las personas son confiables.

5. Dispositivos siempre a la vista.

Deja preferiblemente ubicados los dispositivos tecnológicos donde puedan estar bajo tu supervisión, ojalá en un lugar común de la vivienda.

6. Contraseñas.

Tal como pasa con las llaves de la casa, no deben existir copias en manos de extraños. Ni los sitios web, ni las personas pueden pedirle las contraseñas de sus correos electrónicos, ni información personal de sus padres, cuentas, claves, entre otros.

También te puede interesar: Proteger tu información personal. 4 plataformas para administrar tus contraseñas. https://www.sistemasaberes.com/blog/proteger-informacion-de-la-comunidad-educativa.html

7. Transacciones en línea.

Estas deben estar a cargo preferiblemente de un adulto, dado que la información financiera es susceptible de ser hackeada. Si tienes un usuario como administrador, te recomendamos no permitirles el acceso a tus hijos, ni dejar habilitados los mecanismos de recordación de claves y contraseñas.

8. Actualización permanente de antivirus.

Procura mantener actualizado el antivirus en todos los dispositivos, evitando que delincuentes cibernéticos accedan fácilmente, y ten en cuenta y hazle saber a tu hijo que muchos virus se introducen por medio de archivos descargados de música, videos, juegos e imágenes.

9. Redes sociales.

Si tus hijos ya tienen redes sociales, revisa si las configuraciones de sus perfiles están compartidas públicamente y sin limitaciones. Esto puede poner en verdadero riesgo la integridad de los niños y jóvenes. Así mismo, evalúa si consideras realmente indispensable que tengan acceso a dichas redes, ten en cuenta la edad, personalidad, el desconocimiento sobre lo que significa la privacidad, las implicaciones de construir relaciones irreales, el sedentarismo al que lleva permanecer mucho tiempo al frente de una pantalla si le sumas sus horas de clase virtual, tareas, entre otros.

10. Ciberacoso (cyberbullying en inglés).

Son manifestaciones de acoso en la internet. Tu hijo/a puede estar siendo víctima de ello, afectándose psicológica y emocionalmente. Pueden estar sometidos a humillaciones, burlas, amenazas o chantajes de parte de sus propios pares en la web, incluso desde teléfonos celulares y video consolas para juegos.

Sexting. Está relacionado con el envío de mensajes, fotos y videos de carácter erótico o sexual por medio de los teléfonos celulares, que cada vez se vuelve más frecuente entre niños y jóvenes. Este tipo de mensajes también pueden estar siendo utilizados para acosar o chantajear. Para ello es importante mantener un buen diálogo con tu hijo/a, fomentar su autonomía y capacidad de decisión para decir no o rechazar cualquier tipo de comportamiento que vaya en contra de su intimidad.

Grooming. Se produce cuando un adulto persuade a un niño o joven a sostener una relación emocional, muchas veces haciéndose pasar por una persona de su edad, generando un escenario de confianza para que realice actividades sexuales e incluso lograr un encuentro físico con la víctima. Por lo tanto, es recomendable conocer cuál es el círculo social de tus hijos, estar atentos a cualquier cambio de comportamiento y supervisar el acceso a las redes.

De acuerdo con lo anterior, si tus hijos llegaran a encontrarse en cualquiera de las tres situaciones, no dudes en reportarlo a las instituciones educativas a donde pertenecen en caso de que sospeches que estén involucrados otros estudiantes o alguien de la comunidad educativa. Y en caso de que se requiera la intervención de las autoridades, existen varios mecanismos para denunciar los casos. En Colombia, contamos con un CAI Virtual operado por la Policía Nacional y dispuesto para tratar todo tipo de delitos informáticos más allá del ciberacoso, como: fraude, hackeo de cuentas, acceso a sistemas informáticos, entre otros. Funciona las 24 horas del día, dando la orientación adecuada de manera gratuita. (https://caivirtual.policia.gov.co, correo electrónico: [email protected], Redes sociales: @caivirtual en Twitter, CAI virtual en Facebook e Instagram. Línea telefónica: 031 5159727).

También existe www.teprotejo.org, donde puedes reportar de manera confidencial, situaciones que afecten a menores de 18 años. Entre ellas: Material de Explotación Sexual de niñas, niños y adolescentes (Pornografía Infantil), Explotación sexual comercial (ESCNNA), Ciberacoso, Intimidación escolar, Venta de tabaco, alcohol y otras drogas, Maltrato, abuso y trabajo infantil y otras situaciones. Esta es una iniciativa del MinTic, Bienestar Familiar, Movistar, ETB y Red de Padres y Madres PaPaz, con el apoyo de otras entidades.

11. Gestión Escolar.

Cabe agregar que es importante indagar si en las instituciones educativas en las que están tus hijos, tienen protocolos relacionados con la seguridad virtual infantil o incluso sugerirles educación en estos temas. También es importante que las aplicaciones utilizadas para realizar las clases virtuales o videoconferencias garanticen buenos niveles de seguridad para minimizar el riesgo que personas ajenas accedan o interfieran en estas. Es importante que los colegios usen plataformas seguras para el proceso de enseñanza con tus hijos, indaga sobre cuáles plataformas están sus datos, si cuentan con licenciamientos formales, política de calidad de datos y sitios especializados en manejo de datos de menores de edad.

Por último, recuerda que no se trata de negar el acceso a las tecnologías digitales, si no por el contrario, debe permitirse con la supervisión, cuidado y acompañamiento necesario, para que nuestros niños y jóvenes estén seguros, pues es una responsabilidad de todos.


LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Evento Final De Año 2020: 1° Salón Intercolegiado De Artes Y Ciencias De Sistema Saberes

EVENTO 1° SALÓN INTERCOLEGIADO DE ARTES Y CIENCIAS DE SISTEMA SABERES

En noviembre de 2020 se lanzó el 1° Salón Intercolegiado de Artes y Ciencias de Sistema Saberes, un espacio de encuentro y sensibilización frente a las creaciones, así como propuestas artísticas, culturales y científicas o tecnológicas de estudiantes y docentes de los diferentes colegios pertenecientes a la comunidad Saberes. Se presentaron en total 34 propuestas, de las cuales 23 cumplieron con todos los criterios, 12 de ellas en Artes Plásticas, 3 en Danzas, 6 en Música y 2 en Ciencia y Tecnología.

Durante ocho días nuestra comunidad y público en general tuvo la oportunidad de calificarlas y de esta forma se definieron los 3 primeros puestos de cada categoría que no solo recibieron mención de honor, sino también un detalle y medalla por parte de Sistema Saberes.

A continuación, se relacionan los ganadores en cada categoría:

  1. Artes Plásticas. De las 12 propuestas que se presentaron las siguientes obtuvieron los 3 primeros puestos:
    • 1° para “어쨌든… (eojjaessdeun… – De todas formas…)” de Isabela Rivera Riascos. 15 años. Instituto Infantil y Juvenil. Total de votos: 264 ( 97% con calificación de 5)
    • 2° para “Dibujo realista” de Jorge Esteban Barajas Mora. 12 años. Colegio Real Escandinavo. Total de votos: 83 (95.2% con calificación de 5)
    • 3° para “Quarensketch” de Federico Manjarres, Sebastián Currea, Daniel Díaz y Juan Felipe Gallo. 12 a 13 años. Gimnasio Moderno. Total de votos: 61 ( 98.4% con calificación de 5).
  2. Danzas: Se presentaron 3 propuestas, las cuales se clasifican en los tres puestos de acuerdo con la obtención de votos así:
    • 1° para “El Baile de Sherezade – Performance de Bellydance” de María Camila Márquez – Docente. 34 años. Colegio Gimnasio Moderno. Total de votos: 14. (93% con calificación de 5).
    • 2° para “Bad Blood”, de “Ashly Niccole Vega Beltrán”. 11 años. Gimnasio Real Americano. Total de votos: 16 (69% con calificación de 5)
    • 3° para “Dingga”, de Sofía Camacho Cabrales. 12 años. Colegio de la Universidad Libre. Total de votos: 10 ( 60% con calificación de 5)
  3. Música: De las 6 propuestas que se presentaron las siguientes obtuvieron los 3 primeros puestos:
    • 1° para “La Marcha Turca”, de Claudia Marcela Rodríguez Moreno. 12 años. Colegio Parroquial Santa Isabel de Hungría. Total de votos: 137 (93% con calificación 5, 6.6% con 4)
    • 2° para “A quién le importa”, de Carla Sofía Forero Quiroga. Gimnasio Bilingüe Campestre Marie Curie. Total de votos: 85 (95% con calificación de 5)
    • 3° para «I’m still standing», de Martín Sebastián Rojas Ladino. 10 años. Colegio Parroquial Santa Isabel de Hungría. Total votos: 78 (98% con calificación de 5)
  4. Ciencia y Tecnología: Se presentaron 2 propuestas, las cuales se clasifican en los dos puestos de acuerdo con la obtención de votos así:
    • 1° para “Cómo crear Compost en Casa empleando Ciencia y Tecnología” de Maía Camila Baquero Fonseca. 7 años. Instituto Infantil y Juvenil. Total de votos: 67 ( 97% con calificación de 5)
    • 2° para “Trivia Challenge”, de Andrés Julián Peña Carbajalino – Santiago Andrés Sáenz Téllez – Francisco Arroyave Mantilla – Michael Andrés Ducuara Castillo. 14 a 16 años. Gimnasio Psicopedagógico Suba. Total de votos: 64 (97% con calificación de 5).

Así mismo resaltamos y aplaudimos la participación de los siguientes 15 colegios de la ciudad de Bogotá pertenecientes a Sistema Saberes, que, con las propuestas de sus estudiantes y docentes, hicieron posible este 1° Salón Intercolegiado:

Colegio Participación
Álvaro Camargo De La Torre 1 en Artes Plásticas
Colegio Eucarístico de la Milagrosa 1 en Artes Plásticas
Colegio Nuestra Señora de la Sabiduría 2 en Artes Plásticas
Colegio Real Escandinavo 1 en Artes Plásticas
Colegio San Bonifacio 1 en Artes Plásticas
Gimnasio Moderno 1 en Artes Plásticas
1 en Danzas.
Total: 2
Instituto Infantil y Juvenil 3 en Artes Plásticas
1 Música
1 Ciencia y Tecnología
Total: 5
Jaime Garzón 1 en Artes Plásticas
Liceo Navarra 1 en Artes Plásticas
Colegio Campestre Sabana de Lourdes 1 en Música
Colegio Parroquial Santa Isabel de Hungría 2 en Música
Gimnasio Bilingüe Campestre Marie Curie 1 en Música
Gimnasio Psicopedagógico Suba 1 en Ciencia y Tecnología
1 música
Total: 2
Gimnasio Real Americano 1 Danzas
Colegio de la Universidad Libre 1 Danzas

Esperamos que, para próximas ediciones, podamos contar con la participación de colegios ubicados en otras zonas del país, con el fin de propiciar mayor encuentro, intercambio y visibilidad de los talentos con los que contamos al interior de la comunidad Saberes. Así mismo reiteramos nuestro agradecimiento a todos los estudiantes y docentes, así como a las instituciones educativas que hicieron realidad este 1° Salón Intercolegiado a través de sus propuestas diversas, innovadoras y creativas y esperamos continuar dando apertura a estos espacios que contribuyan a seguir descubriendo y resaltando aptitudes de nuestros usuarios.

Si quieres ver las propuestas de los 23 participantes, así como los 11 ganadores, haz clic en el siguiente enlace: 1° Salón Intercolegiado de Artes y Ciencias de Sistema Saberes

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Bienvenida Al Año Escolar Para Tu Comunidad Educativa

¿YA DISTE LA BIENVENIDA A TU COMUNIDAD EDUCATIVA? 6 IDEAS PARA HACERLO EXITOSAMENTE Y MEJORAR LA COMUNICACIÓN EN TU COLEGIO.

Arranca el nuevo año escolar dándole la bienvenida a tu comunidad educativa con estas 6 ideas que te permitirán generar la confianza, la seguridad y el compromiso que tus miembros necesitan para volver de forma gradual al inicio de clases y más en el contexto actual.

Inicia el año escolar 2021 y con este, varias situaciones que hacen que todos los miembros de la comunidad educativa, desde las directivas, docentes, administrativos, estudiantes y hasta padres de familia, tengan muchas expectativas y ansiedad con relación a cómo se iniciarán las clases, las rutinas escolares y el calendario académico, teniendo en cuenta la situación sanitaria que ha impulsado la implementación de un modelo de alternancia en las instituciones de todo el país y del mundo.

Inclusive, así no existiera la situación sanitaria generada por el coronavirus, existen muchas razones por las cuales deberías contemplar la necesidad de darle la bienvenida a los miembros de tu comunidad educativa. Ten en cuenta, por ejemplo a estudiantes y sus familias que son nuevos, que desconocen la dinámica de la institución, o a estudiantes antiguos que se encuentran desconectados de la rutina académica y requieren de forma gradual, tener herramientas para afrontar el nuevo año escolar.

A continuación, te presentamos 6 ideas para darle la bienvenida a todos y cada uno de los miembros de tu institución:

1. Mensaje o circular oficial de las directivas del colegio.

En estos tiempos tan inciertos, se hace muy necesario que las directivas del colegio, se tomen un espacio para darle la bienvenida a todos los miembros de su comunidad. Esto lo pueden hacer de varias maneras, sin embargo, siguiendo con la dinámica de la educación actual, donde la virtualidad ha tomado un papel tan relevante, existen estrategias como utilizar el recurso audiovisual para realizar un video en el que el rector o rectora de un mensaje concreto de bienvenida, donde utilice un discurso positivo y motivacional, que de un parte de tranquilidad frente a las nuevas dinámicas de alternancia y frente a las decisiones que han tomado en conjunto con docentes y padres de familia en caso de optar por iniciar y continuar el 2021 desde la virtualidad. Este discurso debe contener un aire esperanzador, donde se perciba la felicidad y motivación para iniciar el nuevo año escolar, donde a pesar de los retos que implica este, conecte y aumente el compromiso y la confianza de todos los miembros de la institución. Si no es posible realizar el video, una circular oficial o un mensaje claro y conciso, servirá para generar esa conexión que se necesita con la comunidad educativa.

Si usas Sistema Saberes puedes usar el módulo de comunicación para enviar mensajes dirigidos a grupos con la opción de hacer seguimiento y notificación a correos electrónicos.

2. Envío y publicación de cronograma de clases, calendario académico, protocolos de bioseguridad y de alternancia.

La incertidumbre que generan los cambios constantes en la situación sanitaria de cada municipio, ciudad o el mismo país, hace que muchos padres de familia, acudientes y estudiantes tengan dudas frente a cómo iniciarán logísticamente el año escolar. Por ello, socializar cronogramas de inicio de clases virtuales y/o presenciales y calendario académico les da claridad para planear la logística al interior de las familias. Recordemos que desde marzo de 2020, nuestros hogares son ahora en la mayoría de los casos, salones de clases, oficinas, restaurantes y lugar de vivienda, todo en uno.

Por otro lado, para reducir la ansiedad y preocupación de todos los miembros en caso de haber optado por el modelo de alternancia, se hace necesario oficializar los protocolos y adecuaciones que se manejarán de bioseguridad, para garantizar la vuelta a las instalaciones de clase, generando conciencia y compromiso para reducir al máximo un posible contagio por covid-19.

Los usuarios de Sistema Saberes pueden usar «documentos institucionales» para dejar allí este tipo de documentos que son de acceso fácil y permanente para todos los usuarios.

3. Apertura de espacios de interacción para toda la comunidad educativa

Aprovecha los espacios de interacción que tenga el colegio como redes sociales, periódicos, boletines o emisora, que permitan interactuar con sus miembros, lanzando preguntas frente a la expectativa del nuevo año escolar o incluso abriendo espacios para generar mensajes de motivación para arrancar. Incluso escribir algún reportaje o caso exitoso de recuperación por covid-19 de algún miembro de la comunidad, dará un aire esperanzador que tanto se necesita por estos tiempos.

Así mismo, aprovecha herramientas como el «muro del curso» en tu plataforma sistemasaberes.com para generar interacción, si eres director de grupo o docente de alguna materia, esto te servirá para disminuir la tensión por el inicio de las clases.

4. Inicio con actividades dinámicas y positivas

Si eres docente o director de grupo, inicia con actividades que puedan generar una dinámica lúdica y relajada, con poco contenido académico y que les permita volver a la rutina paulatinamente. Exprésate de manera positiva y motivacional, generando una conexión emotiva con tus estudiantes, sin dejar de lado las normas básicas de convivencia y estudio en la virtualidad o presencialidad, de acuerdo a cada caso. Puedes pensar en una video conferencia o reunión donde logren reconocerse.

El «módulo de encuestas» de Sistema Saberes puede servirte para indagar por motivaciones y necesidades de la comunidad que puedes convertir en futuras actividades, recuerda que lo importante es mantener cohesionados a los miembros del colegio.

5. Bienvenida especial a los nuevos miembros de la institución

Personaliza las comunicaciones dirigidas a los nuevos miembros, de tal forma que se sientan especiales y logren impulsar su sentido de pertenencia hacia la institución. Puedes enviar una tarjeta personalizada por correo electrónico, con un mensaje de bienvenida emotivo, donde aparezca el nombre de la nueva familia y estudiante o incluso aplica para nuevo personal docente o administrativo. También los directores de grupo pueden abrir un espacio especial dentro del inicio de clases, donde se puedan presentar los nuevos estudiantes y ser protagonistas.

6. Espacios exclusivos para expresar necesidades, dudas y preocupaciones.

Abrir canales exclusivos para que padres de familia y estudiantes puedan expresar necesidades, dudas o preocupaciones y más en el contexto actual, hace que se sientan más seguros de volver a clases tanto virtuales como presenciales. Chats o una dirección de correo electrónico definida para ello, hará que la comunicación pueda ser más fluida y resolver dudas antes del inicio de clases, pues luego, podrán generar ruido y confusiones no solo con un estudiante y su familia, si no con toda la comunidad.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Cultura Y Arte Con Sistema Saberes

EN 2020 LA COMUNIDAD SABERES SE DISFRUTÓ LA CULTURA Y EL ARTE

Sistema Saberes en el año 2020 no solo asumió el reto de acompañar el proceso de adaptación de sus colegios en la nueva modalidad 100% virtual debido a la emergencia sanitaria causada por la COVID-19, así como la acogida de muchos colegios nuevos con la necesidad latente de continuar con su proceso educativo, si no que le apostó a desarrollar un componente cultural que permitiera no sólo construir la comunidad Saberes, sino brindar a todos sus usuarios una oferta cultural y artística que complementara su proyecto académico, familiar y social.

https://youtu.be/MjHdXC-lh34

En el mes de agosto iniciamos con un show en vivo gratuito de Stand-Up-Comedy con el comediante Tato Devia, conocido como “el pelo parado”, uno de los artistas más reconocidos de este género. Fueron más de 60 minutos de entretenimiento y diversión que pudieron disfrutar alrededor de 1.150 personas por medio de nuestros medios y redes, donde Tato nos presentó una versión especial de “¡Brutal!,” para nuestra comunidad educativa, recordando jocosamente muchas de las situaciones que se han vivido en las clases remotas donde padres de familia, docentes y estudiantes se vieron reflejados.

Posteriormente celebramos el día del amor y la amistad en el mes de septiembre con una obra de Teatro llamada “El enigma de Sancho Panza” con el grupo teatral “Proyecto Actinio” una sala de teatro virtual panameña, con talento colombiano, que se reinventó ante la crisis actual del sector cultural y ofreció una experiencia creativa e innovadora sin igual, por medio de esta obra virtual en vivo, creada especialmente para Sistema Saberes, que permitió no solo reencontrarnos en familia, si no interactuar con los protagonistas y ser parte de la obra, resolviendo enigmas y pistas para encontrar respuestas a la trama final, al estilo de “escape room”. Este evento no solo logró revivir la magia del teatro para casi 500 espectadores, sino que les aportó elementos pedagógicos a los docentes de nuestra comunidad, para explorar otras metodologías y alternativas para enseñar por medio de las artes, la tecnología y la virtualidad. En el marco de este evento, se realizó un concurso que consistía en tomarse una selfi viendo la obra de teatro para ganar entradas de cortesía para ver una obra de teatro de Proyecto Actinio, y allí contamos con 7 felices ganadores.

Para octubre, mes de los niños, se realizó la “Semana de los niños y las niñas Saberes” que consistió en la programación de talleres lúdicos y artísticos con el equipo de “Ludicus”, que promovieron la creatividad, el desarrollo de aptitudes y talentos de nuestros niños y niñas Saberes. La experiencia consistió en escoger entre uno y cinco talleres para cada uno de los 321 participantes inscritos de 5 a 13 años, con actividades alrededor del arte, el teatro, el juego, el baile, el ritmo y los cuentos.

Así mismo, en el marco de esta semana lúdica, se realizó del 27 de octubre al 2 de noviembre, el “Concurso de Máscaras”, que tuvo como base los talleres de máscaras realizados por Ludicus y que estuvo abierto para todos los niños y niñas de la #comunidadsaberes, incentivando la creatividad y el uso de material reciclado en su elaboración. Se inscribieron alrededor de 65 niños entre los 5 y los 17 años de diferentes colegios oficiales y privados del país y se premiaron las cuatro máscaras con nombre, descripción, elaboración y fotografía más creativa, con una agenda infantil de Ludicus, para el 1° y 2° puesto y una semana Ludicus de talleres artísticos y culturales para disfrutar para el 3° y 4° puesto.

Para cerrar el año realizamos el “1° Salón Intercolegiado de Artes y Ciencias de Sistema Saberes”, un espacio de encuentro y sensibilización frente a las creaciones y propuestas artísticas, culturales y científicas o tecnológicas de estudiantes y docentes de los colegios pertenecientes a la comunidad Saberes. Fueron 23 propuestas que cumplieron con los requisitos mínimos y que se presentaron en cuatro categorías: Artes Plásticas (12), Danzas (3), Música (6) y Ciencia y Tecnología (2), donde pudimos apreciar desde dibujos, interpretación de melodías y canciones, bailes, hasta presentaciones con sketch, juegos interactivos, entre otros. Las ganadoras recibieron mención de honor, medalla y un detalle para el 1°, 2° y 3° puesto por parte de Sistema Saberes. Los demás participantes, recibieron por su parte, una mención digital por su participación. Cabe agregar que resaltamos y aplaudimos la participación de 15 colegios pertenecientes a Sistema Saberes, que, con las propuestas de sus estudiantes y docentes, hicieron posible este 1° Salón Intercolegiados.

Para el año 2021, continuamos programando espacios de arte y cultura que bien sabemos deben constituirse más allá de una herramienta para entretener o una actividad extracurricular, en un modo y estilo de vida que nuestra comunidad adapte. Así mismo, esperamos desarrollar espacios que le apunten a estimular y desarrollar proyectos de ciencia y tecnología, así como espacios académicos y formativos que integren líderes y expertos de nuestra propia comunidad, como también invitados externos que nos puedan aportar en el reto diario de fortalecer el proceso educativo de nuestros niños, niñas y jóvenes, ¡por una educación feliz!

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Historias De Vida En Saberes: Quienes Trabajan Para Tu Colegio

CONOCE A QUIENES TRABAJAN EN SABERES DÍA A DÍA CON LA MISIÓN DE APORTAR A LA EDUCACIÓN

Historias de vida en Saberes, son una serie de historias que nos invitan a conocer y admirar la calidad humana de quienes hacen parte de la Comunidad Saberes. Esta vez nos centramos en una parte de la historia de vida de Yulieth Martínez, Líder de Implementación de la plataforma, conócela.

¿Quién es Yulieth Martínez, Líder de Implementación de Sistema Saberes?

Yulieth Martínez, Administradora Turística y Hotelera, lleva trabajando cinco años con Sistema Saberes, se ha desempeñado en varias labores dentro de la plataforma y es quizás la cara que más conoces, ya que en algún momento te la has encontrado apoyándote en soporte técnico, en un video tutorial o quizás en el proceso de vinculación comercial o en la implementación de la plataforma en tu colegio. Yulieth a nivel personal es una líder social y juvenil, que se caracteriza por su alegría, le gusta leer, le apasiona trabajar por las personas y cultivar su dimensión espiritual. Actualmente tiene una pareja estable que se encuentra estudiando en otro país y a pesar de la distancia, gracias a la tecnología su relación ha funcionado. Por eso se podría decir que la tecnología está en su vida, tanto en el amor como en su trabajo. Se proyecta en unos años con Sistema Saberes, y paralelamente emprendiendo de nuevo, como alguna vez lo hizo. Ama su trabajo y se goza día a día trabajar con la comunidad saberes.

Inicios y evolución en Sistema Saberes

En los últimos semestres de su carrera universitaria se vinculó con Sistema Saberes, a pesar de que en el primer proceso de selección no pasó, dado que inicialmente aparentemente no contaba con el perfil para llenar la vacante, sin embargo, luego tuvo la posibilidad de una segunda entrevista y de unas pruebas donde logró captar la atención de la CEO de Sistema Saberes. Arrancó apoyando el área de soporte técnico y luego apoyando capacitaciones a colegios, realizó trabajo comercial, así como apoyo administrativo, dado que por esa época se triplicaron las instituciones aliadas a la plataforma.

A pesar de que por un corto tiempo de receso con Sistema Saberes alcanzó a ejercer su profesión en una empresa de turismo, esta no cumplió con sus expectativas y las cosas se dieron para volver a Sistema Saberes, esta vez la propuesta era con un nuevo modelo de negocio basado en teletrabajo, lo que hasta ahora muchos experimentan debido a la emergencia sanitaria vivida por la pandemia.

Así mismo, a lo largo de estos últimos años paralelamente al trabajo realizado con Saberes, ha potencializado su vocación social, dado que se describe como una persona dada a los demás que sabe escuchar y dar buenos consejos, así como luchar continuamente por las causas justas y potencializar lo positivo de las personas, lo que le ha permitido desarrollar liderazgo social con jóvenes, trabajando en proyectos con la Arquidiócesis de Bogotá. El trabajo con Sistema Saberes por su parte le ha ayudado a comprender y a entender aún más a los seres humanos, su roles y situaciones particulares, para garantizarles un buen servicio y una buena experiencia. Dice que su trabajo no solo se limita a dar una simple respuesta o a resolver una necesidad, sino a trascender en esa necesidad e impactar positivamente en los usuarios.

Su día a día

Actualmente es Líder de Implementación de Sistema Saberes, y es un puente clave entre el Área de Soporte y la de Desarrollo, para garantizar que se puedan resolver solicitudes y casos pendientes para que los colegios estén satisfechos con la plataforma. También revisa constantemente los manuales de funcionamiento del sistema y la encontramos en muchos videos tutoriales que realiza para los usuarios, así como en capacitaciones y webinars para tenernos al día con las actualizaciones y funciones de la plataforma. Todos los días dice, es una aventura nueva, donde se busca tener a todas las áreas que requieran capacitación en los colegios, así como los insumos necesarios para aprovechar al máximo las herramientas y componentes de Sistema Saberes.

Aprendizaje con los usuarios del sistema

Ha sido una experiencia muy enriquecedora, donde ha tenido que enfrentar toda una variedad de usuarios, desde personas con muchos roles o responsabilidades al tiempo en las instituciones educativas que requieren de mucha atención y apoyo, usuarios con experiencias previas con otras plataformas y otros modos de operar, que le han enseñado a manejar desde situaciones sencillas de resolver, hasta situaciones donde se han presentado dificultades en la comunicación, dada las características de un trabajo basado en servicio al cliente. Sin embargo, estas le han dejado mucha gratificación al ver que se han resuelto satisfactoriamente y ver los resultados actuales de vínculos y buenas relaciones laborales.

Aporte de Sistema Saberes en su vida

Yulieth considera que Sistema Saberes le ayudó a superar la timidez, hoy en día a sus escasos 26 años, siente que se desenvuelve fácilmente en cualquier escenario que requiera de su intervención. Otro aporte ha sido el apoyo como colaboradora de la organización, donde hay motivación constante para dar lo mejor de sí, donde considera que se puede aportar con nuevas iniciativas y realidades desde sus conocimientos y esto le ha permitido que, gracias a su curva de aprendizaje y a la identificación de sus potencialidades por las directivas de la empresa, hoy en día sea la Líder de Implementación.

Por otro lado, al interior de Sistema Saberes existe la preocupación constante como ser humano, porque más que una empresa, Sistema Saberes se ha convertido en una familia para Yulieth, y prueba de ello, ha sido que han estado pendientes en momentos clave de su vida, donde ha tenido problemas de salud y problemas con la implementación de dos emprendimientos que no salieron como lo esperaba.

Sistema Saberes ha hecho que Yulieth, sea mejor profesional, mejor colaboradora, mejor persona, donde hay confianza para crecer a todos los niveles.

Mensaje para los colegios que aún no se animan a tener una plataforma de gestión escolar

Yulieth considera a Saberes como una solución, un aliado para las labores así como tareas académicas y administrativas de cualquier institución educativa de preescolar, primaria y secundaria, con información a la mano para tomar decisiones en tiempo real, cuando realmente se requieran, estar atentos al proceso formativo de los estudiantes y tratar temas de deserción, así como temas de cartera. Si bien la tecnología es difícil de asumirla de acuerdo con la diversidad de población al interior de una comunidad educativa compuesta por: estudiantes, padres de familia, docentes, administrativos y directivos, Sistema Saberes centraliza y organiza toda la información, contribuyendo a mejorar la gestión, así como generando los resultados esperados, permitiendo mejorar la calidad de vida de todos los usuarios.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Los Colegios Que Usan Sistema Saberes Dicen…

LA EXPERIENCIA DE ALGUNAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS CON SISTEMA SABERES

Si haces parte de una institución educativa de preescolar, primaria o secundaria que se encuentra en la búsqueda de una plataforma o sistema tecnológico que le permita gestionar sus procesos administrativos, académicos y financieros, a continuación, te contamos la experiencia de algunos funcionarios de cuatro importantes colegios ubicados en la ciudad de Bogotá, como lo son: el Colegio Gimnasio Moderno, el Colegio Liceo Navarra, Alianza Educativa (11 colegios oficiales) y el Colegio Real Escandinavo, que te pueden orientar sobre los beneficios que tiene la plataforma educativa Sistema Saberes.

https://youtu.be/0pYVyGI6YI8

¿POR QUÉ FUE IMPORTANTE IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN EN SUS COLEGIOS COMO SABERES?

esto fue lo que nos respondieron:

Jorge Sánchez. Coordinador de Sistemas del Colegio Gimnasio Moderno.(9 años con la plataforma)

R/ Para todo colegio es importante tener el control de sus calificaciones, de todo lo que hacen sus estudiantes, así como de todos los procesos que tienen sus profesores y es por eso que necesitábamos una plataforma que nos ayudara a controlar y gestionar toda la información, hoy en día la información es lo más importante, por eso mismo Sistema Saberes fue la mejor solución”.

Eduardo Fandiño. Director Administrativo del Liceo Navarra (7 años con la plataforma)

R/ Nos ha permitido gestionar el colegio de una manera más ordenada y con un acceso mucho más fácil, pues nos permite que, a través de una conexión a internet en una tablet o un computador, podamos acceder a cualquier tipo de información del colegio ya sea de tipo administrativo o académico; de igual forma si los profesores por ejemplo quieren ingresar sus notas o quieren informar cualquier reporte o comunicarse con un padre familia, lo pueden hacer tanto desde su casa como de un salón de clases.

Rodrigo Rojas. Coordinador de Tecnología de Alianza Educativa 11 colegios oficiales administrados por la alianza entre Universidad de los Andes, el Colegio Los Nogales, el Colegio San Carlos y el Gimnasio La Montaña. (5 años con la plataforma)

R/ Se tiene la información centralizada de cada estudiante, cada docente puede saber la situación puntual de cada uno.

Daniel Muñoz. Coordinador de Calidad del Colegio Real Escandinavo. (5 años con la plataforma)

R/ Es esencial implementar un sistema que dé información clara, concreta y veraz acerca del proceso de notas y seguimiento, por lo que Saberes fue clave para cumplir con todo el sistema de gestión de calidad.

¿CÓMO RECIBIÓ LA COMUNIDAD EDUCATIVA EN SU MOMENTO UNA HERRAMIENTA COMO SISTEMA SABERES?

Todos coinciden en que lo recibieron de buena manera; en uno que otro colegio donde venían manejando sistemas muy simples, haciendo las tareas manualmente y usando el papel, hubo una cierta resistencia al principio, pero una vez los docentes y administrativos conocieron el sistema, se dieron cuenta de las ventajas que les daba, facilitando las tareas y procesos, especialmente para el beneficio de los estudiantes.

¿PROBLEMAS CRÍTICOS QUE RESOLVIÓ EN SU INSTITUCIÓN?

Jorge Sánchez. Coordinador de Sistemas del Colegio Gimnasio Moderno.

R/ Saberes nos ayuda mucho en la generación de boletines de calificación, informar las notas de los estudiantes, control de calificaciones, ha sido el “as” bajo la manga de nuestras actividades.

Eduardo Fandiño. Director Administrativo del Liceo Navarra.

R/ La parte de las encuestas, nosotros por los Sistemas de Gestión de Calidad, como ISO y EFQM, hemos requerido hacer encuestas a todo la comunidad educativa y Saberes lo ha permitido hacer de una manera muy sencilla. Así mismo la parte de matrículas, que gracias a Saberes se ha simplificado de sobremanera, ahora los padres acceden al sistema y actualizan su información, ha hecho que para ellos este proceso sea más cómodo.

Rodrigo Rojas. Coordinador de Tecnología de Alianza Educativa.

R/ El tema de reportes en línea es una gran ayuda para el avance académico de los estudiantes y ver las problemáticas más puntuales de cada uno.

Daniel Muñoz. Coordinador de Calidad del Colegio Real Escandinavo.

R/ Saberes con el componente “Huellas” ha permitido comunicación constante con padres de familia, dado que es difícil reunirse con ellos físicamente; además permite la comunicación para mejorar procesos académicos y de convivencia. Es una herramienta que permite extraer datos para generar procesos de mejora.

CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE SU CARGO

R/ Todos coinciden en que gracias a Sistema Saberes han podido cumplir sus objetivos y tareas ahorrando tiempo, con más eficacia y eficiencia, así como acceder a la información en tiempo real. Por otro lado, han podido generar estrategias institucionales para la mejora continua del proceso educativo de los estudiantes y ha permitido de una forma fácil y centrada, la configuración de una o múltiples instituciones.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Disminuir La Cartera En Tu Colegio

BUSCA LA RENTABILIDAD Y EQUILIBRIO FINANCIERO DE TU INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Una de las actividades administrativas de mayor complejidad para muchas instituciones educativas pequeñas, medianas y grandes es garantizar una cartera saneada que permita un flujo de efectivo suficiente para la cobertura de gastos y costos de operación.

Una de las actividades administrativas de mayor complejidad para muchas instituciones educativas pequeñas, medianas y grandes es garantizar una cartera saneada que permita un flujo de efectivo suficiente para la cobertura de gastos y costos de operación.

  1. Establece ciclos predefinidos de cobro

Se muy organizado en emitir los cobros periódicos en rangos de fechas similares. A veces el día a día lleva a que los colegios emitan los cobros en diferentes momentos del periodo, haciendo que sea confuso para el acudiente o padre de familia y generando que ellos tampoco sean organizados con el manejo de su presupuesto respecto de este rubro. De tal manera que es un efecto en cadena.

2. Facilita la información precisa del cobro

Evite confusiones sobre los valores fijos y variables de los cobros periódicos, para ello debe tener un entorno de consulta frecuente de los cobros hechos, mostrando el estado de cada uno. Esto generará confianza y facilitará la comunicación con los padres de familia.

3. Ofrece diferentes opciones de pago

Con la creciente industria de las Fintech (industrias financieras que aplican nuevas tecnologías), las posibilidades de pago son cada vez mayores, de manera tal que los padres de familia podrán tener la oportunidad de pagar en los tiempos definidos y evitar moras. Estas opciones deben ir desde opciones tradicionales físicas como bancos o recaudo en el colegio, hasta virtuales a través de botones de pago.

De hecho, muchos bancos ofrecen botones de pago genérico, sin embargo, la opción de automatización y sincronización de datos desde el sistema de cartera del colegio hará que tengan total claridad sobre quién les pagó, cuándo y quién les debe. Lo anterior, teniendo en cuenta que los cruces manuales de los botones genéricos siempre serán lentos y sujetos a errores, dado que no es fácilmente reconocible el ejecutor del pago.

4. Analiza los datos de cartera

Realiza análisis periódicos del estado de cartera de la institución, determina tendencias y medios de pago y medidas específicas que te permitan comprender el perfil de pago de los padres de familia, de tal manera que alimente el procedimiento y normativas financieras del colegio, para que las decisiones en este aspecto sean mucho más inteligentes.

5. Comunícate directamente con los morosos y concerta pagos.

Apóyate con recordatorios a través de correo electrónico, chat y mensajería instantánea.

6. Usa herramientas tecnológicas.

Estas facilitarán la gestión, automatizando procesos de cobro, recaudo y análisis de cartera propiamente. Más aún si están integradas con botones de pago, facturación electrónica y firmas electrónicas.

En este aspecto, soportar el proceso de cartera con software especializado para tu sector resulta mucho más conveniente, no sólo porque la herramienta estará más adaptada a las prácticas propias de este, sino que será socialmente más empática con su cultura organizacional y prácticas sociales.

Dentro de estas herramientas, Sistema Saberes ofrece una aplicación completa, segura y fácil de usar que permite a los colegios parametrizar su sistema de cartera bajo las premisas definidas por la institución educativa, organizar la información para que sea fácilmente extraíble y se conecte con su software contable, además de ofrecer alianzas estratégicas con botón de pagos y facturación electrónica (Ver artículo) que en Colombia es obligatorio desde el 1 de octubre de 2020. Así mismo, le permite a los colegios cargar archivos de ingresos bancarios o recaudos manuales con funciones sencillas para consolidar la información a partir de archivos genéricos.

Su principal ventaja es la automatización, eliminando procesos manuales y haciendo que el sistema genere documentos de cobro y facturación con precisión, así como generar estados de cartera inmediatos; pudiendo saber la realidad precisa del colegio en un momento determinado.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

Atrae Estudiantes Para Tu Colegio

ESTRATEGIAS PARA AUMENTAR LAS MATRÍCULAS EN TU INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Muchos jardines infantiles y colegios han tenido dificultades para mantener y aumentar la matrícula de sus instituciones; es por ello por lo que de manera proactiva deben incluir dentro de sus procesos, estrategias de comunicación y mercadeo que garanticen el crecimiento de la comunidad que los conoce y que puede ser un posible prospecto para ingresar al colegio. Ten en cuenta los siguientes aspectos:

Hoy te presentamos unos consejos prácticos, fruto de la experiencia e interacción con muchos colegios respecto a la administración de sus finanzas:

  1. Identifica las fases del proceso de admisiones de la institución, así como las condiciones y decisiones para clasificar a la siguiente etapa. En cada fase ten claro que quieres indagar, por qué esa información es valiosa y quién es el encargado de entregar y administrar esos datos.

2. Define un proceso claro de cómo administrarán los datos de las familias interesadas. El error de muchas instituciones es que no preparan los escenarios, herramientas tecnológicas y forma en que almacenarán los datos de las familias.

Esto puede hacer que se descuide algún buen prospecto. Intenta generar un flujo de trabajo donde vayas depurando y documentando, fase a fase, tu proceso de admisión y los candidatos que van clasificando.

3. Integra tu política de manejo de datos. Recuerda que la normativa sobre Habeas Data es rigurosa y exige que solicites el tratamiento de datos sensibles, así como el desistimiento de uso cuando la persona que suministra el dato no está interesada en continuar. Este es un factor clave por el cual muchos colegios han tenido que responder frente a fuertes demandas. Para conocer más, te invitamos a ver el webinar sobre “Tratamiento de Datos”.

4. Diseña y ejecuta una estrategia de comunicación donde informes previamente que implica el proceso y cómo será la retroalimentación de los resultados. Genera canales de comunicación donde las personas puedan sentirse cercanas al proceso. Así mismo, determina protocolos de respuesta frente a los posibles casos que puedan presentarse y que, basados en tu experiencia, reconoces que son frecuentes.

5. Estrategias informativas que hagan cercana la oferta de la institución a los interesados. Para ello puedes publicar y compartir videos testimoniales de familias actuales que están comprometidas con la institución. Explica didácticamente en que se fundamenta el proyecto educativo institucional (PEI), comparte información sobre cómo es el colegio, evidencias de eventos, actividades y experiencias educativas. Puedes realizar un “Open Day” donde se hagan además de las anteriores actividades, visitas guiadas físicas o virtuales al campus del colegio para que la familia experimente y disfrute, para así sentir más familiar tu institución. Finalmente será el lugar después del hogar, donde más tiempo estarán los niños y las niñas.

6. Solicita retroalimentación sobre el proceso y la percepción que generó. Para ello puedes realizar pequeñas entrevistas, encuestas tanto a familias que ingresan a la institución, como a quienes desertaron o desestimaron y a quienes no fueron aprobadas. Todas las perspectivas generan datos que en su momento pueden ser relevantes para mejorar de manera continua.

7. Dentro de esta mejora continua, no olvides que es importante medir resultados de cada proceso, así como de un proceso, frente a otros de períodos anteriores.

Posteriormente, deberás centrarte en las estrategias para la inmersión inicial, la bienvenida y fidelización de los estudiantes, pero esto lo hablaremos en artículos posteriores.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento