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Qué son los pagos electrónicos y sus beneficios en los colegios

Qué son los pagos electrónicos y sus beneficios en los colegios

Los pagos electrónicos son una forma innovadora de administrar los pagos de los colegios. Esta forma se está haciendo cada vez más popular en los negocios, en los hogares y, especialmente, en las instituciones educativas.

Esta modalidad ofrece una variedad de ventajas, permitiendo a los colegios administrar los pagos de manera eficiente y segura. Siendo también una forma de redención que se realiza a través de un sistema electrónico.

Lo que significa que pueden realizarse de manera rápida, segura y eficiente. Además, resulta ser diferente a los tradicionales cheques y tarjetas debito y crédito, ya que se realizan a través de una computadora o dispositivo móvil.

Pagos electrónicos en la educación

Los pagos electrónicos también se conocen como  pagos digitales y tienen una variedad de beneficios para los colegios.

  • En primer lugar: son seguros, ya que el proceso de pago se realiza a través de una conexión segura y cifrada. Esto significa que los datos personales y financieros de los estudiantes estarán a salvo de cualquier interferencia externa.

Además, son rápidos y fáciles de realizar, lo que significa que se pueden realizar de manera inmediata, sin tener que esperar largos períodos para que se procesen. Otro beneficio importante en los colegios es la reducción de los costos administrativos.

  • Eliminan la necesidad de usar otros métodos de pago, lo que significa que hay menos errores de procesamiento y menos tiempo gastado en la gestión. Esto a su vez significa que los colegios pueden ahorrar dinero al reducir los costos administrativos y proporcionar un mejor servicio al estudiante y padre de familia. Incluso, ofrecen flexibilidad a los colegios.

Más beneficios de los pagos electrónicos

Los colegios pueden elegir el método de pago que mejor se adapte a sus necesidades, como lo son la tarjeta de crédito obito, transferencias bancarias o incluso pagos móviles a través de aplicaciones como Apple Pay o Google Wallet.

Significando, de esta manera, que los estudiantes pueden realizar sus pagos de matrícula u otros servicios prestados por la insitución, de manera conveniente. Lo que resulta un gran beneficio para los colegios al recibir el pago de manera rápida y eficiente.

Esta herramienta tecnológica permite a la comunidad educativa verificar el estado de sus pagos. Esto ofrece una mayor seguridad a los estudiantes y a los colegios, ya que los estudiantes pueden verificar que sus pagos se han procesado de manera correcta.

Es una forma de pago es segura, rápida y eficiente. Los pagos electrónicos también ofrecen flexibilidad, permitiendo a los colegios elegir el mejor método de pago para sus necesidades. Además, brindan transparencia, permitiendo ser una solución ideal para los colegios.

Gemas en Saberes

¡Pero tranquilo! que desde Sistema Saberes nos hemos ideado una solución perfecta para que el cobro y cartera de tu colegio no sea un dolor de cabeza. En Gemas, encontrarás el componente de pagos en línea: donde podrás obtener un terminal de pagos que puede ser integrado con diferentes pasarelas de pago y así evitar que tu comunidad educativa tenga más opciones de pago, agilizando el proceso de cobro y recaudo.

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Errores más comunes en el proceso de cobro y cartera de un colegio

Errores más comunes en el proceso de cobro y cartera de un colegio

Los errores en el proceso de cobro y cartera de un colegio pueden ser muy costosos para la institución. La falta de conocimiento y la falta de procedimientos adecuados pueden llevar a errores en el proceso de cobro y cartera que pueden afectar la solvencia financiera y la reputación de la institución.

Aquellos se agrupan en dos categorías principales: errores administrativos y errores financieros.

Errores en el cobro y cartera de un colegio

Los errores administrativos son los relacionados con la gestión de cobro y cartera, como el incumplimiento de los plazos de cobro, el envío de facturas incorrectas o la falta de registro de los pagos realizados.

Estos pueden tener consecuencias graves para la institución, como el retraso en la recaudación de dinero, la pérdida de ingresos, problemas con los proveedores y con las autoridades fiscales.

Siendo así, son aquellos relacionados con el procesamiento de pagos, como el envío de pagos duplicados, el envío de pagos a la dirección incorrecta o el envío de pagos a la persona equivocada.

También spueden tener graves consecuencias para la institución, como el incumplimiento de los contratos, la pérdida de ingresos y el aumento de los costos de administración

. Es importante que los colegios adopten una serie de medidas para evitar estos errores comunes en el proceso de cobro y cartera.

Medidas para evitar estos errores en cobro y cartera

La primera y más importante de estas medidas es la implementación de un sistema de gestión de cartera eficiente. Un sistema de gestión de cartera debe contener toda la información relacionada con los pagos, los plazos de cobro y las facturas emitidas.

Dicha información debe ser actualizada diariamente para garantizar que los pagos sean procesados correctamente. Además, los colegios deben establecer procedimientos claros para el procesamiento de la cartera.

Aquellos deben incluir la identificación de los clientes, el registro de los pagos, la verificación de los documentos y la realización de auditorías periódicas. Al igual que estar documentados y seguir un conjunto de normas para garantizar que todos los pagos sean procesados de forma rápida y correcta.

Estrategias en cobro y cartera

Los colegios también deben establecer una estrategia de cobro para asegurar que los pagos sean recibidos a tiempo. Esta estrategia debe incluir el envío de recordatorios por correo electrónico, por correo postal o por teléfono para informar a los clientes de los plazos de cobro y de los documentos necesarios para el procesamiento de los pagos.

Estas metodologías deben ser revisadas periódicamente para asegurar que se estén cumpliendo los plazos de cobro.

Finalmente, las instituciones educativas deben establecer una política de cobro para garantizar que se establezcan procesos de cobro eficientes y seguros. Esta política debe incluir la definición de los tipos de pagos permitidos, los límites de pago y los plazos de cobro; e incluso, debe ser actualizada regularmente para asegurar que los pagos sean procesados adecuadamente.

Gemas en Sistema Saberes

Para nadie es un secreto lo complicado que puede resultar encontrar un software que ayude a solucionar aquellos dolores de cabeza financiero, es por eso que desde Sistema Saberes hablamos de GEMAS, la solución perfecta para optimizar la gestión de recaudo de tu colegio.

Conoce más en siguiente video:

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios?

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios?

Muchas instituciones tuvieron que verse forzadas a dos cosas a la vez. Primero a la facturación; algo que para muchos era una cuestión desconocida, sobre todo las instituciones que venían haciendo el trámite a papel de pagos y con recibos de caja. Siendo así, el primer golpe que se dieron muchas instituciones fue que se vieron obligados a facturar y lo segundo fue que de manera electrónica.

En uno de nuestros Webinars, contamos con la presencia de dos expertos en el tema. Xiomara Florez y Juan Nicolás Cedano; quienes nos explicaron más específicamente lo que significa esta implementación en los colegios.

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios
Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios

¿Cuáles han sido los principales retos de los colegios con la sistematización electrónica frente a la DIAN?

 

Xiomara Florez; muchas veces se presenta que como institución educativa piensan que al generar un documento mensual no es necesario entregarle al papá una factura electrónica por esos cobros que está pagando. Eso es un error grave, porque con este proceso de facturación electrónica, como institución educativa están obligados a hacerlo.

¡Ojo! el recibo impreso hoy ya no es válido. Los papás están en su derecho de exigirle a la institución  que se le entregue una factura electrónica donde certifique que está generando unos pagos por unos servicios. Como colegio se debe cumplir con una entrega de un documento mensual donde le certifique papá que, efectivamente, está cancelando sus servicios educativos. Independiente de que el papá pague por anticipado

Juan Nicolás; el decreto de 042 del 2020, llegó y desde ahí los colegios tuvieron implementar la factura electrónica. Además, en todo lo que conlleva la facturación, donde se interpreta que muchos colegios están conformados tributariamente representados como personas naturales. Así que muchos pensaron que al ser persona natural no debía declarar facturación electrónica, pero la resolución indica que si recibes ingresos de más de 3500 UVT; eso en un colegio es un traduce a la matrícula de 200mil pesos, tarifa económica, y que tenga 60 estudiantes. Siendo así ya está obligado a hacer facturación electrónica.

¿La facturación electrónica es para colegios privados o públicos?

La facturación electrónica es para colegios públicos y privados. Las instituciones oficiales, no cobran como tal por el servicio educativo; pero muchas veces se ven afectadas por el servicio complementario que ofrecen. Y no solo eso, sino también los servicios de documentación. Cuando los estudiantes piden certificados y cuando el colegio presta otro servicio que no necesariamente son educativos; deben ser declarados como entidad y están obligados, hasta el más mínimo certificado. Es para todo el sector educativo

Variables para elegir un software de cobro y cartera

Juan Nicolás; seleccionar un software de gestión de cartera y de gestión financiera no es fácil, eso no se puede delegar fácilmente. Un colegio es una empresa muy especial porque las tarifas son por grados. Se le cobra a un tercero, es decir, no se le cobra al pequeño sino a la mamá.

El sistema de facturación electrónica de la DIAN exige mucho trabajo manual. Si tienes 300 estudiantes debes hacer 300 matrículas manuales; muchas veces tendrías que contratar a alguien para que haga ese trabajo y de manera repetida; una ejecución que saldrá más costosa que contratar un software que sistematiza eso.

¿Qué pasa si los colegios no han iniciado con la facturación electrónica?

Xiomara Florez; os colegios que no han iniciado a facturar deben saber que van tarde y es una alerta. El proceso tuvo que iniciar desde agosto de 2020.

Sin embargo, se puede empezar a hacer ahorita, lo importante es saber emitir las facturas pendientes. Lo cual es posible ante la DIAN, pero no con fecha de enero, ni con fecha de meses pasados porque a partir del anexo técnico 1.8 que la DIAN entregó se generó una restricción en el que la entidad dice:  «Usted no me puede emitir una factura que tenga más de 10 días hacia atrás a partir de la fecha de emisión».

Datos que debe tener la factura electrónica

La facturación electrónica se debe emitir a nombre de quien ante la institución firma el contrato como responsable financiero. Si bien en el colegio los costos se manejan a nombre del estudiante, ellos tienen un responsable financiero y es a él a quien se le debe emitir la factura, no al estudiante.

¿Qué debe tener la factura? Datos del receptor de la factura: tipo de documento (cc.nit, pasaporte o visa) nombre completo o razón social, sea persona natural o jurídica, dirección teléfono, ciudad y departamento y adicional un correo electrónico.

Beneficios para el colegio tener sistematizada su información financiera

Xiomara Florez: el hecho de tenerlo sistematizado garantiza orden a nivel de cartera, se sabrá quién cobra y qué cobra. Va a garantizar que no deben hacer doble trabajo,  todo el proceso de factura que generen en Sistema Saberes queda como factura electrónica y no dependen de una persona que revise doble vez.

Vamos a minimizar el digitar y revisar la información, garantizamos que el proceso es completamente automático y transparente. Ya dejamos de tener una persona operativa para que se convierta en alguien que audite el proceso.

Juan Nicolás: un sistema que facilita su proceso de cobro de cartera de gestiones financieras dentro del colegio. No basta con que hay que digital y trasladar la información para cumplir con la DIAN. Sino que basta con tener la información clara para tomar decisiones administrativamente inteligentes con respecto al manejo de los colegios.

Saber cómo se va a cubrir la nómina, tener claro cómo el flujo de caja sirve para cumplir con las obligaciones. En ese orden de ideas debemos tomar decisiones sabias y para eso la información debe estar clara.

Cuando contratas un servicio como el que ofrecemos con la alianza de TAXXA, tienes la posibilidad de cobro organizado, al alcance de un solo clic. No tienes que hacer más y si lo complementas con servicios de pago en línea ni siquiera debes descargar la información de tu banco. Automáticamente el sistema te dice quien sigue al día y quién no.

Si quieres mantener a tu colegio eficiente, a tu personal enfocado en cómo ser más inteligente a tu institución, debes procurar que esos reprocesos no existan en tu gestión escolar, sino procura a la automatización.

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