Hoy descubriremos las diferencias entre un recibo y una factura. Estos dos términos pueden sonar similares, pero hay diferencias sutiles entre ellos que es importante conocer.
¿En qué se diferencia un recibo de una factura?
Recibo de pago y factura
En primer lugar, un recibo es por un servicio o producto que se ha comprado. El recibo se emite para demostrar que se ha realizado una transacción y que el pago ha sido recibido.
Por lo general, estos son más simples que las facturas y no contienen tanta información como una factura. Estos normalmente tienen información como el nombre del comprador, el nombre del vendedor, la descripción de los productos o servicios comprados, el precio total y la fecha de la transacción.
En segundo lugar, una factura es un documento más detallado que contiene información financiera acerca de una compra.
Contenido de las facturas
Las facturas contienen información adicional como el nombre del cliente, la dirección, el número de teléfono, el número de factura, los detalles de los productos o servicios comprados, los impuestos aplicables, el precio unitario, el precio total, el método de pago y la fecha de vencimiento.
La factura se usa en el contexto de relaciones comerciales: entre proveedores y personas jurídicas o autónomos. Mientras que el recibo es en un contexto de relaciones de compravente o consumo.
La emisión de una factura es completamente obligatoria, por lo contrario la de un recibo es opcional.
La factura se emite antes de que se efectúe el pago y el recibo después de haber recibido el pago.
Esta primera refleja más información y tiene validez fiscal y legal, lo que el recibo no tiene y solo es una función informativa.
Para resumir, unrecibo es para demostrar que se ha realizado una transacción, mientras que una factura es un documento más detallado que contiene información financiera acerca de una compra.
Es importante entender estas diferencias para saber qué documentos necesitas cuando compras o vendes algo.
¡Gracias por leer los artículos que realizamos en Sistema Saberes!
La Resolución 042 de mayo de 2020 es un avance importante para la modernización de los sistemas de facturación en Colombia. Esta resolución fue emitida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) y establece los requisitos para desarrollar los sistemas de facturación electrónica, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica como título valor, y sus implicaciones.
¿Qué establece la resolución 042 de 2020?
Establece los requisitos para el desarrollo de los sistemas de facturación electrónica y su proceso de registro. Esta resolución se enfoca en el cumplimiento de los requisitos de seguridad, integridad y verificación de los datos para garantizar la exactitud de la información contenida en la factura.
Permitiendo que los contribuyentes cumplan con sus obligaciones fiscales sin riesgos de fraude. Además,exige a los proveedores tecnológicos que desarrollen y mantengan sistemas de facturación electrónica de acuerdo con las normas y requerimientos establecidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
También impone el registro de la factura electrónica como título valor. Lo que significa que las facturas electrónicas tendrán el mismo valor legal que las facturas en papel. Siendo un aspecto de importancia porque permite a los contribuyentes acreditar el valor de sus compras y ventas de forma segura y verificable.
Factura como título valor: resolución 042
El registro de la factura como título valor posibilita a los contribuyentes recuperar el IVA de sus compras y el impuesto de renta de sus ventas.Las implicaciones de la Resolución 042 de mayo de 2020 son numerosas.
Incluso, contribuye a la modernización de los sistemas de facturación en Colombia y ayuda a los contribuyentes a cumplir con sus obligaciones fiscales de manera segura y verificable.
Por último, exige a los proveedores tecnológicos el desarrollo y mantenimiento de sistemas de facturación electrónica de acuerdo con las normas establecidas, lo cual contribuye a la seguridad de los datos.
¿Sabías que todas las instituciones educativas, incluidos los colegios, tienen la OBLIGACIÓN de presentar frente a la DIANfacturación electrónica desde el 2020?
Si aún no han iniciado, te asesoramos en cómo hacerlo.
Facturación electrónica en los colegios
La factura electrónica es considerada la evolución del documento tradicional de cobro que es usado para efectos legales y en cuanto a lo tributario es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios, que sirve inclusive, como título valor.
Pero sabemos que en el caso de los colegios, es un trabajo bastante arduo, porque mes a mes cambian condiciones, requiriendo modificar los conceptos y valores a facturar y que además se da en grandes volúmenes la facturación.
Esto nos llevó a crear una solución tecnológica, que permite que los colegios con pocos clics, gestionen la facturación electrónica, cumplan la normativa y eviten sanciones. Además de sincronizarlo con el proceso de cobro y recaudo.
Para los colegios que usan la facturación electrónica, ha sido mágica, porque ofrece grandes beneficios como:
Automatiza y reduce los procesos manuales que generan agotamiento, errores y desorden.
Cumple con los requisitos necesarios impuestos por la DIAN
Notifica a los padres de familia de dicha factura que les sirve para temas de renta.
Genera informes de exógena con precisión
Reduce el consumo de papel y ahorra dinero, hasta un 80% en cuanto a gastos con respecto a la gestión de facturas en papel según un estudio realizado por el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias.
Mejora la gestión de cartera gracias al seguimiento que podrás hacer de cada documento.
En pocas palabras si tu colegio cuenta con Facturación Electrónica podrás tener la certeza de que todos los procesos serán más:
Seguros, Ecológicos, Trazables, Económicos, Fáciles y Eficientes.
Si quieres ser parte de la transformación tecnológica en la educación y quieres iniciar con la facturación electrónica, te invitamos a ponerte en contacto con nosotros, quienes estamos dispuestos a apoyarte en todo este proceso.
Los colegios, como instituciones educativas, tienen una responsabilidad de proporcionar a sus estudiantes un ambiente seguro y acogedor para el aprendizaje, y para ello es necesario contar con un sistema de recaudo de fondos eficaz, o un recaudo automático.
El recaudo automático es una herramienta cada vez más utilizada por los colegios, una manera que ofrece numerosos beneficios, como te lo explicamos a continuación.
Recaudo automático en los colegios
Recaudo automático
Para el primer lugar, el recaudo automático mejora la seguridad en el colegio. Al recaudar fondos de forma automática, se elimina la necesidad de contar con personal en el colegio para recolectar las finanzas.
Esto reduce los riesgos de robo o pérdida del dinero, ya que el procesose realiza por medio de un sistema de pago seguro.
Además, los padres de familia también se sienten seguros al pagar directamente con tarjeta, ya que los datos de su tarjeta se almacenan de forma segura y no se comparten con terceros.
Segundo lugar, el recaudo automático mejora la eficiencia. El proceso de recaudo automático es más rápido y sencillo que el recaudo manual, lo que significa que los fondos se recaudan de forma más rápida y eficiente.
Además, los padres de familia no tienen que acudir al colegio en persona para realizar el pago, lo que les ahorra tiempo y dinero.
El recaudo automático facilita procesos
En tercer lugar, el recaudo automático facilita la recopilación de datos. Al utilizar un sistema automático de recaudo, los colegios pueden recopilar datos sobre los pagos realizados por los padres de familia.
Estos datos pueden ser muy útiles para entender mejor el comportamiento de los padres de familia y para mejorar el proceso de cobro.
Cuarto lugar,permite a los colegios ahorrar dinero. Al utilizar un sistema de recaudo automático, los colegios no tienen que contratar personal para recolectar el dinero, lo que les permite ahorrar costos.
Esto significa que los colegios pueden destinar más dinero a la educación de los estudiantes.
Por último,permitemantener a la institución educativa al día con la tecnología. Al utilizar este tipo de sistema los colegios están al día con las últimas tendencias tecnológicas, lo que les ayuda a mantenerse competitivos en el mercado.
El proceso de cobro y cartera dentro de una institución educativa es de los más importantes para prestarle mucha atención.
Seguramente en medio de estos procesos, la tensión y presión resulta estar en un primer factor. Por eso, desde Sistema Saberes queremos facilitar tus labores y agilizar la gestión de cobro, facturación electrónica y recaudo de tu colegio con la solución más segura y fácil de usar.
Con GEMAS lograrás reducir los tiempos operativos, tener organizados aquellos documentos de Excel imposibles y, sobre todo, evitarás tener sanciones por parte de la DIAN.
¿De qué manera? nuestra función principal es automatizar con eficiencia la información de los cobros y recaudos para que tu colegio pueda controlar y consultar los ingresos con un solo clic.
¿Por qué tu colegio necesita Gemas: cobro y cartera?
No más ingresos sin identificar quién pagó.
No más control de cartera a lápiz y papel.
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Evita la incertidumbre de cuentas por cobrar.
Beneficios para mejorar el cobro y cartera
Unifica y sincroniza las matrículas con la gestión de cobro del colegio.
Ofrece múltiples opciones de pago para tu comunidad
Automatiza la asignación de conceptos y el interés de mora o valor extemporáneo
Envía correos automatizados de cobro, facturación y recaudo
Realiza bloqueo automático de notas por deudor moroso.
Consolida informes de exógena para la DIAN
Genera exportables para enlazar con otros softwares.
Disminuye la cartera morosa hasta de un 65% usando los servicios de recaudo automático.
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Componentes de Gemas
Armoniza tus procesos de cobro, generación de facturación electrónica de manera ilimitada, realiza recaudos y concilia los pagos fácilmente, con un clic
Cobro y cartera
Lleva el control de los cobros a padres de familia, facilita el análisis de datos y la toma de decisiones sobre la gestión de cartera.
Facturación electrónica
Cumple con los requerimientos de la DIAN sobre la facturación electrónica y transforma tus procesos de cobro, así podrás tener un documento digital de índole fiscal.
Pagos en línea con datáfono virtual
Obtén un terminal de pagos que puede ser integrado con diferentes pasarelas de pago y así evitar que tu comunidad educativa tenga más opciones de pago, agilizando el proceso de cobro y recaudo.
La cartera morosa de un colegio es el conjunto de deudas que los padres de familia adeudan por los servicios educativos. Estas deudas pueden ser desde la matrícula hasta el pago de la pensión mensual.
Cartera morosa en los colegios
Esta es una situación preocupante para la institución educativa, ya que le impide acceder al financiamiento y a la vez limita la inversión en infraestructura, equipo y materiales educativos.
Es por esto que disminuir la cartera morosa de un colegio es una prioridad para garantizar su estabilidad financiera. A continuación, se detallan algunas estrategias que los colegios pueden implementar para reducir la cartera morosa:
1. Establecer una política clara sobre los pagos: la institución debe establecer una política clara y transparente sobre los pagos, indicando los plazos de pago de la matrícula, el costo de la pensión mensual y las sanciones por los retrasos. También debe incluir los medios de pago aceptados (tarjeta de crédito, débito, depósito bancario, etc.) para facilitar el proceso de pago.
2. Crear un sistema de pagos automatizado: el colegio puede implementar un sistema de pagos automatizado, el cual permitirá a los padres de familia realizar los pagos de forma remota mediante tarjetas de crédito o débito. Esto facilitará el proceso de pago y evitará retrasos.
3. Establecer planes de pagos:
La institución puede ofrecer planes de pagos a los padres de familia para que puedan abonar el monto de la deuda en cuotas. Esta opción puede ser una alternativa viable para los padres que se encuentran en situación de vulnerabilidad económica.
4. Establecer estrategias de cobranza: el colegio debe establecer un plan de cobranza que incluya el envío de recordatorios, el establecimiento de sanciones, la negociación de acuerdos de pago y la oferta de incentivos. Estas estrategias pueden ayudar al colegio a recuperar las deudas pendientes.
5. Realizar una auditoría financiera: se debe realizar una auditoría financiera anual para evaluar la situación de la cartera morosa y los controles internos que se tienen en el manejo de los recursos.Esto le permitirá detectar los errores y corregirlos para mejorar los procesos de gestión.
En conclusión, disminuir la cartera morosa de un colegio es una prioridad para garantizar su estabilidad financiera. Para lograrlo, el colegio debe establecer una política clara y transparente sobre los pagos, implementar un sistema de pagos automatizado, ofrecer planes de pagos, establecer estrategias de cobranza y realizar una auditoría financiera anual.
Estas estrategias le permitirán al colegio recuperar sus deudas y mejorar su situación financiera.
Los pagos electrónicos son una forma innovadora de administrar los pagos de los colegios. Esta forma se está haciendo cada vez más popular en los negocios, en los hogares y, especialmente, en las instituciones educativas.
Esta modalidad ofrece una variedad de ventajas, permitiendo a los colegios administrar los pagos de manera eficiente y segura. Siendo también una forma de redención que se realiza a través de un sistema electrónico.
Lo que significa quepueden realizarse de manera rápida, segura y eficiente. Además, resulta ser diferente a los tradicionales cheques y tarjetas de débito y crédito, ya que se realizan a través de una computadora o dispositivo móvil.
Pagos electrónicos en la educación
Los pagos electrónicos también se conocen como pagos digitales y tienen una variedad de beneficios para los colegios.
En primer lugar: son seguros, ya que el proceso de pago se realiza a través de una conexión segura y cifrada. Esto significa que los datos personales y financieros de los estudiantes estarán a salvo de cualquier interferencia externa.
Además, son rápidos y fáciles de realizar, lo que significa quese pueden realizar de manera inmediata, sin tener que esperar largos períodos para que se procesen.Otro beneficio importanteen los colegios es la reducción de los costos administrativos.
Eliminan la necesidad de usar otros métodos de pago, lo que significa que hay menos errores de procesamiento y menos tiempo gastado en la gestión. Esto a su vez significa que los colegios pueden ahorrar dinero al reducir los costos administrativos y proporcionar un mejor servicio al estudiante y padre de familia. Incluso,ofrecen flexibilidad a los colegios.
Más beneficios de los pagos electrónicos
Los colegios pueden elegir el método de pago que mejor se adapte a sus necesidades, como lo son la tarjeta de crédito o débito, transferencias bancarias o incluso pagos móviles a través de aplicaciones como Apple Pay o Google Wallet.
Significando, de esta manera, que los estudiantes pueden realizar sus pagos de matrícula u otros servicios prestados por la insitución, de manera conveniente. Lo que resulta un gran beneficio para los colegios al recibir el pago de manera rápida y eficiente.
Esta herramienta tecnológica permite a la comunidad educativa verificar el estado de sus pagos. Esto ofrece una mayor seguridad a los estudiantes y a los colegios, ya que los estudiantes pueden verificar que sus pagos se han procesado de manera correcta.
Es una forma de pago es segura, rápida y eficiente. Los pagos electrónicos también ofrecen flexibilidad, permitiendo a los colegios elegir el mejor método de pago para sus necesidades. Además, brindan transparencia, permitiendo ser una solución ideal para los colegios.
Gemas en Saberes
¡Pero tranquilo! que desde Sistema Saberes nos hemos ideado una solución perfecta para que el cobro y cartera de tu colegio no sea un dolor de cabeza. En Gemas, encontrarás el componente de pagos en línea: donde podrás obtener un terminal de pagos que puede ser integrado con diferentes pasarelas de pago y así evitar que tu comunidad educativa tenga más opciones de pago, agilizando el proceso de cobro y recaudo.
Los errores en el proceso de cobro y cartera de un colegio pueden ser muy costosos para la institución. La falta de conocimiento y la falta de procedimientos adecuados pueden llevar a errores en el proceso de cobro y cartera que pueden afectar la solvencia financiera y la reputación de la institución.
Aquellos se agrupan en dos categorías principales: errores administrativos y errores financieros.
Errores en el cobro y cartera de un colegio
Los errores administrativos son losrelacionados con la gestión de cobro y cartera, como el incumplimiento de los plazos de cobro, el envío de facturas incorrectas o la falta de registro de los pagos realizados.
Estospueden tener consecuencias graves para la institución, como el retraso en la recaudación de dinero, la pérdida de ingresos, problemas con los proveedores ycon las autoridades fiscales.
Siendo así, son aquellos relacionados con el procesamiento de pagos, como el envío de pagos duplicados, el envío de pagos a la dirección incorrecta o el envío de pagos a la persona equivocada.
También se pueden tener graves consecuencias para la institución, como el incumplimiento de los contratos, la pérdida de ingresos y el aumento de los costos de administración
.Es importante que los colegios adopten una serie de medidas para evitar estos errores comunes en el proceso de cobro y cartera.
Medidas para evitar estos errores en cobro y cartera
La primera y más importante de estas medidas es la implementación de un sistema de gestión de cartera eficiente. Un sistema de gestión de cartera debe contener toda la información relacionada con los pagos, los plazos de cobro y las facturas emitidas.
Dicha información debe ser actualizada diariamente para garantizar que los pagos sean procesados correctamente.Además, los colegios deben establecer procedimientos claros para el procesamiento de la cartera.
Aquellos deben incluir la identificación de los clientes, el registro de los pagos, la verificación de los documentos y la realización de auditorías periódicas. Al igual que estar documentados y seguir un conjunto de normas para garantizar que todos los pagos sean procesados de forma rápida y correcta.
Estrategias en cobro y cartera
Los colegios también deben establecer una estrategia de cobro para asegurar que los pagos sean recibidos a tiempo. Esta estrategia debe incluir el envío de recordatorios por correo electrónico, por correo postal o por teléfono para informar a los clientes de los plazos de cobro y de los documentos necesarios para el procesamiento de los pagos.
Estas metodologías deben ser revisadas periódicamente para asegurar que se estén cumpliendo los plazos de cobro.
Finalmente, las instituciones educativas deben establecer una política de cobro para garantizar que se establezcan procesos de cobro eficientes y seguros.Esta política debe incluir la definición de los tipos de pagos permitidos, los límites de pago y los plazos de cobro; e incluso, debe ser actualizada regularmente para asegurar que los pagos sean procesados adecuadamente.
Gemas en Sistema Saberes
Para nadie es un secreto lo complicado que puede resultar encontrar un software que ayude a solucionar aquellos dolores de cabeza financiero, es por eso que desde Sistema Saberes hablamos de GEMAS, la solución perfecta para optimizar la gestión de recaudo de tu colegio.
Muchas instituciones tuvieron que verse forzadas a dos cosas a la vez. Primero a la facturación; algo que para muchos era una cuestión desconocida, sobre todo las instituciones que venían haciendo el trámite a papel de pagos y con recibos de caja. Siendo así, el primer golpe que se dieron muchas instituciones fue que se vieron obligados a facturar y lo segundo fue que de manera electrónica.
En uno de nuestros Webinars, contamos con la presencia de dos expertos en el tema. Xiomara Florez y Juan Nicolás Cedano; quienes nos explicaron más específicamente lo que significa esta implementación en los colegios.
Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios
¿Cuáles han sido los principales retos de los colegios con la sistematización electrónica frente a la DIAN?
Xiomara Florez; muchas veces se presenta que como institución educativa piensan que al generar un documento mensual no es necesario entregarle al papá una factura electrónica por esos cobros que está pagando. Eso es un error grave, porque con este proceso de facturación electrónica, como institución educativa están obligados a hacerlo.
¡Ojo! el recibo impreso hoy ya no es válido. Los papás están en su derecho de exigirle a la institución que se le entregue una factura electrónica donde certifique que está generando unos pagos por unos servicios. Como colegio se debe cumplir con una entrega de un documento mensual donde le certifique papá que, efectivamente, está cancelando sus servicios educativos. Independiente de que el papá pague por anticipado
Juan Nicolás; el decreto de 042 del 2020, llegó y desde ahí los colegios tuvieron implementar la factura electrónica. Además, en todo lo que conlleva la facturación, donde se interpreta que muchos colegios están conformados tributariamente representados como personas naturales. Así que muchos pensaron que al ser persona natural no debía declarar facturación electrónica, pero la resolución indica que si recibes ingresos de más de 3500 UVT; eso en un colegio es un traduce a la matrícula de 200mil pesos, tarifa económica, y que tenga 60 estudiantes. Siendo así ya está obligado a hacer facturación electrónica.
¿La facturación electrónica es para colegios privados o públicos?
La facturación electrónica es para colegios públicos y privados. Las instituciones oficiales, no cobran como tal por el servicio educativo; pero muchas veces se ven afectadas por el servicio complementario que ofrecen. Y no solo eso, sino también los servicios de documentación. Cuando los estudiantes piden certificados y cuando el colegio presta otro servicio que no necesariamente son educativos; deben ser declarados como entidad y están obligados, hasta el más mínimo certificado. Es para todo el sector educativo
Variables para elegir un software de cobro y cartera
Juan Nicolás; seleccionar un software de gestión de cartera y de gestión financiera no es fácil, eso no se puede delegar fácilmente. Un colegio es una empresa muy especial porque las tarifas son por grados. Se le cobra a un tercero, es decir, no se le cobra al pequeño sino a la mamá.
El sistema de facturación electrónica de la DIAN exige mucho trabajo manual. Si tienes 300 estudiantes debes hacer 300 matrículas manuales; muchas veces tendrías que contratar a alguien para que haga ese trabajo y de manera repetida; una ejecución que saldrá más costosa que contratar un software que sistematiza eso.
¿Qué pasa si los colegios no han iniciado con la facturación electrónica?
Xiomara Florez; os colegios que no han iniciado a facturar deben saber que van tarde y es una alerta. El proceso tuvo que iniciar desde agosto de 2020.
Sin embargo, se puede empezar a hacer ahorita, lo importante es saber emitir las facturas pendientes. Lo cual es posible ante la DIAN, pero no con fecha de enero, ni con fecha de meses pasados porque a partir del anexo técnico 1.8 que la DIAN entregó se generó una restricción en el que la entidad dice: “Usted no me puede emitir una factura que tenga más de 10 días hacia atrás a partir de la fecha de emisión”.
Datos que debe tener la factura electrónica
La facturación electrónica se debe emitir a nombre de quien ante la institución firma el contrato como responsable financiero. Si bien en el colegio los costos se manejan a nombre del estudiante, ellos tienen un responsable financiero y es a él a quien se le debe emitir la factura, no al estudiante.
¿Qué debe tener la factura? Datos del receptor de la factura: tipo de documento (cc.nit, pasaporte o visa) nombre completo o razón social, sea persona natural o jurídica, dirección teléfono, ciudad y departamento y adicional un correo electrónico.
Beneficios para el colegio tener sistematizada su información financiera
Xiomara Florez: el hecho de tenerlo sistematizado garantiza orden a nivel de cartera, se sabrá quién cobra y qué cobra. Va a garantizar que no deben hacer doble trabajo, todo el proceso de factura que generen en Sistema Saberes queda como factura electrónica y no dependen de una persona que revise doble vez.
Vamos a minimizar el digitar y revisar la información, garantizamos que el proceso es completamente automático y transparente. Ya dejamos de tener una persona operativa para que se convierta en alguien que audite el proceso.
Juan Nicolás: un sistema que facilita su proceso de cobro de cartera de gestiones financieras dentro del colegio. No basta con que hay que digital y trasladar la información para cumplir con la DIAN. Sino que basta con tener la información clara para tomar decisiones administrativamente inteligentes con respecto al manejo de los colegios.
Saber cómo se va a cubrir la nómina, tener claro cómo el flujo de caja sirve para cumplir con las obligaciones. En ese orden de ideas debemos tomar decisiones sabias y para eso la información debe estar clara.
Cuando contratas un servicio como el que ofrecemos con la alianza de TAXXA, tienes la posibilidad de cobro organizado, al alcance de un solo clic. No tienes que hacer más y si lo complementas con servicios de pago en línea ni siquiera debes descargar la información de tu banco. Automáticamente el sistema te dice quien sigue al día y quién no.
Si quieres mantener a tu colegio eficiente, a tu personal enfocado en cómo ser más inteligente a tu institución, debes procurar que esos reprocesos no existan en tu gestión escolar, sino procura a la automatización.
