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Errores más comunes en el proceso de cobro y cartera de un colegio

Errores más comunes en el proceso de cobro y cartera de un colegio

Los errores en el proceso de cobro y cartera de un colegio pueden ser muy costosos para la institución. La falta de conocimiento y la falta de procedimientos adecuados pueden llevar a errores en el proceso de cobro y cartera que pueden afectar la solvencia financiera y la reputación de la institución.

Aquellos se agrupan en dos categorías principales: errores administrativos y errores financieros.

Errores en el cobro y cartera de un colegio

Los errores administrativos son los relacionados con la gestión de cobro y cartera, como el incumplimiento de los plazos de cobro, el envío de facturas incorrectas o la falta de registro de los pagos realizados.

Estos pueden tener consecuencias graves para la institución, como el retraso en la recaudación de dinero, la pérdida de ingresos, problemas con los proveedores y con las autoridades fiscales.

Siendo así, son aquellos relacionados con el procesamiento de pagos, como el envío de pagos duplicados, el envío de pagos a la dirección incorrecta o el envío de pagos a la persona equivocada.

También spueden tener graves consecuencias para la institución, como el incumplimiento de los contratos, la pérdida de ingresos y el aumento de los costos de administración

. Es importante que los colegios adopten una serie de medidas para evitar estos errores comunes en el proceso de cobro y cartera.

Medidas para evitar estos errores en cobro y cartera

La primera y más importante de estas medidas es la implementación de un sistema de gestión de cartera eficiente. Un sistema de gestión de cartera debe contener toda la información relacionada con los pagos, los plazos de cobro y las facturas emitidas.

Dicha información debe ser actualizada diariamente para garantizar que los pagos sean procesados correctamente. Además, los colegios deben establecer procedimientos claros para el procesamiento de la cartera.

Aquellos deben incluir la identificación de los clientes, el registro de los pagos, la verificación de los documentos y la realización de auditorías periódicas. Al igual que estar documentados y seguir un conjunto de normas para garantizar que todos los pagos sean procesados de forma rápida y correcta.

Estrategias en cobro y cartera

Los colegios también deben establecer una estrategia de cobro para asegurar que los pagos sean recibidos a tiempo. Esta estrategia debe incluir el envío de recordatorios por correo electrónico, por correo postal o por teléfono para informar a los clientes de los plazos de cobro y de los documentos necesarios para el procesamiento de los pagos.

Estas metodologías deben ser revisadas periódicamente para asegurar que se estén cumpliendo los plazos de cobro.

Finalmente, las instituciones educativas deben establecer una política de cobro para garantizar que se establezcan procesos de cobro eficientes y seguros. Esta política debe incluir la definición de los tipos de pagos permitidos, los límites de pago y los plazos de cobro; e incluso, debe ser actualizada regularmente para asegurar que los pagos sean procesados adecuadamente.

Gemas en Sistema Saberes

Para nadie es un secreto lo complicado que puede resultar encontrar un software que ayude a solucionar aquellos dolores de cabeza financiero, es por eso que desde Sistema Saberes hablamos de GEMAS, la solución perfecta para optimizar la gestión de recaudo de tu colegio.

Conoce más en siguiente video:

5 Cosas que debes tener en cuenta cuando tu hijo inicia un año escolar

5 Cosas que debes tener en cuenta cuando tu hijo inicia un año escolar

Cuando un estudiante está a punto de iniciar un nuevo año escolar, toda la familia se ve en cierta medida implicada para estar atentos a cualquier solicitud del menor frente a los nuevos retos que tendrá en el periódo académico. Es por eso que es primordial que tengas una lista de algunas cosas importantes que debes tener en cuenta cuando las clases están a punto de empezar.

año escolar
año escolar

Inicio del año escolar

Cuando tu hijo inicia un nuevo año escolar, hay varias cosas que debes tener muy presente para garantizar una experiencia positiva y exitosa en su nueva etapa educativa.

Estas son algunas de las cosas que se deben considerar:

  1. Establecer buenas relaciones con los profesores: ellos son una parte importante en la vida de los estudiantes. Es importante establecer una buena comunicación con ellos y estar al tanto de su desempeño académico y comportamental.
  2. Proporcionar un ambiente estable: un buen ambiente en casa ayuda a los niños a tener una mejor experiencia escolar. Los padres deben procurar que el hogar sea un lugar seguro y sin estrés, para que los niños puedan concentrarse en sus estudios.
  3. Ayudar a los niños a tener metas: los estudiantes deben tener objetivos claros y es la responsabilidad de los padres ayudarles a establecerlas. Esto les ayudará a motivarse y por ende a alcanzarlas.
  4. Establecer horarios y reglas: tener estos horarios y reglas bien definidas ayudará a los niños a cumplir con sus tareas escolares y a tener buenos hábitos de estudio.
  5. Involucrar a los padres en la educación de sus hijos: esto significa que deben estar al tanto de sus progresos académicos y ayudarles a resolver cualquier dificultad de aprendizaje.

Consejo para los padres de familia

Esperamos que estos consejos les ayuden a los padres a preparar a sus hijos para un nuevo año escolar exitoso. Sin duda, es uno de los retos más grandes a nivel familiar, el hecho de querer que las nuevas generaciones  estén más entregadas a la educación y se motiven con su aprendizaje.

Sin embargo, con ayuda de plataforma como Sistema Saberes, todos los procesos académicos y el seguimiento de un padre de familia ante la educación de su pequeño se vuelven una tarea fácil y segura para el responsable quien tiene acceso a todo lo del menor.

Aspectos que generan disminución en las matrículas de un colegio

Aspectos que generan disminución en las matrículas de un colegio

Finaliza el año y, evidentemente, los colegios deben empezar a pensar sobre los procesos de admisiones y matrículas que llegan para el próximo. Es por eso que empiezan las arduas tareas de organizar y programar todo este procedimiento en donde los estudiantes que ya hacen parte de la institución educativa buscan renovar su matrícula, pero también donde el colegio debe prepararse para recibir nuevas admisiones de estudiantes.

Dado esto, queremos que identifiques algunos momentos en los que, probablemente esté fallando un colegio o aspectos que no conocían anteriormente que los esté llevando a disminuir su número de matrículas y a obtener un aumento en la deserción escolar.

¿Qué genera disminución en las matrículas de un colegio?

Sin duda, esta puede ser una de las preguntas que más se realiza un colegio al inicio de año cuando, infortunadamente, ve que sus cifras reducen en vez de aumentar y atraer nuevas familias a la institución. Es por eso que uno de los aspectos que más se recomiendan en este caso es hacer algún tipo de encuesta para los padres de familia donde se les indague sobre las posibles razones que llevan a las personas a abandonar la academia.

No obstante, mientras un colegio realiza esta evaluación sobre su manera de funcionar tanto académica como administrativamente, desde Sistema Saberes queremos brindar algunos aspectos que pueden estar vinculados con la posible reducción de matrículas.

Resultados de aprendizaje insatisfactorios

Cuando un estudiante siente que en la institución educativa en la que está no aprende lo suficiente o el método de aprendizaje no es lo que él esperaba, esto puede producir que informe en su casa los deseos que tiene para retirarse y, de esta manera, buscar un nuevo colegio que brinde más comodidad y mejor aprendizaje en su estudio.

Demora en los trámites

Esto rápidamente perjudica a una institución educativa y por eso es primordial que sus procesos sean más rápidos que lo normal. Es decir, en el momento que una familia nota reprocesos o demoras en algún procedimiento, esto de inmediato los desanima a seguir siendo parte del colegio, por lo que buscarán opciones que tenga más agilidad.

Para ello, existen empresas como nosotros, Sistema Saberes, quienes te ayudarán a agilizar cada uno de los procesos desarrollados en tu colegio y que, brindan una mejor experiencia a las familias y primordialmente a los padres de familia quienes en muchas ocasiones tienen el tiempo limitado.

Contener alto valor de la matrícula

Si bien es cierto que muchas instituciones mantienen un elevado costo de matrícula, este debe ser proporcional a la atención prestada y, sobre todo, que esté acorde a lo que padres de familia quieren para su hijo. Así que, si un colegio no ofrece lo necesario, pero sí cobra como si lo estuviera haciendo eso hará que la comunidad educativa decida irse por otra institución. Por lo que, como solución a ello, debes replantear lo que brindas y nivelarlo por el valor ofrecido.

Desapego a los estudiantes

Para nadie es un secreto que ahora uno de los aspectos más importantes que debe tener un colegio es el apego que siente por los estudiantes y de esta manera demostrarles lo importantes que son. Por ello, es primordial que en el plan tanto académico como administrativo el estudiante sea primordial y el foco de cada una de las acciones. Además, hay que evaluar la importancia de que la salud mental de cada uno de ellos sea un aspecto importante a tratar en cada una de las asignaturas.

Deseamos y estamos seguros que con el buen trabajo que realizas a diario, tu colegio aumentará sus números para el otro año. Sin embargo, quisimos hablar de lo que puede estar afectando en caso de no ver buenos resultados. Esperamos este artículo sea de tu agrado y que puedas contar con nosotros para ser tus mejores aliados y día a día mejorar lo que ofrece tu colegio.

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Sistema Saberes: el mejor aliado para los colegios

Sistema saberes el mejor aliado para los colegios

El equipo conformado por Sistema Saberes busca a diario ser un apoyo incondicional para los colegios que están dispuestos a realizar una transformación tecnológica en la educación. Siendo nosotros los encargados de cumplir cada uno de sus sueños y darles solución a algunos inconvenientes que en los procesos se les presentan; facilitando y agilizando cada una de las actividades realizadas a nivel administrativo y educativo.

¿Qué dicen los colegios sobre Sistema Saberes?

Recientemente, nuestro equipo de soporte, el cual está a disposición siempre para cualquier inquietud, realizó una serie de preguntas a nuestros colegios actuales donde pudimos conocer su nivel de satisfacción frente al servicio prestado.

Sin duda, nuestro trabajo día a día está enfocado en mejorar la experiencia que tiene cada uno de nuestros usuarios con Sistema Saberes. Así que, a partir de algunas curiosas preguntas realizadas a Administradores de la plataforma, rectores, directores administrativos, secretarias, tesoreros, dueños de las instituciones, docentes, coordinadores, entre otros, logramos entender lo que siempre buscan los colegios con nuestra empresa.

Conoce un poco cuáles fueron las preguntas más respondidas por nuestra familia Saberes:

¿Cuáles son los medios que usan los colegios de Sistema Saberes para la comunicación?

Como respuesta ante ello, muchos se sinceraron al decir el canal más usado, llegando a la conclusión que en el día a día hacen uso de tres principalmente:

  • Plataforma Sistema Saberes
  • Correo electrónico
  • WhatsApp

¿Cuáles son las recomendaciones generales para la empresa?

Aquí, nos dimos cuenta el buen trabajo que estamos haciendo a diario, lograr una cercanía con ustedes en todas las áreas posibles y, sobre todo, en soporte. Sin embargo, para muchos sigue siendo un poco fría esta conexión y desean que aquel tema de soporte cada día sea más cálido y cercano al usuario. Siendo este un tema que día a día queremos mejorar.

Por fortuna, el gran porcentaje de las respuestas registradas fueron positivas y muchos elogiaron el buen trabajo que hemos realizado con ustedes.

  • «Estoy conforme con el ecosistema, los artículos ayudan a que todo sea más fácil»
  • «Es muy cómoda la plataforma, quisiéramos más acompañamiento telefónico»
  • «Nuestro colegio sabe manejar muy bien Saberes debido al largo tiempo que llevamos con ustedes»
  • «Es una plataforma muy fácil de comprender, felicitaciones»

Gracias a estos comentarios, nuestro equipo se motiva a realizar los cambios pertinentes para mejorar la experiencia y que a diario nuestros colegios se enamoren del trabajo que realizamos con cada uno de ellos.

Agradecemos a quienes siguen con nosotros por años, y a quienes también decidieron sumarse a esta nave de transformación digital en la educación recientemente. Prometemos que será un camino mágico lleno de cambios positivos para todos los colegios de nuestra familia Saberes.

Conoce más de Sistema Saberes en el siguiente video:

 

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios?

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios?

Muchas instituciones tuvieron que verse forzadas a dos cosas a la vez. Primero a la facturación; algo que para muchos era una cuestión desconocida, sobre todo las instituciones que venían haciendo el trámite a papel de pagos y con recibos de caja. Siendo así, el primer golpe que se dieron muchas instituciones fue que se vieron obligados a facturar y lo segundo fue que de manera electrónica.

En uno de nuestros Webinars, contamos con la presencia de dos expertos en el tema. Xiomara Florez y Juan Nicolás Cedano; quienes nos explicaron más específicamente lo que significa esta implementación en los colegios.

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios
Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios

¿Cuáles han sido los principales retos de los colegios con la sistematización electrónica frente a la DIAN?

 

Xiomara Florez; muchas veces se presenta que como institución educativa piensan que al generar un documento mensual no es necesario entregarle al papá una factura electrónica por esos cobros que está pagando. Eso es un error grave, porque con este proceso de facturación electrónica, como institución educativa están obligados a hacerlo.

¡Ojo! el recibo impreso hoy ya no es válido. Los papás están en su derecho de exigirle a la institución  que se le entregue una factura electrónica donde certifique que está generando unos pagos por unos servicios. Como colegio se debe cumplir con una entrega de un documento mensual donde le certifique papá que, efectivamente, está cancelando sus servicios educativos. Independiente de que el papá pague por anticipado

Juan Nicolás; el decreto de 042 del 2020, llegó y desde ahí los colegios tuvieron implementar la factura electrónica. Además, en todo lo que conlleva la facturación, donde se interpreta que muchos colegios están conformados tributariamente representados como personas naturales. Así que muchos pensaron que al ser persona natural no debía declarar facturación electrónica, pero la resolución indica que si recibes ingresos de más de 3500 UVT; eso en un colegio es un traduce a la matrícula de 200mil pesos, tarifa económica, y que tenga 60 estudiantes. Siendo así ya está obligado a hacer facturación electrónica.

¿La facturación electrónica es para colegios privados o públicos?

La facturación electrónica es para colegios públicos y privados. Las instituciones oficiales, no cobran como tal por el servicio educativo; pero muchas veces se ven afectadas por el servicio complementario que ofrecen. Y no solo eso, sino también los servicios de documentación. Cuando los estudiantes piden certificados y cuando el colegio presta otro servicio que no necesariamente son educativos; deben ser declarados como entidad y están obligados, hasta el más mínimo certificado. Es para todo el sector educativo

Variables para elegir un software de cobro y cartera

Juan Nicolás; seleccionar un software de gestión de cartera y de gestión financiera no es fácil, eso no se puede delegar fácilmente. Un colegio es una empresa muy especial porque las tarifas son por grados. Se le cobra a un tercero, es decir, no se le cobra al pequeño sino a la mamá.

El sistema de facturación electrónica de la DIAN exige mucho trabajo manual. Si tienes 300 estudiantes debes hacer 300 matrículas manuales; muchas veces tendrías que contratar a alguien para que haga ese trabajo y de manera repetida; una ejecución que saldrá más costosa que contratar un software que sistematiza eso.

¿Qué pasa si los colegios no han iniciado con la facturación electrónica?

Xiomara Florez; os colegios que no han iniciado a facturar deben saber que van tarde y es una alerta. El proceso tuvo que iniciar desde agosto de 2020.

Sin embargo, se puede empezar a hacer ahorita, lo importante es saber emitir las facturas pendientes. Lo cual es posible ante la DIAN, pero no con fecha de enero, ni con fecha de meses pasados porque a partir del anexo técnico 1.8 que la DIAN entregó se generó una restricción en el que la entidad dice:  «Usted no me puede emitir una factura que tenga más de 10 días hacia atrás a partir de la fecha de emisión».

Datos que debe tener la factura electrónica

La facturación electrónica se debe emitir a nombre de quien ante la institución firma el contrato como responsable financiero. Si bien en el colegio los costos se manejan a nombre del estudiante, ellos tienen un responsable financiero y es a él a quien se le debe emitir la factura, no al estudiante.

¿Qué debe tener la factura? Datos del receptor de la factura: tipo de documento (cc.nit, pasaporte o visa) nombre completo o razón social, sea persona natural o jurídica, dirección teléfono, ciudad y departamento y adicional un correo electrónico.

Beneficios para el colegio tener sistematizada su información financiera

Xiomara Florez: el hecho de tenerlo sistematizado garantiza orden a nivel de cartera, se sabrá quién cobra y qué cobra. Va a garantizar que no deben hacer doble trabajo,  todo el proceso de factura que generen en Sistema Saberes queda como factura electrónica y no dependen de una persona que revise doble vez.

Vamos a minimizar el digitar y revisar la información, garantizamos que el proceso es completamente automático y transparente. Ya dejamos de tener una persona operativa para que se convierta en alguien que audite el proceso.

Juan Nicolás: un sistema que facilita su proceso de cobro de cartera de gestiones financieras dentro del colegio. No basta con que hay que digital y trasladar la información para cumplir con la DIAN. Sino que basta con tener la información clara para tomar decisiones administrativamente inteligentes con respecto al manejo de los colegios.

Saber cómo se va a cubrir la nómina, tener claro cómo el flujo de caja sirve para cumplir con las obligaciones. En ese orden de ideas debemos tomar decisiones sabias y para eso la información debe estar clara.

Cuando contratas un servicio como el que ofrecemos con la alianza de TAXXA, tienes la posibilidad de cobro organizado, al alcance de un solo clic. No tienes que hacer más y si lo complementas con servicios de pago en línea ni siquiera debes descargar la información de tu banco. Automáticamente el sistema te dice quien sigue al día y quién no.

Si quieres mantener a tu colegio eficiente, a tu personal enfocado en cómo ser más inteligente a tu institución, debes procurar que esos reprocesos no existan en tu gestión escolar, sino procura a la automatización.

Plataforma Educativa Colegios Colombia