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Beneficios de gestionar documentos con la firma electrónica

Beneficios de gestionar documentos con la firma electrónica

Después de la pandemia, la transformación tecnológica tomó una gran fuerza porque dejó de ser una posibilidad para convertirse en una realidad. Los viejos modelos ya no funcionan y cada vez son más los directivos que apuntan a los cambios de estos paradigmas y a la mejora de tecnología en su organización. En ese orden de ideas y teniendo en cuenta lo que pasó en los últimos años, distintas empresas y colegios se vieron obligados a cambiar el chip y adoptar de manera rápida las exigencias de los mercados y las nuevas transformaciones, aplicando esta herramienta: firma electrónica.

Este proceso de firma digital de contratos de servicios educativos, cumple con lo que exige la ley 527 de 1999 en cuanto a los procesos de autenticidad del firmante y la integridad que garantiza que los documentos de la firma quedan pixel a pixel encriptados lo que no permite la manipulación o alteración del contenido del documento.

Algunos de los beneficios de la implementación de la firma digital son: la optimización de los procesos, el ahorro de papel y tinta, la disminución de un proceso administrativo, los traslados de los padres de familia la aglomeración de personas en la institución, economiza al aplicar esta herramienta.

El pasado 15 de junio de 2022 Sistema Saberes creó un espacio con una experta de la firma electrónica, Alexandra Salazar de la empresa SIGNIO, quien en compañía del Ingeniero Juan Nicolás del equipo de Saberes, hablaron sobre la importancia de implementar la firma electrónica en los procesos escolares.

¿Cómo la firma electrónica en procesos digitales de matrículas facilita la gestión escolar en los colegios?

Nicolás Cedano: en una institución educativa hay un proceso de firma de contratos, de documentos, en donde se debe dejar constancia de compromisos. El servicio educativo, tiene unas particularidades muy pertinentes:

  1. Son documentos que tienen información muy sensible y personal; un padre de familia se acerca a un colegio a registrar a su hijo a la institución, a recibir su servicio educativo y tiene que comprometerse a determinados elementos. Y para un colegio, también es una logística importante, porque es tener todos los contratos firmados. Una operación que muchas veces conlleva gasto y uso de recursos costosos, como lo es imprimir sus documentos y sus copias, además de hacer ir a sus padres en diferentes fechas con filas largas.
  2. La institución debe pensar en una restructuración no desde un ámbito físico sino digital, regularmente se encuentra que el servicio educativo esté acompañado de otros servicios (alimentos, transportes) y estos deben tener un compromiso.

¿Cómo se recopila la información?

Antes se hacía con envío de formatos en líneas en blanco para diligenciarlo, firmar presencialmente y que el colegio pusiera su sello y llevarse la copia, aunque todavía hay colegios que hacen ir al padre de familia ir a una notaría para autenticación. Por lo que toda esta logística la puedes organizar en una herramienta que te ayude a recopilar esa información y salvaguardarla de manera segura y Sistema Saberes es una herramienta que no solo te ayuda a recopilar esa información, sino que una vez recopilada, te sirve para múltiples procesos.

La firma se da una vez se define qué documentos se recopilan y con Sistema Saberes, se facilita el proceso con tan solo un clic para firmar de manera digital a través de SIGNIO.

Alexandra Salazar:  la experiencia de usuario para un padre, debe ser sencilla y precisamente este tipo de procesos que tenemos lo que le ayuda al colegio es estar precisamente blindado en el proceso, no solo en la validez legal de los documentos, sino en la experiencia y optimización de los procesos administrativos.

Mitos sobre la implementación de la firma digital

Nicolás Cedano: lo que encontramos fueron muchos mitos, donde decían que los documentos firmados electrónicamente no eran válidos jurídicamente como un pagaré firmado físicamente con sello de notaría. Hay muchos mitos que dicen que la firma física es más valiosa que la firma electrónica.

Alexandra Salazar: esto es como cuando llegó el correo electrónico y todos estábamos rechazando a usarlo. La firma digital está avalada desde 1999 solamente que con el tema de la pandemia se implementó mucho más rápido y obligatoria su implementación.

Incorporar el uso de la tecnología para simplificar los procesos de colegios es importante porque la ley nos dice que debemos cumplir con un criterio de garantizar que el pagaré que firmo es único, no pueden tener dos personas el mismo documento original. Así que con la plataforma no solamente se firma, sino que se custodia ese pagaré

La superintendencia financiera de Colombia emitió un concepto el 24 de junio de 2020 donde aclara que es jurídicamente viable la emisión electrónica de títulos valores que debe cumplir con las exigencias de la ley 527, el proceso de autenticidad, de integridad de los documentos.

Consejos para los colegios que quieren hacer más eficiente su proceso de matrícula.

Nicolás Cedano: lo primero es en términos de organización, es tener sintetizado cuáles son los elementos básicos que tiene que adquirir el padre de familia, no todo documento debe ser susceptible de ser firmado, hay elementos que por ley tiene que tener firma. Segundo, tiene un propósito y es útil para los colegios el tema de tener u contrato de servicio educativo entre el representante legal del estudiante y la institución; se establecen cuáles son los compromisos.

En la estructuración para usar el servicio que ofrece Sistema Saberes, lo que tiene que hacer la institución es crear una especie de plantilla, o el formato base de los documentos que quieren que los padres de familia tengan y después se diseña cómo deben ser cada uno de los documentos. Cuando adquieren el servicio primero adaptamos Sistema Saberes para capturar la información que solicita el colegio, una vez esto realizado, estas plantillas las toma nuestra alianza de SIGNIO, para que los documentos queden automatizados.

 

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