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3 claves para mejorar la gestión de cobro en tu colegio

3 claves para mejorar la gestión de cobro en tu colegio

Para nadie es un secreto lo complicado que puede llegar a ser mantener una organización en el proceso financiero de una institución educativa. Muchas veces resulta ser agotador y agobiante que los cobros a los usuarios no resulten ser efectivos y, sobre todo no llevar un control de ello. Es decir, no tener claro quién debe, cuánto debe o, el simple hecho de saber quiénes son los morosos de manera rápida y efectiva. Es por eso que, desde Sistema Saberes queremos darte las 3 mejores claves para que tu colegio mejore la gestión de cobro.

gestión de cobro
gestión de cobro

Claves para la mejora de gestión de cobro

La correcta administración de las finanzas de tu institución hará, en gran medida, que la calidad de servicio mejore. Sin embargo, es importante conocer primero ¿Qué es la gestión de cobro? o como en muchos espacios lo llaman «Gestión de cobranza». Lo que hace referencia a unas acciones que se llevan a cabo entre clientes y tutores para recuperar una deuda.

Impulsar nuevos canales de comunicación y emite comunicados

Actualmente, sin duda, se vive una gran era digital. A los trámites tradiciones se suman las herramientas tecnológicas que ayudan a facilitar cada uno de los procesos.

Datos que facilitan a la hora de gestionar con eficacia una deuda, pues se logran crear recordatorios automatizados y mensajes facilitando también la respuesta y consulta de saldos.

El área administrativa y financiera de tu colegio deberá definir unos comunicados de deuda. En los que, cada cliente esté enterado de su saldo ya sea vigente, pendiente o en mora.

De esta manera todos los mensajes se podrán personalizar y programar lo que garantiza que todos reciban la información a tiempo. Algunos de los comunicados que se pueden enviar serían:

  • Envío de la deuda
  • Recordatorio de vencimiento
  • Comunicado del día del vencimiento
  • Días posteriores al día en mora
  • Llamada telefónica
  • Acuerdo de reunión para pago.

Ofrece varias opciones de pago para la gestión de cobro

Al momento de brindar diferentes medios promueve que los usuarios tengan más opciones de pagar a tiempo. Incluso, no solo los medios sino también las opciones para cancelar la deuda que tienen con la institución.

Con ello, es completamente importante realizar algún análisis donde se hallen alternativas considerando el costo/beneficio del colegio en relación al cliente.

Automatiza la cobranza con Software especializados en el tema

El hecho de poder automatizar los procesos permitirá que el tiempo gastado en el cobro y cartera sea más rápido y menos repetitivo.

Siendo así esta implementación previene errores que derivan en demoras para la institución.

Desde Sistema Saberes, hemos creado la solución de GEMAS donde podrás encontrar beneficios como:

  1. Unifica y sincroniza las matrículas con la gestión de cobro de colegio.
  2. Ofrece múltiples opciones de pago para la comunidad.
  3. Automatiza la asignación de conceptos y el interés de mora o valor extemporáneo.
  4. Envía correos automatizados de cobro, facturación y recaudo.
  5. Realiza bloqueo automático de notas para deudores morosos
  6. Genera exportables para enlazar con otros softwares.
  7. Consolida informes de exógena para la DIAN.
  8. Disminuye la cartera morosa hasta un 65% usando los servicios de recaudo automático.
  9. Recibe asesoría de expertos en cobro y facturación en colegios.

Conoce más en la siguiente lista de reproducción:

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios?

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios?

Muchas instituciones tuvieron que verse forzadas a dos cosas a la vez. Primero a la facturación; algo que para muchos era una cuestión desconocida, sobre todo las instituciones que venían haciendo el trámite a papel de pagos y con recibos de caja. Siendo así, el primer golpe que se dieron muchas instituciones fue que se vieron obligados a facturar y lo segundo fue que de manera electrónica.

En uno de nuestros Webinars, contamos con la presencia de dos expertos en el tema. Xiomara Florez y Juan Nicolás Cedano; quienes nos explicaron más específicamente lo que significa esta implementación en los colegios.

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios
Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios

¿Cuáles han sido los principales retos de los colegios con la sistematización electrónica frente a la DIAN?

 

Xiomara Florez; muchas veces se presenta que como institución educativa piensan que al generar un documento mensual no es necesario entregarle al papá una factura electrónica por esos cobros que está pagando. Eso es un error grave, porque con este proceso de facturación electrónica, como institución educativa están obligados a hacerlo.

¡Ojo! el recibo impreso hoy ya no es válido. Los papás están en su derecho de exigirle a la institución  que se le entregue una factura electrónica donde certifique que está generando unos pagos por unos servicios. Como colegio se debe cumplir con una entrega de un documento mensual donde le certifique papá que, efectivamente, está cancelando sus servicios educativos. Independiente de que el papá pague por anticipado

Juan Nicolás; el decreto de 042 del 2020, llegó y desde ahí los colegios tuvieron implementar la factura electrónica. Además, en todo lo que conlleva la facturación, donde se interpreta que muchos colegios están conformados tributariamente representados como personas naturales. Así que muchos pensaron que al ser persona natural no debía declarar facturación electrónica, pero la resolución indica que si recibes ingresos de más de 3500 UVT; eso en un colegio es un traduce a la matrícula de 200mil pesos, tarifa económica, y que tenga 60 estudiantes. Siendo así ya está obligado a hacer facturación electrónica.

¿La facturación electrónica es para colegios privados o públicos?

La facturación electrónica es para colegios públicos y privados. Las instituciones oficiales, no cobran como tal por el servicio educativo; pero muchas veces se ven afectadas por el servicio complementario que ofrecen. Y no solo eso, sino también los servicios de documentación. Cuando los estudiantes piden certificados y cuando el colegio presta otro servicio que no necesariamente son educativos; deben ser declarados como entidad y están obligados, hasta el más mínimo certificado. Es para todo el sector educativo

Variables para elegir un software de cobro y cartera

Juan Nicolás; seleccionar un software de gestión de cartera y de gestión financiera no es fácil, eso no se puede delegar fácilmente. Un colegio es una empresa muy especial porque las tarifas son por grados. Se le cobra a un tercero, es decir, no se le cobra al pequeño sino a la mamá.

El sistema de facturación electrónica de la DIAN exige mucho trabajo manual. Si tienes 300 estudiantes debes hacer 300 matrículas manuales; muchas veces tendrías que contratar a alguien para que haga ese trabajo y de manera repetida; una ejecución que saldrá más costosa que contratar un software que sistematiza eso.

¿Qué pasa si los colegios no han iniciado con la facturación electrónica?

Xiomara Florez; os colegios que no han iniciado a facturar deben saber que van tarde y es una alerta. El proceso tuvo que iniciar desde agosto de 2020.

Sin embargo, se puede empezar a hacer ahorita, lo importante es saber emitir las facturas pendientes. Lo cual es posible ante la DIAN, pero no con fecha de enero, ni con fecha de meses pasados porque a partir del anexo técnico 1.8 que la DIAN entregó se generó una restricción en el que la entidad dice:  «Usted no me puede emitir una factura que tenga más de 10 días hacia atrás a partir de la fecha de emisión».

Datos que debe tener la factura electrónica

La facturación electrónica se debe emitir a nombre de quien ante la institución firma el contrato como responsable financiero. Si bien en el colegio los costos se manejan a nombre del estudiante, ellos tienen un responsable financiero y es a él a quien se le debe emitir la factura, no al estudiante.

¿Qué debe tener la factura? Datos del receptor de la factura: tipo de documento (cc.nit, pasaporte o visa) nombre completo o razón social, sea persona natural o jurídica, dirección teléfono, ciudad y departamento y adicional un correo electrónico.

Beneficios para el colegio tener sistematizada su información financiera

Xiomara Florez: el hecho de tenerlo sistematizado garantiza orden a nivel de cartera, se sabrá quién cobra y qué cobra. Va a garantizar que no deben hacer doble trabajo,  todo el proceso de factura que generen en Sistema Saberes queda como factura electrónica y no dependen de una persona que revise doble vez.

Vamos a minimizar el digitar y revisar la información, garantizamos que el proceso es completamente automático y transparente. Ya dejamos de tener una persona operativa para que se convierta en alguien que audite el proceso.

Juan Nicolás: un sistema que facilita su proceso de cobro de cartera de gestiones financieras dentro del colegio. No basta con que hay que digital y trasladar la información para cumplir con la DIAN. Sino que basta con tener la información clara para tomar decisiones administrativamente inteligentes con respecto al manejo de los colegios.

Saber cómo se va a cubrir la nómina, tener claro cómo el flujo de caja sirve para cumplir con las obligaciones. En ese orden de ideas debemos tomar decisiones sabias y para eso la información debe estar clara.

Cuando contratas un servicio como el que ofrecemos con la alianza de TAXXA, tienes la posibilidad de cobro organizado, al alcance de un solo clic. No tienes que hacer más y si lo complementas con servicios de pago en línea ni siquiera debes descargar la información de tu banco. Automáticamente el sistema te dice quien sigue al día y quién no.

Si quieres mantener a tu colegio eficiente, a tu personal enfocado en cómo ser más inteligente a tu institución, debes procurar que esos reprocesos no existan en tu gestión escolar, sino procura a la automatización.

Disminuir la cartera en tu colegio

Disminuir la cartera en tu colegio

Busca la rentabilidad y equilibro de cartera de tu colegio

Una de las actividades administrativas de mayor complejidad para un colegio; pequeño, mediano y grande. Es garantizar una cartera saneada que permita un flujo de efectivo suficiente para la cobertura de gastos y costos de operación.

Disminuir la cartera en tu colegio
Disminuir la cartera en tu colegio

¿Cómo disminuir la cartera de un colegio?

Conoce algunos consejos que desde Saberes te ofrecemos para volver más rentable tu institución educativa.

Establece ciclos predefinidos de cobro

Sé muy organizado en emitir los cobros periódicos en rangos de fechas similares. A veces el día a día lleva a que los colegios emitan los cobros en diferentes momentos del periodo. Haciendo que sea confuso para el acudiente o padre de familia y generando que ellos tampoco sean organizados con el manejo de su presupuesto respecto de este rubro. De tal manera que es un efecto en cadena.

Facilita la información precisa del cobro

Evite confusiones sobre los valores fijos y variables de los cobros periódicos, para ello debe tener un entorno de consulta frecuente de los cobros hechos, mostrando el estado de cada uno. Esto generará confianza y facilitará la comunicación con los padres de familia.

Ofrece diferentes opciones de pago

Con la creciente industria de las Fintech (industrias financieras que aplican nuevas tecnologías); las posibilidades de pago son cada vez mayores. De manera tal que los padres de familia podrán tener la oportunidad de pagar en los tiempos definidos y evitar moras. Estas opciones deben ir desde opciones tradicionales físicas como bancos o recaudo en el colegio, hasta virtuales a través de botones de pago.

De hecho, muchos bancos ofrecen botones de pago genérico. Sin embargo, la opción de automatización y sincronización de datos desde el sistema de cartera del colegio hará que tengan total claridad sobre quién les pagó; cuándo y quién les debe. Lo anterior, teniendo en cuenta que los cruces manuales de los botones genéricos siempre serán lentos y sujetos a errores. Dado que no es fácilmente reconocible el ejecutor del pago.

Analiza los datos de cartera

Realiza análisis periódicos del estado de cartera de la institución. Determina tendencias y medios de pago y medidas específicas que te permitan comprender el perfil de pago de los padres de familia. De tal manera que alimente el procedimiento y normativas financieras del colegio; para que las decisiones en este aspecto sean mucho más inteligentes.

Comunícate directamente con los morosos y concerta pagos

Apóyate con recordatorios a través de correo electrónico, chat y mensajería instantánea.

Usa herramientas tecnológicas

Estas facilitarán la gestión, automatizando procesos de cobro, recaudo y análisis de cartera propiamente. Más aún si están integradas con botones de pago, facturación electrónica y firmas electrónicas.

En este aspecto, soportar el proceso de cartera con software especializado para tu sector resulta mucho más conveniente. No sólo porque la herramienta estará más adaptada a las prácticas propias de este; sino que será socialmente más empática con su cultura organizacional y prácticas sociales.

Dentro de estas herramientas, Sistema Saberes ofrece una aplicación completa, segura y fácil de usar. Que permite a los colegios parametrizar su sistema de cartera bajo las premisas definidas por la institución educativa. Organizar la información para que sea fácilmente extraíble y se conecte con su software contable. Además de ofrecer alianzas estratégicas con botón de pagos y facturación electrónica que en Colombia es obligatorio desde el 1 de octubre de 2020. Así mismo, le permite a los colegios cargar archivos de ingresos bancarios o recaudos manuales con funciones sencillas para consolidar la información a partir de archivos genéricos.

Su principal ventaja es la automatización; eliminando procesos manuales y haciendo que el sistema genere documentos de cobro y facturación con precisión. Así como generar estados de cartera inmediatos; pudiendo saber la realidad precisa del colegio en un momento determinado.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

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