Redactar con éxito comunicados importantes para las instituciones educativas

Hoy en día, las instituciones educativas deben estar preparadas para la comunicación escrita e inmediata por un sin número de canales como; el correo electrónico, las redes sociales o algunas aplicaciones de comunicación organizacional. Mismas que nos exigen contar con habilidades de escritura y lectoescritura, de ortografía y gramática. Así como de estilo, que nos permitan realizar comunicados de forma correcta y asertiva.

Actualmente nos enfrentamos a muchos cambios en la forma de comunicarnos que estaban pensados darse a un largo plazo. Sin embargo, debido a la actual contingencia de vivir en medio de una pandemia; estos han tenido que darse de forma acelerada.

Parte de esos cambios están relacionados con que nos hemos tenido que sumergir en la dinámica de lo virtual. Tanto así, que la comunicación verbal ha pasado a un segundo plano, dándole paso a la comunicación escrita e inmediata por un sin número de canales como; el correo electrónico, las redes sociales o algunas aplicaciones de comunicación organizacional que nos exigen contar con habilidades de escritura y lectoescritura; de ortografía y gramática que nos permitan comunicarnos de forma correcta y asertiva.

De acuerdo con lo anterior, las instituciones educativas deben estar preparadas para estos cambios. Sobre todo porque la comunicación con los padres de familia o con potenciales usuarios de sus instituciones ya no se dan cara a cara de forma presencial o incluso vía telefónica. Si no en la mayoría de los casos se dan a través de los canales anteriormente mencionados.
A continuación, se presentan 8 consejos para tener en cuenta a la hora de redactar con éxito; comunicados, correos electrónicos o mensajes por redes sociales, a nuestra comunidad educativa o la que podría ser parte de ella:

Tener claro el tipo de comunicación y el asunto de los comunicados que se están redactando

No es lo mismo redactar una carta o una circular, que en la actualidad se simplifica o adjunta por medio de un correo electrónico o un mensaje de texto para usar en redes, cada uno tiene su propósito.

Mientras una carta busca informar sobre un hecho, hacer solicitudes, convocar, tramitar un asunto, solicitar o remitir información; una circular trata un tema informativo de carácter general que resulte de interés para un grupo de personas. En esta se pueden comunicar nuevos lineamientos y políticas, nuevos productos o servicios, disposiciones, eventos, entre otros.

En el caso de los mensajes de texto que se pueden redactar para uso de aplicaciones como WhatsApp o Facebook. Por ejemplo, deben ser más concretos, que describan con pocas palabras lo que se quiere comunicar; siempre sin descuidar el uso de datos que podrían ser sensibles por estos canales.

Leer también: (https://www.sistemasaberes.com/blog/protocolos-de-comunicacion-asertiva.html)

Gramática y ortografía en los comunicados

Si bien la comunicación por medios como el correo electrónico o las redes sociales tiende a ser más ligera, concreta e inmediata. No significa que no deba contar con reglas gramaticales y ortográficas. Esta práctica debe continuar siendo parte de nuestros hábitos a la hora de escribir. Por tanto, no hay que dudar hacer uso de correctores ortográficos, aplicaciones de edición o corrección de estilo. También es importante darle una segunda lectura al texto, antes de dar “enviar”.

Evitar el uso de mayúsculas y signos de exclamación

Aunque se requiera dar especial atención al título o a una frase en especial, se debe evitar el uso de mayúsculas; pues por lo general tiende a interpretarse como una agresión. Salvo en el caso de una carta que va dirigida a una persona, se suele colocar en mayúscula sostenida su nombre. Con respecto a los signos de exclamación, por lo general tampoco se suelen usar. Igualmente tiende a darse un uso incorrecto, pues solo lo suelen colocar al final de una frase y no al comienzo.

Uso de fuente y tamaño

Se recomienda el uso de una fuente clara y homogénea, con el fin de facilitar la lectura. Con respecto al tamaño se recomienda no sea menor a 10 ni mayor a 12. Así mismo, se aconseja no hacer uso de la negrilla de manera excesiva.

Evitar excesos en diseño o uso de emoticones

Si se espera impactar con el comunicado que se envía, hay que tener en cuenta que no siempre agregar mucho color, gráficos o incluso emoticones hace la diferencia. Al contrario, puede sobrecargarlo, generar confusión;  distraer la atención e incluso puede cambiar el sentido de lo que se busca comunicar.

Todo depende de la intención que se tiene, el público al que va dirigido y nuevamente el canal a utilizar. Se sabe que, dentro de los códigos de la comunicación en las redes sociales, está bien visto usar emoticones. Sin embargo, si su público objetivo son potenciales clientes, evite el uso o el exceso de estos.

Adjuntar archivos

Si se requiere enviar un archivo adjunto, es necesario asegurarse de haberlo hecho correctamente antes de enviar la comunicación, de acuerdo con el canal que se use. Así mismo se debe verificar la capacidad de ese canal para soportar el peso de algunos archivos.

En el caso de los correos electrónicos, estos cuentan con capacidad para adjuntar en promedio 25MB. Por tanto, si llegara a superar este tamaño, automáticamente nos invita a compartirlo por una nube. En algunos casos es posible reducir el tamaño del archivo si estamos dispuestos a reducir la calidad de este. Esto dependerá de si está en formato de video o fotografía o si es una presentación por ejemplo en power point; existe la alternativa de convertirla en formato PDF para que sea más ligera.

Reglas básicas para redactar

Se recomienda redactar de forma clara, concreta y precisa, e iniciar y finalizar con un trato cortés. Sin dejar de lado los protocolos o manuales de comunicación que tiene la organización.

Así mismo se aconseja redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural; o si dentro de la organización se tiene como estrategia el tuteo de acuerdo con el tipo de comunicado. Es posible usarlo, siempre y cuando busque crear un vínculo con su público y no sobrepase los niveles de confianza. Así mismo utilice un lenguaje inclusivo, reconociendo la diversidad de poblaciones y grupos dentro de su comunidad educativa.

 Estructura recomendada para un comunicado o carta

A. Lugar de origen y fecha de elaboración: nombre del lugar de origen, día, mes en minúscula y año sin separarlo por punto. Este debe incluirse si está dentro del contexto de una carta o incluso de un correo electrónico, dependiendo el nivel de importancia que tenga.

B. Nombre del destinatario: se usa escribirlo en mayúscula fija.

C. Cargo: se sugiere escribirlo con mayúscula inicial.

D. Asunto: se inicia con la palabra asunto en mayúscula inicial, seguida de dos puntos, sin negrilla. Se escribe el asunto en una frase que sintetice el tema del comunicado.

E. Texto: se recomienda como se ha dicho anteriormente, sea claro, concreto, que no pierda el trato cortés y respetuoso. Se suele usar un párrafo introductorio que ayude a contextualizar, seguido del tema central del comunicado y un párrafo de conclusión, que busque concretar el paso a seguir y una despedida.

F. Datos o firma del remitente: se recomienda colocar el nombre del remitente en mayúscula fija, sin negrilla.

Es importante agregar que, de nuestra comunicación asertiva y directa con nuestros usuarios, depende que nuestra institución educativa sea percibida de forma propositiva y constructiva. Invertir en diferentes formas y canales para comunicarse, contribuye a crear vínculos con la comunidad educativa, siempre conservando un estilo y una unidad que nos caracterice, logrando generar identidad con nuestra institución.

Los invitamos a conocer uno de los componentes más usados en la plataforma por parte de nuestra comunidad Saberes y que les garantizará estar conectados con cada miembro de esta: Comunicaciones.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.