Plataformas Educativas Virtuales Colombia B

Beneficios de gestionar documentos con la firma electrónica

Beneficios de gestionar documentos con la firma electrónica

Después de la pandemia, la transformación tecnológica tomó una gran fuerza porque dejó de ser una posibilidad para convertirse en una realidad. Los viejos modelos ya no funcionan y cada vez son más los directivos que apuntan a los cambios de estos paradigmas y a la mejora de tecnología en su organización. En ese orden de ideas y teniendo en cuenta lo que pasó en los últimos años; distintas empresas y colegios se vieron obligados a cambiar el chip y adoptar de manera rápida las exigencias de los mercados y las nuevas transformaciones, aplicando esta herramienta; firma electrónica.

Este proceso de firma digital de contratos de servicios educativos, cumple con lo que exige la ley 527 de 1999. En cuanto a los procesos de autenticidad del firmante y la integridad que garantiza que los documentos de la firma quedan pixel a pixel encriptados. Lo que no permite la manipulación o alteración del contenido del documento.

Algunos de los beneficios de la implementación de la firma digital son:

  • La optimización de los procesos, el ahorro de papel y tinta, la disminución de un proceso administrativo, los traslados de los padres de familia y evita la aglomeración de personas en la institución.

El pasado 15 de junio de 2022 Sistema Saberes creó un espacio con una experta de la firma electrónica, Alexandra Salazar de la empresa SIGNIO. Quien en compañía del CPO de la empresa, Juan Nicolás del equipo de Saberes, hablaron sobre la importancia de implementar la firma electrónica en los procesos escolares.

Beneficios de gestionar documentos con la firma electrónica
Beneficios de gestionar documentos con la firma electrónica

¿Cómo la firma electrónica en procesos digitales de matrículas facilita la gestión escolar en los colegios?

Nicolás Cedano: en una institución educativa hay un proceso de firma de contratos, de documentos, en donde se debe dejar constancia de compromisos. El servicio educativo, tiene unas particularidades muy pertinentes.

  1. Son documentos que tienen información muy sensible y personal; un padre de familia se acerca a un colegio a registrar a su hijo a la institución, a recibir su servicio educativo y tiene que comprometerse a determinados elementos. Y para un colegio, también es una logística importante, porque es tener todos los contratos firmados. Una operación que muchas veces conlleva gasto y uso de recursos costosos, como lo es imprimir sus documentos y sus copias. Además de hacer ir a sus padres en diferentes fechas con filas largas.
  2. La institución debe pensar en una restructuración no desde un ámbito físico sino digital, regularmente se encuentra que el servicio educativo esté acompañado de otros servicios; alimentos, transportes y estos deben tener un compromiso.

¿Cómo se recopila la información?

Antes se hacía con envío de formatos en líneas en blanco para diligenciarlo, firmar presencialmente y que el colegio pusiera su sello y llevarse la copia. Aunque todavía hay colegios que hacen ir al padre de familia ir a una notaría para autenticación.

Por lo que toda esta logística la puedes organizar en una herramienta que te ayude a recopilar esa información y salvaguardarla de manera segura. Sistema Saberes es una herramienta que no solo te ayuda a recopilar esa información, sino que una vez recopilada, te sirve para múltiples procesos.

La firma se da una vez se define qué documentos se recopilan y con Sistema Saberes, se facilita el proceso con tan solo un clic para firmar de manera digital a través de SIGNIO.

Alexandra Salazar:  la experiencia de usuario para un padre, debe ser sencilla y precisamente este tipo de procesos que tenemos lo que le ayuda al colegio es estar precisamente blindado en el proceso. No solo en la validez legal de los documentos, sino en la experiencia y optimización de los procesos administrativos.

Mitos sobre la implementación de la firma digital

Nicolás Cedano: lo que encontramos fueron muchos mitos, donde decían que los documentos firmados electrónicamente no eran válidos jurídicamente como un pagaré firmado físicamente con sello de notaría. Hay muchos mitos que dicen que la firma física es más valiosa que la firma electrónica.

Alexandra Salazar: esto es como cuando llegó el correo electrónico y todos estábamos rechazando a usarlo. La firma digital está avalada desde 1999 solamente que con el tema de la pandemia se implementó mucho más rápido y obligatoria su implementación.

Incorporar el uso de la tecnología para simplificar los procesos de colegios es importante porque la ley nos dice que debemos cumplir con un criterio de garantizar que el pagaré que firmo es único. No pueden tener dos personas el mismo documento original. Así que con la plataforma no solamente se firma, sino que se custodia ese pagaré

La superintendencia financiera de Colombia emitió un concepto el 24 de junio de 2020 donde aclara que es jurídicamente viable la emisión electrónica de títulos valores que debe cumplir con las exigencias de la ley 527; el proceso de autenticidad, de integridad de los documentos.

Consejos para los colegios que quieren hacer más eficiente su proceso de matrícula.

Nicolás Cedano; lo primero en términos de organización, es tener sintetizado cuáles son los elementos básicos que tiene que adquirir el padre de familia. No todo documento debe ser susceptible de ser firmado, hay elementos que por ley tiene que tener firma. Segundo, el tema de tener u contrato de servicio educativo entre el representante legal del estudiante y la institución; se establecen cuáles son los compromisos.

En la estructuración para usar el servicio que ofrece Sistema Saberes, lo que tiene que hacer la institución es crear una especie de plantilla, o el formato base de los documentos que quieren que los padres de familia tengan.

Después se diseña cómo deben ser cada uno de los documentos. Cuando adquieren el servicio primero adaptamos Sistema Saberes para capturar la información que solicita el colegio. Uuna vez esto realizado, estas plantillas las toma nuestra alianza de SIGNIO, para que los documentos queden automatizados.

Mira este video para más información: CLIC AQUÍ

LEER TAMBIÉN:

5 mitos de la tecnología en la educación

5 mitos de la tecnología en la educación

La tecnología actualmente se encuentra en todas partes y desde que la educación quiso incorporarla, la sociedad se ha encargado de crear ciertos mitos sobre ella. Con esto ha generado que padres de familia y estudiantes sientan desconfianza a la hora de usar las herramientas en el entorno académico. Sin embargo, las aulas de clase están llenas de tecnología, gracias a los dispositivos móviles que la gran mayoría usa en su día a día. Pero ahora lo que se debe hacer es que esos dispositivos se usen correctamente para el aprendizaje de los estudiantes.

MITOS EN LA TECNOLOGÍA

Con esto lo que se busca es que la prohibición de los dispositivos no sea necesaria dentro de un salón de clase. Por lo contrario, que sea la herramienta que ayude a agilizar el conocimiento brindado. Entendiendo así que la digitalización de los procesos ha llegado para quedarse.

5 mitos de la tecnología en la educación
5 mitos de la tecnología en la educación

Mitos que se han creado sobre la tecnología en la educación

Prohibir los dispositivos móviles en clase para evitar distracciones

Sin duda alguna este ha sido uno de los mitos más escuchados y puestos en práctica en la educación sin importar la región. Sin embargo, es uno de los actos más erróneos a la hora de buscar una solución; ya que los beneficios que aporta la tecnología en las aulas de clase son innumerables. Y prohibiendo la herramienta principal no se podría desarrollar el aprendizaje con dichos beneficios.

Además, es clave entender que, para la Generación Z, que son los sucesores de los ‘millennials’; el día a día sin tecnología es algo de lo que no están acostumbrados. Estos adolescentes son nativos digitales y prefieren que la información sea mucho más interactiva y práctica.

La tecnología baja el rendimiento académico

De acuerdo con el Foro Económico Mundial; los estudiantes retienen entre un 25 y 60% más de información cuando estudian de manera digital. Teniendo en cuenta que los cursos virtuales requieren de un 40 o 60% menos de tiempo para el aprendizaje. Con estos datos se entiende que es falso las creencias que existen sobre el bajo rendimiento que pueden tener los estudiantes si realizan sus tareas con tecnología.

Los materiales audiovisuales como los videos, son una pérdida de tiempo

Posiblemente sea uno de los mitos más escuchados, pues hay quienes aseguran que el aprendizaje a través de videos es muy poco. Por lo que prefieren la comprensión lectora fortalecida por el contenido impreso. No obstante, ver un video se ha convertido, a su vez, en una de las formas más eficientes para que los estudiantes entiendan el tema a tratar.

De acuerdo a datos registrados; el gran porcentaje de los jóvenes usa las plataformas como YouTube para ver videos informativos y aprender.

La tecnología es peligrosa

No podemos mentirnos y asegurar que la tecnología y el uso de ella es uno de los lugares más seguros para que los menores estén inmersos. Sin embargo, hay que saber limitar el acceso al contenido que consumen sin tener que restringir el uso de los dispositivos móviles. De esta manera, los padres de familia sabrán a qué páginas o redes sociales tiene acceso su hijo o hija. Con ello, estar mucho más tranquilos del uso responsable de internet.

Para esto, es de vital importancia exponerles a los estudiantes los riesgos que pueden encontrar en la virtualidad. Como también, cómo reaccionar ante cada uno de ellos.

La tecnología es menos significativa que el aprendizaje tradicional

Todos en algún momento de nuestras vidas hemos cometido el error de preferir la educación tradicional. Aquella que se realiza con libros impresos y materiales físicos, totalmente alejado a la tecnología. No obstante, los niños ahora son mucho más digitales; por lo que implementar esta nueva modalidad facilitará el gusto del estudio para los menores, ya que lo verán de manera más dinámica e interactiva.

Recuerda que desde Sistema Saberes hacemos que la transformación tecnológica sea mucho más amena para tu colegio y toda tu comunidad educativa. Conoce nuestras soluciones y cada uno de los módulos que ponemos a disposición:

  1. GEMAS
  2. HUELLAS
  3. PÉNDOLAS
  4. SEMILLAS
  5. SENDEROS

Si quieres implementar nuestra plataforma en tu institución; no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo comercial para agendar una demostración en vivo.  Ponte en contacto, CLIC AQUÍ

Conoce más de GRUPO SABERES 

¿Qué es un SIS – Sistema de información estudiantil – y para qué sirve en un colegio?

Sistemas de información estudiantil

La especialización de software en distintos sectores, permite que hoy en día existan aplicaciones exclusivas para los colegios e instituciones educativas. Denominadas SIS (Sistemas de información estudiantil), anímate a conocerlas para ayudar a tu colegio a ser mejor cada día.

¿Qué es un SIS – Sistema de información estudiantil – y para qué sirve en un colegio?

Plataformas Educativas Virtuales Colombia L

Un SIS (Sistema de información estudiantil) nos permite sistematizar toda la información relacionada con los estudiantes, con el objetivo de realizar actividades administrativas, académicas y financieras que permitan medir calidad y eficiencia del servicio ofrecido en una institución educativa o colegio.

Entonces, los SIS tienen como finalidad sistematizar los datos sensibles y procedimentales que son información clave de procesos de las diferentes áreas de un colegio o institución educativa.

Si bien los colegios vienen realizando prácticas de sistematización desde siempre, la tecnología de la información permite hacer procesos más eficientes que contribuyen a que los colegios se modernicen respecto a las actuales prácticas sociales y formales.

Además, que sistematizar la información hace posible realizar análisis y retroalimentaciones más eficientes que contribuyan a la toma de decisiones asertiva, generar acciones preventivas y que las correcciones estén más contextualizadas. En definitiva que la acción educativa genere mejores resultados.

Esta acción educativa ha venido cambiando en la medida que cambian los objetivos de la sociedad, ya que la educación responde al concepto de ser humano dentro de su entorno. Por ejemplo, hoy en día la escuela no es solo un lugar donde se aprenden habilidades o conocimientos para la vida productiva.

Hoy en día, la educación va más allá, visibilizando aspectos más integrales que cobijan lo emocional y con interacciones más allá del espacio físico. De manera tal, que la tecnología se presenta como un medio para favorecer estas nuevas maneras de relacionamiento de forma segura.

Y con el surgimiento de tecnologías especializadas, los SIS presentan una gran oportunidad de contar con herramientas propias para los colegios e instituciones educativas; donde pueden integrar sus actividades académicas, aspectos legales y administrativos, entre otros.

En América Latina, el crecimiento de los SIS viene en aumento, con una diversidad de formas de estructuración de procesos propios de los colegios. Estos sistemas generalmente entran como elementos de apoyo en los procesos de transformación digital.

TIPOS DE SIS

  1. Administrativos: Se enfocan en la administración exclusiva de datos demográficos, familiares y personales que nutren procesos como las admisiones y matrículas, generación de certificados y constancias.
  2. Académicos: Donde se alberga la información relacionada con las calificaciones, procesos de evaluación según los modelos propios de cada institución, así como la generación de informes y libretas académicas.
  3. Financieros: Están diseñados con precisión para ambientes escolares donde se requiere cumplir con normativas como la facturación electrónica, vincular temas como pagos en línea y gestionar los cobros y análisis de cartera.
  4. Comunicación: Orientados a gestionar los aspectos de comunicación en la institución entre docentes  y estudiantes. Otros más avanzados que dan lugar a administrativos y padres de familia.
  5. Híbridos: Son sistemas que han evolucionado y su arquitectura y diseño relacionan algunos o todos de los anteriores. Dando lugar a mayores posibilidades de robustez no solo tecnológica sino procedimental, dado que es posible generar acciones en un componente que afecten otros, disminuyendo el trabajo operativo.

Ejemplo de este último tipo de aplicativos es Sistema Saberes que facilita la gestión escolar porque relaciona datos de diversos procesos para ser más eficientes en la gestión escolar.

Si llegaste hasta aquí, agradecemos tu interés en este tipo de contenidos, que buscan apoyar a los colegios en su proceso de transformacion digital.

Igualmente recuerda que si deseas contactarnos para conocer sobre cómo ha sido la experiencia de tu colegio o sobre como iniciar un proceso de transformación digital, estamos abiertos a conversar.

 

Lady Mora

Mg. en Desarrollo Social y Educativa

CEO – Grupo Saberes SAS

Plataformas educativas en Colombia

Plataforma Educativa Colegios Colombia