¿Qué es un SIS – Sistema de información estudiantil – y para qué sirve en un colegio?

Sistemas de información estudiantil

La especialización de software en distintos sectores, permite que hoy en día existan aplicaciones exclusivas para los colegios e instituciones educativas. Denominadas SIS (Sistemas de información estudiantil), anímate a conocerlas para ayudar a tu colegio a ser mejor cada día.

¿Qué es un SIS – Sistema de información estudiantil – y para qué sirve en un colegio?

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Un SIS (Sistema de información estudiantil) nos permite sistematizar toda la información relacionada con los estudiantes, con el objetivo de realizar actividades administrativas, académicas y financieras que permitan medir calidad y eficiencia del servicio ofrecido en una institución educativa o colegio.

Entonces, los SIS tienen como finalidad sistematizar los datos sensibles y procedimentales que son información clave de procesos de las diferentes áreas de un colegio o institución educativa.

Si bien los colegios vienen realizando prácticas de sistematización desde siempre, la tecnología de la información permite hacer procesos más eficientes que contribuyen a que los colegios se modernicen respecto a las actuales prácticas sociales y formales.

Además, que sistematizar la información hace posible realizar análisis y retroalimentaciones más eficientes que contribuyan a la toma de decisiones asertiva, generar acciones preventivas y que las correcciones estén más contextualizadas. En definitiva que la acción educativa genere mejores resultados.

Esta acción educativa ha venido cambiando en la medida que cambian los objetivos de la sociedad, ya que la educación responde al concepto de ser humano dentro de su entorno. Por ejemplo, hoy en día la escuela no es solo un lugar donde se aprenden habilidades o conocimientos para la vida productiva.

Hoy en día, la educación va más allá, visibilizando aspectos más integrales que cobijan lo emocional y con interacciones más allá del espacio físico. De manera tal, que la tecnología se presenta como un medio para favorecer estas nuevas maneras de relacionamiento de forma segura.

Y con el surgimiento de tecnologías especializadas, los SIS presentan una gran oportunidad de contar con herramientas propias para los colegios e instituciones educativas; donde pueden integrar sus actividades académicas, aspectos legales y administrativos, entre otros.

En América Latina, el crecimiento de los SIS viene en aumento, con una diversidad de formas de estructuración de procesos propios de los colegios. Estos sistemas generalmente entran como elementos de apoyo en los procesos de transformación digital.

TIPOS DE SIS

  1. Administrativos: Se enfocan en la administración exclusiva de datos demográficos, familiares y personales que nutren procesos como las admisiones y matrículas, generación de certificados y constancias.
  2. Académicos: Donde se alberga la información relacionada con las calificaciones, procesos de evaluación según los modelos propios de cada institución, así como la generación de informes y libretas académicas.
  3. Financieros: Están diseñados con precisión para ambientes escolares donde se requiere cumplir con normativas como la facturación electrónica, vincular temas como pagos en línea y gestionar los cobros y análisis de cartera.
  4. Comunicación: Orientados a gestionar los aspectos de comunicación en la institución entre docentes  y estudiantes. Otros más avanzados que dan lugar a administrativos y padres de familia.
  5. Híbridos: Son sistemas que han evolucionado y su arquitectura y diseño relacionan algunos o todos de los anteriores. Dando lugar a mayores posibilidades de robustez no solo tecnológica sino procedimental, dado que es posible generar acciones en un componente que afecten otros, disminuyendo el trabajo operativo.

Ejemplo de este último tipo de aplicativos es Sistema Saberes que facilita la gestión escolar porque relaciona datos de diversos procesos para ser más eficientes en la gestión escolar.

Si llegaste hasta aquí, agradecemos tu interés en este tipo de contenidos, que buscan apoyar a los colegios en su proceso de transformacion digital.

Igualmente recuerda que si deseas contactarnos para conocer sobre cómo ha sido la experiencia de tu colegio o sobre como iniciar un proceso de transformación digital, estamos abiertos a conversar.

 

Lady Mora

Mg. en Desarrollo Social y Educativa

CEO – Grupo Saberes SAS

Plataformas educativas en Colombia

Diferencia entre SIS, LMS, repositorio y Blended

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Diferencia entre SIS, LMS, repositorio y Blended Learning

Hoy hablaremos de la diferencia entre un SIS, LMS, repositorio y Blended Learning, ya que muchas veces suelen confundirse y esto genera dificultades en la gestión operativa de las instituciones educativas.

Para entender estas diferencias, debemos entender que el desarrollo de aplicaciones y software para la gestión educativa lleva menos de 30 años y para la educación básica estamos hablando de unos 15 años quizás.

Por tanto, estos sistemas o software presentan muchas posibilidades de uso, pero debe analizarse muy bien cual es el principal beneficio o característica que presentan.

Profesora con el estudiante utilizando un sistema de información SIS
Interacción en el aprendizaje mediado por tecnologías de información que apoyan el proceso de aprendizaje de los estudianets.

Además, muchos especialistas han abordado la tarea de organizar y clasificar las diferentes aplicaciones para entenderlas con mayor detalle y facilitar la creación de planes de implementación en los colegios.

Cabe denotar que términos como LMS, blended learning, repositorio de contenidos y SIS aparecen en los diccionarios oficiales pero dependerá de los objetivos institucionales definir cuáles son los sistemas que requiere a partir de sus diseños metodológicos u operativos.

En primer lugar, hablaremos del  LMS (Learning management system) traducido al español como Sistema de administración del aprendizaje.

Se entiende como un sistema de gestión del aprendizaje en el cual es posible realizar administración, documentación, seguimiento, informes, automatización e impartición de cursos educativos, programas de formación o programas de aprendizaje y desarrollo.

Este tipo de sistemas son casi siempre 100% virtuales, no requieren de encuentros presenciales, basados principalmente en el modelo de aprendizaje instruccional.

En estos, muchas veces desaparece la figura del instructor o guía porque está tan parametrizado que es directamente el software quien controla los momentos de avance, retroalimentación.

Funciona muy bien para aprendizajes específicos que pueden evidenciarse con la memoria o agilidad en el desempeño de la persona.

Igualmente, su mayor beneficio es poder contar con datos analíticos e informes sobre el desempeño de los estudiantes, permitiendo ampliar la cobertura de la educación y cerrando brechas de aprendizaje.

Además,  debido a que se centran en la enseñanza y el aprendizaje en línea tanto de manera sincrónica como asincrónica.  Pensado en gran medida para formación en empresas, conocimientos técnicos o específicos.

Blended Learning o aprendizaje combinado, se refiere a la combinación de trabajo presencial (en el salón de clase) y virtual a través de aplicaciones y/o internet.

Aquí se descentralizan situaciones como el lugar donde se conecta la persona para estudiar, el horario y el momento preciso en que ingresa a interactuar con el sistema. Es un concepto mucho más reciente que el LMS.

El segundo de ellos, es el Blended Learning que funciona muy bien en ambientes de formación técnica y profesional.

Y actualmente como efecto de la pandemia es un modelo bastante usado por instituciones educativas de distintas características, inclusive educación básica o elemental.

El repositorio de contenidos se refiere a  una especie de biblioteca virtual donde puede accederse a material bibliográfico, textual e interactivo, con muchas opciones de formato dependiendo de la naturaleza y objetivo de los contenidos.

Así mismo, la mayor ventaja de estos repositorios es el acceso a gran cantidad de recurso que se espera sea previamente curado y con la posibilidad de crear  hipervinculos como herramienta vital para ampliar el acceso.

Recientemente se introdujo un nuevo concepto, (SIS – System information Student) o sistema de información estudiantil.

Un concepto muy de nicho, enfocado en administrar todos los datos de los estudiantes, buscando centralizar procesos y pudiendo realizar análisis más detallados.

Por tanto, se usan con mayor presencia en ambientes de educación básica, ya que permite la vinculación de actores como administradores escolares, padres de familia, cuidadores y profesores.

El foco principal de este tipo de aplicaciones es manejar toda la información de los estudiantes tanto a nivel académico como administrativo.

De manera tal, que muchos de estos sistemas pueden conectarse, sin embargo es difícil y quizás no tan recomendable tener todo en un mismo software, ya que por ampliar cobertura en funciones pueden estar perdiendo especialidad.

Además, se recomienda buscar complementos entre ellos, para que sea más eficiente y oportuno el desempeño de estos sistemas. Con elementos adicionales como facilidad de uso y seguridad de los datos.

En conclusión, lo primero que debe pensar una institución educativa es cuales son sus objetivos de sistematización y a partir de allí determinar cuáles serán las aplicaciones que incorpore.

A modo de cierre, si deseas conocer las ventajas de Sistema Saberes que incluye funciones principalmente de un Sistema de información estudiantil (SIS) y de Blended Learning, aquí podrás verlas en el siguiente enlace:  https://www.sistemasaberes.com/combinar-ensenanza-presencial-y-virtual-con-sistema-saberes/

Si requieres asesoría de expertos en implementación tecnológica para colegios, contáctanos. Estamos abiertos a iniciar una conversación que ayude a los colegios a mejorar sus prácticas.

 

Lady Mora

Mg. en Desarrollo Social y Educativa

CEO – Grupo Saberes SAS

Plataformas educativas en Colombia

Transformación Digital en la Escuela de América Latina

Plataformas Educativas Virtuales Colombia E
Transformación digital en la Escuela
Hoy requerimos colegios comprometidos con la transformación digital

Transformación Digital en la Escuela de América Latina

La pandemia ha acelerado los procesos de transformación digital de muchos sectores, y la educación no ha sido la excepción.

El contexto actual es un mundo interconectado que necesita información en tiempo real y donde los cambios son exponenciales.

De hecho una de las áreas de mayor crecimiento ha sido la denominada Ed- Tech que se enfoca en generar tecnologías al servicio de la educación, que permitan disminuir la incertidumbre y la volatilidad de los hechos.

Contexto de la transformación en la Escuela de América Latina

En particular, dicha transformación en las escuelas ha estado mediada por una diversidad de situaciones sociales y tecnológicas que requieren diseños y metodologías específicas, y no simples adaptaciones de modelos genéricos.

Dentro de las situaciones sociales que viven los colegios está la necesidad de  ofrecer diferenciales que le apunten a garantizar un mejor servicio administrativo y procesos formativos estructurados.

Estos diferenciales están enmarcado en la premisa de que los niños y niñas puedan explorar diversidad de procesos que los ayuden a lograr un proyecto de vida.

Así mismo, donde los cuidadores se sientan incluidos y un espacio para que los docentes transformen su clase y la actualicen aprovechando al máximo las nuevas tecnologías.

Primera Lección para la Transformación: ¿Qué hace especial mi colegio?

La primera lección del proceso de transformación digital que nos ayudará a diseñar un plan exitoso es responder a la pregunta de ¿Qué hace especial mi colegio?

Esta es una pregunta clave que no solo debe ser respondida por las directivas de la institución, sino que involucra a toda la comunidad, ya que nos ayudará a conocer la cultura institucional y a partir de ello movilizar las acciones pertinentes.

 

Rector colegio transformación digital plataformas educativas 01
Rector de colegio que inició proceso de Transformación digital usando la plataforma educativa Sistema Saberes.

De manera tal, que una forma de iniciar es la elaboración de encuesta, grupos focales, entrevistas semiestructuradas  donde preguntes a padres de familia, acudientes, docentes, estudiantes y administrativos.

En el archivo adjunto tendrás una explicación clara y concisa sobre la «Curva de innovación» para que identifique en que etapa están en tu colegio y puedas orientar mejor tus estrategias.

Posterior a ello, iniciaremos una conversación sobre los procesos que siguen. Así que está atento a nuestros próximos artículos.

Lady Mora

Mg. en Desarrollo Social y Educativa

CEO – Grupo Saberes SAS

Plataformas educativas en Colombia

 

Los Colegios Que Usan Sistema Saberes Dicen…

LA EXPERIENCIA DE ALGUNAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS CON SISTEMA SABERES

Si haces parte de una institución educativa de preescolar, primaria o secundaria que se encuentra en la búsqueda de una plataforma o sistema tecnológico que le permita gestionar sus procesos administrativos, académicos y financieros, a continuación, te contamos la experiencia de algunos funcionarios de cuatro importantes colegios ubicados en la ciudad de Bogotá, como lo son: el Colegio Gimnasio Moderno, el Colegio Liceo Navarra, Alianza Educativa (11 colegios oficiales) y el Colegio Real Escandinavo, que te pueden orientar sobre los beneficios que tiene la plataforma educativa Sistema Saberes.

https://youtu.be/0pYVyGI6YI8

¿POR QUÉ FUE IMPORTANTE IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN EN SUS COLEGIOS COMO SABERES?

esto fue lo que nos respondieron:

Jorge Sánchez. Coordinador de Sistemas del Colegio Gimnasio Moderno.(9 años con la plataforma)

R/ Para todo colegio es importante tener el control de sus calificaciones, de todo lo que hacen sus estudiantes, así como de todos los procesos que tienen sus profesores y es por eso que necesitábamos una plataforma que nos ayudara a controlar y gestionar toda la información, hoy en día la información es lo más importante, por eso mismo Sistema Saberes fue la mejor solución”.

Eduardo Fandiño. Director Administrativo del Liceo Navarra (7 años con la plataforma)

R/ Nos ha permitido gestionar el colegio de una manera más ordenada y con un acceso mucho más fácil, pues nos permite que, a través de una conexión a internet en una tablet o un computador, podamos acceder a cualquier tipo de información del colegio ya sea de tipo administrativo o académico; de igual forma si los profesores por ejemplo quieren ingresar sus notas o quieren informar cualquier reporte o comunicarse con un padre familia, lo pueden hacer tanto desde su casa como de un salón de clases.

Rodrigo Rojas. Coordinador de Tecnología de Alianza Educativa 11 colegios oficiales administrados por la alianza entre Universidad de los Andes, el Colegio Los Nogales, el Colegio San Carlos y el Gimnasio La Montaña. (5 años con la plataforma)

R/ Se tiene la información centralizada de cada estudiante, cada docente puede saber la situación puntual de cada uno.

Daniel Muñoz. Coordinador de Calidad del Colegio Real Escandinavo. (5 años con la plataforma)

R/ Es esencial implementar un sistema que dé información clara, concreta y veraz acerca del proceso de notas y seguimiento, por lo que Saberes fue clave para cumplir con todo el sistema de gestión de calidad.

¿CÓMO RECIBIÓ LA COMUNIDAD EDUCATIVA EN SU MOMENTO UNA HERRAMIENTA COMO SISTEMA SABERES?

Todos coinciden en que lo recibieron de buena manera; en uno que otro colegio donde venían manejando sistemas muy simples, haciendo las tareas manualmente y usando el papel, hubo una cierta resistencia al principio, pero una vez los docentes y administrativos conocieron el sistema, se dieron cuenta de las ventajas que les daba, facilitando las tareas y procesos, especialmente para el beneficio de los estudiantes.

¿PROBLEMAS CRÍTICOS QUE RESOLVIÓ EN SU INSTITUCIÓN?

Jorge Sánchez. Coordinador de Sistemas del Colegio Gimnasio Moderno.

R/ Saberes nos ayuda mucho en la generación de boletines de calificación, informar las notas de los estudiantes, control de calificaciones, ha sido el “as” bajo la manga de nuestras actividades.

Eduardo Fandiño. Director Administrativo del Liceo Navarra.

R/ La parte de las encuestas, nosotros por los Sistemas de Gestión de Calidad, como ISO y EFQM, hemos requerido hacer encuestas a todo la comunidad educativa y Saberes lo ha permitido hacer de una manera muy sencilla. Así mismo la parte de matrículas, que gracias a Saberes se ha simplificado de sobremanera, ahora los padres acceden al sistema y actualizan su información, ha hecho que para ellos este proceso sea más cómodo.

Rodrigo Rojas. Coordinador de Tecnología de Alianza Educativa.

R/ El tema de reportes en línea es una gran ayuda para el avance académico de los estudiantes y ver las problemáticas más puntuales de cada uno.

Daniel Muñoz. Coordinador de Calidad del Colegio Real Escandinavo.

R/ Saberes con el componente “Huellas” ha permitido comunicación constante con padres de familia, dado que es difícil reunirse con ellos físicamente; además permite la comunicación para mejorar procesos académicos y de convivencia. Es una herramienta que permite extraer datos para generar procesos de mejora.

CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE SU CARGO

R/ Todos coinciden en que gracias a Sistema Saberes han podido cumplir sus objetivos y tareas ahorrando tiempo, con más eficacia y eficiencia, así como acceder a la información en tiempo real. Por otro lado, han podido generar estrategias institucionales para la mejora continua del proceso educativo de los estudiantes y ha permitido de una forma fácil y centrada, la configuración de una o múltiples instituciones.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Facturación Electrónica Para Colegios

CONSEJOS PRÁCTICOS PARA NO DESFALLECER EN EL PROCESO

Durante este 2020, los colegios han tenido grandes transformaciones tecnológicas que han requerido acompañamiento y asesoría tecnológica adecuada con el ánimo de mejorar la calidad educativa y hacer que el servicio sea más eficiente.

Así mismo, en el marco del cumplimiento de la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 de la DIAN, los colegios a partir del mes de octubre de 2020 deben iniciar sus procesos de facturación electrónica.

Por ello, en este artículo queremos darte unos consejos prácticos que facilitarán la transición escolar y el cumplimiento normativo.

  1. Personal competente

Esto significa que la institución educativa debe contar con una persona que comprenda conceptos básicos contables y que sea capaz de adaptarlos al contexto institucional.

Esto debido a que en muchas ocasiones deberán realizar procesos de ajustes contables a través de notas débito y crédito, así como ser precisos para evitar confusiones que afecten las decisiones de los administradores del colegio.

2. Organizar los datos

Para muchos colegios, este proceso implica repensar sus procedimientos financieros por completo, tener claro el estado de cartera actual, la forma en que deberán ocurrir las situaciones de cobro y facturación, y establecer mecanismos claros de a quién cobrar, cuándo y por cuáles conceptos. Parece obvio, pero para muchos colegios este es un tema novedoso ya que estaban enfocados más en su razón de ser como organizaciones educativas y estos procesos administrativos no eran tan formales. A continuación, unos pasos que te sugerimos seguir:

A. Identifica quién es el responsable de pago por los servicios ofrecidos en el colegio a los estudiantes y familias.

B. Ten claro que se debe cobrar en el colegio (conceptos y valores)

C. Determina si se realizarán cobros de intereses por algunos de estos conceptos y cómo debe operar dicho interés.

D. Organiza un calendario de cobro y facturación, de tal manera que se operativice este proceso y no se pierdan datos o se dejen de ejecutar acciones.

E. Comparte con precisión los cobros y facturas a los responsables de pago.

F. Establece un check list de todos los temas y requerimientos básicos a nivel legal, tributario y administrativo.

3. Realizar ajustes tecnológicos

La tecnología como en muchos otros casos está siempre al servicio de los procesos humanos, en esta oportunidad puede ser un aliado clave que permitirá la automatización de los cobros, la facturación y el recaudo. Esto hará que cada vez se destine menos tiempo para determinar el personal competente y la organización de datos como se mencionó anteriormente.

Es importante entender que al implementar un sistema tecnológico éste impactará nuestras prácticas cotidianas, de tal manera que muchas de ellas deberán ser modificadas con el objetivo de estandarizar y automatizar, que es una función clave de la tecnología de la información. No siempre será posible seguir haciendo las cosas como las venías haciendo, lo importante es concentrarse en los objetivos y motivaciones, para a partir de allí determinar cómo se ejecutarán las acciones.

Algo que te recomendamos es buscar sistemas tecnológicos construidos directamente para el sector educativo, muchos intentos de adaptar software genérico de facturación resultan en fracaso; ya que no es lo mismo tener un sistema pensado y creado entendiendo las prácticas de la educación, que uno para cualquier otro sector. Esto hará que la optimización sea más exitosa y en el mediano y largo plazo, logres resultados más efectivos.

Busca uno que, en lugar de crear más trabajo, más sincronizaciones de datos manuales y más artefactos para manejar, más bien te ayude a centralizar y organizar la información. Mejor aún si puede integrar la información de facturación y cobro con otros temas como los administrativos y académicos para que la sincronización sea automática.

Si quieres conocer más acerca de la experiencia de otros colegios al respecto, no dudes en contactar expertos en facturación electrónica para colegios, una asesoría no cuesta nada y te puede evitar muchos malestares.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

Enseñar Música a Través de Sistema Saberes y Su Clase Virtual

ENSEÑAR MÚSICA A TRAVÉS DE SISTEMA SABERES Y SU CLASE VIRTUAL

Con más de 850 estudiantes de 22 cursos, Oscar Ignacio Rodríguez, docente de Educación Artística de la Institución Educativa de Bachillerato Técnico Comercial de Tocancipá, con más de 20 años de experiencia, utiliza varias estrategias de motivación y adaptación para que estudiantes desde 6° hasta 10° de bachillerato se interesen en sus clases virtuales de música o dibujo. le apuesta a una educación digital. Desde motivarlos a participar a cantar en frente de un computador para obtener una buena nota a través de concursos musicales, muchas veces intimidante para algunos que se encuentran atravesando la plena adolescencia, hasta enseñarles hábitos de estudio desde la virtualidad, que les ha permitido aprender a prepararse y estar a tiempo para la clase, iniciar con un saludo y “un presente profe” en el muro, incentivarlos a bajar el material de apoyo mejorando el desempeño en sus tareas, manejar el micrófono del computador o encontrar el mejor lugar de sus casas para conectarse.

https://www.youtube.com/watch?v=gN-S_YtEn1s

Y es que para ninguna institución educativa ha sido fácil enfrentar esta emergencia sanitaria que los ha obligado a reinventarse para garantizar la continuidad del proceso educativo desde la virtualidad, aunque este profesor reconoce que cuando declararon la cuarentena fueron dos semanas inicialmente difíciles para él y todos sus colegas, sin embargo, con el pasar de los días se fueron adaptando y acoplando a la que para él ha sido la mejor herramienta posible para dar continuidad a su labor. “Gracias a la plataforma Sistema Saberes, se me ha facilitado bastante el trabajo, ya que vincula uno los nodos, los descriptores de la malla curricular directamente a las tareas, y ahí mismo uno puede calificarlas, es muy efectivo, puede subir el plan de estudios, recibir mensajes de los estudiantes, alternativas para evaluarlos, ahora me doy cuenta de todas las funciones y la gran herramienta que es para el docente ” manifiesta Oscar Ignacio, dado que la consideraba sub-utilizada desde hace más de 4 años que cuentan con esta plataforma.

Aunque algunos estudiantes aún tienen problemas de conectividad en zonas rurales de Tocancipá y sus alrededores y se han implementado varias estrategias para que padres de escasos recursos puedan acceder a salas de informática para bajar guías de estudio o subir tareas o incluso llevar dichas guías para que sus hijos las resuelvan en casa, sistemasaberes.com se ha convertido en la mejor plataforma para garantizar la educación de sus hijos, promoviendo la buena comunicación entre estudiantes, docentes, padres de familia y directivas de la institución, a través de herramientas como el correo electrónico interno de la plataforma, el muro que permite chatear o el componente “Huellas” que permite registrar cualquier situación de los estudiantes que sea importante tener presente en su proceso educativo y de convivencia.

Oscar Ignacio manifiesta que ha sido muy positiva y gratificante esta experiencia, aunque el contacto real no lo reemplaza nada, la clase en vivo permite interactuar con los estudiantes, que otras plataformas no tienen, así mismo se evidencia la participación e interés de los padres de familia en el proceso que llevan sus hijos, pudiendo consultar las calificaciones de los estudiantes, así como comunicaciones oficiales o el estado de las tareas de sus hijos. Para este docente, esta plataforma la considera muy orgánica e integrada para poder continuar llevando a cabo con éxito su labor diaria.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Componente Cultural De Sistema Saberes

LA CULTURA Y EL ARTE SE TOMAN A LA COMUNIDAD SABERES

Con el propósito de promover la construcción y apropiación de la comunidad en SISTEMA SABERES, desde el pasado 22 de agosto de 2020, nos encontramos dándole apertura a espacios de carácter artístico y cultural que contribuyan al mejoramiento de la calidad de vida de nuestros usuarios, aportando en su transformación sociocultural y ciudadana e impactando de manera especial en el desarrollo del proceso educativo de los niños y niñas, así como jóvenes de las instituciones educativas aliadas.

Iniciamos con un show en vivo gratuito de Stand-Up-Comedy con el comediante Tato Devia, conocido en este mundo como “el pelo parado”, uno de los artistas más reconocidos de este género. Fueron más de 60 minutos de entretenimiento y diversión que pudieron ver alrededor de 1.150 personas por medio de nuestros medios y redes, donde Tato nos presentó una versión especial de “¡Brutal!,” para nuestra comunidad educativa. En este show trató temas del diario vivir, pero especialmente se enfocó en tocar temas relacionados con el reto de estudiar y aprender por medio de la virtualidad en plena cuarentena, reconociendo la gran labor de los docentes y los estudiantes, así como convivir con nuestros seres queridos en el confinamiento. Tato además de hacernos reír, nos dejó mensajes de reflexión como parte de su labor como comediante, que por medio del Stand-Up Comedy, permite hacer una radiografía de lo que está viviendo nuestra sociedad, pero usando los chistes y la diversión, que no pueden faltar por esta época caracterizada por la incertidumbre que ha generado la pandemia a nivel mundial.

Seguiremos programando eventos para toda nuestra comunidad, pues para Sistema Saberes es evidente el papel fundamental que juega la cultura en la construcción de la sociedad y la ciudadanía, más allá de las artes y las letras, pues permea todo el sistema de valores y creencias de las personas, así como el reconocimiento de sus derechos y deberes como ciudadanos.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Implementa Una Plataforma Educativa De Manera Exitosa

CÓMO SELECCIONAR EL PROGRAMA DE GESTIÓN EDUCATIVA MÁS ADECUADO PARA SU COLEGIO, EN TIEMPOS DE COVID-19

Por esta época, muchos colegios están en la búsqueda de un sistema tecnológico o software que les permita manejar todos los procesos educativos de forma virtual; más allá de las guías de estudio, las tareas o las clases virtuales en vivo, pues un buen software facilita el cumplimiento de la planeación académica y genera información clave para la toma de decisiones en las áreas financieras y administrativas de una institución.

Sin embargo, a veces es difícil identificar cuál es el sistema que se necesita y cómo hacer la búsqueda y la mejor elección de este. Muchos colegios han tenido experiencias fallidas justamente por no tener claridad sobre cuál es el mejor sistema que esté acorde a sus necesidades o por desconocimiento en temas tecnológicos.

Con base en la interacción con más de 500 instituciones a lo largo de más de 10 años, sistemasaberes.com, una de las mejores plataformas de gestión escolar existentes en el mercado, ha identificado una serie de patrones y características importantes que garantizan el éxito en la implementación de un sistema tecnológico en los colegios.

A continuación, encontrará una lista de chequeo que le facilitará la elección de un programa de gestión escolar que se adapte a su institución y más en tiempos de COVID-19, garantizando un proceso de gestión exitoso en su colegio, además de identificar herramientas gratuitas que puede usar para los distintos procedimientos dentro de este.

Antes de pensar en la herramienta tecnológica o software, se debe pensar en la institución; porque es el sistema el que debe adaptarse a la institución y no al revés; sino se convertirá en una situación tensa y desgastante. Tenga en cuenta los siguientes cuestionamientos que le orientarán en su decisión:

  1. ¿Realmente necesitamos un software para el colegio?

Esta es la primera cuestión a la que debe responderse la institución. A veces nos dejamos llevar por las tendencias del mercado o lo que creemos está bien porque sencillamente vemos que en otro colegio funciona, sin embargo, la tecnología no es neutral, siempre es contextual. Eso quiere decir que de acuerdo con las prácticas institucionales y a la dimensión del colegio se requerirá determinado sistema.

Por ejemplo, si es una institución educativa de no más de 100 estudiantes y los procesos críticos que el colegio ha identificado que debe resolver son temas como: comunicación institucional, generación de boletines y matrículas, puede que un sistema de gestión muy robusto y en algunos casos costoso no sea la opción. Bastará con hacer uso de herramientas libres que ofrecen proveedores como Google para manejar formularios, “Google Drive” para administración de documentos y “WhatsApp Business” para temas de administración de conversaciones.

Si en cambio es una institución de más de 250 estudiantes, quizás ya es necesario pensar en un software más especializado, que ofrezca diversos beneficios como centralización de datos y gestión de distintos procesos académicos, administrativos, misionales y financieros. Pero esta variable por sí sola, aún no nos dice mucho porque debemos evaluar otros aspectos claves, que en armonía nos ayudarán a hacer que nuestra institución tenga una mejor gestión y con ello una mejor educación.

2. ¿Contamos con el personal indicado para administrar un sistema?

Este tema es quizás uno de los más importantes, porque independientemente de la cantidad de datos que deba administrar el colegio, se requiere una persona con habilidades ofimáticas y que sea muy organizada con la información, capaz de comunicarse con claridad y abierta a escuchar, dado que en ella recae una gran responsabilidad de la cual depende toda la institución.

Esta persona debe tener tiempo para poder realizar las actividades de cada proceso institucional, bien sea manejando un formulario de Google o usando un sistema tecnológico especializado. En muchos casos, no es solo una persona sino varias las que intervienen, dependiendo de la estructura organizacional del colegio.

3. ¿Cuáles son los procesos que se van a sistematizar y por qué?

Antes de decidirse por usar un software, es necesario que el colegio haya definido cuales son los procedimientos que requiere sistematizar como: generación de boletines, aula de apoyo de tareas y trabajos para clases, matrículas, facturación y cartera, comunicaciones, manejo del observador de estudiante, enfermería, transporte y rutas, entre otros.

Luego de identificarlos y definirlos, debe organizarse por prioridad para la institución, para orientar mejor la implementación. Lo que es crítico en un colegio no lo es para otro, y esto es crucial para determinar a qué se le invertirá tiempo y esfuerzo. Es más, lo que es crítico hoy para una institución, puede que no lo sea más adelante.

Por ejemplo, un colegio puede definir que necesita sistematizar su proceso de matrículas, boletines y comunicaciones con padres de familia. Sin embargo, está a mitad del año escolar donde ya ha pasado el proceso de registro de estudiantes, entonces, su prioridad puede ser facilitar la comunicación con la comunidad educativa, luego sí los boletines y finalmente las matrículas. Esto hará que sea más motivante la puesta en funcionamiento del sistema, se vean resultados en tiempos cortos y se empalme con el momento que vive la institución.

4. Liderazgo de las directivas

Al igual que la implementación de un sistema de calidad, la de un proyecto tecnológico requiere del liderazgo de las directivas; no sólo para supervisar el avance del proyecto sino para motivar al equipo y recordar las ordenanzas sobre las cuales se decidió usar un software. El análisis y experiencia en muchos casos de implementación nos permite concluir que, si no hay un buen liderazgo de las directivas, cualquier esfuerzo de quienes ejecutan los procesos puede derrumbarse en un instante.

5. Tipo de tecnológica a implementar

Es de los temas más difíciles para algunos colegios que no cuentan con personal experto en tecnología, ya que muchos términos e informaciones confunden y desorientan. Por ello, es importante que solicite información a su posible proveedor sobre cuál es el tipo de tecnología sobre la cual está montado el software y que justifique por qué usa esa y no otra tecnología. A partir de allí, puede valerse de un buen buscador para explorar los beneficios y limitaciones de lo que le ofrecen respecto a los requerimientos y características del colegio. Temas críticos para tener en cuenta en este ítem: seguridad, base de datos, back up, accesibilidad al sistema, escalabilidad, y estadísticas de tiempo al aire.

6. Soporte y servicio ofertado

Muchas veces lo que no se ve, es más valioso que lo que está al alcance de los ojos. En ocasiones nos dejamos deslumbrar por un software que en apariencia suple todos nuestros requerimientos pero que puede ser difícil de implementar por razones tan básicas como el soporte y servicio de acompañamiento en la implementación. En el mercado hay variedad de ofertas, busque aquella que le garantice comodidad y tranquilidad; si es un software extranjero evaluar si los horarios de soporte coinciden con el horario de trabajo en el colegio, si se dará en su idioma o deberá sumarle variables como interpretación y diálogos en otros idiomas. Si es un software nacional, evaluar con otros colegios que lo usan, como perciben la calidad del soporte recibido.

Otro tema es lo que vemos en internet como gratis; no es bueno creer que todo lo que es gratis o barato es lo más adecuado. Si bien, existen herramientas que podemos usar con tranquilidad y seguridad, un proceso robusto de implementación debe estar soportado por un buen equipo de soporte que garantice: conocimiento de temas escolares, empatía con las necesidades del colegio, organización y orientación para su puesta en marcha, eficiencia en los tiempos y calidad de respuesta. Para algunas empresas de tecnología, como sistemasaberes.com, el mayor costo de su oferta está basado en estos aspectos por encima del software.

7. Administración de datos

Muy unido al tema del tipo de tecnología y al soporte, es importante verificar la idoneidad sobre el manejo de datos. Recordemos que en el caso colombiano la legislación vigente identifica a la institución como responsable del manejo de estos; de tal manera que debemos ser muy precavidos y comprender bien dónde están guardados y que hacen con ellos. Muchas aplicaciones gratuitas lo que hacen es permitir que usen sus servicios, pero como contraprestación, acceden y usan sus datos para temas comerciales, de tal manera que el colegio podría verse vulnerado al respecto.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Combinar Enseñanza Presencial Y Virtual Con Sistema Saberes

SISTEMA SABERES TE AYUDA EN LA IMPLEMENTACIÓN DE ENSEÑANZA VIRTUAL

Sistema Saberes es una plataforma educativa que incluye componentes que permiten a tu colegio dar clases virtuales, respondiendo al modelo de blended learning (b – learning). Esto te permitirá mejorar las competencias tecnológicas de tu institución, iniciar procesos de educación virtual que complementen tu trabajo en clase y atender situaciones específicas cuando por algún motivo los niños no pueden asistir a clase o tu colegio está iniciando procesos mixtos de enseñanza presencial y virtual, así como de alternancia.

Esta tendencia actual, también responde a la expectativa de muchas familias de contar con un colegio flexible que permita a sus hijos dedicar tiempo a otras actividades, además de reducir la huella de carbono por la disminución en la movilización física de tus estudiantes.

Si estás pensando en incluir elementos de virtualidad en tu colegio o clase, este artículo te ofrecerá algunos elementos claves. Lo primero con lo que debes familiarizarte es con el término Blended Learning (b – learning), que significa modelo de enseñanza – aprendizaje que combina el e-learning (encuentros asincrónicos) con encuentros presenciales (sincrónicos) tomando las ventajas de ambos tipos de enseñanza para garantizar entornos eficientes en pro de mediar con las distintas condiciones personales y contextuales.

Para iniciar con la virtualización, las instituciones educativas deben contar con herramientas tecnológicas que permitan al docente interactuar con sus estudiantes de manera segura y estructurada. Supervisar la actividad de los docentes y administrativos de cara al cumplimiento del plan educativo institucional y del currículo; y generar estrategias de comunicación asertiva con toda la comunidad (padres de familia, acudientes, estudiantes, docentes).

Sistema Saberes, como plataforma educativa no solo está enmarcada en un modelo de Blended Learning sino que además adapta elementos propios de cada país, para dar cuenta de las normativas, reglamentaciones y aspectos culturales que ayudan a que los colegios puedan cumplir con este objetivo.

La mayor ventaja que ofrece Sistema Saberes a las instituciones educativas es que centraliza al máximo su operación, manteniendo el control de los procesos y los datos, así como alineando su gestión respecto al proyecto educativo institucional como si estuvieran funcionando desde las instalaciones del mismo colegio.

Para los administrativos

Sistema Saberes es completamente segura en cuanto a la administración y protección de datos y cuenta con la mejor infraestructura tecnológica vigente en el mercado para garantizar una experiencia agradable, fácil y confiable a sus usuarios, cumple con toda la normativa del Ministerio de Educación respecto al Decreto 1290 de 2009, Ley 1620 de 2013, reglamentado mediante el Decreto 1965 de 2013 e informes del DANE C – 600. Procesos en línea como la matrícula, entrega de boletines, recaudo de cartera, registro y estadísticas de asistencia médica y psicosociales son de los mayores atractivos que ofrece la plataforma para los colegios que se están virtualizando.


Para el docente

Sistema Saberes cuenta dentro de sus múltiples componentes con herramientas de trabajo como la clase en vivo, tareas y evaluaciones en línea; donde es posible que el docente tenga información precisa de cada asignatura o proceso que modera, que le permite además compartir:

  1. Clase en vivo: Cuenta con un sistema que permite mantener sesiones virtuales de manera segura, en la cual podrán usar el sistema de videoconferencia que trae configurado el sistema o configurar el que está usando la institución educativa.
  2. Plan de estudios: Indica a sus estudiantes, padres de familia y docentes cuál es la estructura educativa que trabajará.
  3. Material de apoyo: Donde puede publicar enlaces a videos, otras plataformas, videoconferencias o webinar, subir archivos en distintos formatos PDF, Word, Excel, Power Point.
  4. Tareas: Puedes proponer actividades formativas, dando instrucciones, compartiendo enlaces; con un beneficio extraordinario y es controlar el tiempo (fecha, hora, minutos y segundos) desde y hasta cuando estará activa para recibir respuesta por parte de los estudiantes. Los docentes más organizados van creando sus actividades con tiempo, con la ventaja de que solo se publicarán en el momento que ellos las programen. Pueden visualizar allí mismo, los entregables de sus estudiantes y calificarlas si así lo desean, pudiendo quedar vinculado a las notas formales de la asignatura. Esto ahorrará tiempo y organizará mejor la labor de los docentes.
  5. Exámenes: Permite crear exámenes en línea, con las mismas posibilidades de control de tiempo que las tareas, pudiendo además programar aleatoriedad de las preguntas y las opciones de respuesta que las componen. Estos exámenes pueden enlazarse con el plan de calificaciones del período, disminuyendo los tiempos de trabajo evaluativo.
  6. Foro: Facilita la comunicación con los estudiantes, es una especie de chat coordinado, donde el docente supervisa y controla los mensajes que comparten los estudiantes, retroalimenta y da respuesta a las inquietudes que estos tienen.
  7. Agenda: Muestra de forma organizada en un calendario las tareas y exámenes programados; el docente puede poner actividades adicionales que pueden ser vistas por los estudiantes y padres de familia, lo que también permite que otros docentes visualicen qué actividades hay asignadas para ese día y así balancear mejor la carga de trabajo con los estudiantes. Así mismo es posible compartir la agenda institucional y enviar notificaciones de todos estos eventos al correo electrónico para garantizar la lectura.
  8. Calificaciones: El docente crea su plan de evaluación o diligencia el plan configurado previamente por su institución de cara al cumplimiento del proceso de generación de notas y cargue de datos para el boletín periódico o final. Si un docente desea que parte de las actividades realizadas en clase sean publicadas como tareas y exámenes, estas pueden ser validadas allí para que el sistema las reconozca como parte de este proceso.
  9. Huellas: Una de las funciones más usadas en esta plataforma, ya que es el espacio donde puede documentarse el proceso de aprendizaje más allá de lo académico, compartiendo avances multidimensionales, además de permitir el cumplimento de la Ley 1620 de 2013, reglamentado mediante el Decreto 1965 de 2013.
  10. Asistencia: Si bien la asincronía es una ventaja del modelo B – Learning, también hay momentos de encuentro virtual que requieren llamado de asistencia, para lo cual Sistema Saberes permite que el docente identifique quien llega a dichos encuentros bien sean presenciales o virtuales. Para la institución estos datos conglomerados y estructurados representan la oportunidad de evaluar uno de los indicadores claves de eficiencia de su servicio.
  11. Comunicaciones: Un sistema de interacción con los estudiantes, otros docentes, administrativos y padres de familia, todo dependiendo de como sea configurado. Allí podrán enviar mensajes en formato de correo electrónico, con la ventaja de ser un ambiente formal y de control de acceso a datos, ya que no es necesario conocer los datos de las personas porque internamente el sistema cuenta con esta información y la controla.

Monitoreo al proceso

Otra gran ventaja de Sistema Saberes como herramienta de apoyo virtual, es que la institución puede monitorear las actividades de las asignaturas, configurar aspectos claves de comunicación según sea la política de la institución y lo más importante continuar con el plan educativo sin ningún tropiezo. Esto hará que pueda cumplir con los tiempos de evaluación, formación y compromisos ya adquiridos. Delegar a supervisores específicos el monitoreo de asignaturas o grados en particular, tener al día la información sobre lo que se enseña y las evaluaciones, así como poder generar boletines de calificación y dejarlos disponibles virtualmente si así lo desean, para que sean visualizables a los acudientes de cada estudiante.

Además podrá usar los otros módulos del sistema como: Encuestas en Línea, Enfermería (control y registro de exámenes médicos, y ahora teniendo en cuenta los protocolos de bioseguridad requeridos), manejo de Cartera y Pagos, todo desde la flexibilidad de un sistema web que mantiene sincronizada la información. Contará con una app móvil que facilitará su uso desde cualquier dispositivo y puede incluso conectarse con sistemas de correo institucional como Microsoft 365 y Google Classroom.

Relación con los acudientes y padres de familia

Ellos percibirán todo el trabajo que realiza el docente, la institución y su propio hijo o hija, aumentando su compromiso frente al proceso educativo. Con Sistema Saberes algunos colegios han evidenciado cómo se mejora el control de cartera permitiendo que los padres de familia estén enterados de lo que pasa en la formación de sus hijos.

Esta plataforma educativa representa para muchas instituciones educativas privadas y oficiales una posibilidad de dar continuidad al proceso de enseñanza, bien sea por razones logísticas como la suspensión de las clases presenciales por temas de salud pública, fallas en el flujo eléctrico, cortes de agua o infinidad de situaciones que ocurren. Otras por temas como la flexibilización de su modelo educativo para mediar entre las nuevas tendencias de enseñanza y las motivaciones de muchas familias que buscan modelos alternativos que generen disponibilidad de tiempo para otras actividades, niños y niñas que están en intercambio educativo o deportivo en otras ciudades o países o que por alguna razón no pueden asistir a clase pero que requieren mantenerse activos con los compromisos educativos.

Artículo publicado en el periódico virtual Confidencial Colombia, sobre la experiencia Gimnasio La Salada:

confidencialcolombia.com/apuesta-digital-educar-en-pandemia-desde-segovia-antioquia

 

Los invitamos a que soliciten una demostración totalmente gratuita y sin compromiso sobre cómo pueden implementarla en su colegio y descubrirán una infinidad de posibilidades que solucionarán muchas de las dificultades que tienen actualmente los colegios, fomentando el buen uso de las TIC, respaldándose en un equipo tecnológico de primera y logrando que ningún motivo frene la operación de su institución educativa.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

La Apuesta Digital Para Educar en Plena Pandemia

LA APUESTA DIGITAL PARA EDUCAR EN PLENA PANDEMIA DESDE SEGOVIA, ANTIOQUIA

En medio de la incertidumbre que enfrentan miles de padres de familia y estudiantes en plena pandemia por la decisión de volver a clases presenciales, con un modelo de alternancia propuesto por el gobierno nacional, y mientras los colegios montan aceleradamente protocolos de bioseguridad que estén a la altura para evitar el riesgo de contagios por covid-19, la Institución Educativa Gimnasio La Salada le apuesta a una educación digital.

Ubicada en Segovia, Antioquia, en plena zona minera del país, con todas las implicaciones socioeconómicas y políticas que ello conlleva, han logrado abonar un camino de avance tecnológico, que no los tomó por sorpresa al momento de requerir implementar una educación totalmente digital a causa del confinamiento, esto debido a que desde hace tres años han venido implementando tecnologías como la plataforma educativa www.sistemasaberes.com, una herramienta muy completa y sobre todo segura en estos tiempos donde muchos colegios han tenido que hacer uso de múltiples aplicaciones para lograr continuar con su proyecto educativo.

Y esto se debe a que al haber tenido centralizada la gestión administrativa y académica desde la plataforma, han podido continuar el servicio educativo. “Si bien el proceso ha sido duro, no fue traumático, teníamos a la mano la forma de llegar a nuestros estudiantes, no estábamos desconectados de los papás y la gente se sentía informada, yo nunca sentí que hubiese un quiebre entre la comunidad de padres de familia y el colegio” manifiesta Natalia Marín, directora de la Fundación Angelitos de Luz y administradora de la institución educativa, en el marco de una alianza con la Compañía Grand Colombia Gold.

A pesar de las dificultades de conectividad que hay en el municipio de Segovia, el manejo flexible de horarios para que puedan acceder los estudiantes de jardín hasta séptimo grado, la donación de 310 tabletas para aquellos estudiantes que no contaban con un computador en casa, así como espacios de encuentro virtual con los padres que tienen dudas con las tareas y un equipo administrativo y docente de alta calidad, el Gimnasio La Salada está asumiendo el gran reto.

Es así como esta institución le apunta a evitar que, con su cierre físico por la actual contingencia, se dé una deserción escolar que como bien lo declara la Unesco, acelera las brechas y desigualdades sociales. Mientras miles de estudiantes se encuentran sin acceso a internet o a un computador en el país y algunos colegios se concentran en utilizar recursos para imprimir guías académicas, La Salada le apuesta a una plataforma escolar fácil de usar para toda la comunidad educativa donde las instituciones educativas privadas y públicas “Cuentan con más de 15 componentes, que permiten dar clases virtuales en vivo, entregar tareas en línea, descargar guías de estudio, calificaciones, boletines, comunicaciones, foros, encuestas, observador del estudiante (Huellas), matrícula en línea, cartera, pagos virtuales, incluso un módulo de Enfermería que permite llevar control y registro de exámenes médicos y accidentes; tema crucial con el regreso a clases presenciales, en un ambiente seguro para toda la comunidad educativa” manifiesta Lady Mora, Directora Ejecutiva de Sistema Saberes

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.