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El Habeas Data y su influencia en la educación

El Habeas Data y su influencia en la educación

El habeas data es un término jurídico que se refiere a un derecho de protección de la privacidad de las personas. Por consiguiente, esta ley se estableció para garantizar el derecho a la privacidad de los individuos y la protección de los datos personales. Convirtiéndose, de esta manera, en una herramienta importante para la protección de los derechos humanos en todo el mundo y con gran influencia en la educación.

Habeas data en la educación

habeas data
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El habeas data se ha convertido en un tema de gran importancia en la educación. En la actualidad, hay muchos desafíos para los sistemas educativos en lo que respecta a la seguridad de los datos de los estudiantes. Al igual que, en muchos países, los gobiernos están optando por la creación de bases de datos centralizadas que contienen toda la información sobre los alumnos. Esto ha creado preocupación entre muchos padres y profesores, ya que estas bases de datos pueden ser vulnerables a los ataques de hackers.

Por esta razón, muchas instituciones educativas han comenzado a implementar el habeas data para proteger la privacidad de los estudiantes. Esto se ha logrado a través de la adopción de políticas de privacidad estrictas para los datos de los estudiantes, así como medidas de seguridad para proteger estos datos.

Por ejemplo, muchos sistemas educativos ahora exigen que los estudiantes proporcionen información verificable antes de que se les permita acceder a los recursos educativos.

Divulgación de datos en estudiantes

Además, ha influido en la forma en que los alumnos divulgar datos entre ellos. Hoy en día, muchos de ellos utilizan plataformas de redes sociales para compartir información con sus compañeros de clase. Estas plataformas tienen políticas de privacidad estrictas que garantizan que los datos compartidos no sean utilizados para fines no autorizados.

En conclusión, este término ha tenido una influencia significativa en la educación. Una ley que en pocas palabras le permite a las instituciones educativas asegurar la privacidad de los estudiantes y proteger sus datos de los ataques cibernéticos de robo de información.

Te invitamos a conocer cómo Sistema Saberes funciona con su política de privacidad y, además, conoce quiénes somos y cómo trabajamos día a día.

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5 prácticas para proteger los datos personales de tu colegio

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Los colegios cada vez se vuelven más tecnológicos gracias a las evoluciones digitales y comunicativas, lo que produce que los procesos sean más efectivos y agiles de ejecutar. Sin embargo, para muchas instituciones educativas existe el riesgo de la inseguridad con los datos personales de su comunidad. Es por ello que día a día se deben ejecutar buenas prácticas donde aquellos datos de los estudiantes, padres de familia, docentes y administrativos estén seguros.

5 prácticas para proteger los datos personales de tu colegio
5 prácticas para proteger los datos personales de tu colegio

Consejos para proteger los datos personales de tu comunidad educativa

Hay que conocer que actualmente con el avance tecnológico en los centros educativos, los ciberdelincuentes resultan estar más despiertos que nunca. Es decir, viven investigando la manera de robar la información personal para luego hacer cualquier trato con ella.

Para evitar estos dolores de cabeza para el colegio, desde Sistema Saberes queremos brindarte algunos consejos para que pongas en práctica y así brindar tranquilidad en tu comunidad.

Aumenta las capas de protección

Debes asegurarte de aumentar la seguridad de la información. Uno de los ejemplos más claros son los cifrados que deben tener las notas, las finanzas y la información personal. Esto deberás hacerlo mientras están los datos almacenados en la plataforma y cada vez que salgan de los equipos registrados.

Implementa el principio del menor privilegio posible

Significa que ninguna persona, equipo sistema de la institución debe tener acceso a información que no requiera dependiendo su perfil. Uno de los ejemplos más claro es que los datos financieros de los estudiantes se alojen en un sector diferente de la red, de esta manera quienes no trabajan con estos datos no tengan acceso a ellos. Aquí es clave restringir el acceso a la información de personal que no requiere trabajar con ella en sus quehaceres.

Mantén siempre actualizando la plataforma

La actualización de la información y las constantes revisiones al software que use tu colegio previene las vulnerabilidades a las que está expuesto el sistema para los delincuentes. De esta manera corregirás los datos internos y así aumentarás la fuerza de protección de la plataforma. De hecho, podrás hacer uso de aplicaciones externas que usan los navegadores para realizar dicha actualización, las cuales requieren de revisiones constantes.

No te confíes de una contraseña

Debes saber que una sola contraseña no protege lo suficiente toda la información que registras en tu colegio. Para ello es importante que requiera de una serie de claves o algún método de doble autenticación y así tendrás la tranquilidad de que no estás siendo vulnerable ante hackers.

Aquí también es importante que te asegures que tanto docentes, estudiantes y padres de familia tengan unas contraseñas seguras para sus perfiles dentro de la plataforma. Teniendo en cuenta que a veces eligen la opción más fácil para cualquier robo de datos.

Realiza copias de seguridad

Estas copias de seguridad funcionan como la última línea de defensa ante los delincuentes destructivos. En caso de recibir alguna amenaza de robo de información puedes considerar tener una copia de seguridad en la nube. Sin embargo, es importante que la tengas como un complemento más no en modo de reemplazo de información.

Te invitamos a conocer cómo Sistema Saberes funciona con su política de privacidad y, además, conoce quiénes somos y cómo trabajamos día a día.

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Consejos para proteger tus datos personales

Consejos para proteger los datos personales

Con el aumento del uso de la tecnología muchos dudan sobre la protección de sus datos personales. En la actualidad el acceso a la información se realiza de manera rápida e inmediata. Por eso, desde Sistema Saberes queremos aconsejarte para que mantengas la tranquilidad de que tus datos están protegidos y seguros en la red. ¿Cómo hacerlo?

Protección de datos personales
Protección de datos personales

Tips para proteger tus datos personales

Si lo que tú quieres hacer el garantizar la protección de tus datos en internet, puedes seguir estos consejos claves:

  1. Genera contraseñas seguras. Esto podrás hacerlo guiándote por el medidor de seguridad que se presenta cuando estás creando tu contraseña. Recuerda que también es importante que actualices constantemente esas contraseñas.
  2. Configura los niveles de seguridad de cada una de tus cuentas. ´Para esto lo que podrás hacer es activar la opción de verificar el ingreso de sesión con tu dispositivo o correo electrónico.
  3. Evita realizar transacciones comerciales. Esto en las redes sociales o páginas web que antes no hayas usado o que parezcan inseguras.
  4. Administra de manera responsable tu información personal. Podrás configurar la privacidad para que tus publicaciones solo sean vistas por tus amigos cercanos y no de manera pública.
  5. Siempre cierra sesión de tus perfiles en cuentas ajenas. Especialmente en computadores o dispositivos compartidos con más personas.
  6. Evita tener contacto con personas o usuarios desconocidos en la red.
  7. Verifica que la política de protección de datos personales tenga un tratamiento adecuado en la base de datos.
  8. Siempre que recaudes datos personales de tus estudiantes, docentes, directivos o padres de familia; debes contar con el consentimiento e informarles la finalidad de su uso. De esta manera la comunidad educativa sabrá para qué usarás los datos personales.
  9. Procura asignar a una sola persona que recaude la información. Así evitarás que muchas personas dentro de la institución tengan acceso a esta información. Y podrás incrementar los niveles de protección y así generar confianza en la comunidad educativa.

Protección de datos personales de empleados

Esta información, no solamente es importante para uso personal. También es importante contemplar la seguridad de datos personales en los empleados, clientes y proveedores. Como colegio, es primordial conservar la información personal bajo los estrictos niveles de seguridad y confidencialidad; más cuando hablamos de información de niños pequeños.

Es importante que sepas que desde Sistema Saberes manejamos unos altos grados de seguridad con la información que cada usuario deposita en nuestra plataforma. Además, contamos con algunos permisos de acceso que se les brinda a ciertas personas de la institución para que sean los únicos en tener información concreta. Así evitamos que cualquier perfil del colegio pueda obtener los datos de los estudiantes, docentes o administrativos.

Esto lo hacemos principalmente tanto con los datos privados y personales de cada estudiante, como también en las situaciones que se presentan en ‘Gestión de convivencia escolar’; donde se agregan algunos comportamientos a los que se les debe realizar un respectivo seguimiento.

Si quieres conocer más sobre nuestra política de privacidad o nuestra plataforma como tal, te invitamos a ponerte en contacto con nuestro equipo de comerciales que están disponibles para realizar demostraciones en vivo.  Déjanos un comentario y nos pondremos en contacto contigo.

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Protege tu información personal y la de tu comunidad educativa

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4 plataformas para administrar tu información personal

El auge por el teletrabajo y el estudio desde casa generado por la contingencia de estos días, ha ocasionado un fenómeno importante. En casa tanto los padres de familia, los estudiantes, los docentes y los mismos administrativos; han tenido que inscribir su información personal en distintas herramientas para la comunicación; los encuentras virtuales, el teletrabajo, etc.

Protege tu información personal y la de tu comunidad educativa
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Cómo proteger tu información personal

Al tener que registrarse en tantas herramientas los usuarios suelen cometer el delicado error de usar la misma contraseña para diferentes servicios. Lo delicado del asunto se basa en que, si un atacante logra descubrir tu contraseña para un servicio. Infortunadamente habrá logrado descubrir tus credenciales en los demás, el problema se agudiza aún más; cuando las contraseñas que estamos tratando de memorizar. No solo son muchas, sino que se nos exige que sea de alta complejidad; con símbolos, con números, mayúsculas.

Este fenómeno ha llevado a que sea casi imposible acordarse de todas las contraseñas de tus servicios. Por ello, existen aplicaciones que lo hacen por ti y son muy útiles en un entorno escolar como el nuestro. Aquí te explicaremos cómo funcionan estas aplicaciones y te listaremos 4 ejemplos muy recomendados.

¿Qué son las plataformas para administrar contraseñas?

Casi todos los navegadores de internet cuentan con componentes para administrar contraseñas, pero, estos componentes no suelen ir más allá de simplemente ayudarte a recordar la contraseña. Para extender esas funcionalidades, es que existen las plataformas para administrar contraseñas. Donde además de ayudarte a recordar tu contraseña podrás hacer ejercicios de verificación de no repetición de contraseña entre distintos servicios. Mantener contraseñas nada fáciles de deducir y que cumplan con los requisitos de los sitios en los que estás inscrito.

estas aplicaciones te van a ayudar a generar de manera automática las nuevas contraseñas que vayas necesitando y las vas a poder usarlas en cualquier dispositivo que manejes. Independientemente de si trabajas desde un navegador o desde distintas apps.

4 ejemplos muy recomendados

  1. Bitwarden: Bitwarden tiene opciones gratis y de pago para empresas, funciona con múltiples sistemas operativos y distintos tipos de dispositivo y es compatible con varios navegadores.
  2. Dashlane: Es quizá la plataforma más fácil de usar, la versión paga no es muy costosa. Pero, cuenta con una versión gratuita para un único dispositivo.
  3. Firefox Lockwise: te permite acceder de forma segura a las contraseñas que has guardado en Firefox desde cualquier dispositivo y cualquier aplicación, incluso desde fuera del navegador.
  4. Lastpass: Quizá es la mejor alternativa gratuita, ya que en esta modalidad tiene casi todas las funciones esenciales, la única diferencia con la versión Premium, es la de compartir contraseñas.

Averigua lo que los criminales informáticos saben acerca tuyo

Verifica que tu correo electrónico no haya sido parte de una violación de datos en línea, para ello puedes usar cualquiera de las siguientes aplicaciones:

  1. Firefox Monitor (en español)
  2. Have I Been Pwned (en inglés)

La seguridad es un proceso no un estado; Mantén activa tu curiosidad por aprender y enseñar.

JAIR GARCÍA

Dir. Información de Sistema Saberes

Master en Ingeniería de Software, Ingeniero de Sistemas, líder de tecnología.

¿Por qué es importante la seguridad de las bases de datos?

Bases de datos: seguridad de la comunidad educativa

5 CLAVES PARA EL MANEJO DE BASES DE DATOS EN EL COLEGIO

La normativa vigente es explícita sobre la responsabilidad que tienen los colegios sobre la administración de bases de datos. A continuación te damos 5 claves sobre lo que debe y no debe hacer, también usa nuestra plantilla gratuita para el manejo de bases de datos en tu colegio.

  1. En el proceso de matrícula o cuándo recoja datos personales de su comunidad. Debe informarles cuál es el objeto de tener esta información y dejar constancia de que autorizan el uso de sus datos. Esto puede documentarse de manera escrita o a través de alguna conducta digital que permita dar fe de ello. Por ejemplo. Cuando se usan sistemas de gestión el usuario para realizar el diligenciamiento de datos, debe realizar acciones como Guardar, Autorizar y demás. Estas son válidas para el cumplimiento de la norma.
  2. Es necesario que se delegue formalmente la responsabilidad del manejo de datos a una persona o área del colegio, ya que esto permitirá centralizar las actividades y vigilar mejor el cumplimiento de la norma. En los sistemas de gestión escolar, casi siempre es el Administrador de la plataforma uno de los principales encargados de esta tarea, ya que es la persona que puede registrar, modificar o eliminar datos del sistema.
  3. Defina un procedimiento para la recolección, uso, actualización y corrección de datos de los miembros de su comunidad educativa.

Procedimiento de recolección

  • Inventariar las bases de datos.
  • Clasificar el tipo de información: sensible, confidencial, pública o privada.
  • Identificar los momentos críticos del proceso académico y administrativo del colegio en el cual se recolectan, actualizan y usan estos datos.
  • Identificar los riesgos a los que se ven expuestos estos datos, luego de ello determine posibilidad de ocurrencia e impacto.
  • Generar posibles respuestas y soluciones a las PQRS relacionadas con este tema.

4. Socialice este procedimiento y realice monitoreos para evaluar su aplicabilidad. Para ello, identifique claramente las personas que están administrando datos en el colegio como Administrador de sistemas, coordinaciones, directivos y personal administrativo que tiene acceso a los datos.

5. Genere cláusulas de confidencialidad y manejo de datos en todos los contratos que realiza el colegio.

Situaciones de molestias

Dentro de las situaciones más frecuentes de molestias, quejas, reclamo y solicitudes; muchas de ellas son presentadas a la superintendencia de industria y comercio o la superfinanciera son, cuando:

  • No se atiende en debida forma la solicitud de supresión del dato que presenta el titular.
  • El titular trata información personal sin contar con la autorización del titular.
  • No se conserva copa de la autorización previa.
  • No se adopta una política de tratamiento de la información y un aviso de privacidad.
  • Cuando no se converva la información de los titulares bajo las condiciones de seguridad necesarias.
  • Cuando no se ofrecen los mecanismos o se realiza la actualización de datos.

 

Plantilla Gratuita para Manejo de bases de datos en el colegio

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Bases de datos: seguridad de la comunidad educativa

Esta es una plantilla que te permitirá crear tu procedimiento de manejo de bases de datos en la institución educativa, incluye el modelo de solicitud de uso de datos y la descripción de algunas situaciones a las que se exponen los colegios y que algunas veces son objeto de conciliación o demanda pública.

No olvides crear tu propia copia
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LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

Protección de datos y proceso de matrículas

Protección de datos y matrículas

OPTIMIZA TU PROCESO DE MATRÍCULAS Y APLICA CORRECTAMENTE LA LEY 1581.

Los procesos de matrículas escolares y la ley 1581 de Habeas Data

Protección de datos y matrículas
Protección de datos y matrículas

La clave está en la seguridad de los datos, sobre todo cuando son datos de menores de edad, el consentimiento informado y el uso apropiado de los mismos. Usa esta guía y disminuirás las probabilidades de problemas legales, cibernéticos y sociales en tu colegio.

Por consiguiente, listaremos aspectos legales, tecnológicos y prácticos que asegurarán el éxito de tu gestión en el proceso de Matrículas y el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 de Habeas Data.

Tres aspectos básicos a seguir para el proceso de matrículas

  1. Legales:

Como resultado, es importante que en el colegio tengan definida una política de tratamiento de datos. En ella se deben reconocer mínimo los siguientes aspectos:

  • Acceso a la información: que todos los miembros de la comunidad educativa que suministren sus datos. Pueden conocer, actualizar, rectificar la información que hayan suministrado al colegio en cualquier momento del año académico. Información de identificación, ubicación, socio económica y datos sensibles.
  • Datos sensibles: aquellos referentes a origen racial o étnico; preferencias políticas, religiosas y similares que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
  • Datos de menores de edad: es importante que la institución educativa capacite a todo la comunidad sobre los riesgos que tienen los menores de edad al compartir sus datos personales. Así mismo debe promover una cultura de la seguridad de los datos y documentar cómo realiza este proceso.
  • Responsabilidad del tratamiento de datos: la ley establece que es la institución educativa la responsable de administrar; decidir que hacer con la información que se recoge de las personas y que consolida en una base de datos (Conjunto organizado de información personal); independientemente del medio tecnológico en que lo realiza.
  • Tratamiento de datos: es toda acción que vaya a realizar el colegio sobre la información recolectada, para sus fines académicos, administrativos, sociales y financieros.
  • Finalmente el consentimiento informado: dejar explicito a tu comunidad educativa para que serán usados los datos, cómo vas a atender cualquier solicitud que tengan ellos sobre el manejo de sus datos en el colegio y tus datos de contacto para atender dichas solicitudes.

2. Tecnológicos: procesos de matrículas

En primer lugar la institución educativa es libre de decidir por cuáles medios tecnológicos solicita la información desde un registro manual hasta un sistema web robusto. Sin embargo, sea cual sea la tecnología usada, debe garantizar que dichos medios son seguros y poco vulnerables.

Por lo tanto, para instituciones que utilizan soluciones de gestión escolar en Internet, como Sistema Saberes, donde la información es suministrada de manera directa por la comunidad educativa.

De manera similar, los padres de familia registran sus datos y los de sus hijos, los docentes y administrativos también registran sus datos; para facilitar la centralización, administración solemne de parte del colegio y seguridad de la información.

Además, evita reprocesos como la digitación o copia en diversos sistemas, que pueden generar fuga de datos y más bases de datos que administrar. Estos medios tecnológicos se conocen como; encargados del tratamiento de los datos, y es tarea principal de ellos; mantener esquemas de seguridad, almacenamiento y uso de los datos por parte de la institución educativa.

Así que, antes de decidir que medio van usar, identifica que protección le brinda al colegio los sistemas de recolección de datos. Muchas veces las instituciones no le prestan cuidado a este tema y resultan guardando su información en plantillas de internet vulnerables, o aplicaciones que se ofrecen como gratuitas, pero en realidad lo que hacen es captar sus datos para usarlos posteriormente a conveniencia de terceros.

3. Prácticos:

Para lograr cumplir con la ley de Habeas Data en Colombia y asegurar que tu institución pueda usar correctamente los datos en un ambiente seguro y confiable, te recomendamos:

A. Usar un sistema digital: 

Debido a que facilitan la administración de los datos para fines académicos y financieros en tu colegio. Que el sistema digital sea seguro y confiable. Muchos colegios debido a su baja experiencia en riesgo informático, inocentemente usan bases de datos abiertas como; hojas de cálculo compartidas, sistemas de chat o mensajería instantánea, archivos físicos de fácil acceso a cualquier persona.

Así como estos ambientes son bastante usados, pueden ser fácilmente vulnerados. Por lo tanto, lo mejor es asegurarte de usar un sistema que cuente con esquemas de seguridad.

Además, como la exige que los datos puedan ser actualizados, tener dicha información organizada y controlada; facilita que se actualice según requerimientos tanto de la institución como del dueño del dato.

B. Almacena y registra el consentimiento informado de la persona sobre el uso de los datos suministrados.

Por lo tanto, en el caso del padre de familia que informa tanto sus datos como los de sus hijos, es necesario dejar una frase expresa en la hoja de matrícula o contrato escolar una aceptación explícita, como por ejemplo; «Con la firma de este documento usted autoriza a la institución educativa para usar sus datos y los de su estudiante en el marco de los diferentes procesos académicos, financieros y administrativos».

C. Manejo de imágenes

A partir de esto es un dato clave que muchas veces es obviado. La información no solo se refiere a datos registrados por el usuario; sino también a información que puede ser obtenida por otros medios como fotos o videos de los menores de edad.

Para ello, es clave solicitar autorización para el uso de fotos, grabaciones de voz o video para fines académicos o de comunicación en la institución.

D. Vigilar los requerimientos de las entidades reguladoras

Ciertamente en Colombia esta función la ejerce la Superintendencia de Industria y Comercio. A través de la unidad de Protección de Datos Personales. El responsable según la Ley 1581 es el colegio.

Como resultado a la fecha de elaboración de esta guía; los obligados a registrar oficialmente sus bases de datos son las Sociedades y entidades sin ánimo de lucro. Finalmente, aquellas que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y las Personas jurídicas de naturaleza pública. Consulte más aquí.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

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