Historias De Vida En Saberes: Quienes Trabajan Para Tu Colegio

CONOCE A QUIENES TRABAJAN EN SABERES DÍA A DÍA CON LA MISIÓN DE APORTAR A LA EDUCACIÓN

Historias de vida en Saberes, son una serie de historias que nos invitan a conocer y admirar la calidad humana de quienes hacen parte de la Comunidad Saberes. Esta vez nos centramos en una parte de la historia de vida de Yulieth Martínez, Líder de Implementación de la plataforma, conócela.

¿Quién es Yulieth Martínez, Líder de Implementación de Sistema Saberes?

Yulieth Martínez, Administradora Turística y Hotelera, lleva trabajando cinco años con Sistema Saberes, se ha desempeñado en varias labores dentro de la plataforma y es quizás la cara que más conoces, ya que en algún momento te la has encontrado apoyándote en soporte técnico, en un video tutorial o quizás en el proceso de vinculación comercial o en la implementación de la plataforma en tu colegio. Yulieth a nivel personal es una líder social y juvenil, que se caracteriza por su alegría, le gusta leer, le apasiona trabajar por las personas y cultivar su dimensión espiritual. Actualmente tiene una pareja estable que se encuentra estudiando en otro país y a pesar de la distancia, gracias a la tecnología su relación ha funcionado. Por eso se podría decir que la tecnología está en su vida, tanto en el amor como en su trabajo. Se proyecta en unos años con Sistema Saberes, y paralelamente emprendiendo de nuevo, como alguna vez lo hizo. Ama su trabajo y se goza día a día trabajar con la comunidad saberes.

Inicios y evolución en Sistema Saberes

En los últimos semestres de su carrera universitaria se vinculó con Sistema Saberes, a pesar de que en el primer proceso de selección no pasó, dado que inicialmente aparentemente no contaba con el perfil para llenar la vacante, sin embargo, luego tuvo la posibilidad de una segunda entrevista y de unas pruebas donde logró captar la atención de la CEO de Sistema Saberes. Arrancó apoyando el área de soporte técnico y luego apoyando capacitaciones a colegios, realizó trabajo comercial, así como apoyo administrativo, dado que por esa época se triplicaron las instituciones aliadas a la plataforma.

A pesar de que por un corto tiempo de receso con Sistema Saberes alcanzó a ejercer su profesión en una empresa de turismo, esta no cumplió con sus expectativas y las cosas se dieron para volver a Sistema Saberes, esta vez la propuesta era con un nuevo modelo de negocio basado en teletrabajo, lo que hasta ahora muchos experimentan debido a la emergencia sanitaria vivida por la pandemia.

Así mismo, a lo largo de estos últimos años paralelamente al trabajo realizado con Saberes, ha potencializado su vocación social, dado que se describe como una persona dada a los demás que sabe escuchar y dar buenos consejos, así como luchar continuamente por las causas justas y potencializar lo positivo de las personas, lo que le ha permitido desarrollar liderazgo social con jóvenes, trabajando en proyectos con la Arquidiócesis de Bogotá. El trabajo con Sistema Saberes por su parte le ha ayudado a comprender y a entender aún más a los seres humanos, su roles y situaciones particulares, para garantizarles un buen servicio y una buena experiencia. Dice que su trabajo no solo se limita a dar una simple respuesta o a resolver una necesidad, sino a trascender en esa necesidad e impactar positivamente en los usuarios.

Su día a día

Actualmente es Líder de Implementación de Sistema Saberes, y es un puente clave entre el Área de Soporte y la de Desarrollo, para garantizar que se puedan resolver solicitudes y casos pendientes para que los colegios estén satisfechos con la plataforma. También revisa constantemente los manuales de funcionamiento del sistema y la encontramos en muchos videos tutoriales que realiza para los usuarios, así como en capacitaciones y webinars para tenernos al día con las actualizaciones y funciones de la plataforma. Todos los días dice, es una aventura nueva, donde se busca tener a todas las áreas que requieran capacitación en los colegios, así como los insumos necesarios para aprovechar al máximo las herramientas y componentes de Sistema Saberes.

Aprendizaje con los usuarios del sistema

Ha sido una experiencia muy enriquecedora, donde ha tenido que enfrentar toda una variedad de usuarios, desde personas con muchos roles o responsabilidades al tiempo en las instituciones educativas que requieren de mucha atención y apoyo, usuarios con experiencias previas con otras plataformas y otros modos de operar, que le han enseñado a manejar desde situaciones sencillas de resolver, hasta situaciones donde se han presentado dificultades en la comunicación, dada las características de un trabajo basado en servicio al cliente. Sin embargo, estas le han dejado mucha gratificación al ver que se han resuelto satisfactoriamente y ver los resultados actuales de vínculos y buenas relaciones laborales.

Aporte de Sistema Saberes en su vida

Yulieth considera que Sistema Saberes le ayudó a superar la timidez, hoy en día a sus escasos 26 años, siente que se desenvuelve fácilmente en cualquier escenario que requiera de su intervención. Otro aporte ha sido el apoyo como colaboradora de la organización, donde hay motivación constante para dar lo mejor de sí, donde considera que se puede aportar con nuevas iniciativas y realidades desde sus conocimientos y esto le ha permitido que, gracias a su curva de aprendizaje y a la identificación de sus potencialidades por las directivas de la empresa, hoy en día sea la Líder de Implementación.

Por otro lado, al interior de Sistema Saberes existe la preocupación constante como ser humano, porque más que una empresa, Sistema Saberes se ha convertido en una familia para Yulieth, y prueba de ello, ha sido que han estado pendientes en momentos clave de su vida, donde ha tenido problemas de salud y problemas con la implementación de dos emprendimientos que no salieron como lo esperaba.

Sistema Saberes ha hecho que Yulieth, sea mejor profesional, mejor colaboradora, mejor persona, donde hay confianza para crecer a todos los niveles.

Mensaje para los colegios que aún no se animan a tener una plataforma de gestión escolar

Yulieth considera a Saberes como una solución, un aliado para las labores así como tareas académicas y administrativas de cualquier institución educativa de preescolar, primaria y secundaria, con información a la mano para tomar decisiones en tiempo real, cuando realmente se requieran, estar atentos al proceso formativo de los estudiantes y tratar temas de deserción, así como temas de cartera. Si bien la tecnología es difícil de asumirla de acuerdo con la diversidad de población al interior de una comunidad educativa compuesta por: estudiantes, padres de familia, docentes, administrativos y directivos, Sistema Saberes centraliza y organiza toda la información, contribuyendo a mejorar la gestión, así como generando los resultados esperados, permitiendo mejorar la calidad de vida de todos los usuarios.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Los Colegios Que Usan Sistema Saberes Dicen…

LA EXPERIENCIA DE ALGUNAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS CON SISTEMA SABERES

Si haces parte de una institución educativa de preescolar, primaria o secundaria que se encuentra en la búsqueda de una plataforma o sistema tecnológico que le permita gestionar sus procesos administrativos, académicos y financieros, a continuación, te contamos la experiencia de algunos funcionarios de cuatro importantes colegios ubicados en la ciudad de Bogotá, como lo son: el Colegio Gimnasio Moderno, el Colegio Liceo Navarra, Alianza Educativa (11 colegios oficiales) y el Colegio Real Escandinavo, que te pueden orientar sobre los beneficios que tiene la plataforma educativa Sistema Saberes.

https://youtu.be/0pYVyGI6YI8

¿POR QUÉ FUE IMPORTANTE IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN EN SUS COLEGIOS COMO SABERES?

esto fue lo que nos respondieron:

Jorge Sánchez. Coordinador de Sistemas del Colegio Gimnasio Moderno.(9 años con la plataforma)

R/ Para todo colegio es importante tener el control de sus calificaciones, de todo lo que hacen sus estudiantes, así como de todos los procesos que tienen sus profesores y es por eso que necesitábamos una plataforma que nos ayudara a controlar y gestionar toda la información, hoy en día la información es lo más importante, por eso mismo Sistema Saberes fue la mejor solución”.

Eduardo Fandiño. Director Administrativo del Liceo Navarra (7 años con la plataforma)

R/ Nos ha permitido gestionar el colegio de una manera más ordenada y con un acceso mucho más fácil, pues nos permite que, a través de una conexión a internet en una tablet o un computador, podamos acceder a cualquier tipo de información del colegio ya sea de tipo administrativo o académico; de igual forma si los profesores por ejemplo quieren ingresar sus notas o quieren informar cualquier reporte o comunicarse con un padre familia, lo pueden hacer tanto desde su casa como de un salón de clases.

Rodrigo Rojas. Coordinador de Tecnología de Alianza Educativa 11 colegios oficiales administrados por la alianza entre Universidad de los Andes, el Colegio Los Nogales, el Colegio San Carlos y el Gimnasio La Montaña. (5 años con la plataforma)

R/ Se tiene la información centralizada de cada estudiante, cada docente puede saber la situación puntual de cada uno.

Daniel Muñoz. Coordinador de Calidad del Colegio Real Escandinavo. (5 años con la plataforma)

R/ Es esencial implementar un sistema que dé información clara, concreta y veraz acerca del proceso de notas y seguimiento, por lo que Saberes fue clave para cumplir con todo el sistema de gestión de calidad.

¿CÓMO RECIBIÓ LA COMUNIDAD EDUCATIVA EN SU MOMENTO UNA HERRAMIENTA COMO SISTEMA SABERES?

Todos coinciden en que lo recibieron de buena manera; en uno que otro colegio donde venían manejando sistemas muy simples, haciendo las tareas manualmente y usando el papel, hubo una cierta resistencia al principio, pero una vez los docentes y administrativos conocieron el sistema, se dieron cuenta de las ventajas que les daba, facilitando las tareas y procesos, especialmente para el beneficio de los estudiantes.

¿PROBLEMAS CRÍTICOS QUE RESOLVIÓ EN SU INSTITUCIÓN?

Jorge Sánchez. Coordinador de Sistemas del Colegio Gimnasio Moderno.

R/ Saberes nos ayuda mucho en la generación de boletines de calificación, informar las notas de los estudiantes, control de calificaciones, ha sido el “as” bajo la manga de nuestras actividades.

Eduardo Fandiño. Director Administrativo del Liceo Navarra.

R/ La parte de las encuestas, nosotros por los Sistemas de Gestión de Calidad, como ISO y EFQM, hemos requerido hacer encuestas a todo la comunidad educativa y Saberes lo ha permitido hacer de una manera muy sencilla. Así mismo la parte de matrículas, que gracias a Saberes se ha simplificado de sobremanera, ahora los padres acceden al sistema y actualizan su información, ha hecho que para ellos este proceso sea más cómodo.

Rodrigo Rojas. Coordinador de Tecnología de Alianza Educativa.

R/ El tema de reportes en línea es una gran ayuda para el avance académico de los estudiantes y ver las problemáticas más puntuales de cada uno.

Daniel Muñoz. Coordinador de Calidad del Colegio Real Escandinavo.

R/ Saberes con el componente “Huellas” ha permitido comunicación constante con padres de familia, dado que es difícil reunirse con ellos físicamente; además permite la comunicación para mejorar procesos académicos y de convivencia. Es una herramienta que permite extraer datos para generar procesos de mejora.

CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE SU CARGO

R/ Todos coinciden en que gracias a Sistema Saberes han podido cumplir sus objetivos y tareas ahorrando tiempo, con más eficacia y eficiencia, así como acceder a la información en tiempo real. Por otro lado, han podido generar estrategias institucionales para la mejora continua del proceso educativo de los estudiantes y ha permitido de una forma fácil y centrada, la configuración de una o múltiples instituciones.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Disminuir La Cartera En Tu Colegio

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BUSCA LA RENTABILIDAD Y EQUILIBRIO FINANCIERO DE TU INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Una de las actividades administrativas de mayor complejidad para muchas instituciones educativas pequeñas, medianas y grandes es garantizar una cartera saneada que permita un flujo de efectivo suficiente para la cobertura de gastos y costos de operación.

Una de las actividades administrativas de mayor complejidad para muchas instituciones educativas pequeñas, medianas y grandes es garantizar una cartera saneada que permita un flujo de efectivo suficiente para la cobertura de gastos y costos de operación.

  1. Establece ciclos predefinidos de cobro

Se muy organizado en emitir los cobros periódicos en rangos de fechas similares. A veces el día a día lleva a que los colegios emitan los cobros en diferentes momentos del periodo, haciendo que sea confuso para el acudiente o padre de familia y generando que ellos tampoco sean organizados con el manejo de su presupuesto respecto de este rubro. De tal manera que es un efecto en cadena.

2. Facilita la información precisa del cobro

Evite confusiones sobre los valores fijos y variables de los cobros periódicos, para ello debe tener un entorno de consulta frecuente de los cobros hechos, mostrando el estado de cada uno. Esto generará confianza y facilitará la comunicación con los padres de familia.

3. Ofrece diferentes opciones de pago

Con la creciente industria de las Fintech (industrias financieras que aplican nuevas tecnologías), las posibilidades de pago son cada vez mayores, de manera tal que los padres de familia podrán tener la oportunidad de pagar en los tiempos definidos y evitar moras. Estas opciones deben ir desde opciones tradicionales físicas como bancos o recaudo en el colegio, hasta virtuales a través de botones de pago.

De hecho, muchos bancos ofrecen botones de pago genérico, sin embargo, la opción de automatización y sincronización de datos desde el sistema de cartera del colegio hará que tengan total claridad sobre quién les pagó, cuándo y quién les debe. Lo anterior, teniendo en cuenta que los cruces manuales de los botones genéricos siempre serán lentos y sujetos a errores, dado que no es fácilmente reconocible el ejecutor del pago.

4. Analiza los datos de cartera

Realiza análisis periódicos del estado de cartera de la institución, determina tendencias y medios de pago y medidas específicas que te permitan comprender el perfil de pago de los padres de familia, de tal manera que alimente el procedimiento y normativas financieras del colegio, para que las decisiones en este aspecto sean mucho más inteligentes.

5. Comunícate directamente con los morosos y concerta pagos.

Apóyate con recordatorios a través de correo electrónico, chat y mensajería instantánea.

6. Usa herramientas tecnológicas.

Estas facilitarán la gestión, automatizando procesos de cobro, recaudo y análisis de cartera propiamente. Más aún si están integradas con botones de pago, facturación electrónica y firmas electrónicas.

En este aspecto, soportar el proceso de cartera con software especializado para tu sector resulta mucho más conveniente, no sólo porque la herramienta estará más adaptada a las prácticas propias de este, sino que será socialmente más empática con su cultura organizacional y prácticas sociales.

Dentro de estas herramientas, Sistema Saberes ofrece una aplicación completa, segura y fácil de usar que permite a los colegios parametrizar su sistema de cartera bajo las premisas definidas por la institución educativa, organizar la información para que sea fácilmente extraíble y se conecte con su software contable, además de ofrecer alianzas estratégicas con botón de pagos y facturación electrónica (Ver artículo) que en Colombia es obligatorio desde el 1 de octubre de 2020. Así mismo, le permite a los colegios cargar archivos de ingresos bancarios o recaudos manuales con funciones sencillas para consolidar la información a partir de archivos genéricos.

Su principal ventaja es la automatización, eliminando procesos manuales y haciendo que el sistema genere documentos de cobro y facturación con precisión, así como generar estados de cartera inmediatos; pudiendo saber la realidad precisa del colegio en un momento determinado.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

Atrae Estudiantes Para Tu Colegio

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ESTRATEGIAS PARA AUMENTAR LAS MATRÍCULAS EN TU INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Muchos jardines infantiles y colegios han tenido dificultades para mantener y aumentar la matrícula de sus instituciones; es por ello por lo que de manera proactiva deben incluir dentro de sus procesos, estrategias de comunicación y mercadeo que garanticen el crecimiento de la comunidad que los conoce y que puede ser un posible prospecto para ingresar al colegio. Ten en cuenta los siguientes aspectos:

Hoy te presentamos unos consejos prácticos, fruto de la experiencia e interacción con muchos colegios respecto a la administración de sus finanzas:

  1. Identifica las fases del proceso de admisiones de la institución, así como las condiciones y decisiones para clasificar a la siguiente etapa. En cada fase ten claro que quieres indagar, por qué esa información es valiosa y quién es el encargado de entregar y administrar esos datos.

2. Define un proceso claro de cómo administrarán los datos de las familias interesadas. El error de muchas instituciones es que no preparan los escenarios, herramientas tecnológicas y forma en que almacenarán los datos de las familias.

Esto puede hacer que se descuide algún buen prospecto. Intenta generar un flujo de trabajo donde vayas depurando y documentando, fase a fase, tu proceso de admisión y los candidatos que van clasificando.

3. Integra tu política de manejo de datos. Recuerda que la normativa sobre Habeas Data es rigurosa y exige que solicites el tratamiento de datos sensibles, así como el desistimiento de uso cuando la persona que suministra el dato no está interesada en continuar. Este es un factor clave por el cual muchos colegios han tenido que responder frente a fuertes demandas. Para conocer más, te invitamos a ver el webinar sobre “Tratamiento de Datos”.

4. Diseña y ejecuta una estrategia de comunicación donde informes previamente que implica el proceso y cómo será la retroalimentación de los resultados. Genera canales de comunicación donde las personas puedan sentirse cercanas al proceso. Así mismo, determina protocolos de respuesta frente a los posibles casos que puedan presentarse y que, basados en tu experiencia, reconoces que son frecuentes.

5. Estrategias informativas que hagan cercana la oferta de la institución a los interesados. Para ello puedes publicar y compartir videos testimoniales de familias actuales que están comprometidas con la institución. Explica didácticamente en que se fundamenta el proyecto educativo institucional (PEI), comparte información sobre cómo es el colegio, evidencias de eventos, actividades y experiencias educativas. Puedes realizar un “Open Day” donde se hagan además de las anteriores actividades, visitas guiadas físicas o virtuales al campus del colegio para que la familia experimente y disfrute, para así sentir más familiar tu institución. Finalmente será el lugar después del hogar, donde más tiempo estarán los niños y las niñas.

6. Solicita retroalimentación sobre el proceso y la percepción que generó. Para ello puedes realizar pequeñas entrevistas, encuestas tanto a familias que ingresan a la institución, como a quienes desertaron o desestimaron y a quienes no fueron aprobadas. Todas las perspectivas generan datos que en su momento pueden ser relevantes para mejorar de manera continua.

7. Dentro de esta mejora continua, no olvides que es importante medir resultados de cada proceso, así como de un proceso, frente a otros de períodos anteriores.

Posteriormente, deberás centrarte en las estrategias para la inmersión inicial, la bienvenida y fidelización de los estudiantes, pero esto lo hablaremos en artículos posteriores.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento