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¿Qué es un SIS – Sistema de información estudiantil – y para qué sirve en un colegio?

Sistemas de información estudiantil

La especialización de software en distintos sectores, permite que hoy en día existan aplicaciones exclusivas para los colegios e instituciones educativas. Denominadas SIS (Sistemas de información estudiantil), anímate a conocerlas para ayudar a tu colegio a ser mejor cada día.

¿Qué es un SIS – Sistema de información estudiantil – y para qué sirve en un colegio?

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Un SIS (Sistema de información estudiantil) nos permite sistematizar toda la información relacionada con los estudiantes, con el objetivo de realizar actividades administrativas, académicas y financieras que permitan medir calidad y eficiencia del servicio ofrecido en una institución educativa o colegio.

Entonces, los SIS tienen como finalidad sistematizar los datos sensibles y procedimentales que son información clave de procesos de las diferentes áreas de un colegio o institución educativa.

Si bien los colegios vienen realizando prácticas de sistematización desde siempre, la tecnología de la información permite hacer procesos más eficientes que contribuyen a que los colegios se modernicen respecto a las actuales prácticas sociales y formales.

Además, que sistematizar la información hace posible realizar análisis y retroalimentaciones más eficientes que contribuyan a la toma de decisiones asertiva, generar acciones preventivas y que las correcciones estén más contextualizadas. En definitiva que la acción educativa genere mejores resultados.

Esta acción educativa ha venido cambiando en la medida que cambian los objetivos de la sociedad, ya que la educación responde al concepto de ser humano dentro de su entorno. Por ejemplo, hoy en día la escuela no es solo un lugar donde se aprenden habilidades o conocimientos para la vida productiva.

Hoy en día, la educación va más allá, visibilizando aspectos más integrales que cobijan lo emocional y con interacciones más allá del espacio físico. De manera tal, que la tecnología se presenta como un medio para favorecer estas nuevas maneras de relacionamiento de forma segura.

Y con el surgimiento de tecnologías especializadas, los SIS presentan una gran oportunidad de contar con herramientas propias para los colegios e instituciones educativas; donde pueden integrar sus actividades académicas, aspectos legales y administrativos, entre otros.

En América Latina, el crecimiento de los SIS viene en aumento, con una diversidad de formas de estructuración de procesos propios de los colegios. Estos sistemas generalmente entran como elementos de apoyo en los procesos de transformación digital.

TIPOS DE SIS

  1. Administrativos: Se enfocan en la administración exclusiva de datos demográficos, familiares y personales que nutren procesos como las admisiones y matrículas, generación de certificados y constancias.
  2. Académicos: Donde se alberga la información relacionada con las calificaciones, procesos de evaluación según los modelos propios de cada institución, así como la generación de informes y libretas académicas.
  3. Financieros: Están diseñados con precisión para ambientes escolares donde se requiere cumplir con normativas como la facturación electrónica, vincular temas como pagos en línea y gestionar los cobros y análisis de cartera.
  4. Comunicación: Orientados a gestionar los aspectos de comunicación en la institución entre docentes  y estudiantes. Otros más avanzados que dan lugar a administrativos y padres de familia.
  5. Híbridos: Son sistemas que han evolucionado y su arquitectura y diseño relacionan algunos o todos de los anteriores. Dando lugar a mayores posibilidades de robustez no solo tecnológica sino procedimental, dado que es posible generar acciones en un componente que afecten otros, disminuyendo el trabajo operativo.

Ejemplo de este último tipo de aplicativos es Sistema Saberes que facilita la gestión escolar porque relaciona datos de diversos procesos para ser más eficientes en la gestión escolar.

Si llegaste hasta aquí, agradecemos tu interés en este tipo de contenidos, que buscan apoyar a los colegios en su proceso de transformacion digital.

Igualmente recuerda que si deseas contactarnos para conocer sobre cómo ha sido la experiencia de tu colegio o sobre como iniciar un proceso de transformación digital, estamos abiertos a conversar.

 

Lady Mora

Mg. en Desarrollo Social y Educativa

CEO – Grupo Saberes SAS

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Diferencia entre SIS, LMS, repositorio y Blended

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Diferencia entre SIS, LMS, repositorio y Blended Learning

Hoy hablaremos de la diferencia entre un SIS, LMS, repositorio y Blended Learning, ya que muchas veces suelen confundirse y esto genera dificultades en la gestión operativa de las instituciones educativas.

Para entender estas diferencias, debemos entender que el desarrollo de aplicaciones y software para la gestión educativa lleva menos de 30 años y para la educación básica estamos hablando de unos 15 años quizás.

Por tanto, estos sistemas o software presentan muchas posibilidades de uso, pero debe analizarse muy bien cual es el principal beneficio o característica que presentan.

Profesora con el estudiante utilizando un sistema de información SIS
Interacción en el aprendizaje mediado por tecnologías de información que apoyan el proceso de aprendizaje de los estudianets.

Además, muchos especialistas han abordado la tarea de organizar y clasificar las diferentes aplicaciones para entenderlas con mayor detalle y facilitar la creación de planes de implementación en los colegios.

Cabe denotar que términos como LMS, blended learning, repositorio de contenidos y SIS aparecen en los diccionarios oficiales pero dependerá de los objetivos institucionales definir cuáles son los sistemas que requiere a partir de sus diseños metodológicos u operativos.

En primer lugar, hablaremos del  LMS (Learning management system) traducido al español como Sistema de administración del aprendizaje.

Se entiende como un sistema de gestión del aprendizaje en el cual es posible realizar administración, documentación, seguimiento, informes, automatización e impartición de cursos educativos, programas de formación o programas de aprendizaje y desarrollo.

Este tipo de sistemas son casi siempre 100% virtuales, no requieren de encuentros presenciales, basados principalmente en el modelo de aprendizaje instruccional.

En estos, muchas veces desaparece la figura del instructor o guía porque está tan parametrizado que es directamente el software quien controla los momentos de avance, retroalimentación.

Funciona muy bien para aprendizajes específicos que pueden evidenciarse con la memoria o agilidad en el desempeño de la persona.

Igualmente, su mayor beneficio es poder contar con datos analíticos e informes sobre el desempeño de los estudiantes, permitiendo ampliar la cobertura de la educación y cerrando brechas de aprendizaje.

Además,  debido a que se centran en la enseñanza y el aprendizaje en línea tanto de manera sincrónica como asincrónica.  Pensado en gran medida para formación en empresas, conocimientos técnicos o específicos.

Blended Learning o aprendizaje combinado, se refiere a la combinación de trabajo presencial (en el salón de clase) y virtual a través de aplicaciones y/o internet.

Aquí se descentralizan situaciones como el lugar donde se conecta la persona para estudiar, el horario y el momento preciso en que ingresa a interactuar con el sistema. Es un concepto mucho más reciente que el LMS.

El segundo de ellos, es el Blended Learning que funciona muy bien en ambientes de formación técnica y profesional.

Y actualmente como efecto de la pandemia es un modelo bastante usado por instituciones educativas de distintas características, inclusive educación básica o elemental.

El repositorio de contenidos se refiere a  una especie de biblioteca virtual donde puede accederse a material bibliográfico, textual e interactivo, con muchas opciones de formato dependiendo de la naturaleza y objetivo de los contenidos.

Así mismo, la mayor ventaja de estos repositorios es el acceso a gran cantidad de recurso que se espera sea previamente curado y con la posibilidad de crear  hipervinculos como herramienta vital para ampliar el acceso.

Recientemente se introdujo un nuevo concepto, (SIS – System information Student) o sistema de información estudiantil.

Un concepto muy de nicho, enfocado en administrar todos los datos de los estudiantes, buscando centralizar procesos y pudiendo realizar análisis más detallados.

Por tanto, se usan con mayor presencia en ambientes de educación básica, ya que permite la vinculación de actores como administradores escolares, padres de familia, cuidadores y profesores.

El foco principal de este tipo de aplicaciones es manejar toda la información de los estudiantes tanto a nivel académico como administrativo.

De manera tal, que muchos de estos sistemas pueden conectarse, sin embargo es difícil y quizás no tan recomendable tener todo en un mismo software, ya que por ampliar cobertura en funciones pueden estar perdiendo especialidad.

Además, se recomienda buscar complementos entre ellos, para que sea más eficiente y oportuno el desempeño de estos sistemas. Con elementos adicionales como facilidad de uso y seguridad de los datos.

En conclusión, lo primero que debe pensar una institución educativa es cuales son sus objetivos de sistematización y a partir de allí determinar cuáles serán las aplicaciones que incorpore.

A modo de cierre, si deseas conocer las ventajas de Sistema Saberes que incluye funciones principalmente de un Sistema de información estudiantil (SIS) y de Blended Learning, aquí podrás verlas en el siguiente enlace:  https://www.sistemasaberes.com/combinar-ensenanza-presencial-y-virtual-con-sistema-saberes/

Si requieres asesoría de expertos en implementación tecnológica para colegios, contáctanos. Estamos abiertos a iniciar una conversación que ayude a los colegios a mejorar sus prácticas.

 

Lady Mora

Mg. en Desarrollo Social y Educativa

CEO – Grupo Saberes SAS

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Consejos Para Redactar Comunicados En Las Instituciones Educativas

REDACTAR CON ÉXITO COMUNICADOS IMPORTANTES PARA LA COMUNIDAD EDUCATIVA.

Hoy en día, las instituciones educativas deben estar preparadas para la comunicación escrita e inmediata por un sin número de canales como: el correo electrónico, las redes sociales o algunas aplicaciones de comunicación organizacional que nos exigen contar con habilidades de escritura y lectoescritura, de ortografía y gramática, así como de estilo, que nos permitan realizar comunicados de forma correcta y asertiva.

Actualmente nos enfrentamos a muchos cambios en la forma de comunicarnos que estaban pensados darse a un largo plazo, sin embargo, debido a la actual contingencia de vivir en medio de una pandemia, estos han tenido que darse de forma acelerada.
Parte de esos cambios están relacionados con que nos hemos tenido que sumergir en la dinámica de lo virtual, tanto así, que la comunicación verbal ha pasado a un segundo plano, dándole paso a la comunicación escrita e inmediata por un sin número de canales como: el correo electrónico, las redes sociales o algunas aplicaciones de comunicación organizacional que nos exigen contar con habilidades de escritura y lectoescritura, de ortografía y gramática que nos permitan comunicarnos de forma correcta y asertiva.
De acuerdo con lo anterior, las instituciones educativas deben estar preparadas para estos cambios, sobre todo porque la comunicación con los padres de familia o con potenciales usuarios de sus instituciones ya no se dan cara a cara de forma presencial o incluso vía telefónica, si no en la mayoría de los casos se dan a través de los canales anteriormente mencionados.
A continuación, se presentan 8 consejos para tener en cuenta a la hora de redactar con éxito, comunicados, correos electrónicos o mensajes por redes sociales, a nuestra comunidad educativa o la que podría ser parte de ella:

1. Tener claro el tipo de comunicación y el asunto del comunicado que se está redactando.

No es lo mismo redactar una carta o una circular, que en la actualidad se simplifica o adjunta por medio de un correo electrónico o un mensaje de texto para usar en redes, cada uno tiene su propósito. Mientras una carta busca informar sobre un hecho, hacer solicitudes, convocar, tramitar un asunto, solicitar o remitir información, una circular trata un tema informativo de carácter general que resulte de interés para un grupo de personas. En esta se pueden comunicar nuevos lineamientos y políticas, nuevos productos o servicios, disposiciones, eventos, entre otros. En el caso de los mensajes de texto que se pueden redactar para uso de aplicaciones como WhatsApp o Facebook, por ejemplo, deben ser más concretos, que describan con pocas palabras lo que se quiere comunicar, siempre sin descuidar el uso de datos que podrían ser sensibles por estos canales.

Leer también “Protocolos de Comunicación asertiva con padres de familia y acudientes” (https://www.sistemasaberes.com/blog/protocolos-de-comunicacion-asertiva.html)

2. Gramática y ortografía.


Si bien la comunicación por medios como el correo electrónico o las redes sociales tiende a ser más ligera, concreta e inmediata, no significa que no deba contar con reglas gramaticales y ortográficas. Esta práctica debe continuar siendo parte de nuestros hábitos a la hora de escribir, por tanto, no hay que dudar hacer uso de correctores ortográficos, aplicaciones de edición o corrección de estilo. También es importante darle una segunda lectura al texto, antes de dar “enviar”.

3. Evitar el uso de mayúsculas y signos de exclamación.

Aunque se requiera dar especial atención al título o a una frase en especial, se debe evitar el uso de mayúsculas, pues por lo general tiende a interpretarse como una agresión, salvo en el caso de una carta que va dirigida a una persona, se suele colocar en mayúscula sostenida su nombre. Con respecto a los signos de exclamación, por lo general tampoco se suelen usar, igualmente tiende a darse un uso incorrecto, pues solo lo suelen colocar al final de una frase y no al comienzo.

4. Uso de fuente y tamaño.

Se recomienda el uso de una fuente clara y homogénea, con el fin de facilitar la lectura. Con respecto al tamaño se recomienda no sea menor a 10 ni mayor a 12. Así mismo, se aconseja no hacer uso de la negrilla de manera excesiva.

5. Evitar excesos en diseño o uso de emoticones.

Si se espera impactar con el comunicado que se envía, hay que tener en cuenta que no siempre agregar mucho color, gráficos o incluso emoticones hace la diferencia. Al contrario, puede sobrecargarlo, generar confusión, distraer la atención e incluso puede cambiar el sentido de lo que se busca comunicar. Todo depende de la intención que se tiene, el público al que va dirigido y nuevamente el canal a utilizar. Se sabe que, dentro de los códigos de la comunicación en las redes sociales, está bien visto usar emoticones, sin embargo, si su público objetivo son potenciales clientes, evite el uso o el exceso de estos.

6. Adjuntar archivos.

Si se requiere enviar un archivo adjunto, es necesario asegurarse de haberlo hecho correctamente antes de enviar la comunicación, de acuerdo con el canal que se use. Así mismo se debe verificar la capacidad de ese canal para soportar el peso de algunos archivos. En el caso de los correos electrónicos, estos cuentan con capacidad para adjuntar en promedio 25MB, por tanto, si llegara a superar este tamaño, automáticamente nos invita a compartirlo por una nube. En algunos casos es posible reducir el tamaño del archivo si estamos dispuestos a reducir la calidad de este, esto dependerá de si está en formato de video o fotografía o si es una presentación por ejemplo en power point, existe la alternativa de convertirla en formato PDF para que sea más ligera.

7. Reglas básicas para redactar.

Se recomienda redactar de forma clara, concreta y precisa, e iniciar y finalizar con un trato cortés, sin dejar de lado los protocolos o manuales de comunicación que tiene la organización. Así mismo se aconseja redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural; o si dentro de la organización se tiene como estrategia el tuteo de acuerdo con el tipo de comunicado, es posible usarlo, siempre y cuando busque crear un vínculo con su público y no sobrepase los niveles de confianza. Así mismo utilice un lenguaje inclusivo, reconociendo la diversidad de poblaciones y grupos dentro de su comunidad educativa.

8. Estructura recomendada para un comunicado o carta.

A. Lugar de origen y fecha de elaboración: nombre del lugar de origen, día, mes en minúscula y año sin separarlo por punto. Este debe incluirse si está dentro del contexto de una carta o incluso de un correo electrónico, dependiendo el nivel de importancia que tenga.

B. Nombre del destinatario: se usa escribirlo en mayúscula fija.

C. Cargo: se sugiere escribirlo con mayúscula inicial.

D. Asunto: se inicia con la palabra asunto en mayúscula inicial, seguida de dos puntos, sin negrilla. Se escribe el asunto en una frase que sintetice el tema del comunicado.

E. Texto: se recomienda como se ha dicho anteriormente, sea claro, concreto, que no pierda el trato cortés y respetuoso. Se suele usar un párrafo introductorio que ayude a contextualizar, seguido del tema central del comunicado y un párrafo de conclusión, que busque concretar el paso a seguir y una despedida.

F. Datos o firma del remitente: se recomienda colocar el nombre del remitente en mayúscula fija, sin negrilla.

Es importante agregar que, de nuestra comunicación asertiva y directa con nuestros usuarios, depende que nuestra institución educativa sea percibida de forma propositiva y constructiva. Invertir en diferentes formas y canales para comunicarse, contribuye a crear vínculos con la comunidad educativa, siempre conservando un estilo y una unidad que nos caracterice, logrando generar identidad con nuestra institución. Los invitamos a conocer uno de los componentes más usados en la plataforma por parte de nuestra comunidad Saberes y que les garantizará estar conectados con cada miembro de esta: Comunicaciones.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.