Bienvenida Al Año Escolar Para Tu Comunidad Educativa

¿YA DISTE LA BIENVENIDA A TU COMUNIDAD EDUCATIVA? 6 IDEAS PARA HACERLO EXITOSAMENTE Y MEJORAR LA COMUNICACIÓN EN TU COLEGIO.

Arranca el nuevo año escolar dándole la bienvenida a tu comunidad educativa con estas 6 ideas que te permitirán generar la confianza, la seguridad y el compromiso que tus miembros necesitan para volver de forma gradual al inicio de clases y más en el contexto actual.

Inicia el año escolar 2021 y con este, varias situaciones que hacen que todos los miembros de la comunidad educativa, desde las directivas, docentes, administrativos, estudiantes y hasta padres de familia, tengan muchas expectativas y ansiedad con relación a cómo se iniciarán las clases, las rutinas escolares y el calendario académico, teniendo en cuenta la situación sanitaria que ha impulsado la implementación de un modelo de alternancia en las instituciones de todo el país y del mundo.

Inclusive, así no existiera la situación sanitaria generada por el coronavirus, existen muchas razones por las cuales deberías contemplar la necesidad de darle la bienvenida a los miembros de tu comunidad educativa. Ten en cuenta, por ejemplo a estudiantes y sus familias que son nuevos, que desconocen la dinámica de la institución, o a estudiantes antiguos que se encuentran desconectados de la rutina académica y requieren de forma gradual, tener herramientas para afrontar el nuevo año escolar.

A continuación, te presentamos 6 ideas para darle la bienvenida a todos y cada uno de los miembros de tu institución:

1. Mensaje o circular oficial de las directivas del colegio.

En estos tiempos tan inciertos, se hace muy necesario que las directivas del colegio, se tomen un espacio para darle la bienvenida a todos los miembros de su comunidad. Esto lo pueden hacer de varias maneras, sin embargo, siguiendo con la dinámica de la educación actual, donde la virtualidad ha tomado un papel tan relevante, existen estrategias como utilizar el recurso audiovisual para realizar un video en el que el rector o rectora de un mensaje concreto de bienvenida, donde utilice un discurso positivo y motivacional, que de un parte de tranquilidad frente a las nuevas dinámicas de alternancia y frente a las decisiones que han tomado en conjunto con docentes y padres de familia en caso de optar por iniciar y continuar el 2021 desde la virtualidad. Este discurso debe contener un aire esperanzador, donde se perciba la felicidad y motivación para iniciar el nuevo año escolar, donde a pesar de los retos que implica este, conecte y aumente el compromiso y la confianza de todos los miembros de la institución. Si no es posible realizar el video, una circular oficial o un mensaje claro y conciso, servirá para generar esa conexión que se necesita con la comunidad educativa.

Si usas Sistema Saberes puedes usar el módulo de comunicación para enviar mensajes dirigidos a grupos con la opción de hacer seguimiento y notificación a correos electrónicos.

2. Envío y publicación de cronograma de clases, calendario académico, protocolos de bioseguridad y de alternancia.

La incertidumbre que generan los cambios constantes en la situación sanitaria de cada municipio, ciudad o el mismo país, hace que muchos padres de familia, acudientes y estudiantes tengan dudas frente a cómo iniciarán logísticamente el año escolar. Por ello, socializar cronogramas de inicio de clases virtuales y/o presenciales y calendario académico les da claridad para planear la logística al interior de las familias. Recordemos que desde marzo de 2020, nuestros hogares son ahora en la mayoría de los casos, salones de clases, oficinas, restaurantes y lugar de vivienda, todo en uno.

Por otro lado, para reducir la ansiedad y preocupación de todos los miembros en caso de haber optado por el modelo de alternancia, se hace necesario oficializar los protocolos y adecuaciones que se manejarán de bioseguridad, para garantizar la vuelta a las instalaciones de clase, generando conciencia y compromiso para reducir al máximo un posible contagio por covid-19.

Los usuarios de Sistema Saberes pueden usar «documentos institucionales» para dejar allí este tipo de documentos que son de acceso fácil y permanente para todos los usuarios.

3. Apertura de espacios de interacción para toda la comunidad educativa

Aprovecha los espacios de interacción que tenga el colegio como redes sociales, periódicos, boletines o emisora, que permitan interactuar con sus miembros, lanzando preguntas frente a la expectativa del nuevo año escolar o incluso abriendo espacios para generar mensajes de motivación para arrancar. Incluso escribir algún reportaje o caso exitoso de recuperación por covid-19 de algún miembro de la comunidad, dará un aire esperanzador que tanto se necesita por estos tiempos.

Así mismo, aprovecha herramientas como el «muro del curso» en tu plataforma sistemasaberes.com para generar interacción, si eres director de grupo o docente de alguna materia, esto te servirá para disminuir la tensión por el inicio de las clases.

4. Inicio con actividades dinámicas y positivas

Si eres docente o director de grupo, inicia con actividades que puedan generar una dinámica lúdica y relajada, con poco contenido académico y que les permita volver a la rutina paulatinamente. Exprésate de manera positiva y motivacional, generando una conexión emotiva con tus estudiantes, sin dejar de lado las normas básicas de convivencia y estudio en la virtualidad o presencialidad, de acuerdo a cada caso. Puedes pensar en una video conferencia o reunión donde logren reconocerse.

El «módulo de encuestas» de Sistema Saberes puede servirte para indagar por motivaciones y necesidades de la comunidad que puedes convertir en futuras actividades, recuerda que lo importante es mantener cohesionados a los miembros del colegio.

5. Bienvenida especial a los nuevos miembros de la institución

Personaliza las comunicaciones dirigidas a los nuevos miembros, de tal forma que se sientan especiales y logren impulsar su sentido de pertenencia hacia la institución. Puedes enviar una tarjeta personalizada por correo electrónico, con un mensaje de bienvenida emotivo, donde aparezca el nombre de la nueva familia y estudiante o incluso aplica para nuevo personal docente o administrativo. También los directores de grupo pueden abrir un espacio especial dentro del inicio de clases, donde se puedan presentar los nuevos estudiantes y ser protagonistas.

6. Espacios exclusivos para expresar necesidades, dudas y preocupaciones.

Abrir canales exclusivos para que padres de familia y estudiantes puedan expresar necesidades, dudas o preocupaciones y más en el contexto actual, hace que se sientan más seguros de volver a clases tanto virtuales como presenciales. Chats o una dirección de correo electrónico definida para ello, hará que la comunicación pueda ser más fluida y resolver dudas antes del inicio de clases, pues luego, podrán generar ruido y confusiones no solo con un estudiante y su familia, si no con toda la comunidad.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.