Consejos Para Redactar Comunicados En Las Instituciones Educativas

REDACTAR CON ÉXITO COMUNICADOS IMPORTANTES PARA LA COMUNIDAD EDUCATIVA

Hoy en día, las instituciones educativas deben estar preparadas para la comunicación escrita e inmediata por un sin número de canales como: el correo electrónico, las redes sociales o algunas aplicaciones de comunicación organizacional que nos exigen contar con habilidades de escritura y lectoescritura, de ortografía y gramática, así como de estilo, que nos permitan comunicarnos de forma correcta y asertiva.

Actualmente nos enfrentamos a muchos cambios en la forma de comunicarnos que estaban pensados darse a un largo plazo, sin embargo, debido a la actual contingencia de vivir en medio de una pandemia, estos han tenido que darse de forma acelerada.
Parte de esos cambios están relacionados con que nos hemos tenido que sumergir en la dinámica de lo virtual, tanto así, que la comunicación verbal ha pasado a un segundo plano, dándole paso a la comunicación escrita e inmediata por un sin número de canales como: el correo electrónico, las redes sociales o algunas aplicaciones de comunicación organizacional que nos exigen contar con habilidades de escritura y lectoescritura, de ortografía y gramática que nos permitan comunicarnos de forma correcta y asertiva.
De acuerdo con lo anterior, las instituciones educativas deben estar preparadas para estos cambios, sobre todo porque la comunicación con los padres de familia o con potenciales usuarios de sus instituciones ya no se dan cara a cara de forma presencial o incluso vía telefónica, si no en la mayoría de los casos se dan a través de los canales anteriormente mencionados.
A continuación, se presentan 8 consejos para tener en cuenta a la hora de redactar con éxito, comunicados, correos electrónicos o mensajes por redes sociales, a nuestra comunidad educativa o la que podría ser parte de ella:

1. Tener claro el tipo de comunicación y el asunto del comunicado que se está redactando.

No es lo mismo redactar una carta o una circular, que en la actualidad se simplifica o adjunta por medio de un correo electrónico o un mensaje de texto para usar en redes, cada uno tiene su propósito. Mientras una carta busca informar sobre un hecho, hacer solicitudes, convocar, tramitar un asunto, solicitar o remitir información, una circular trata un tema informativo de carácter general que resulte de interés para un grupo de personas. En esta se pueden comunicar nuevos lineamientos y políticas, nuevos productos o servicios, disposiciones, eventos, entre otros. En el caso de los mensajes de texto que se pueden redactar para uso de aplicaciones como WhatsApp o Facebook, por ejemplo, deben ser más concretos, que describan con pocas palabras lo que se quiere comunicar, siempre sin descuidar el uso de datos que podrían ser sensibles por estos canales.

Leer también “Protocolos de Comunicación asertiva con padres de familia y acudientes” (https://sistemasaberes.com/blog/protocolos-de-comunicacion-asertiva.html)

2. Gramática y ortografía.


Si bien la comunicación por medios como el correo electrónico o las redes sociales tiende a ser más ligera, concreta e inmediata, no significa que no deba contar con reglas gramaticales y ortográficas. Esta práctica debe continuar siendo parte de nuestros hábitos a la hora de escribir, por tanto, no hay que dudar hacer uso de correctores ortográficos, aplicaciones de edición o corrección de estilo. También es importante darle una segunda lectura al texto, antes de dar “enviar”.

3. Evitar el uso de mayúsculas y signos de exclamación.

Aunque se requiera dar especial atención al título o a una frase en especial, se debe evitar el uso de mayúsculas, pues por lo general tiende a interpretarse como una agresión, salvo en el caso de una carta que va dirigida a una persona, se suele colocar en mayúscula sostenida su nombre. Con respecto a los signos de exclamación, por lo general tampoco se suelen usar, igualmente tiende a darse un uso incorrecto, pues solo lo suelen colocar al final de una frase y no al comienzo.

4. Uso de fuente y tamaño.

Se recomienda el uso de una fuente clara y homogénea, con el fin de facilitar la lectura. Con respecto al tamaño se recomienda no sea menor a 10 ni mayor a 12. Así mismo, se aconseja no hacer uso de la negrilla de manera excesiva.

5. Evitar excesos en diseño o uso de emoticones.

Si se espera impactar con el comunicado que se envía, hay que tener en cuenta que no siempre agregar mucho color, gráficos o incluso emoticones hace la diferencia. Al contrario, puede sobrecargarlo, generar confusión, distraer la atención e incluso puede cambiar el sentido de lo que se busca comunicar. Todo depende de la intención que se tiene, el público al que va dirigido y nuevamente el canal a utilizar. Se sabe que, dentro de los códigos de la comunicación en las redes sociales, está bien visto usar emoticones, sin embargo, si su público objetivo son potenciales clientes, evite el uso o el exceso de estos.

6. Adjuntar archivos.

Si se requiere enviar un archivo adjunto, es necesario asegurarse de haberlo hecho correctamente antes de enviar la comunicación, de acuerdo con el canal que se use. Así mismo se debe verificar la capacidad de ese canal para soportar el peso de algunos archivos. En el caso de los correos electrónicos, estos cuentan con capacidad para adjuntar en promedio 25MB, por tanto, si llegara a superar este tamaño, automáticamente nos invita a compartirlo por una nube. En algunos casos es posible reducir el tamaño del archivo si estamos dispuestos a reducir la calidad de este, esto dependerá de si está en formato de video o fotografía o si es una presentación por ejemplo en power point, existe la alternativa de convertirla en formato PDF para que sea más ligera.

7. Reglas básicas para redactar.

Se recomienda redactar de forma clara, concreta y precisa, e iniciar y finalizar con un trato cortés, sin dejar de lado los protocolos o manuales de comunicación que tiene la organización. Así mismo se aconseja redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural; o si dentro de la organización se tiene como estrategia el tuteo de acuerdo con el tipo de comunicado, es posible usarlo, siempre y cuando busque crear un vínculo con su público y no sobrepase los niveles de confianza. Así mismo utilice un lenguaje inclusivo, reconociendo la diversidad de poblaciones y grupos dentro de su comunidad educativa.

8. Estructura recomendada para un comunicado o carta.

A. Lugar de origen y fecha de elaboración: nombre del lugar de origen, día, mes en minúscula y año sin separarlo por punto. Este debe incluirse si está dentro del contexto de una carta o incluso de un correo electrónico, dependiendo el nivel de importancia que tenga.

B. Nombre del destinatario: se usa escribirlo en mayúscula fija.

C. Cargo: se sugiere escribirlo con mayúscula inicial.

D. Asunto: se inicia con la palabra asunto en mayúscula inicial, seguida de dos puntos, sin negrilla. Se escribe el asunto en una frase que sintetice el tema del comunicado.

E. Texto: se recomienda como se ha dicho anteriormente, sea claro, concreto, que no pierda el trato cortés y respetuoso. Se suele usar un párrafo introductorio que ayude a contextualizar, seguido del tema central del comunicado y un párrafo de conclusión, que busque concretar el paso a seguir y una despedida.

F. Datos o firma del remitente: se recomienda colocar el nombre del remitente en mayúscula fija, sin negrilla.

Es importante agregar que, de nuestra comunicación asertiva y directa con nuestros usuarios, depende que nuestra institución educativa sea percibida de forma propositiva y constructiva. Invertir en diferentes formas y canales para comunicarse, contribuye a crear vínculos con la comunidad educativa, siempre conservando un estilo y una unidad que nos caracterice, logrando generar identidad con nuestra institución. Los invitamos a conocer uno de los componentes más usados en la plataforma por parte de nuestra comunidad Saberes y que les garantizará estar conectados con cada miembro de esta: Comunicaciones.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

Bienvenida Al Año Escolar Para Tu Comunidad Educativa

¿YA DISTE LA BIENVENIDA A TU COMUNIDAD EDUCATIVA? 6 IDEAS PARA HACERLO EXITOSAMENTE Y MEJORAR LA COMUNICACIÓN EN TU COLEGIO.

Arranca el nuevo año escolar dándole la bienvenida a tu comunidad educativa con estas 6 ideas que te permitirán generar la confianza, la seguridad y el compromiso que tus miembros necesitan para volver de forma gradual al inicio de clases y más en el contexto actual.

Inicia el año escolar 2021 y con este, varias situaciones que hacen que todos los miembros de la comunidad educativa, desde las directivas, docentes, administrativos, estudiantes y hasta padres de familia, tengan muchas expectativas y ansiedad con relación a cómo se iniciarán las clases, las rutinas escolares y el calendario académico, teniendo en cuenta la situación sanitaria que ha impulsado la implementación de un modelo de alternancia en las instituciones de todo el país y del mundo.

Inclusive, así no existiera la situación sanitaria generada por el coronavirus, existen muchas razones por las cuales deberías contemplar la necesidad de darle la bienvenida a los miembros de tu comunidad educativa. Ten en cuenta, por ejemplo a estudiantes y sus familias que son nuevos, que desconocen la dinámica de la institución, o a estudiantes antiguos que se encuentran desconectados de la rutina académica y requieren de forma gradual, tener herramientas para afrontar el nuevo año escolar.

A continuación, te presentamos 6 ideas para darle la bienvenida a todos y cada uno de los miembros de tu institución:

1. Mensaje o circular oficial de las directivas del colegio.

En estos tiempos tan inciertos, se hace muy necesario que las directivas del colegio, se tomen un espacio para darle la bienvenida a todos los miembros de su comunidad. Esto lo pueden hacer de varias maneras, sin embargo, siguiendo con la dinámica de la educación actual, donde la virtualidad ha tomado un papel tan relevante, existen estrategias como utilizar el recurso audiovisual para realizar un video en el que el rector o rectora de un mensaje concreto de bienvenida, donde utilice un discurso positivo y motivacional, que de un parte de tranquilidad frente a las nuevas dinámicas de alternancia y frente a las decisiones que han tomado en conjunto con docentes y padres de familia en caso de optar por iniciar y continuar el 2021 desde la virtualidad. Este discurso debe contener un aire esperanzador, donde se perciba la felicidad y motivación para iniciar el nuevo año escolar, donde a pesar de los retos que implica este, conecte y aumente el compromiso y la confianza de todos los miembros de la institución. Si no es posible realizar el video, una circular oficial o un mensaje claro y conciso, servirá para generar esa conexión que se necesita con la comunidad educativa.

Si usas Sistema Saberes puedes usar el módulo de comunicación para enviar mensajes dirigidos a grupos con la opción de hacer seguimiento y notificación a correos electrónicos.

2. Envío y publicación de cronograma de clases, calendario académico, protocolos de bioseguridad y de alternancia.

La incertidumbre que generan los cambios constantes en la situación sanitaria de cada municipio, ciudad o el mismo país, hace que muchos padres de familia, acudientes y estudiantes tengan dudas frente a cómo iniciarán logísticamente el año escolar. Por ello, socializar cronogramas de inicio de clases virtuales y/o presenciales y calendario académico les da claridad para planear la logística al interior de las familias. Recordemos que desde marzo de 2020, nuestros hogares son ahora en la mayoría de los casos, salones de clases, oficinas, restaurantes y lugar de vivienda, todo en uno.

Por otro lado, para reducir la ansiedad y preocupación de todos los miembros en caso de haber optado por el modelo de alternancia, se hace necesario oficializar los protocolos y adecuaciones que se manejarán de bioseguridad, para garantizar la vuelta a las instalaciones de clase, generando conciencia y compromiso para reducir al máximo un posible contagio por covid-19.

Los usuarios de Sistema Saberes pueden usar «documentos institucionales» para dejar allí este tipo de documentos que son de acceso fácil y permanente para todos los usuarios.

3. Apertura de espacios de interacción para toda la comunidad educativa

Aprovecha los espacios de interacción que tenga el colegio como redes sociales, periódicos, boletines o emisora, que permitan interactuar con sus miembros, lanzando preguntas frente a la expectativa del nuevo año escolar o incluso abriendo espacios para generar mensajes de motivación para arrancar. Incluso escribir algún reportaje o caso exitoso de recuperación por covid-19 de algún miembro de la comunidad, dará un aire esperanzador que tanto se necesita por estos tiempos.

Así mismo, aprovecha herramientas como el «muro del curso» en tu plataforma sistemasaberes.com para generar interacción, si eres director de grupo o docente de alguna materia, esto te servirá para disminuir la tensión por el inicio de las clases.

4. Inicio con actividades dinámicas y positivas

Si eres docente o director de grupo, inicia con actividades que puedan generar una dinámica lúdica y relajada, con poco contenido académico y que les permita volver a la rutina paulatinamente. Exprésate de manera positiva y motivacional, generando una conexión emotiva con tus estudiantes, sin dejar de lado las normas básicas de convivencia y estudio en la virtualidad o presencialidad, de acuerdo a cada caso. Puedes pensar en una video conferencia o reunión donde logren reconocerse.

El «módulo de encuestas» de Sistema Saberes puede servirte para indagar por motivaciones y necesidades de la comunidad que puedes convertir en futuras actividades, recuerda que lo importante es mantener cohesionados a los miembros del colegio.

5. Bienvenida especial a los nuevos miembros de la institución

Personaliza las comunicaciones dirigidas a los nuevos miembros, de tal forma que se sientan especiales y logren impulsar su sentido de pertenencia hacia la institución. Puedes enviar una tarjeta personalizada por correo electrónico, con un mensaje de bienvenida emotivo, donde aparezca el nombre de la nueva familia y estudiante o incluso aplica para nuevo personal docente o administrativo. También los directores de grupo pueden abrir un espacio especial dentro del inicio de clases, donde se puedan presentar los nuevos estudiantes y ser protagonistas.

6. Espacios exclusivos para expresar necesidades, dudas y preocupaciones.

Abrir canales exclusivos para que padres de familia y estudiantes puedan expresar necesidades, dudas o preocupaciones y más en el contexto actual, hace que se sientan más seguros de volver a clases tanto virtuales como presenciales. Chats o una dirección de correo electrónico definida para ello, hará que la comunicación pueda ser más fluida y resolver dudas antes del inicio de clases, pues luego, podrán generar ruido y confusiones no solo con un estudiante y su familia, si no con toda la comunidad.

PAULA LA ROTTA

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.