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La clave de identificar el buen uso de los canales de comunicación en tu colegio

Identificar canales de comunicación

En la actualidad, cada vez es más importante el uso de los canales de comunicación en los colegios, ya que permiten a los estudiantes, profesores y otros miembros del personal mantenerse al día con el calendario, noticias, anuncios, eventos y otra información importante.

Si bien estos canales son una herramienta eficaz para mejorar la interacción entre el colegio y la comunidad, también pueden ser un recurso para el mal uso. Por lo tanto, es importante que todos los involucrados en el colegio sepan cómo identificar el buen uso de los canales de comunicación.

Identificaciones de los canales de comunicación en un colegio

En primer lugar, es importante comprender que los canales de comunicación son un recurso para compartir información sobre el colegio y los eventos relacionados. Por lo tanto, la mejor manera de identificar el buen uso es asegurarse de que la información que se comparte sea relevante y útil para los miembros de la comunidad. Esto significa que la información debe ser fácil de entender, actualizada y pertinente para los temas y actividades del colegio.

Además, los canales también son un recurso para la diversión y el entretenimiento. Lo que quiere decir que los profesores y el personal del colegio deben encontrar un equilibrio entre compartir información y entretener a los miembros de la institución educativa. Es importante evitar la publicación de contenido inapropiado, ofensivo o explícito, ya que esto puede ser muy perjudicial para el colegio.

Formas para detectar los canales de comunicación adecuados

Otra forma de identificar el buen uso es asegurarse de que se cumplan las políticas y reglamentos pertinentes. Es importante asegurarse de que todos los miembros del colegio entiendan estas reglas y las sigan al utilizarlos. Implicando así utilizar un lenguaje apropiado, respetar la privacidad de los demás y evitar promover la discriminación o el acoso.

Finalmente, es importante recordar que los canales de comunicación del colegio deben ser un lugar seguro y respetuoso. Es decir, que los docentes, administrativos, padres de familia y estudiantes deben estar listos para responder a las preguntas y aclarar cualquier preocupación en cuanto a la utilización de estas herramientas. Además, los miembros de la comunidad deben sentirse libres de expresar sus opiniones y compartir sus experiencias sin temor a la crítica o el juicio.

Péndolas en Sistema Saberes

Desde Sistema Saberes hemos creado la solución perfecta para tus inconvenientes de comunicación en el colegio. Conoce PÉNDOLAS, donde podrás centralizar la administración de los canales de comunicación (Aplicación móvil, mensajes de texto, whatsapp y llamadas telefónicas) en un ambiente privado y seguro.

Consejos para hacer un buen uso de WhatsApp en el día a día

Consejos para hacer un buen uso de WhatsApp en el día a día

Para nadie es un secreto del uso tan constante que tiene la gente cuando se trata de WhatsApp y es que, sin duda es una de las plataformas más usadas a nivel mundial, siendo este un canal rápido de comunicación. Sin embargo, como todo, se puede correr uno que otro riesgo cuando se excede el uso de aquella app o se hace mal uso de su objetivo principal que es comunicar.

Para ello, desde Sistema Saberes hemos querido hacer una rápida y comprensiva lista de consejos en los que te explicamos cómo hacer un buen uso de ella en el día a día, es decir, en los ámbitos personales de la comunidad educativa.

Consejos para usar de manera correcta WhatsApp en tu vida privada

Cabe aclarar que los siguientes consejos son para el uso cotidiano, es decir privado, no para uso de toda una institución educativa, ya que para ello es recomendable contar con automatizaciones de mensajes por la app, como lo hemos diseñado en Péndolas desde Sistema Saberes para promover la seguridad de tus mensajes enviados.

Esta vez, estas prácticas van enfocadas para quienes usan esta plataforma de manera recreativa o en su día a día fuera de lo laboral.

Comunícate siempre con contactos conocidos: de esta manera evitarás el contacto con personas desconocidas en tu lista. Además, podrás comunicarte únicamente con personas a las que tú les hayas dado tu número de teléfono o a quienes tú mismo quieras escribirles.

Respeta los límites: recuerda que en caso de querer crear grupos de WhatsApp de tu familia o amigos, debes primero solicitar un permiso para conocer los deseos de la persona en querer o no ser parte de aquel grupo.

No siempre reenvíes mensajes: la plataforma limitó la cantidad de veces que puedes reenviar un mensaje con el fin que los usuarios se tomen la molestia de pensar más de dos veces antes de compartir cierco contenido.

Establece otros canales de comunicación que no sea WhatsApp

Ten presente que WhatsApp no es el único canal que podrás usar para hacer llegar la información que deseas. Recuerda que existen otro métodos para ponerte en contacto con quien quieres, de esta manera evitarás depender de la aplicación cuando en casos extremos no puedas usar.

Para nosotros siempre será primordial velar por la seguridad de toda la comunidad educativa, es por esta razón que hemos creado una solución en especial para combatir contra la inseguridad y los problemas que se presentan en los colegios cuando no hacen uso de los canales correctos para brindar la información pertinente.

Conoce cómo podrías solucionar estos inconvenientes en caso de presentarse en tu institución educativa.

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Tips para crear protocolos de comunicación corporativa para los colegios

Tips para crear un protocolo de comunicación corporativa para los colegios

La comunicación es, para todas las empresas, uno de los aspectos más importantes para trabajar. No solo a nivel externo, es decir en sus canales o redes sociales, sino también en sus comunicados a quienes ya pertenecen a la comunidad. Por eso, es de vital importancia establecer algunos protocolos de comunicación para, en este caso, una institución educativa.

Es clave que en los colegios se sepa cómo dirigirse a la comunicad; estudiantes, docentes, padres de familia y administrativos. De esta manera se logrará evitar muchos dolores de cabeza por una mala información o mal trato. Además, no solo es importante para quien hace parte de la institución sino también para proveedores o clientes actuales. Ayudando de esta manera a mejorar las relaciones de la empresa y así, ofrecer una imagen profesional ante los demás.

Tips para crear un protocolo de comunicación corporativa para los colegios
Tips para crear un protocolo de comunicación corporativa para los colegios

Consejos para la elaboración de protocolos de comunicación

Si deseas que toda la información que entregas sea recibida de manera adecuada y no se pierda por nada del mundo; necesitarás realizar un protocolo donde queden registradas las normas, los comportamientos y las estrategias comunicativas.

¿Cómo podrás elaborarlo? desde Sistema Saberes te aconsejamos:

Material comprensible

El protocolo que desarrolles debe tener la habilidad de ser entendido por cualquier persona. Al fin y al cabo, todos lo usarán y tendrán que tener conocimiento de él, Por lo que tendrás que hacer uso de un lenguaje universal; sencillo y claro.

Un documento para todos

Lo cierto es que, si bien es realizado por un departamento, el cual suele ser elaborado por el área de marketing. Sin embargo, este no debe excluir al resto del equipo, pues allí estarán todas las normas de comunicación interna para todo el colegio.

Especifica qué medios se utilizarán

Es clave conocer los medios que se usarán para cada caso. Aquí es donde los canales de comunicación juegan un gran papel; no es lo mismo comunicar algo por correo, mensajería o un mensaje personal. Por esta razón con ayuda de tu equipo deberás definir el medio que usarán para cada comunicado y especificar si necesitan de alguna característica.

Ten presente tu imagen corporativa

No puedes olvidar en tu protocolo de comunicaciones la imagen corporativa de tu institución educativa. Lo que representa el logo de tu colegio deberá estar presente en todos los medios usados; desde correos electrónicos, hasta circulares, entre otros.

Con estos cuatro tips sabemos que tu colegio podrá mejorar su comunicación interna y externa, llevando a cabo el protocolo de organización. ¿Quieres saber más sobre cómo desde Sistema Saberes promovemos la buena comunicación?

 

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Grupo Saberes

Los grupos de comunicación informales: el verdadero dolor de cabeza para los colegios

Los grupos de comunicación informales el verdadero dolor de cabeza para los colegios

Desde Sistema Saberes, Ecosistema de soluciones tecnológicas para colegios; queremos hablarte sobre la importancia de usar canales de comunicación correctos. Mismos que promueven para tu colegio y comunidad educativa una seguridad y facilidad al momento de generar interacción. Conozcamos juntos, por qué la creación de grupos informales de WhatsApp es uno de los más grandes errores que puede cometer un colegio para los; estudiantes, profesores, padres de familia y administrativos. Sobre todo, conoce cuál es la solución al respecto y cómo puedes tener una comunicación efectiva. Pensando también en quienes tienen acceso o no a la internet y así, evitar problemas dentro de tu colegio.

Los grupos de comunicación informales el verdadero dolor de cabeza para los colegios
Los grupos de comunicación informales el verdadero dolor de cabeza para los colegios

¿Qué problemas pueden presentar los grupos informales?

Aunque todo parece positivo con el uso de redes o plataformas, como lo es WhatsApp. Siendo esta considerada como la app rápida para el envío de; mensajes, notas de voz, llamadas, videollamadas, publicación de estados, entre otros. Esta aplicación también se ha vuelto uno de los canales menos queridos para las instituciones educativas y su razón es simple; se trata de la inseguridad y exposición de los datos personales de la comunidad.

Lo cierto es que existen muchos colegios que, a falta de segmentación y de búsqueda de soluciones seguras para su comunidad decidieron hacer uso de WhatsApp. ¿Cómo? Los profesores o mismos administrativos se han puesto en la tarea de crear grupos en la aplicación para brindar la información por allí.

Es decir, cada salón cuenta con su grupo, donde muchas veces solo hacen parte de él los acudientes. Incluso, los estudiantes también. Y por allí informan las tareas, los pendientes, los próximos eventos, exámenes, observaciones de cada alumno y más.

Desinformación en los grupos informales

¿Qué pasa si un padre de familia no quiere acceder a aquel grupo? Estaría quedándose por fuera de recibir la información. Así que, en este momento, el colegio ya estaría presentando un primer problema, que sería quienes no acceden a ser parte de los grupos. Convirtiéndose en un porcentaje de la comunidad que se queda por fuera de recibir los informes.

Desafortunadamente al crear estos grupos no se logra tener un control de la situación. Lo que quiere decir que cualquier persona que haga parte de ellos puede comentar al respecto y si bien; existen configuraciones que permiten elegir quiénes escriben y quiénes no. Lo que buscan las instituciones educativas es promover la comunicación e interacción de la comunidad. Misma razón por la que no hacen uso de estos parámetros de configuración y dejan abierta la posibilidad del envío de mensajes.

Casos puntuales de inseguridad

En Sistema Saberes te queremos hablar de casos puntuales donde esto se convierte en un problema.

  1. Los acudientes que toman este canal para hacer una que otra broma por el grupo. No falta quienes, a media noche, el día domingo cuando seguramente ya todos se encuentran descansando para iniciar una nueva semana escolar; se les ocurre enviar un mensaje hablando de una supuesta tarea. O las típicas carteleras que los niños tienen que presentar. De inmediato allí, el grupo estalla y todos preguntan a mitad de la noche ¿Qué tarea es? Cuando en realidad puede ser una simple broma y no existir aquella solicitud.
  2. Envío de mensajes inapropiados. Incluso el envío de fotografías y es que, hemos conocidos los casos de docentes que resultan ser acosados por algunos padres de familia. Porque “les parece atractivo el docente de su hijo”. Llegando a generar graves problemas en la vida privada de la persona.
  3. Envio de fotografías, algunas que resultan ser pasadas de tono por su contenido, o también imágenes de la misma comunidad que se convierten en un Bullying. Donde, a través de estos mensajes, los estudiantes empiezan a crear los famosos memes para burlarse de alguno de sus compañeros y terminar enviándole a esa persona su propia foto en forma de burla.
  4. Uno de los casos que ha ocurrido es que, las personas al hacer uso de su número privado para estos grupos estudiantiles; terminan combinando el estudio con su vida privada. Así que también logran exponer fotografías o videos de su día a día, como ocurre en los estados de WhatsApp.
La solución

En Sistema Saberes hemos entendido el verdadero peligro que esto significa no solo para el colegio como tal sino para la comunidad. Pues se estaba convirtiendo en un dolor de cabeza para los profesores, padres de familia, administrativos y estudiantes que estaban cansados de aquellos grupos y que; en últimas terminaban completamente desinformados de lo que ocurría en la institución educativa.

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Estrategias para promover la participación de los padres de familia en el colegio

Estrategias para promover la participación de los padres de familia en el colegio

Sabemos lo complicado que, seguramente, ha sido el poder tener una participación activa por parte de los padres de familia o acudientes que hacen parte de la comunidad educativa de tu colegio. Sin embargo, es importante reconocer que son los perfiles más importantes dentro de la institución.

Por eso, es importante que mantengas una buena comunicación con los familiares del estudiante. No obstante, siempre no es fácil lograrlo y es por eso que existen diferentes alternativas que apoyan y ayudan a mantener la comunicación más estrecha con los padres de familia. Eso ayudará a promover la participación de ellos en las tomas de decisiones dentro del colegio.

Estrategias para promover la participación de los padres de familia en el colegio
Estrategias para promover la participación de los padres de familia en el colegio

Estrategias que mejorarán tu comunicación con los padres de familia

  1. Mantenlos siempre informados; sin duda alguna, los acudientes siempre van a querer saber qué pasa con sus hijos dentro de las aulas de clase. Así que podrás crear un boletín en donde les comuniques lo que ha pasado con los jóvenes en los últimos días. Notificarás los progresos de los niños en las aulas y, además, ellos también podrás informar cómo están los estudiantes en sus casas.
  2. Periódico escolar; permite que los grandes de la casa creen artículos o escriben en un espacio donde sientan la confianza de hacerlo. De esta manera, ellos sabrán que tú y tu colegio quiere escucharlos y que les preocupa cualquier situación que atraviesen.
  3. Notificaciones de felicitaciones; los padres siempre estarán orgullosos de los logros de sus pequeños. Con esto puedes crear algún tipo de tarjeta en el que felicitarás tanto al estudiante como al padre de familia para que se sientan parte del reconocimiento de las conductas que quieras anunciar.
  4. Realiza eventos exclusivos para padres; siempre es importante contar con un espacio y tiempo que no incluya a los menores. Designa un momento para que tanto los profesores como los padres de familia puedan entablar conversaciones en los que los pequeños de la casa no tengan acceso. De esta manera podrán hablar con tranquilidad.
  5. Mantén un informe semanal; siempre es informante que ellos tengan acceso a los anuncios; notas, reuniones, sugerencias entre otros donde puedan a la semana saber lo que sucede dentro de la institución.

Consejos para aumento de la participación en padres de familia

Con estas 5 estrategias, aumentarás el apoyo de los acudientes y lograrás unos buenos resultados en el colegio. Además, reconocerás la importante que su rol como responsables de los estudiantes cumple en la institución.

Para ello, también es importante que mantengas los canales de comunicación adecuados, donde permita una comunicación fluida. Y no, el hecho de que la información que tú envías o ellos envían, se pueda perder al ser enviada por donde no corresponde.

Recuerda que, desde Sistema Saberes, trabajamos día a día para agilizar los procesos administrativos y académicos para mejorar la calidad educativa de tu institución. Para nosotros es primordial que toda tu comunidad educativa se sienta a gusto de usar nuestra plataforma. Sobre todo, que esté feliz de ser parte de tu colegio.

Te invitamos a revisar nuestra página web donde encontrarás las soluciones que tenemos para ti y tu institución. Asimismo podremos transformar la educación responsablemente con tecnología.

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Consejo para los padres en el uso de la tecnología como modelo de crianza

Consejo para los padres en el uso de la tecnología como modelo de crianza

Día a día los padres de familia se van socializando mucho más con la tecnología y sus herramientas. Aquellas que les ayudan a mantener una interacción constante y adecuada con sus hijos; en estos tiempos donde los menores de la casa van creciendo rodeados de un mundo completamente digital. Sin embargo, con este crecimiento tanto de la tecnología como de los niños en ella, también se debe hablar de la importancia de aprender a usarla correctamente para la crianza. Esto dedicado en su mayoría a los padres o acudientes. Así que, finalmente terminan ellos teniendo un papel importante en el proceso de enseñanza de sus pequeños.

Consejo para los padres en el uso de la tecnología como modelo de crianza
Consejo para los padres en el uso de la tecnología como modelo de crianza

Consejos para el uso de la tecnología como crianza

Plan de consumo

  • En este punto de la crianza con ayuda de la tecnología lo ideal es crear un plan para el consumo de estas herramientas. Pues si este se realiza de manera adecuada puede mejorar la vida de toda la familia. Pero cuando se trata de un uso inapropiado de la era digital esto puede ocasionar que se reemplacen las actividades importantes en su aprendizaje; interactuar o relacionarse con otras personas. Incluso, se podría perder la importancia de pasar tiempo en familia; jugar al aire libre y hacer actividades para desconectarse de la monotonía.

Fijar límites

  • Uno de los consejos que más funcionan es fijar límites en el consumo de las redes sociales; así tendrán un acceso razonable durante el tiempo permitido para usar la tecnología. De esta manera, se puede hacer un llamado a los tiempos libres de dispositivos para estimular la creatividad.

Comunicación constante

  • Hay que fomentar el valor de la comunicación frente a frente. Si bien es importante que los pequeños del hogar sepan cómo comunicarse a través de los dispositivos móviles; también es primordial que entiendan que la comunicación presencial es mucho más importante. Así pueden acelerar su desarrollo del lenguaje.

¿Peligro en uso excesivo?

  • Mantén a tu hijo siempre informado del peligro que puede tener su acceso a las redes. Hazlo conocedor de los términos como ciberbullying, sexting o grooming; que son unos de los conceptos más persistentes como riesgo de uso de las herramientas y plataformas digitales. De esta manera, se les enseñará a los niños que todo lo que realicen en las redes tiene una consecuencia. Y que, en algunas ocasiones, estas no terminan teniendo los mejores resultados o experiencias.

La tecnología no es un pacificador

  • Aleja el uso de la tecnología como pacificador, es decir, cada vez que las cosas en la casa no salgan como lo esperaban no hagan uso de los dispositivos para calmar el ambiente. Con esto, lo único que harán es que el pequeño se acostumbre a calmar sus comportamientos únicamente si tiene un celular, tablet o computador a la mano.

Tecnología una amiga y no una enemiga

Todo esto, son grandes consejos para que la digitalización y uso de la tecnología siempre tenga ventajas en la vida cotidiana. No por lo contrario que se vuelva un dolor de cabeza para las familias. Recuerda que si tu colegio usa Sistema Saberes, tú podrás estar al tanto de todo lo que realiza tu hijo o estudiante en la plataforma; cuáles son sus compromisos, eventos y tareas pendientes y podrás estar al tanto de sus calificaciones sin tener que esperar a la entrega de boletines.

Sobre todo, gracias a nuestro módulo de convivencia escolar o como lo llamamos en Sistema Saberes, ‘Huellas‘. Aquí podrás realizar el respectivo seguimiento de casos registrados a nombre de tu hijo en caso de haberse presentado algún comportamiento que tenga una observación en la plataforma.

Comunicación asertiva con padres de familia

Comunicación asertiva con padres de familia

Día a día, los colegios deben responder solicitudes, quejas, reclamos y felicitaciones de los estudiantes, padres de familia y acudientes de los niños. Así mismo deben informar sobre los distintos eventos o situaciones que ocurren en el colegio. Sin embargo, muchas veces es difícil identificar cómo informar o responder asertivamente. Para ello, algunos colegios cuentan con manuales de comunicación, pero esto no es la generalidad en los colegios. Por tal motivo en este documento buscamos ofrecerles una guía práctica sobre como atender la comunicación asertiva que se generan por la comunidad educativa.

Comunicación asertiva con padres de familia
Comunicación asertiva con padres de familia

PROTOCOLOS DE COMUNICACIÓN ASERTIVA CON PADRES DE FAMILIA Y ACUDIENTES

La comunicación asertiva es entendida como aquella en dónde damos respuesta a una situación; exponemos nuestro punto de vista o damos información aprobada institucionalmente. Usando códigos verbales y no verbales que son interpretados como agradables y cómodos para nuestro interlocutor sin perder de vista la realidad e intención de lo que se quiere comunicar.

Aspectos Formales de la comunicación asertiva

A partir de esta definición, vamos a exponer los aspectos relevantes que debe tener en cuenta todo colegio para lograr éxito en las comunicaciones con su comunidad.

1. Crear un flujo de atención a las comunicaciones.

Este flujo debe tener los siguientes objetivos.

  • Criticidad de la comunicación; Alta, media o baja respecto a la sensibilidad y privacidad de la misma.
  • Responsable de dar respuesta; Según la criticidad y el rol de la persona en la institución.
  • Seguimiento (en caso que lo requiera); Esquema de atención a la solicitud, queja o reclamo.
  • Escalabilidad; Según criticidad y seguimiento evaluar si debe elevarse a una instancia superior según el esquema organizativo del colegio.

2. Determinar las estructuras comunicativas

Refiriéndose al estilo y forma en que se debe comunicar la información al interlocutor. Es decir si se habla en tercera persona, si se decide tutear, si el lenguaje es formal o informal, cuáles son los términos totalmente vetados en la institución; aspectos más específicos como tipografía que se debe usar, uso de marca y colores entre otros aspectos.

3. Identificar los medios o canales autorizados para la comunicación en la institución.

En ocasiones por falta de estos protocolos los colegios utilizan medios informales como redes sociales o mensajería de voz o texto. Permitiendo que la comunicación esté poco filtrada y donde la institución como tal no tiene control sobre lo que se dice y se hace. Esto además de generar desorden y ruido en la comunicación, genera vulnerabilidades a los datos sensibles. Y como lo hemos mencionado en artículos pasados; cada vez hay más control legal sobre como se administra la información de nuestros usuarios.

Por ello, es importante que el colegio determine los medios oficiales o canales por los cuales puede comunicarse la comunidad tanto para recibir información como para retroalimentarla.

Aspectos Psicológicos

Ahora que ya hemos hablado de aspectos formales, quiero pasar a aspectos psicológicos de la comunicación. Centrarnos en aquello que facilita nuestra comunicación asertiva.

  1. Identificar la intención de la comunicación

Es decir, tener claro que es lo que quiere decir el autor de la comunicación. A veces, por exceso o defecto de palabras es difícil comprender la necesidad, petición, información o pregunta que quieren formularnos. Muchas veces, después de muchas palabras escritas o habladas, no se logra develar cuál es la intención. Sin embargo, trate de no interrumpir mientras le exponen la situación, en el caso que sea una conversación verbal, sea prudente y aguarde; quizás deba morderse la lengua un momento.

Si efectivamente la persona está tomando mucho tiempo, puede usar frases como; agradezco que sintetices aún más tu petición porque solo cuento con X tiempo para atenderte. Porque hay otras actividades que ya están programadas, pero realmente deseo colaborarte.

Por tal motivo, si pese a hacer una lectura comprensiva, de releer un texto y de desmenuzarlo en partes más pequeñas; sigue sin entenderse la idea principal del texto. Es mejor, solicitar mayor información.

Lo asertivo en este caso está en expresar cosas como; Realmente estamos interesados en poder colaborarle, pero agradecemos ampliar un poco más su petición con el ánimo de comprender y responder de manera más precisa y así lograr que usted reciba de nuestra parte la mejor atención.

2. Identificar el tono de la comunicación

Ser conscientes de la intención es ya un proceso complejo, pero darnos cuenta del tono que se usa es clave para no contagiarnos de ello. Muchas veces, nuestras respuestas son límbicas y lo que hacemos es responder en el mismo tono en que nos preguntan. Y esto, puede ser muy difícil porque genera ruidos innecesarios que distorsionan y nos desvían del objetivo inicial. Y recordemos que estamos hablando en representación de una institución educativa.

Parte de lo que llamamos empatía, se refiere justamente a eso. Ser capaces de leer no solo un texto sino el contexto en el cual esté, bien sea en una conversación escrita o verbal. Aquí, es clave alejarnos de prejuicios, ideas preconcebidas sobre lo que quiere la persona.

En esta lectura, podemos identificar cosas como que realmente la persona está furiosa, ansiosa, temerosa, cansada, entre tantas otras conductas posibles. Hacer este ejercicio, facilitará mucho más la comprensión de la intención comunicativa y hará que nuestra respuesta sea más efectiva porque en estos casos, nuestra respuesta deberá llevar un tono suave, empático y totalmente contrario. También ver la emoción que te genera a ti es clave, reconocer el efecto que tiene sobre ti es vital.

Entender que el tono es una cuestión emocional, y que por tanto puede varias. Quizás frente a la solicitud de mayor información la persona quizás cambie a otro estado emocional. Por ello, este ejercicio debe hacerse en cada interacción. Si realmente evalúas que el tono usado es extremadamente hostil, que la persona se encuentra muy cargada, es preferible cortar la comunicación alli, y solicitar otro momento para interactuar. 

Respuesta Acertada

Este es el punto de partida de toda comunicación asertiva, tener claro que nos quieren decir y en que tono lo comunica la persona. Ahora hablemos de que tener en cuenta para nuestra respuesta.

  1. Expresar sin juzgar.

Casi siempre nos han explicado que antes de hablar hay que saber escuchar, pero además es importante que reconozcamos que es importante saber expresarnos. La asertividad aquí está en ser capaces de exponer información sin juzgamiento alguno.

Para ello, debemos centrarnos en los hechos. Considere siempre iniciar con un parafraseo, es decir tratar de reproducir la intención del autor del mensaje, ojalá usando algunas de las palabras que él mismo usó. Esto permitirá que se conecté con la persona, porque ella sentirá que realmente la están escuchando. Abrirá una puerta impresionante para que ahora lo escuchen a usted. Este parafraseo no debería ser tan extenso como la petición original.

Luego de ello, use sus conocimientos para dar respuesta a la situación. Libérese de juzgar o enviar información con contenido emocional. Esto lo único que hará es quitarle energía, y su energía es tan importante para su equilibrio personal y profesional, que no vale la pena. Sea hablando o escribiendo, tómese una pausa, respire profundo y recuerde que no vale la pena estresarse con algún contenido emocionalmente mal escrito.

Si en su conocimiento no está el alcance para esta respuesta, remítalo a quien corresponda. Pero nuevamente no se desgaste con una situación que está fuera de su conocimiento. Lo asertivo en este paso está en expresar que efectivamente usted no tiene la información y/o conocimiento y que por ello debe dirigir a otra persona o estamento el caso, ya que su interés está en que pueda solucionar la situación que tiene su interlocutor.

2. Redondee y garantice que queda claro el siguiente paso.

Luego de que suministró la información que estaba a su alcance. Busque redondear o sintetizar, sobretodo si es verbal; porque los espacios de atención que tenemos las personas pueden ser muy cortos. Si el asunto de la comunicación es muy complejo y considera que debe documentarse o remitirse a alguien más, solicite que por favor se usen los canales formales que tiene destinada la institución educativa.

Hay colegios muy organizados que prefieren centralizar la comunicación en plataformas donde pueden tener este tipo de comunicaciones centralizadas. Así como parametrizar quien se comunica con quien, monitorear las comunicaciones que tienen entre los miembros del colegio, como por ejemplo; entre padres de familia, estudiantes, docente y estudiante o administrativos y acudientes.

Para ver ejemplo de este tipo de plataformas que ofrecen solución a muchos de los problemas de los colegios, te recomiendo ver el componente de comunicaciones en Sistema Saberes (ver aquí), que es una de las plataformas más usadas para comunicación en entornos educativos de América Latina.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

Plataforma Educativa Colegios Colombia