Tips para que en tu colegio puedan crear los boletines desde Sistema Saberes

Tips boletines

Se aproxima la icónica entrega de boletines para los estudiantes de las instituciones educativas. Un momento tenso no solo para los alumnos quienes están esperando el resultado de su aprendizaje y de su comportamiento durante un periodo determinado. Sin embargo, para las mismas instituciones, directivos y docentes también es un momento de presión por querer que su entrega de boletines sea la adecuada y precisa ante la situación. Allí es donde Sistema Saberes facilita todo el proceso de realización y descarga de estos documentos.

¿Qué se debe tener en cuenta para generar los boletines?

Tips para generar boletines
Tips para generar boletines

Para facilidad de las instituciones, docentes y estudiantes, hemos creado unos instructivos que podrás usar cada vez que deban generar boletines y, sobre todo, son artículos que tendrán siempre acceso y en los que pueden auto gestionar cualquier pregunta que les surja.

  • Revisa la fecha límite de cargue de notas, recuperación y horarios: primero debes saber que esta opción está únicamente activada para los perfiles administrativos y sobre todo si estos buscan ampliar las fechas de registro.

¡Recuerda! que las fechas de los periodos deben estar dentro del rango académico, en caso de no ser así el sistema se encargará de generar alertas. Para saber cómo hacerlo, hemos creado un instructivo que podrás seguir paso a paso para revisar y/o modificar las fechas, HAZ CLIC AQUÍ.

Sin embargo, también existe la opción para que solo un docente puede ampliar las fechas de ingreso de calificaciones y no sea general ¿Cómo hacerlo? LEÉLO AQUÍ

  • Verifica la plantilla del boletín: esto normalmente sale cuando intentamos descargar los boletines, pero no aparece la plantilla seleccionada, así que es importante que cada docente siempre y cuanto tenga asignado un perfil administrativo con permiso administrador + académico o solo académico. Para conocer el paso a paso de la verificación, INGRESA AQUÍ.
  • Carga de observaciones por parte del director del curso: aquí podrás encontrar cómo puedes modificar las fechas para agregar las observaciones en el boletín. Sin embargo, debes tener en cuenta que solo se permite si el perfil es administrativo con permiso administrador, CONOCE AQUÍ CÓMO HACERLO.
  • Proceso de descarga de boletines de manera individual: esta opción te permitirá descargar en tu computador el boletín solamente de un estudiante seleccionado, HAZLO ASÍ.

Pero también existe la opción de descarga de boletines de manera masiva, así una vez filtres el periodo requerido, podrás encontrar la generación de boletín de calificaciones de todos los estudiantes del curso, CLIC AQUÍ PARA EL PASO A PASO.

 

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Muchos colegios cuentan con herramientas para administrar únicamente las notas definitivas y obtener los boletines de notas, esto no necesariamente agiliza el proceso, es más, muchas veces lo hace más engorroso. Aquí te traemos un resumen de cuáles son los problemas más frecuentes que tienen los colegios y la solución más inteligente.

Problemas más frecuentes.

Algunas plataformas reciben únicamente las notas definitivas para poder elaborar los boletines, esto implica que los docentes tienen llevan una planilla a mano con sus notas de las actividades y talleres que evalúan en cada asignatura, al final de cada periodo académico deben calcular los promedios finales con una calculadora, por cada estudiante de cada asignatura que enseña, para poderlos subir a la herramienta del colegio.

Por otra parte, los coordinadores académicos no pueden ver el desempeño de los estudiantes sino hasta que el periodo termina, por ello no pueden tomar acciones preventivas, sino que están obligados a tomar decisiones únicamente correctivas; En algunas instituciones para mitigar esto, obligan a los docentes a llenar planillas con desempeños parciales, incrementando el papeleo, uno de los mayores gastos a tiempo tanto para los maestros como para el personal de apoyo.

Adicionalmente, los boletines de calificaciones, se toman un espacio que ocupa un promedio de 2 páginas y media por estudiante, esto suma una cantidad considerable de papel que cuesta mucho. Algunas instituciones terminan por sintetizar demasiado las retroalimentaciones y recomendaciones que se les hacen a los estudiantes para ahorrar espacio y papel, pero terminan castigando la calidad de la información, sin contar con el tiempo y los recursos que toma, imprimir todos estos documentos más aún cuando se detectan errores que obligan a repetir impresiones.

Lo más angustiante es que la mayoría de los padres de familia están ávidos de instituciones educativas que estén en la era digital, donde puedan ser partícipes del proceso formativo de sus niños, limitarse a un informe es visto como cosa del pasado, por lo que terminan por ignorar la información que allí se consigna.

LA BUENA NOTICIA ES QUE YA EXISTE UNA MEJOR MANERA DE RESOLVER ESTOS PROBLEMAS, Y TU COLEGIO PUEDE ESTAR A LA VANGUARDIA AL IMPLEMENTAR UNA SOLUCIÓN DIGITAL.

Nuestra plataforma de notas y todos los componentes de Sistema Saberes, están diseñados para que los maestros pueden ahorrar muchas horas de trabajo, porque a medida que van guardando las calificaciones parciales de las actividades que desarrollan a lo largo del periodo académico, Sistema Saberes va calculando automáticamente las notas definitivas, incluso puede sugerir la retroalimentación o el logro que debe salirle a cada estudiante en el boletín de calificaciones. El personal administrativo es mucho más eficiente cuando no necesita revisar planillas manuales, ni recolectarlas físicamente. Sin mencionar el trabajo involucrado en identificar el error humano que se presenta cuando se hacen cálculos a mano.

Cuando los docentes disminuyen el tiempo que gastan llenando planillas a mano y haciendo trabajo repetitivo, pueden enfocarse en tareas más creativas de su proceso de enseñanza; Calificar en Sistema Saberes es muy sencillo, los docentes pueden digitar las notas directamente desde su dispositivo móvil, pc o laptop, importar las notas desde una hoja de cálculo o archivo de excel, y guardar sus copias en planillas propias; En un espacio diseñado para que el docente planee sus actividades y evaluaciones, que le permite decidir cuales actividades serán calificadas a lo largo de su curso.

EL QUE DEBE DESCARGAR EL BOLETÍN ES EL ACUDIENTE, NO EL COLEGIO.

Una experiencia que vale la pena destacar de los colegios que utilizan esta metodología con nuestra herramienta, es que si bien la mayoría empieza a usar la plataforma Sistema Saberes, para imprimir físicamente los boletines de manera tradicional, una gran mayoría termina transformando sus prácticas escolares para ser un colegio Paperless, es decir, dejan de usar el papel físico, configuran la plataforma para que únicamente los padres de familia que están al día económicamente y en compromisos con la institución, puedan descargar los boletines.

Hemos visto efectos de calidad muy positivos, lejos del miedo que tienen muchos administradores, que los padres de familia se distancien del proceso formativo de sus hijos, estos terminan encontrando un espacio donde pueden estar más al tanto, del desarrollo académico, convivencial y emocional de sus hijos, ya que al poder ver el resultado parcial de cada una de las actividades que hace su hijo en el colegio pueden tomar acciones a tiempo, sin esperar a que termine el periodo.

JUAN CEDANO

Dir. Producto de Sistema Saberes

Especialista en Diseño y gestión social de tecnología, Ingeniero de Sistemas e Ingeniero electrónico