Disminuir La Cartera En Tu Colegio

BUSCA LA RENTABILIDAD Y EQUILIBRIO FINANCIERO DE TU INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Una de las actividades administrativas de mayor complejidad para muchas instituciones educativas pequeñas, medianas y grandes es garantizar una cartera saneada que permita un flujo de efectivo suficiente para la cobertura de gastos y costos de operación.

Una de las actividades administrativas de mayor complejidad para muchas instituciones educativas pequeñas, medianas y grandes es garantizar una cartera saneada que permita un flujo de efectivo suficiente para la cobertura de gastos y costos de operación.

  1. Establece ciclos predefinidos de cobro

Se muy organizado en emitir los cobros periódicos en rangos de fechas similares. A veces el día a día lleva a que los colegios emitan los cobros en diferentes momentos del periodo, haciendo que sea confuso para el acudiente o padre de familia y generando que ellos tampoco sean organizados con el manejo de su presupuesto respecto de este rubro. De tal manera que es un efecto en cadena.

2. Facilita la información precisa del cobro

Evite confusiones sobre los valores fijos y variables de los cobros periódicos, para ello debe tener un entorno de consulta frecuente de los cobros hechos, mostrando el estado de cada uno. Esto generará confianza y facilitará la comunicación con los padres de familia.

3. Ofrece diferentes opciones de pago

Con la creciente industria de las Fintech (industrias financieras que aplican nuevas tecnologías), las posibilidades de pago son cada vez mayores, de manera tal que los padres de familia podrán tener la oportunidad de pagar en los tiempos definidos y evitar moras. Estas opciones deben ir desde opciones tradicionales físicas como bancos o recaudo en el colegio, hasta virtuales a través de botones de pago.

De hecho, muchos bancos ofrecen botones de pago genérico, sin embargo, la opción de automatización y sincronización de datos desde el sistema de cartera del colegio hará que tengan total claridad sobre quién les pagó, cuándo y quién les debe. Lo anterior, teniendo en cuenta que los cruces manuales de los botones genéricos siempre serán lentos y sujetos a errores, dado que no es fácilmente reconocible el ejecutor del pago.

4. Analiza los datos de cartera

Realiza análisis periódicos del estado de cartera de la institución, determina tendencias y medios de pago y medidas específicas que te permitan comprender el perfil de pago de los padres de familia, de tal manera que alimente el procedimiento y normativas financieras del colegio, para que las decisiones en este aspecto sean mucho más inteligentes.

5. Comunícate directamente con los morosos y concerta pagos.

Apóyate con recordatorios a través de correo electrónico, chat y mensajería instantánea.

6. Usa herramientas tecnológicas.

Estas facilitarán la gestión, automatizando procesos de cobro, recaudo y análisis de cartera propiamente. Más aún si están integradas con botones de pago, facturación electrónica y firmas electrónicas.

En este aspecto, soportar el proceso de cartera con software especializado para tu sector resulta mucho más conveniente, no sólo porque la herramienta estará más adaptada a las prácticas propias de este, sino que será socialmente más empática con su cultura organizacional y prácticas sociales.

Dentro de estas herramientas, Sistema Saberes ofrece una aplicación completa, segura y fácil de usar que permite a los colegios parametrizar su sistema de cartera bajo las premisas definidas por la institución educativa, organizar la información para que sea fácilmente extraíble y se conecte con su software contable, además de ofrecer alianzas estratégicas con botón de pagos y facturación electrónica (Ver artículo) que en Colombia es obligatorio desde el 1 de octubre de 2020. Así mismo, le permite a los colegios cargar archivos de ingresos bancarios o recaudos manuales con funciones sencillas para consolidar la información a partir de archivos genéricos.

Su principal ventaja es la automatización, eliminando procesos manuales y haciendo que el sistema genere documentos de cobro y facturación con precisión, así como generar estados de cartera inmediatos; pudiendo saber la realidad precisa del colegio en un momento determinado.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

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ESTRATEGIAS PARA AUMENTAR LAS MATRÍCULAS EN TU INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Muchos jardines infantiles y colegios han tenido dificultades para mantener y aumentar la matrícula de sus instituciones; es por ello por lo que de manera proactiva deben incluir dentro de sus procesos, estrategias de comunicación y mercadeo que garanticen el crecimiento de la comunidad que los conoce y que puede ser un posible prospecto para ingresar al colegio. Ten en cuenta los siguientes aspectos:

Hoy te presentamos unos consejos prácticos, fruto de la experiencia e interacción con muchos colegios respecto a la administración de sus finanzas:

  1. Identifica las fases del proceso de admisiones de la institución, así como las condiciones y decisiones para clasificar a la siguiente etapa. En cada fase ten claro que quieres indagar, por qué esa información es valiosa y quién es el encargado de entregar y administrar esos datos.

2. Define un proceso claro de cómo administrarán los datos de las familias interesadas. El error de muchas instituciones es que no preparan los escenarios, herramientas tecnológicas y forma en que almacenarán los datos de las familias.

Esto puede hacer que se descuide algún buen prospecto. Intenta generar un flujo de trabajo donde vayas depurando y documentando, fase a fase, tu proceso de admisión y los candidatos que van clasificando.

3. Integra tu política de manejo de datos. Recuerda que la normativa sobre Habeas Data es rigurosa y exige que solicites el tratamiento de datos sensibles, así como el desistimiento de uso cuando la persona que suministra el dato no está interesada en continuar. Este es un factor clave por el cual muchos colegios han tenido que responder frente a fuertes demandas. Para conocer más, te invitamos a ver el webinar sobre “Tratamiento de Datos”.

4. Diseña y ejecuta una estrategia de comunicación donde informes previamente que implica el proceso y cómo será la retroalimentación de los resultados. Genera canales de comunicación donde las personas puedan sentirse cercanas al proceso. Así mismo, determina protocolos de respuesta frente a los posibles casos que puedan presentarse y que, basados en tu experiencia, reconoces que son frecuentes.

5. Estrategias informativas que hagan cercana la oferta de la institución a los interesados. Para ello puedes publicar y compartir videos testimoniales de familias actuales que están comprometidas con la institución. Explica didácticamente en que se fundamenta el proyecto educativo institucional (PEI), comparte información sobre cómo es el colegio, evidencias de eventos, actividades y experiencias educativas. Puedes realizar un “Open Day” donde se hagan además de las anteriores actividades, visitas guiadas físicas o virtuales al campus del colegio para que la familia experimente y disfrute, para así sentir más familiar tu institución. Finalmente será el lugar después del hogar, donde más tiempo estarán los niños y las niñas.

6. Solicita retroalimentación sobre el proceso y la percepción que generó. Para ello puedes realizar pequeñas entrevistas, encuestas tanto a familias que ingresan a la institución, como a quienes desertaron o desestimaron y a quienes no fueron aprobadas. Todas las perspectivas generan datos que en su momento pueden ser relevantes para mejorar de manera continua.

7. Dentro de esta mejora continua, no olvides que es importante medir resultados de cada proceso, así como de un proceso, frente a otros de períodos anteriores.

Posteriormente, deberás centrarte en las estrategias para la inmersión inicial, la bienvenida y fidelización de los estudiantes, pero esto lo hablaremos en artículos posteriores.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

Facturación Electrónica Para Colegios

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CONSEJOS PRÁCTICOS PARA NO DESFALLECER EN EL PROCESO

Durante este 2020, los colegios han tenido grandes transformaciones tecnológicas que han requerido acompañamiento y asesoría tecnológica adecuada con el ánimo de mejorar la calidad educativa y hacer que el servicio sea más eficiente.

Así mismo, en el marco del cumplimiento de la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 de la DIAN, los colegios a partir del mes de octubre de 2020 deben iniciar sus procesos de facturación electrónica.

Por ello, en este artículo queremos darte unos consejos prácticos que facilitarán la transición escolar y el cumplimiento normativo.

  1. Personal competente

Esto significa que la institución educativa debe contar con una persona que comprenda conceptos básicos contables y que sea capaz de adaptarlos al contexto institucional.

Esto debido a que en muchas ocasiones deberán realizar procesos de ajustes contables a través de notas débito y crédito, así como ser precisos para evitar confusiones que afecten las decisiones de los administradores del colegio.

2. Organizar los datos

Para muchos colegios, este proceso implica repensar sus procedimientos financieros por completo, tener claro el estado de cartera actual, la forma en que deberán ocurrir las situaciones de cobro y facturación, y establecer mecanismos claros de a quién cobrar, cuándo y por cuáles conceptos. Parece obvio, pero para muchos colegios este es un tema novedoso ya que estaban enfocados más en su razón de ser como organizaciones educativas y estos procesos administrativos no eran tan formales. A continuación, unos pasos que te sugerimos seguir:

A. Identifica quién es el responsable de pago por los servicios ofrecidos en el colegio a los estudiantes y familias.

B. Ten claro que se debe cobrar en el colegio (conceptos y valores)

C. Determina si se realizarán cobros de intereses por algunos de estos conceptos y cómo debe operar dicho interés.

D. Organiza un calendario de cobro y facturación, de tal manera que se operativice este proceso y no se pierdan datos o se dejen de ejecutar acciones.

E. Comparte con precisión los cobros y facturas a los responsables de pago.

F. Establece un check list de todos los temas y requerimientos básicos a nivel legal, tributario y administrativo.

3. Realizar ajustes tecnológicos

La tecnología como en muchos otros casos está siempre al servicio de los procesos humanos, en esta oportunidad puede ser un aliado clave que permitirá la automatización de los cobros, la facturación y el recaudo. Esto hará que cada vez se destine menos tiempo para determinar el personal competente y la organización de datos como se mencionó anteriormente.

Es importante entender que al implementar un sistema tecnológico éste impactará nuestras prácticas cotidianas, de tal manera que muchas de ellas deberán ser modificadas con el objetivo de estandarizar y automatizar, que es una función clave de la tecnología de la información. No siempre será posible seguir haciendo las cosas como las venías haciendo, lo importante es concentrarse en los objetivos y motivaciones, para a partir de allí determinar cómo se ejecutarán las acciones.

Algo que te recomendamos es buscar sistemas tecnológicos construidos directamente para el sector educativo, muchos intentos de adaptar software genérico de facturación resultan en fracaso; ya que no es lo mismo tener un sistema pensado y creado entendiendo las prácticas de la educación, que uno para cualquier otro sector. Esto hará que la optimización sea más exitosa y en el mediano y largo plazo, logres resultados más efectivos.

Busca uno que, en lugar de crear más trabajo, más sincronizaciones de datos manuales y más artefactos para manejar, más bien te ayude a centralizar y organizar la información. Mejor aún si puede integrar la información de facturación y cobro con otros temas como los administrativos y académicos para que la sincronización sea automática.

Si quieres conocer más acerca de la experiencia de otros colegios al respecto, no dudes en contactar expertos en facturación electrónica para colegios, una asesoría no cuesta nada y te puede evitar muchos malestares.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento