Plataformas Educativas Virtuales Colombia B

Qué son los pagos electrónicos y sus beneficios en los colegios

Qué son los pagos electrónicos y sus beneficios en los colegios

Los pagos electrónicos son una forma innovadora de administrar los pagos de los colegios. Esta forma se está haciendo cada vez más popular en los negocios, en los hogares y, especialmente, en las instituciones educativas.

Esta modalidad ofrece una variedad de ventajas, permitiendo a los colegios administrar los pagos de manera eficiente y segura. Siendo también una forma de redención que se realiza a través de un sistema electrónico.

Lo que significa que pueden realizarse de manera rápida, segura y eficiente. Además, resulta ser diferente a los tradicionales cheques y tarjetas debito y crédito, ya que se realizan a través de una computadora o dispositivo móvil.

Pagos electrónicos en la educación

Los pagos electrónicos también se conocen como  pagos digitales y tienen una variedad de beneficios para los colegios.

  • En primer lugar: son seguros, ya que el proceso de pago se realiza a través de una conexión segura y cifrada. Esto significa que los datos personales y financieros de los estudiantes estarán a salvo de cualquier interferencia externa.

Además, son rápidos y fáciles de realizar, lo que significa que se pueden realizar de manera inmediata, sin tener que esperar largos períodos para que se procesen. Otro beneficio importante en los colegios es la reducción de los costos administrativos.

  • Eliminan la necesidad de usar otros métodos de pago, lo que significa que hay menos errores de procesamiento y menos tiempo gastado en la gestión. Esto a su vez significa que los colegios pueden ahorrar dinero al reducir los costos administrativos y proporcionar un mejor servicio al estudiante y padre de familia. Incluso, ofrecen flexibilidad a los colegios.

Más beneficios de los pagos electrónicos

Los colegios pueden elegir el método de pago que mejor se adapte a sus necesidades, como lo son la tarjeta de crédito obito, transferencias bancarias o incluso pagos móviles a través de aplicaciones como Apple Pay o Google Wallet.

Significando, de esta manera, que los estudiantes pueden realizar sus pagos de matrícula u otros servicios prestados por la insitución, de manera conveniente. Lo que resulta un gran beneficio para los colegios al recibir el pago de manera rápida y eficiente.

Esta herramienta tecnológica permite a la comunidad educativa verificar el estado de sus pagos. Esto ofrece una mayor seguridad a los estudiantes y a los colegios, ya que los estudiantes pueden verificar que sus pagos se han procesado de manera correcta.

Es una forma de pago es segura, rápida y eficiente. Los pagos electrónicos también ofrecen flexibilidad, permitiendo a los colegios elegir el mejor método de pago para sus necesidades. Además, brindan transparencia, permitiendo ser una solución ideal para los colegios.

Gemas en Saberes

¡Pero tranquilo! que desde Sistema Saberes nos hemos ideado una solución perfecta para que el cobro y cartera de tu colegio no sea un dolor de cabeza. En Gemas, encontrarás el componente de pagos en línea: donde podrás obtener un terminal de pagos que puede ser integrado con diferentes pasarelas de pago y así evitar que tu comunidad educativa tenga más opciones de pago, agilizando el proceso de cobro y recaudo.

LEE TAMBIÉN:

Errores más comunes en el proceso de cobro y cartera de un colegio

Errores más comunes en el proceso de cobro y cartera de un colegio

Los errores en el proceso de cobro y cartera de un colegio pueden ser muy costosos para la institución. La falta de conocimiento y la falta de procedimientos adecuados pueden llevar a errores en el proceso de cobro y cartera que pueden afectar la solvencia financiera y la reputación de la institución.

Aquellos se agrupan en dos categorías principales: errores administrativos y errores financieros.

Errores en el cobro y cartera de un colegio

Los errores administrativos son los relacionados con la gestión de cobro y cartera, como el incumplimiento de los plazos de cobro, el envío de facturas incorrectas o la falta de registro de los pagos realizados.

Estos pueden tener consecuencias graves para la institución, como el retraso en la recaudación de dinero, la pérdida de ingresos, problemas con los proveedores y con las autoridades fiscales.

Siendo así, son aquellos relacionados con el procesamiento de pagos, como el envío de pagos duplicados, el envío de pagos a la dirección incorrecta o el envío de pagos a la persona equivocada.

También spueden tener graves consecuencias para la institución, como el incumplimiento de los contratos, la pérdida de ingresos y el aumento de los costos de administración

. Es importante que los colegios adopten una serie de medidas para evitar estos errores comunes en el proceso de cobro y cartera.

Medidas para evitar estos errores en cobro y cartera

La primera y más importante de estas medidas es la implementación de un sistema de gestión de cartera eficiente. Un sistema de gestión de cartera debe contener toda la información relacionada con los pagos, los plazos de cobro y las facturas emitidas.

Dicha información debe ser actualizada diariamente para garantizar que los pagos sean procesados correctamente. Además, los colegios deben establecer procedimientos claros para el procesamiento de la cartera.

Aquellos deben incluir la identificación de los clientes, el registro de los pagos, la verificación de los documentos y la realización de auditorías periódicas. Al igual que estar documentados y seguir un conjunto de normas para garantizar que todos los pagos sean procesados de forma rápida y correcta.

Estrategias en cobro y cartera

Los colegios también deben establecer una estrategia de cobro para asegurar que los pagos sean recibidos a tiempo. Esta estrategia debe incluir el envío de recordatorios por correo electrónico, por correo postal o por teléfono para informar a los clientes de los plazos de cobro y de los documentos necesarios para el procesamiento de los pagos.

Estas metodologías deben ser revisadas periódicamente para asegurar que se estén cumpliendo los plazos de cobro.

Finalmente, las instituciones educativas deben establecer una política de cobro para garantizar que se establezcan procesos de cobro eficientes y seguros. Esta política debe incluir la definición de los tipos de pagos permitidos, los límites de pago y los plazos de cobro; e incluso, debe ser actualizada regularmente para asegurar que los pagos sean procesados adecuadamente.

Gemas en Sistema Saberes

Para nadie es un secreto lo complicado que puede resultar encontrar un software que ayude a solucionar aquellos dolores de cabeza financiero, es por eso que desde Sistema Saberes hablamos de GEMAS, la solución perfecta para optimizar la gestión de recaudo de tu colegio.

Conoce más en siguiente video:

5 principales usos de la firma digital en los colegios

5 principales usos de la firma digital en los colegios

El avance tecnológico en el mundo de la educación ha traído consigo muchas ventajas para los colegios y para los estudiantes. La firma digital es una herramienta que se ha convertido en un elemento clave para los colegios, ya que les ofrece la posibilidad de llevar a cabo una variedad de tareas de forma más eficiente y segura.

Fima digital en los colegios

La firma digital o electrónica, se ha convertido en una solución para la mayoría de los colegios, permitiendo de cierta manera ahorrar tiempo y recursos. A continuación se presentan los cinco principales usos de la firma digital en los colegios:

Firma de documentos: se puede utilizar para firmar documentos importantes, como contratos, acuerdos, informes y otros documentos oficiales. Esta herramienta posibilita a los profesores y directivos firmar digitalmente estos documentos, lo que significa que no hay necesidad de imprimir nada, lo que ahorra tiempo y recursos.

Autenticación de usuarios: de esta manera se podrán autenticar los usuarios que acceden a las diferentes plataformas de los colegios. Esto permite a los profesores y alumnos acceder a sus cuentas de forma segura sin tener que proporcionar contraseñas o identificaciones físicas.

Envío de documentos

La firma digital permite enviar documentos de forma segura entre los profesores, directivos, alumnos y padres de familia. Esta herramienta evita el uso de correos electrónicos no seguros y asegura que los documentos se envíen de forma segura.

Búsqueda de documentos: realizar búsquedas en los sistemas de archivos de los colegios. Dejando a los profesores y alumnos encontrar rápidamente los documentos necesarios, lo que ahorra tiempo y recursos.

Registro de asistencia

Para llevar un registro de asistencia en los colegios. Esto autoriza a los profesores y directivos saber quién asistió a clase y quién no, lo que facilita el seguimiento de la asistencia.

En conclusión, la firma digital es una herramienta que ofrece a los colegios muchas ventajas. Permitiendo que el colegio lleve a cabo una variedad de tareas de forma más eficiente y segura, como firmar documentos, autenticar usuarios, enviar documentos, realizar búsquedas y llevar un registro de asistencia. 

Firma digital en Sistema Saberes

En Senderos, nuestra solución de admisiones y matrículas encontrarás la firma digital, aquella que facilita legalizar la matrícula desde un celular o computador, además de evitar desplazamiento y largas filas. Con la firma digital estás a un solo paso para que el colegio pueda firmar y aprobar todos los documentos.

Firma electrónica en los colegios

Recomendaciones para llevar el control de cartera de tu colegio

Recomendaciones para llevar el control de cartera de tu colegio

Los presupuestos escolares son un área de gran importancia para garantizar una educación de calidad para los estudiantes. No solo es importante mantener los recursos y fondos del colegio bajo control, sino también garantizar que se inviertan de la manera más eficiente posible. Así que, si eres responsable del control de cartera de tu colegio, entonces estos consejos te ayudarán a mantener su presupuesto bajo control.

Consejos para el control de cartera de un colegio

  1. Establece un presupuesto y planifica con anticipación. Esta es la base para una administración efectiva de los fondos. Asegúrate de tener en cuenta todos los factores, como los costos de materiales, equipos, personal, etc. Al planificar con anticipación, puedes ahorrar tiempo y dinero al tomar las decisiones correctas.
  2. Utiliza la tecnología para ayudarte. Esta puede ayudar a simplificar la administración de la cartera. Muchos colegios están utilizando software de administración financiera para controlar los presupuestos y los gastos.
  3. Involucra a los estudiantes en el proceso. Ellos pueden ser una gran fuente de conocimiento para la administración de un colegio. Al involucrarlos en el proceso, puedes aprovechar su conocimiento para tomar decisiones financieras informadas.
  4. Establece metas realistas. Es una parte importante de la administración y no pueden ser demasiado altas o imposibles de alcanzar porque generarán presión innecesaria. Deben ser alcanzables porque ayudarán a alcanzar los objetivos de manera eficiente.

Control de cartera en un colegio

Ante esto queremos que conozcas nuestra solución de GEMAS, la cual te ayudará a optimizar la gestión de cobro, facturación electrónica y recaudo de tu colegio con la solución más segura y fácil de usar.

Los consejos mencionados anteriores son una guía para mantener el control de la cartera del colegio. Es importante que los responsables de ello se tomen en serio el presupuesto y los gastos para garantizar que el colegio se mantenga financiado adecuadamente. Al implementar estos consejos, tu colegio se beneficiará de una mejor administración de los recursos.

Mira aquí el video de GEMAS

3 claves para mejorar la gestión de cobro en tu colegio

3 claves para mejorar la gestión de cobro en tu colegio

Para nadie es un secreto lo complicado que puede llegar a ser mantener una organización en el proceso financiero de una institución educativa. Muchas veces resulta ser agotador y agobiante que los cobros a los usuarios no resulten ser efectivos y, sobre todo no llevar un control de ello. Es decir, no tener claro quién debe, cuánto debe o, el simple hecho de saber quiénes son los morosos de manera rápida y efectiva. Es por eso que, desde Sistema Saberes queremos darte las 3 mejores claves para que tu colegio mejore la gestión de cobro.

gestión de cobro
gestión de cobro

Claves para la mejora de gestión de cobro

La correcta administración de las finanzas de tu institución hará, en gran medida, que la calidad de servicio mejore. Sin embargo, es importante conocer primero ¿Qué es la gestión de cobro? o como en muchos espacios lo llaman «Gestión de cobranza». Lo que hace referencia a unas acciones que se llevan a cabo entre clientes y tutores para recuperar una deuda.

Impulsar nuevos canales de comunicación y emite comunicados

Actualmente, sin duda, se vive una gran era digital. A los trámites tradiciones se suman las herramientas tecnológicas que ayudan a facilitar cada uno de los procesos.

Datos que facilitan a la hora de gestionar con eficacia una deuda, pues se logran crear recordatorios automatizados y mensajes facilitando también la respuesta y consulta de saldos.

El área administrativa y financiera de tu colegio deberá definir unos comunicados de deuda. En los que, cada cliente esté enterado de su saldo ya sea vigente, pendiente o en mora.

De esta manera todos los mensajes se podrán personalizar y programar lo que garantiza que todos reciban la información a tiempo. Algunos de los comunicados que se pueden enviar serían:

  • Envío de la deuda
  • Recordatorio de vencimiento
  • Comunicado del día del vencimiento
  • Días posteriores al día en mora
  • Llamada telefónica
  • Acuerdo de reunión para pago.

Ofrece varias opciones de pago para la gestión de cobro

Al momento de brindar diferentes medios promueve que los usuarios tengan más opciones de pagar a tiempo. Incluso, no solo los medios sino también las opciones para cancelar la deuda que tienen con la institución.

Con ello, es completamente importante realizar algún análisis donde se hallen alternativas considerando el costo/beneficio del colegio en relación al cliente.

Automatiza la cobranza con Software especializados en el tema

El hecho de poder automatizar los procesos permitirá que el tiempo gastado en el cobro y cartera sea más rápido y menos repetitivo.

Siendo así esta implementación previene errores que derivan en demoras para la institución.

Desde Sistema Saberes, hemos creado la solución de GEMAS donde podrás encontrar beneficios como:

  1. Unifica y sincroniza las matrículas con la gestión de cobro de colegio.
  2. Ofrece múltiples opciones de pago para la comunidad.
  3. Automatiza la asignación de conceptos y el interés de mora o valor extemporáneo.
  4. Envía correos automatizados de cobro, facturación y recaudo.
  5. Realiza bloqueo automático de notas para deudores morosos
  6. Genera exportables para enlazar con otros softwares.
  7. Consolida informes de exógena para la DIAN.
  8. Disminuye la cartera morosa hasta un 65% usando los servicios de recaudo automático.
  9. Recibe asesoría de expertos en cobro y facturación en colegios.

Conoce más en la siguiente lista de reproducción:

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios?

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios?

Muchas instituciones tuvieron que verse forzadas a dos cosas a la vez. Primero a la facturación; algo que para muchos era una cuestión desconocida, sobre todo las instituciones que venían haciendo el trámite a papel de pagos y con recibos de caja. Siendo así, el primer golpe que se dieron muchas instituciones fue que se vieron obligados a facturar y lo segundo fue que de manera electrónica.

En uno de nuestros Webinars, contamos con la presencia de dos expertos en el tema. Xiomara Florez y Juan Nicolás Cedano; quienes nos explicaron más específicamente lo que significa esta implementación en los colegios.

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios
Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios

¿Cuáles han sido los principales retos de los colegios con la sistematización electrónica frente a la DIAN?

 

Xiomara Florez; muchas veces se presenta que como institución educativa piensan que al generar un documento mensual no es necesario entregarle al papá una factura electrónica por esos cobros que está pagando. Eso es un error grave, porque con este proceso de facturación electrónica, como institución educativa están obligados a hacerlo.

¡Ojo! el recibo impreso hoy ya no es válido. Los papás están en su derecho de exigirle a la institución  que se le entregue una factura electrónica donde certifique que está generando unos pagos por unos servicios. Como colegio se debe cumplir con una entrega de un documento mensual donde le certifique papá que, efectivamente, está cancelando sus servicios educativos. Independiente de que el papá pague por anticipado

Juan Nicolás; el decreto de 042 del 2020, llegó y desde ahí los colegios tuvieron implementar la factura electrónica. Además, en todo lo que conlleva la facturación, donde se interpreta que muchos colegios están conformados tributariamente representados como personas naturales. Así que muchos pensaron que al ser persona natural no debía declarar facturación electrónica, pero la resolución indica que si recibes ingresos de más de 3500 UVT; eso en un colegio es un traduce a la matrícula de 200mil pesos, tarifa económica, y que tenga 60 estudiantes. Siendo así ya está obligado a hacer facturación electrónica.

¿La facturación electrónica es para colegios privados o públicos?

La facturación electrónica es para colegios públicos y privados. Las instituciones oficiales, no cobran como tal por el servicio educativo; pero muchas veces se ven afectadas por el servicio complementario que ofrecen. Y no solo eso, sino también los servicios de documentación. Cuando los estudiantes piden certificados y cuando el colegio presta otro servicio que no necesariamente son educativos; deben ser declarados como entidad y están obligados, hasta el más mínimo certificado. Es para todo el sector educativo

Variables para elegir un software de cobro y cartera

Juan Nicolás; seleccionar un software de gestión de cartera y de gestión financiera no es fácil, eso no se puede delegar fácilmente. Un colegio es una empresa muy especial porque las tarifas son por grados. Se le cobra a un tercero, es decir, no se le cobra al pequeño sino a la mamá.

El sistema de facturación electrónica de la DIAN exige mucho trabajo manual. Si tienes 300 estudiantes debes hacer 300 matrículas manuales; muchas veces tendrías que contratar a alguien para que haga ese trabajo y de manera repetida; una ejecución que saldrá más costosa que contratar un software que sistematiza eso.

¿Qué pasa si los colegios no han iniciado con la facturación electrónica?

Xiomara Florez; os colegios que no han iniciado a facturar deben saber que van tarde y es una alerta. El proceso tuvo que iniciar desde agosto de 2020.

Sin embargo, se puede empezar a hacer ahorita, lo importante es saber emitir las facturas pendientes. Lo cual es posible ante la DIAN, pero no con fecha de enero, ni con fecha de meses pasados porque a partir del anexo técnico 1.8 que la DIAN entregó se generó una restricción en el que la entidad dice:  «Usted no me puede emitir una factura que tenga más de 10 días hacia atrás a partir de la fecha de emisión».

Datos que debe tener la factura electrónica

La facturación electrónica se debe emitir a nombre de quien ante la institución firma el contrato como responsable financiero. Si bien en el colegio los costos se manejan a nombre del estudiante, ellos tienen un responsable financiero y es a él a quien se le debe emitir la factura, no al estudiante.

¿Qué debe tener la factura? Datos del receptor de la factura: tipo de documento (cc.nit, pasaporte o visa) nombre completo o razón social, sea persona natural o jurídica, dirección teléfono, ciudad y departamento y adicional un correo electrónico.

Beneficios para el colegio tener sistematizada su información financiera

Xiomara Florez: el hecho de tenerlo sistematizado garantiza orden a nivel de cartera, se sabrá quién cobra y qué cobra. Va a garantizar que no deben hacer doble trabajo,  todo el proceso de factura que generen en Sistema Saberes queda como factura electrónica y no dependen de una persona que revise doble vez.

Vamos a minimizar el digitar y revisar la información, garantizamos que el proceso es completamente automático y transparente. Ya dejamos de tener una persona operativa para que se convierta en alguien que audite el proceso.

Juan Nicolás: un sistema que facilita su proceso de cobro de cartera de gestiones financieras dentro del colegio. No basta con que hay que digital y trasladar la información para cumplir con la DIAN. Sino que basta con tener la información clara para tomar decisiones administrativamente inteligentes con respecto al manejo de los colegios.

Saber cómo se va a cubrir la nómina, tener claro cómo el flujo de caja sirve para cumplir con las obligaciones. En ese orden de ideas debemos tomar decisiones sabias y para eso la información debe estar clara.

Cuando contratas un servicio como el que ofrecemos con la alianza de TAXXA, tienes la posibilidad de cobro organizado, al alcance de un solo clic. No tienes que hacer más y si lo complementas con servicios de pago en línea ni siquiera debes descargar la información de tu banco. Automáticamente el sistema te dice quien sigue al día y quién no.

Si quieres mantener a tu colegio eficiente, a tu personal enfocado en cómo ser más inteligente a tu institución, debes procurar que esos reprocesos no existan en tu gestión escolar, sino procura a la automatización.

Tips para que en tu colegio puedan crear los boletines desde Sistema Saberes

Tips boletines

Se aproxima la icónica entrega de boletines para los estudiantes de las instituciones educativas. Un momento tenso no solo para los alumnos quienes están esperando el resultado de su aprendizaje y de su comportamiento durante un periodo determinado. Sin embargo, para las mismas instituciones, directivos y docentes también es un momento de presión por querer que su entrega de boletines sea la adecuada y precisa ante la situación. Allí es donde Sistema Saberes facilita todo el proceso de realización y descarga de estos documentos. Es por ello que queremos ofrecerte algunos tips para la creación de boletines.

Tips para generar los boletines

Tips para generar boletines
Tips para generar boletines

Para facilidad de las instituciones, docentes y estudiantes, hemos creado unos instructivos que podrás usar cada vez que deban generar boletines. Sobre todo, artículos que tendrán siempre acceso y en los que pueden auto gestionar cualquier pregunta que les surja.

Revisa la fecha límite de cargue de notas, recuperación y horarios

Primero debes saber que esta opción está únicamente activada para los perfiles administrativos. Más cuando estos buscan ampliar las fechas de registro.

¡Recuerda! Información para los boletines

Las fechas de los periodos deben estar dentro del rango académico. En caso de no ser así el sistema se encargará de generar alertas. Para saber cómo hacerlo; hemos creado un instructivo que podrás seguir paso a paso para revisar y/o modificar las fechas. HAZ CLIC AQUÍ.

Sin embargo, también existe la opción para que solo un docente puede ampliar las fechas de ingreso de calificaciones y no sea general ¿Cómo hacerlo? LEÉLO AQUÍ

Verifica la plantilla de los boletines

Esto normalmente sale cuando intentamos descargar los boletine, pero no aparece la plantilla seleccionada. Así que es importante que cada docente siempre y cuanto tenga asignado; un perfil administrativo con permiso administrador + académico o solo académico. Para conocer el paso a paso de la verificación, INGRESA AQUÍ.

Carga de observaciones por parte del director del curso

Aquí podrás encontrar cómo puedes modificar las fechas para agregar las observaciones en el boletín. Sin embargo, debes tener en cuenta que solo se permite si el perfil es administrativo con permiso administrador. CONOCE AQUÍ CÓMO HACERLO.

Proceso de descarga de boletines de manera individual

Esta opción te permitirá descargar en tu computador el boletín solamente de un estudiante seleccionado. HAZLO ASÍ.

Pero también existe la opción de descarga de boletines de manera masiva. Así una vez filtres el periodo requerido, podrás encontrar la generación de boletín de calificaciones de todos los estudiantes del curso. CLIC AQUÍ PARA EL PASO A PASO.

 

LEER TAMBIÉN:

¿Qué es un SIS – Sistema de información estudiantil – y para qué sirve en un colegio?

Sistemas de información estudiantil

La especialización de software en distintos sectores, permite que hoy en día existan aplicaciones exclusivas para los colegios e instituciones educativas. Denominadas SIS (Sistemas de información estudiantil), anímate a conocerlas para ayudar a tu colegio a ser mejor cada día.

¿Qué es un SIS – Sistema de información estudiantil – y para qué sirve en un colegio?

Plataformas Educativas Virtuales Colombia L

Un SIS (Sistema de información estudiantil) nos permite sistematizar toda la información relacionada con los estudiantes, con el objetivo de realizar actividades administrativas, académicas y financieras que permitan medir calidad y eficiencia del servicio ofrecido en una institución educativa o colegio.

Entonces, los SIS tienen como finalidad sistematizar los datos sensibles y procedimentales que son información clave de procesos de las diferentes áreas de un colegio o institución educativa.

Si bien los colegios vienen realizando prácticas de sistematización desde siempre, la tecnología de la información permite hacer procesos más eficientes que contribuyen a que los colegios se modernicen respecto a las actuales prácticas sociales y formales.

Además, que sistematizar la información hace posible realizar análisis y retroalimentaciones más eficientes que contribuyan a la toma de decisiones asertiva, generar acciones preventivas y que las correcciones estén más contextualizadas. En definitiva que la acción educativa genere mejores resultados.

Esta acción educativa ha venido cambiando en la medida que cambian los objetivos de la sociedad, ya que la educación responde al concepto de ser humano dentro de su entorno. Por ejemplo, hoy en día la escuela no es solo un lugar donde se aprenden habilidades o conocimientos para la vida productiva.

Hoy en día, la educación va más allá, visibilizando aspectos más integrales que cobijan lo emocional y con interacciones más allá del espacio físico. De manera tal, que la tecnología se presenta como un medio para favorecer estas nuevas maneras de relacionamiento de forma segura.

Y con el surgimiento de tecnologías especializadas, los SIS presentan una gran oportunidad de contar con herramientas propias para los colegios e instituciones educativas; donde pueden integrar sus actividades académicas, aspectos legales y administrativos, entre otros.

En América Latina, el crecimiento de los SIS viene en aumento, con una diversidad de formas de estructuración de procesos propios de los colegios. Estos sistemas generalmente entran como elementos de apoyo en los procesos de transformación digital.

TIPOS DE SIS

  1. Administrativos: Se enfocan en la administración exclusiva de datos demográficos, familiares y personales que nutren procesos como las admisiones y matrículas, generación de certificados y constancias.
  2. Académicos: Donde se alberga la información relacionada con las calificaciones, procesos de evaluación según los modelos propios de cada institución, así como la generación de informes y libretas académicas.
  3. Financieros: Están diseñados con precisión para ambientes escolares donde se requiere cumplir con normativas como la facturación electrónica, vincular temas como pagos en línea y gestionar los cobros y análisis de cartera.
  4. Comunicación: Orientados a gestionar los aspectos de comunicación en la institución entre docentes  y estudiantes. Otros más avanzados que dan lugar a administrativos y padres de familia.
  5. Híbridos: Son sistemas que han evolucionado y su arquitectura y diseño relacionan algunos o todos de los anteriores. Dando lugar a mayores posibilidades de robustez no solo tecnológica sino procedimental, dado que es posible generar acciones en un componente que afecten otros, disminuyendo el trabajo operativo.

Ejemplo de este último tipo de aplicativos es Sistema Saberes que facilita la gestión escolar porque relaciona datos de diversos procesos para ser más eficientes en la gestión escolar.

Si llegaste hasta aquí, agradecemos tu interés en este tipo de contenidos, que buscan apoyar a los colegios en su proceso de transformacion digital.

Igualmente recuerda que si deseas contactarnos para conocer sobre cómo ha sido la experiencia de tu colegio o sobre como iniciar un proceso de transformación digital, estamos abiertos a conversar.

 

Lady Mora

Mg. en Desarrollo Social y Educativa

CEO – Grupo Saberes SAS

Plataformas educativas en Colombia

Disminuir la cartera en tu colegio

Disminuir la cartera en tu colegio

Busca la rentabilidad y equilibro de cartera de tu colegio

Una de las actividades administrativas de mayor complejidad para un colegio; pequeño, mediano y grande. Es garantizar una cartera saneada que permita un flujo de efectivo suficiente para la cobertura de gastos y costos de operación.

Disminuir la cartera en tu colegio
Disminuir la cartera en tu colegio

¿Cómo disminuir la cartera de un colegio?

Conoce algunos consejos que desde Saberes te ofrecemos para volver más rentable tu institución educativa.

Establece ciclos predefinidos de cobro

Sé muy organizado en emitir los cobros periódicos en rangos de fechas similares. A veces el día a día lleva a que los colegios emitan los cobros en diferentes momentos del periodo. Haciendo que sea confuso para el acudiente o padre de familia y generando que ellos tampoco sean organizados con el manejo de su presupuesto respecto de este rubro. De tal manera que es un efecto en cadena.

Facilita la información precisa del cobro

Evite confusiones sobre los valores fijos y variables de los cobros periódicos, para ello debe tener un entorno de consulta frecuente de los cobros hechos, mostrando el estado de cada uno. Esto generará confianza y facilitará la comunicación con los padres de familia.

Ofrece diferentes opciones de pago

Con la creciente industria de las Fintech (industrias financieras que aplican nuevas tecnologías); las posibilidades de pago son cada vez mayores. De manera tal que los padres de familia podrán tener la oportunidad de pagar en los tiempos definidos y evitar moras. Estas opciones deben ir desde opciones tradicionales físicas como bancos o recaudo en el colegio, hasta virtuales a través de botones de pago.

De hecho, muchos bancos ofrecen botones de pago genérico. Sin embargo, la opción de automatización y sincronización de datos desde el sistema de cartera del colegio hará que tengan total claridad sobre quién les pagó; cuándo y quién les debe. Lo anterior, teniendo en cuenta que los cruces manuales de los botones genéricos siempre serán lentos y sujetos a errores. Dado que no es fácilmente reconocible el ejecutor del pago.

Analiza los datos de cartera

Realiza análisis periódicos del estado de cartera de la institución. Determina tendencias y medios de pago y medidas específicas que te permitan comprender el perfil de pago de los padres de familia. De tal manera que alimente el procedimiento y normativas financieras del colegio; para que las decisiones en este aspecto sean mucho más inteligentes.

Comunícate directamente con los morosos y concerta pagos

Apóyate con recordatorios a través de correo electrónico, chat y mensajería instantánea.

Usa herramientas tecnológicas

Estas facilitarán la gestión, automatizando procesos de cobro, recaudo y análisis de cartera propiamente. Más aún si están integradas con botones de pago, facturación electrónica y firmas electrónicas.

En este aspecto, soportar el proceso de cartera con software especializado para tu sector resulta mucho más conveniente. No sólo porque la herramienta estará más adaptada a las prácticas propias de este; sino que será socialmente más empática con su cultura organizacional y prácticas sociales.

Dentro de estas herramientas, Sistema Saberes ofrece una aplicación completa, segura y fácil de usar. Que permite a los colegios parametrizar su sistema de cartera bajo las premisas definidas por la institución educativa. Organizar la información para que sea fácilmente extraíble y se conecte con su software contable. Además de ofrecer alianzas estratégicas con botón de pagos y facturación electrónica que en Colombia es obligatorio desde el 1 de octubre de 2020. Así mismo, le permite a los colegios cargar archivos de ingresos bancarios o recaudos manuales con funciones sencillas para consolidar la información a partir de archivos genéricos.

Su principal ventaja es la automatización; eliminando procesos manuales y haciendo que el sistema genere documentos de cobro y facturación con precisión. Así como generar estados de cartera inmediatos; pudiendo saber la realidad precisa del colegio en un momento determinado.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

Atrae nuevos estudiantes para tu colegio y aumenta las matrículas

Atrae nuevos estudiantes para tu colegio y aumenta las matrículas

Estrategias para aumentar las matrículas en tu colegio

Muchos jardines infantiles y colegios han tenido dificultades para mantener y aumentar las matrículas de sus instituciones. Es por ello por lo que de manera proactiva deben incluir dentro de sus procesos; estrategias de comunicación y mercadeo. Garantizando el crecimiento de la comunidad que los conoce y que puede ser un posible prospecto para ingresar al colegio. Ten en cuenta los siguientes aspectos.

Atrae nuevos estudiantes para tu colegio y aumenta las matrículas
Atrae nuevos estudiantes para tu colegio y aumenta las matrículas

Hoy te presentamos unos consejos prácticos. Fruto de la experiencia e interacción con muchos colegios respecto a la administración de sus finanzas.

Identifica las fases del proceso de admisiones de la institución

Así como las condiciones y decisiones para clasificar a la siguiente etapa. En cada fase ten claro que quieres indagar. Por qué esa información es valiosa y quién es el encargado de entregar y administrar esos datos.

Define un proceso claro de cómo administrarán los datos de las familias interesadas

El error de muchas instituciones es que no preparan los escenarios; herramientas tecnológicas y forma en que almacenarán los datos de las familias.

Esto puede hacer que se descuide algún buen prospecto. Intenta generar un flujo de trabajo donde vayas depurando y documentando; fase a fase, tu proceso de admisión y los candidatos que van clasificando.

Integra tu política de manejo de datos

Recuerda que la normativa sobre Habeas Data es rigurosa y exige que solicites el tratamiento de datos sensibles. Así como el desistimiento de uso cuando la persona que suministra el dato no está interesada en continuar. Este es un factor clave por el cual muchos colegios han tenido que responder frente a fuertes demandas. Para conocer más, te invitamos a ver el webinar sobre “Tratamiento de Datos”.

Diseña y ejecuta una estrategia de comunicación

Donde informes previamente qué implica el proceso y cómo será la retroalimentación de los resultados. Genera canales de comunicación donde las personas puedan sentirse cercanas al proceso. Así mismo, determina protocolos de respuesta frente a los posibles casos que puedan presentarse y que, basados en tu experiencia; reconoces que son frecuentes.

Estrategias informativas que hagan cercana la oferta de la institución a los interesados

Para ello puedes publicar y compartir videos testimoniales de familias actuales que están comprometidas con la institución. Explica didácticamente en que se fundamenta el proyecto educativo institucional (PEI). Comparte información sobre cómo es el colegio; evidencias de eventos, actividades y experiencias educativas. Puedes realizar un “Open Day” donde se hagan además de las anteriores actividades; visitas guiadas físicas o virtuales al campus del colegio para que la familia experimente y disfrute. Para así sentir más familiar tu institución. Finalmente será el lugar después del hogar, donde más tiempo estarán los niños y las niñas.

Solicita retroalimentación sobre el proceso y la percepción que generó

Para ello puedes realizar pequeñas entrevistas, encuestas tanto a familias que ingresan a la institución, como a quienes desertaron o desestimaron y a quienes no fueron aprobadas. Todas las perspectivas generan datos que en su momento pueden ser relevantes para mejorar de manera continua.

Dentro de esta mejora continua, no olvides que es importante medir resultados de cada proceso, así como de un proceso, frente a otros de períodos anteriores.

Posteriormente, deberás centrarte en las estrategias para la inmersión inicial, la bienvenida y fidelización de los estudiantes, pero esto lo hablaremos en artículos posteriores.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

Plataforma Educativa Colegios Colombia