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Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios?

Evita inconvenientes con la DIAN ¿Qué es la facturación electrónica en los colegios?

Muchas instituciones tuvieron que verse forzadas a dos cosas a la vez, primero a la facturación, algo que para muchos era una cuestión desconocida y para muchas instituciones que venían haciendo el trámite a papel de pagos y con recibos de caja. El asunto siempre había sido muy informal porque para los colegios pasaba por desapercibido el hecho de tener que facturar electrónicamente. Siendo así, el primer golpe que se dieron muchas instituciones fue que se vieron obligados a facturar y lo segundo fue que de manera electrónica.

En uno de nuestros Webinars, contamos con la presencia de dos expertos en el tema, Xiomara Florez y Juan Nicolás Cedano, quienes nos explicaron más específicamente lo que significa esta implementación en los colegios.

¿Cuáles han sido los principales retos de los colegios con la sistematización electrónica frente a la DIAN?

Xiomara Florez: muchas veces se presenta que como institución educativa piensan que al generar un documento mensual no es necesario entregarle al papá una factura electrónica por esos cobros que está pagando y eso es un error grave, porque con este proceso de facturación electrónica, como institución educativa están obligados a hacerlo.

¡Ojo! el recibo impreso hoy ya no es válido, los papás están en su derecho de exigirle a la institución educativa que se le entregue un documento electrónico o una factura electrónica donde certifique que está generando unos pagos por unos servicios. Como colegio se debe cumplir con una entrega de un documento mensual donde le certifique papá que, efectivamente, está cancelando sus servicios educativos, independiente de que el papá pague por anticipado

Juan Nicolás: el decreto de 042 del 2020, llegó y desde ahí los colegios tuvieron implementar la factura electrónica y además en todo lo que conlleva la facturación, donde se interpreta que muchos colegios están conformados tributariamente representados como personas naturales, por lo que muchos pensaron que al ser persona natural no debía declarar facturación electrónica, pero la resolución indica que si recibes ingresos de más de 3500 UVT,  eso en un colegio es un traduce a la matrícula de 200mil pesos, tarifa económica, y que tenga 60 estudiantes, siendo así ya está obligado a hacer facturación electrónica.

¿La facturación electrónica es para colegios privados o públicos?

La facturación electrónica es para colegios públicos y privados. Las instituciones oficiales, evidentemente no cobran como tal por el servicio educativo, pero muchas veces se ven afectadas por el servicio complementario que ofrecen y no solo eso sino también los servicios de documentación; cuando los estudiantes piden certificados y cuando el colegio presta otro servicio que no necesariamente son educativos, deben ser declarados como entidad y están obligados, hasta el más mínimo certificado. Es para todo el sector educativo

Variables para elegir un software de cobro y cartera

Juan Nicolás: seleccionar un software de gestión de cartera y de gestión financiera no es fácil, eso no se puede delegar fácilmente. Un colegio es una empresa muy especial porque las tarifas son por grados, se le cobra a un tercero, es decir, no se le cobra al pequeño sino a la mamá.

El sistema de facturación electrónica de la DIAN exige mucho trabajo manual, si tienes 300 estudiantes debes hacer 300 matrículas manuales y así sucesivamente, muchas veces tendrías que contratar a alguien para que haga ese trabajo manualmente y de manera repetida, una ejecución que saldrá más costosa que contratar un software que sistematiza eso.

¿Qué pasa si los colegios no han iniciado con la facturación electrónica?

Xiomara Florez: los colegios que no han iniciado a facturar deben saber que van tarde y es una alerta. El proceso tuvo que iniciar desde agosto de 2020.

Sin embargo, se puede empezar a hacer ahorita, lo importante es saber emitir las facturas pendientes, lo cual es posible ante la DIAN, pero no con fecha de enero, ni con fecha de meses pasados porque a partir del anexo técnico 1.8 que la DIAN entregó se generó una restricción en el que la entidad dice:  «Usted no me puede emitir una factura que tenga más de 10 días hacia atrás a partir de la fecha de emisión».

Datos que debe tener la factura electrónica

La facturación electrónica se debe emitir a nombre de quien ante la institución firma el contrato como responsable financiero. Si bien en el colegio los costos se manejan a nombre del estudiante, ellos tienen un responsable financiero y es a él a quien se le debe emitir la factura, no al estudiante.

¿Qué debe tener la factura? Datos del receptor de la factura: tipo de documento (cc.nit, pasaporte o visa) nombre completo o razón social, sea persona natural o jurídica, dirección teléfono, ciudad y departamento y adicional un correo electrónico.

Beneficios para el colegio tener sistematizada su información financiera

Xiomara Florez: el hecho de tenerlo sistematizado garantiza orden a nivel de cartera, se sabrá quién cobra y qué cobra. Va a garantizar a la institución educativa que no deben hacer doble trabajo, hoy garantizamos que todo el proceso de factura que generen en Sistema Saberes queda como factura electrónica y no dependen de una persona que revise doble vez.

Vamos a minimizar el digitar y revisar la información, garantizamos que el proceso es completamente automático y transparente. A garantizar que el proceso es automático ya dejamos de tener una persona operativa para que se convierta en alguien que audite el proceso, muy diferente sentarme a digital que a revisar que todo quede correcto.

Juan Nicolás: un sistema que facilita su proceso de cobro de cartera de gestiones financieras dentro del colegio. No basta con que hay que digital y trasladar la información para cumplir con la DIAN, sino que basta con tener la información clara para tomar decisiones administrativamente inteligentes con respecto al manejo de los colegios.

Saber cómo se va a cubrir la nómina, tener claro cómo el flujo de caja sirve para cumplir con las obligaciones que tiene la institución en ese orden de ideas debemos tomar decisiones sabias y para eso la información debe estar clara y si desgastamos al personal haciendo reprocesos se está yendo el tiempo y la capacidad de análisis.

Cuando contratas un servicio como el que ofrecemos con la alianza de TAXXA, tienes la posibilidad de cobro organizado, al alcance de un solo clic, no tienes que hacer más y si lo complementas con servicios de pago en línea ni siquiera debes descargar la información de tu banco, automáticamente el sistema te dice quien sigue al día y quién no.

Si quieres mantener a tu colegio eficiente, a tu personal enfocado en cómo ser más inteligente a tu institución, debes procurar que esos reprocesos no existan en tu gestión escolar, sino procura a la automatización.

¿Quieres conocer más del tema? te invitados a ponerte en contacto con nosotros, visita nuestras redes sociales y los otros artículos que tenemos para ti.

Tips para que en tu colegio puedan crear los boletines desde Sistema Saberes

Tips boletines

Se aproxima la icónica entrega de boletines para los estudiantes de las instituciones educativas. Un momento tenso no solo para los alumnos quienes están esperando el resultado de su aprendizaje y de su comportamiento durante un periodo determinado. Sin embargo, para las mismas instituciones, directivos y docentes también es un momento de presión por querer que su entrega de boletines sea la adecuada y precisa ante la situación. Allí es donde Sistema Saberes facilita todo el proceso de realización y descarga de estos documentos.

¿Qué se debe tener en cuenta para generar los boletines?

Tips para generar boletines
Tips para generar boletines

Para facilidad de las instituciones, docentes y estudiantes, hemos creado unos instructivos que podrás usar cada vez que deban generar boletines y, sobre todo, son artículos que tendrán siempre acceso y en los que pueden auto gestionar cualquier pregunta que les surja.

  • Revisa la fecha límite de cargue de notas, recuperación y horarios: primero debes saber que esta opción está únicamente activada para los perfiles administrativos y sobre todo si estos buscan ampliar las fechas de registro.

¡Recuerda! que las fechas de los periodos deben estar dentro del rango académico, en caso de no ser así el sistema se encargará de generar alertas. Para saber cómo hacerlo, hemos creado un instructivo que podrás seguir paso a paso para revisar y/o modificar las fechas, HAZ CLIC AQUÍ.

Sin embargo, también existe la opción para que solo un docente puede ampliar las fechas de ingreso de calificaciones y no sea general ¿Cómo hacerlo? LEÉLO AQUÍ

  • Verifica la plantilla del boletín: esto normalmente sale cuando intentamos descargar los boletines, pero no aparece la plantilla seleccionada, así que es importante que cada docente siempre y cuanto tenga asignado un perfil administrativo con permiso administrador + académico o solo académico. Para conocer el paso a paso de la verificación, INGRESA AQUÍ.
  • Carga de observaciones por parte del director del curso: aquí podrás encontrar cómo puedes modificar las fechas para agregar las observaciones en el boletín. Sin embargo, debes tener en cuenta que solo se permite si el perfil es administrativo con permiso administrador, CONOCE AQUÍ CÓMO HACERLO.
  • Proceso de descarga de boletines de manera individual: esta opción te permitirá descargar en tu computador el boletín solamente de un estudiante seleccionado, HAZLO ASÍ.

Pero también existe la opción de descarga de boletines de manera masiva, así una vez filtres el periodo requerido, podrás encontrar la generación de boletín de calificaciones de todos los estudiantes del curso, CLIC AQUÍ PARA EL PASO A PASO.

 

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¿Cómo evaluar la calidad educativa de tu colegio?

calidad educativa

¿Cómo evaluar la calidad educativa de tu colegio?

La calidad educativa es prácticamente la unión de distintos elementos, donde se logra reunir el servicio prestado; los procesos eficientes y satisfactorios brindados a los destinatarios y una buena organización dentro de la institución.

Sabiendo esto, los centros educativos miden de manera seguida dicha calidad educativa para conocer cómo se encuentra su colegio ante los ojos externos. Para esto, los directivos tienen en cuenta uno que otro indicador que sumados dan como resultado la valoración de los padres y/o acudientes y los mismos estudiantes sobre su experiencia académica.

Factores para calificar la calidad educativa

Factores que se deben tener en cuenta para calificar la calidad educativa.
Factores que se deben tener en cuenta para calificar la calidad educativa.

Valores: las personas vinculadas a la institución, entre más afinidad tengan con el centro educativo, podrán manifestar su satisfacción de una manera elevada; señalando la alta calidad educativa que se maneja. Además, teniendo una larga lista de valores para inculcar a los estudiantes, se evitarán los inconvenientes que con el paso de los grados puedan presentarse.

Liderazgo: este importante factor los protagonistas son los equipos directivos, quienes son los responsables de coordinar las metas y las medidas para que estas primeras se lleven a cabo. Con esto, podrán motivar a sus docentes para que promuevan los valores a los estudiantes en clase y que la comunicación sea más clara y efectiva.

Ambiente educativo: tanto en lo personal, como en lo estudiantil, mantener un ambiente sano tanto físico como psicológico. Donde el positivismo y la tranquilidad primen por encima de cualquier aspecto, significa que tanto la institución como los integrantes; docentes, estudiantes y padres, están haciendo las cosas de manera correcta, si cada uno de los mencionados anteriormente se siente a gusto de ser parte del colegio.

Aprendizaje: a la hora de la verdad, la evaluación de la educación compete una mezcla de metodología y el contenido brindado de parte de los docentes a los estudiantes. De esta manera los acudientes miden la oferta formativa de la institución; pues su objetivo primordial es que sus hijos estén en el centro educativo correcto.

Exigencia: los niveles de exigencia promueven el rendimiento que pueden tener los estudiantes en su día a día dentro del colegio, además dependiendo de este; su manera de estudiar y su actitud educativa pueden mejorar o empeorar, de acuerdo a la situación.

Seguimientos: a la hora de hacer seguimientos es recomendable realizarlos de manera individual. Con esto se da a entender una muestra de preocupación de parte de la institución hacia el bienestar de cada uno de sus estudiantes. Para que logren salir de la institución completamente exitosos y formados de manera correcta.

Padres, docentes y alumnos son los encargados de realizar la valoración a la institución.
Padres, docentes y alumnos son los encargados de realizar la valoración a la institución.

Evolución: cuando los docentes se mantienen en constante evolución en cuanto a su formación, pueden brindarles a los estudiantes conocimientos nuevos y actualizados para salirse de lo tradicional. Por lo tanto, aporta valor a la educación y a que los estudiantes tengan una estructura más completa en la comunidad educativa.

Familia: otro podría ser seguramente este factor que es uno de los más importantes. Pues el conseguir la participación de la familia en la educación del estudiante facilita a la institución que el aprendizaje de sus niños sea supervisado y valorado por sus acudientes.

Finalmente, de esta manera la comunidad de estudiantes, docentes y padres pueden ser parte del proceso educativo en el que miden los logros de manera; intelectual, social, emocional y moral.

¿Qué es un SIS – Sistema de información estudiantil – y para qué sirve en un colegio?

Sistemas de información estudiantil

La especialización de software en distintos sectores, permite que hoy en día existan aplicaciones exclusivas para los colegios e instituciones educativas. Denominadas SIS (Sistemas de información estudiantil), anímate a conocerlas para ayudar a tu colegio a ser mejor cada día.

¿Qué es un SIS – Sistema de información estudiantil – y para qué sirve en un colegio?

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Un SIS (Sistema de información estudiantil) nos permite sistematizar toda la información relacionada con los estudiantes, con el objetivo de realizar actividades administrativas, académicas y financieras que permitan medir calidad y eficiencia del servicio ofrecido en una institución educativa o colegio.

Entonces, los SIS tienen como finalidad sistematizar los datos sensibles y procedimentales que son información clave de procesos de las diferentes áreas de un colegio o institución educativa.

Si bien los colegios vienen realizando prácticas de sistematización desde siempre, la tecnología de la información permite hacer procesos más eficientes que contribuyen a que los colegios se modernicen respecto a las actuales prácticas sociales y formales.

Además, que sistematizar la información hace posible realizar análisis y retroalimentaciones más eficientes que contribuyan a la toma de decisiones asertiva, generar acciones preventivas y que las correcciones estén más contextualizadas. En definitiva que la acción educativa genere mejores resultados.

Esta acción educativa ha venido cambiando en la medida que cambian los objetivos de la sociedad, ya que la educación responde al concepto de ser humano dentro de su entorno. Por ejemplo, hoy en día la escuela no es solo un lugar donde se aprenden habilidades o conocimientos para la vida productiva.

Hoy en día, la educación va más allá, visibilizando aspectos más integrales que cobijan lo emocional y con interacciones más allá del espacio físico. De manera tal, que la tecnología se presenta como un medio para favorecer estas nuevas maneras de relacionamiento de forma segura.

Y con el surgimiento de tecnologías especializadas, los SIS presentan una gran oportunidad de contar con herramientas propias para los colegios e instituciones educativas; donde pueden integrar sus actividades académicas, aspectos legales y administrativos, entre otros.

En América Latina, el crecimiento de los SIS viene en aumento, con una diversidad de formas de estructuración de procesos propios de los colegios. Estos sistemas generalmente entran como elementos de apoyo en los procesos de transformación digital.

TIPOS DE SIS

  1. Administrativos: Se enfocan en la administración exclusiva de datos demográficos, familiares y personales que nutren procesos como las admisiones y matrículas, generación de certificados y constancias.
  2. Académicos: Donde se alberga la información relacionada con las calificaciones, procesos de evaluación según los modelos propios de cada institución, así como la generación de informes y libretas académicas.
  3. Financieros: Están diseñados con precisión para ambientes escolares donde se requiere cumplir con normativas como la facturación electrónica, vincular temas como pagos en línea y gestionar los cobros y análisis de cartera.
  4. Comunicación: Orientados a gestionar los aspectos de comunicación en la institución entre docentes  y estudiantes. Otros más avanzados que dan lugar a administrativos y padres de familia.
  5. Híbridos: Son sistemas que han evolucionado y su arquitectura y diseño relacionan algunos o todos de los anteriores. Dando lugar a mayores posibilidades de robustez no solo tecnológica sino procedimental, dado que es posible generar acciones en un componente que afecten otros, disminuyendo el trabajo operativo.

Ejemplo de este último tipo de aplicativos es Sistema Saberes que facilita la gestión escolar porque relaciona datos de diversos procesos para ser más eficientes en la gestión escolar.

Si llegaste hasta aquí, agradecemos tu interés en este tipo de contenidos, que buscan apoyar a los colegios en su proceso de transformacion digital.

Igualmente recuerda que si deseas contactarnos para conocer sobre cómo ha sido la experiencia de tu colegio o sobre como iniciar un proceso de transformación digital, estamos abiertos a conversar.

 

Lady Mora

Mg. en Desarrollo Social y Educativa

CEO – Grupo Saberes SAS

Plataformas educativas en Colombia

Diferencia entre SIS, LMS, repositorio y Blended

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Diferencia entre SIS, LMS, repositorio y Blended Learning

Hoy hablaremos de la diferencia entre un SIS, LMS, repositorio y Blended Learning, ya que muchas veces suelen confundirse y esto genera dificultades en la gestión operativa de las instituciones educativas.

Para entender estas diferencias, debemos entender que el desarrollo de aplicaciones y software para la gestión educativa lleva menos de 30 años y para la educación básica estamos hablando de unos 15 años quizás.

Por tanto, estos sistemas o software presentan muchas posibilidades de uso, pero debe analizarse muy bien cual es el principal beneficio o característica que presentan.

Profesora con el estudiante utilizando un sistema de información SIS
Interacción en el aprendizaje mediado por tecnologías de información que apoyan el proceso de aprendizaje de los estudianets.

Además, muchos especialistas han abordado la tarea de organizar y clasificar las diferentes aplicaciones para entenderlas con mayor detalle y facilitar la creación de planes de implementación en los colegios.

Cabe denotar que términos como LMS, blended learning, repositorio de contenidos y SIS aparecen en los diccionarios oficiales pero dependerá de los objetivos institucionales definir cuáles son los sistemas que requiere a partir de sus diseños metodológicos u operativos.

En primer lugar, hablaremos del  LMS (Learning management system) traducido al español como Sistema de administración del aprendizaje.

Se entiende como un sistema de gestión del aprendizaje en el cual es posible realizar administración, documentación, seguimiento, informes, automatización e impartición de cursos educativos, programas de formación o programas de aprendizaje y desarrollo.

Este tipo de sistemas son casi siempre 100% virtuales, no requieren de encuentros presenciales, basados principalmente en el modelo de aprendizaje instruccional.

En estos, muchas veces desaparece la figura del instructor o guía porque está tan parametrizado que es directamente el software quien controla los momentos de avance, retroalimentación.

Funciona muy bien para aprendizajes específicos que pueden evidenciarse con la memoria o agilidad en el desempeño de la persona.

Igualmente, su mayor beneficio es poder contar con datos analíticos e informes sobre el desempeño de los estudiantes, permitiendo ampliar la cobertura de la educación y cerrando brechas de aprendizaje.

Además,  debido a que se centran en la enseñanza y el aprendizaje en línea tanto de manera sincrónica como asincrónica.  Pensado en gran medida para formación en empresas, conocimientos técnicos o específicos.

Blended Learning o aprendizaje combinado, se refiere a la combinación de trabajo presencial (en el salón de clase) y virtual a través de aplicaciones y/o internet.

Aquí se descentralizan situaciones como el lugar donde se conecta la persona para estudiar, el horario y el momento preciso en que ingresa a interactuar con el sistema. Es un concepto mucho más reciente que el LMS.

El segundo de ellos, es el Blended Learning que funciona muy bien en ambientes de formación técnica y profesional.

Y actualmente como efecto de la pandemia es un modelo bastante usado por instituciones educativas de distintas características, inclusive educación básica o elemental.

El repositorio de contenidos se refiere a  una especie de biblioteca virtual donde puede accederse a material bibliográfico, textual e interactivo, con muchas opciones de formato dependiendo de la naturaleza y objetivo de los contenidos.

Así mismo, la mayor ventaja de estos repositorios es el acceso a gran cantidad de recurso que se espera sea previamente curado y con la posibilidad de crear  hipervinculos como herramienta vital para ampliar el acceso.

Recientemente se introdujo un nuevo concepto, (SIS – System information Student) o sistema de información estudiantil.

Un concepto muy de nicho, enfocado en administrar todos los datos de los estudiantes, buscando centralizar procesos y pudiendo realizar análisis más detallados.

Por tanto, se usan con mayor presencia en ambientes de educación básica, ya que permite la vinculación de actores como administradores escolares, padres de familia, cuidadores y profesores.

El foco principal de este tipo de aplicaciones es manejar toda la información de los estudiantes tanto a nivel académico como administrativo.

De manera tal, que muchos de estos sistemas pueden conectarse, sin embargo es difícil y quizás no tan recomendable tener todo en un mismo software, ya que por ampliar cobertura en funciones pueden estar perdiendo especialidad.

Además, se recomienda buscar complementos entre ellos, para que sea más eficiente y oportuno el desempeño de estos sistemas. Con elementos adicionales como facilidad de uso y seguridad de los datos.

En conclusión, lo primero que debe pensar una institución educativa es cuales son sus objetivos de sistematización y a partir de allí determinar cuáles serán las aplicaciones que incorpore.

A modo de cierre, si deseas conocer las ventajas de Sistema Saberes que incluye funciones principalmente de un Sistema de información estudiantil (SIS) y de Blended Learning, aquí podrás verlas en el siguiente enlace:  https://www.sistemasaberes.com/combinar-ensenanza-presencial-y-virtual-con-sistema-saberes/

Si requieres asesoría de expertos en implementación tecnológica para colegios, contáctanos. Estamos abiertos a iniciar una conversación que ayude a los colegios a mejorar sus prácticas.

 

Lady Mora

Mg. en Desarrollo Social y Educativa

CEO – Grupo Saberes SAS

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Disminuir La Cartera En Tu Colegio

BUSCA LA RENTABILIDAD Y EQUILIBRIO FINANCIERO DE TU INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Una de las actividades administrativas de mayor complejidad para muchas instituciones educativas pequeñas, medianas y grandes es garantizar una cartera saneada que permita un flujo de efectivo suficiente para la cobertura de gastos y costos de operación.

Una de las actividades administrativas de mayor complejidad para muchas instituciones educativas pequeñas, medianas y grandes es garantizar una cartera saneada que permita un flujo de efectivo suficiente para la cobertura de gastos y costos de operación.

  1. Establece ciclos predefinidos de cobro

Se muy organizado en emitir los cobros periódicos en rangos de fechas similares. A veces el día a día lleva a que los colegios emitan los cobros en diferentes momentos del periodo, haciendo que sea confuso para el acudiente o padre de familia y generando que ellos tampoco sean organizados con el manejo de su presupuesto respecto de este rubro. De tal manera que es un efecto en cadena.

2. Facilita la información precisa del cobro

Evite confusiones sobre los valores fijos y variables de los cobros periódicos, para ello debe tener un entorno de consulta frecuente de los cobros hechos, mostrando el estado de cada uno. Esto generará confianza y facilitará la comunicación con los padres de familia.

3. Ofrece diferentes opciones de pago

Con la creciente industria de las Fintech (industrias financieras que aplican nuevas tecnologías), las posibilidades de pago son cada vez mayores, de manera tal que los padres de familia podrán tener la oportunidad de pagar en los tiempos definidos y evitar moras. Estas opciones deben ir desde opciones tradicionales físicas como bancos o recaudo en el colegio, hasta virtuales a través de botones de pago.

De hecho, muchos bancos ofrecen botones de pago genérico, sin embargo, la opción de automatización y sincronización de datos desde el sistema de cartera del colegio hará que tengan total claridad sobre quién les pagó, cuándo y quién les debe. Lo anterior, teniendo en cuenta que los cruces manuales de los botones genéricos siempre serán lentos y sujetos a errores, dado que no es fácilmente reconocible el ejecutor del pago.

4. Analiza los datos de cartera

Realiza análisis periódicos del estado de cartera de la institución, determina tendencias y medios de pago y medidas específicas que te permitan comprender el perfil de pago de los padres de familia, de tal manera que alimente el procedimiento y normativas financieras del colegio, para que las decisiones en este aspecto sean mucho más inteligentes.

5. Comunícate directamente con los morosos y concerta pagos.

Apóyate con recordatorios a través de correo electrónico, chat y mensajería instantánea.

6. Usa herramientas tecnológicas.

Estas facilitarán la gestión, automatizando procesos de cobro, recaudo y análisis de cartera propiamente. Más aún si están integradas con botones de pago, facturación electrónica y firmas electrónicas.

En este aspecto, soportar el proceso de cartera con software especializado para tu sector resulta mucho más conveniente, no sólo porque la herramienta estará más adaptada a las prácticas propias de este, sino que será socialmente más empática con su cultura organizacional y prácticas sociales.

Dentro de estas herramientas, Sistema Saberes ofrece una aplicación completa, segura y fácil de usar que permite a los colegios parametrizar su sistema de cartera bajo las premisas definidas por la institución educativa, organizar la información para que sea fácilmente extraíble y se conecte con su software contable, además de ofrecer alianzas estratégicas con botón de pagos y facturación electrónica (Ver artículo) que en Colombia es obligatorio desde el 1 de octubre de 2020. Así mismo, le permite a los colegios cargar archivos de ingresos bancarios o recaudos manuales con funciones sencillas para consolidar la información a partir de archivos genéricos.

Su principal ventaja es la automatización, eliminando procesos manuales y haciendo que el sistema genere documentos de cobro y facturación con precisión, así como generar estados de cartera inmediatos; pudiendo saber la realidad precisa del colegio en un momento determinado.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

Atrae Estudiantes Para Tu Colegio

ESTRATEGIAS PARA AUMENTAR LAS MATRÍCULAS EN TU INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Muchos jardines infantiles y colegios han tenido dificultades para mantener y aumentar la matrícula de sus instituciones; es por ello por lo que de manera proactiva deben incluir dentro de sus procesos, estrategias de comunicación y mercadeo que garanticen el crecimiento de la comunidad que los conoce y que puede ser un posible prospecto para ingresar al colegio. Ten en cuenta los siguientes aspectos:

Hoy te presentamos unos consejos prácticos, fruto de la experiencia e interacción con muchos colegios respecto a la administración de sus finanzas:

  1. Identifica las fases del proceso de admisiones de la institución, así como las condiciones y decisiones para clasificar a la siguiente etapa. En cada fase ten claro que quieres indagar, por qué esa información es valiosa y quién es el encargado de entregar y administrar esos datos.

2. Define un proceso claro de cómo administrarán los datos de las familias interesadas. El error de muchas instituciones es que no preparan los escenarios, herramientas tecnológicas y forma en que almacenarán los datos de las familias.

Esto puede hacer que se descuide algún buen prospecto. Intenta generar un flujo de trabajo donde vayas depurando y documentando, fase a fase, tu proceso de admisión y los candidatos que van clasificando.

3. Integra tu política de manejo de datos. Recuerda que la normativa sobre Habeas Data es rigurosa y exige que solicites el tratamiento de datos sensibles, así como el desistimiento de uso cuando la persona que suministra el dato no está interesada en continuar. Este es un factor clave por el cual muchos colegios han tenido que responder frente a fuertes demandas. Para conocer más, te invitamos a ver el webinar sobre “Tratamiento de Datos”.

4. Diseña y ejecuta una estrategia de comunicación donde informes previamente que implica el proceso y cómo será la retroalimentación de los resultados. Genera canales de comunicación donde las personas puedan sentirse cercanas al proceso. Así mismo, determina protocolos de respuesta frente a los posibles casos que puedan presentarse y que, basados en tu experiencia, reconoces que son frecuentes.

5. Estrategias informativas que hagan cercana la oferta de la institución a los interesados. Para ello puedes publicar y compartir videos testimoniales de familias actuales que están comprometidas con la institución. Explica didácticamente en que se fundamenta el proyecto educativo institucional (PEI), comparte información sobre cómo es el colegio, evidencias de eventos, actividades y experiencias educativas. Puedes realizar un “Open Day” donde se hagan además de las anteriores actividades, visitas guiadas físicas o virtuales al campus del colegio para que la familia experimente y disfrute, para así sentir más familiar tu institución. Finalmente será el lugar después del hogar, donde más tiempo estarán los niños y las niñas.

6. Solicita retroalimentación sobre el proceso y la percepción que generó. Para ello puedes realizar pequeñas entrevistas, encuestas tanto a familias que ingresan a la institución, como a quienes desertaron o desestimaron y a quienes no fueron aprobadas. Todas las perspectivas generan datos que en su momento pueden ser relevantes para mejorar de manera continua.

7. Dentro de esta mejora continua, no olvides que es importante medir resultados de cada proceso, así como de un proceso, frente a otros de períodos anteriores.

Posteriormente, deberás centrarte en las estrategias para la inmersión inicial, la bienvenida y fidelización de los estudiantes, pero esto lo hablaremos en artículos posteriores.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

Facturación Electrónica Para Colegios

CONSEJOS PRÁCTICOS PARA NO DESFALLECER EN EL PROCESO

Durante este 2020, los colegios han tenido grandes transformaciones tecnológicas que han requerido acompañamiento y asesoría tecnológica adecuada con el ánimo de mejorar la calidad educativa y hacer que el servicio sea más eficiente.

Así mismo, en el marco del cumplimiento de la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 de la DIAN, los colegios a partir del mes de octubre de 2020 deben iniciar sus procesos de facturación electrónica.

Por ello, en este artículo queremos darte unos consejos prácticos que facilitarán la transición escolar y el cumplimiento normativo.

  1. Personal competente

Esto significa que la institución educativa debe contar con una persona que comprenda conceptos básicos contables y que sea capaz de adaptarlos al contexto institucional.

Esto debido a que en muchas ocasiones deberán realizar procesos de ajustes contables a través de notas débito y crédito, así como ser precisos para evitar confusiones que afecten las decisiones de los administradores del colegio.

2. Organizar los datos

Para muchos colegios, este proceso implica repensar sus procedimientos financieros por completo, tener claro el estado de cartera actual, la forma en que deberán ocurrir las situaciones de cobro y facturación, y establecer mecanismos claros de a quién cobrar, cuándo y por cuáles conceptos. Parece obvio, pero para muchos colegios este es un tema novedoso ya que estaban enfocados más en su razón de ser como organizaciones educativas y estos procesos administrativos no eran tan formales. A continuación, unos pasos que te sugerimos seguir:

A. Identifica quién es el responsable de pago por los servicios ofrecidos en el colegio a los estudiantes y familias.

B. Ten claro que se debe cobrar en el colegio (conceptos y valores)

C. Determina si se realizarán cobros de intereses por algunos de estos conceptos y cómo debe operar dicho interés.

D. Organiza un calendario de cobro y facturación, de tal manera que se operativice este proceso y no se pierdan datos o se dejen de ejecutar acciones.

E. Comparte con precisión los cobros y facturas a los responsables de pago.

F. Establece un check list de todos los temas y requerimientos básicos a nivel legal, tributario y administrativo.

3. Realizar ajustes tecnológicos

La tecnología como en muchos otros casos está siempre al servicio de los procesos humanos, en esta oportunidad puede ser un aliado clave que permitirá la automatización de los cobros, la facturación y el recaudo. Esto hará que cada vez se destine menos tiempo para determinar el personal competente y la organización de datos como se mencionó anteriormente.

Es importante entender que al implementar un sistema tecnológico éste impactará nuestras prácticas cotidianas, de tal manera que muchas de ellas deberán ser modificadas con el objetivo de estandarizar y automatizar, que es una función clave de la tecnología de la información. No siempre será posible seguir haciendo las cosas como las venías haciendo, lo importante es concentrarse en los objetivos y motivaciones, para a partir de allí determinar cómo se ejecutarán las acciones.

Algo que te recomendamos es buscar sistemas tecnológicos construidos directamente para el sector educativo, muchos intentos de adaptar software genérico de facturación resultan en fracaso; ya que no es lo mismo tener un sistema pensado y creado entendiendo las prácticas de la educación, que uno para cualquier otro sector. Esto hará que la optimización sea más exitosa y en el mediano y largo plazo, logres resultados más efectivos.

Busca uno que, en lugar de crear más trabajo, más sincronizaciones de datos manuales y más artefactos para manejar, más bien te ayude a centralizar y organizar la información. Mejor aún si puede integrar la información de facturación y cobro con otros temas como los administrativos y académicos para que la sincronización sea automática.

Si quieres conocer más acerca de la experiencia de otros colegios al respecto, no dudes en contactar expertos en facturación electrónica para colegios, una asesoría no cuesta nada y te puede evitar muchos malestares.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento