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CÓMO SELECCIONAR EL PROGRAMA DE GESTIÓN EDUCATIVA MÁS ADECUADO PARA SU COLEGIO, EN TIEMPOS DE COVID-19

Por esta época, muchos colegios están en la búsqueda de un sistema tecnológico o software que les permita manejar todos los procesos educativos de forma virtual; más allá de las guías de estudio, las tareas o las clases virtuales en vivo, pues un buen software facilita el cumplimiento de la planeación académica y genera información clave para la toma de decisiones en las áreas financieras y administrativas de una institución.

Sin embargo, a veces es difícil identificar cuál es el sistema que se necesita y cómo hacer la búsqueda y la mejor elección de este. Muchos colegios han tenido experiencias fallidas justamente por no tener claridad sobre cuál es el mejor sistema que esté acorde a sus necesidades o por desconocimiento en temas tecnológicos.

Con base en la interacción con más de 500 instituciones a lo largo de más de 10 años, sistemasaberes.com, una de las mejores plataformas de gestión escolar existentes en el mercado, ha identificado una serie de patrones y características importantes que garantizan el éxito en la implementación de un sistema tecnológico en los colegios.

A continuación, encontrará una lista de chequeo que le facilitará la elección de un programa de gestión escolar que se adapte a su institución y más en tiempos de COVID-19, garantizando un proceso de gestión exitoso en su colegio, además de identificar herramientas gratuitas que puede usar para los distintos procedimientos dentro de este.

plataforma para colegios

Antes de pensar en la herramienta tecnológica o software, se debe pensar en la institución; porque es el sistema el que debe adaptarse a la institución y no al revés; sino se convertirá en una situación tensa y desgastante. Tenga en cuenta los siguientes cuestionamientos que le orientarán en su decisión:

  1. ¿Realmente necesitamos un software para el colegio?

    Esta es la primera cuestión a la que debe responderse la institución. A veces nos dejamos llevar por las tendencias del mercado o lo que creemos está bien porque sencillamente vemos que en otro colegio funciona, sin embargo, la tecnología no es neutral, siempre es contextual. Eso quiere decir que de acuerdo con las prácticas institucionales y a la dimensión del colegio se requerirá determinado sistema.

    Por ejemplo, si es una institución educativa de no más de 100 estudiantes y los procesos críticos que el colegio ha identificado que debe resolver son temas como: comunicación institucional, generación de boletines y matrículas, puede que un sistema de gestión muy robusto y en algunos casos costoso no sea la opción. Bastará con hacer uso de herramientas libres que ofrecen proveedores como Google para manejar formularios, “Google Drive” para administración de documentos y “WhatsApp Business” para temas de administración de conversaciones.

    Si en cambio es una institución de más de 250 estudiantes, quizás ya es necesario pensar en un software más especializado, que ofrezca diversos beneficios como centralización de datos y gestión de distintos procesos académicos, administrativos, misionales y financieros. Pero esta variable por sí sola, aún no nos dice mucho porque debemos evaluar otros aspectos claves, que en armonía nos ayudarán a hacer que nuestra institución tenga una mejor gestión y con ello una mejor educación.

  2. ¿Contamos con el personal indicado para administrar un sistema?

    Este tema es quizás uno de los más importantes, porque independientemente de la cantidad de datos que deba administrar el colegio, se requiere una persona con habilidades ofimáticas y que sea muy organizada con la información, capaz de comunicarse con claridad y abierta a escuchar, dado que en ella recae una gran responsabilidad de la cual depende toda la institución.

    Esta persona debe tener tiempo para poder realizar las actividades de cada proceso institucional, bien sea manejando un formulario de Google o usando un sistema tecnológico especializado. En muchos casos, no es solo una persona sino varias las que intervienen, dependiendo de la estructura organizacional del colegio.

  3. ¿Cuáles son los procesos que se van a sistematizar y por qué?

    Antes de decidirse por usar un software, es necesario que el colegio haya definido cuales son los procedimientos que requiere sistematizar como: generación de boletines, aula de apoyo de tareas y trabajos para clases, matrículas, facturación y cartera, comunicaciones, manejo del observador de estudiante, enfermería, transporte y rutas, entre otros.

    Luego de identificarlos y definirlos, debe organizarse por prioridad para la institución, para orientar mejor la implementación. Lo que es crítico en un colegio no lo es para otro, y esto es crucial para determinar a qué se le invertirá tiempo y esfuerzo. Es más, lo que es crítico hoy para una institución, puede que no lo sea más adelante.

    Por ejemplo, un colegio puede definir que necesita sistematizar su proceso de matrículas, boletines y comunicaciones con padres de familia. Sin embargo, está a mitad del año escolar donde ya ha pasado el proceso de registro de estudiantes, entonces, su prioridad puede ser facilitar la comunicación con la comunidad educativa, luego sí los boletines y finalmente las matrículas. Esto hará que sea más motivante la puesta en funcionamiento del sistema, se vean resultados en tiempos cortos y se empalme con el momento que vive la institución.

  4. Liderazgo de las directivas

    Al igual que la implementación de un sistema de calidad, la de un proyecto tecnológico requiere del liderazgo de las directivas; no sólo para supervisar el avance del proyecto sino para motivar al equipo y recordar las ordenanzas sobre las cuales se decidió usar un software. El análisis y experiencia en muchos casos de implementación nos permite concluir que, si no hay un buen liderazgo de las directivas, cualquier esfuerzo de quienes ejecutan los procesos puede derrumbarse en un instante.

  5. Tipo de tecnológica a implementar

    Es de los temas más difíciles para algunos colegios que no cuentan con personal experto en tecnología, ya que muchos términos e informaciones confunden y desorientan. Por ello, es importante que solicite información a su posible proveedor sobre cuál es el tipo de tecnología sobre la cual está montado el software y que justifique por qué usa esa y no otra tecnología. A partir de allí, puede valerse de un buen buscador para explorar los beneficios y limitaciones de lo que le ofrecen respecto a los requerimientos y características del colegio. Temas críticos para tener en cuenta en este ítem: seguridad, base de datos, back up, accesibilidad al sistema, escalabilidad, y estadísticas de tiempo al aire.

  6. Soporte y servicio ofertado

    Muchas veces lo que no se ve, es más valioso que lo que está al alcance de los ojos. En ocasiones nos dejamos deslumbrar por un software que en apariencia suple todos nuestros requerimientos pero que puede ser difícil de implementar por razones tan básicas como el soporte y servicio de acompañamiento en la implementación. En el mercado hay variedad de ofertas, busque aquella que le garantice comodidad y tranquilidad; si es un software extranjero evaluar si los horarios de soporte coinciden con el horario de trabajo en el colegio, si se dará en su idioma o deberá sumarle variables como interpretación y diálogos en otros idiomas. Si es un software nacional, evaluar con otros colegios que lo usan, como perciben la calidad del soporte recibido.

    Otro tema es lo que vemos en internet como gratis; no es bueno creer que todo lo que es gratis o barato es lo más adecuado. Si bien, existen herramientas que podemos usar con tranquilidad y seguridad, un proceso robusto de implementación debe estar soportado por un buen equipo de soporte que garantice: conocimiento de temas escolares, empatía con las necesidades del colegio, organización y orientación para su puesta en marcha, eficiencia en los tiempos y calidad de respuesta. Para algunas empresas de tecnología, como sistemasaberes.com, el mayor costo de su oferta está basado en estos aspectos por encima del software.

  7. Administración de datos

    Muy unido al tema del tipo de tecnología y al soporte, es importante verificar la idoneidad sobre el manejo de datos. Recordemos que en el caso colombiano la legislación vigente identifica a la institución como responsable del manejo de estos; de tal manera que debemos ser muy precavidos y comprender bien dónde están guardados y que hacen con ellos. Muchas aplicaciones gratuitas lo que hacen es permitir que usen sus servicios, pero como contraprestación, acceden y usan sus datos para temas comerciales, de tal manera que el colegio podría verse vulnerado al respecto.

Lady Mora

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

Paula La Rotta

Líder de Comunicaciones y Alianzas en Sistema Saberes

Comunicadora Social, Especialista en Gerencia y Gestión Cultural y Magíster en Gestión de Instituciones y Empresas Culturales.

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