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Una de las actividades administrativas de mayor complejidad para muchas instituciones educativas pequeñas, medianas y grandes es garantizar una cartera saneada que permita un flujo de efectivo suficiente para la cobertura de gastos y costos de operación.

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Hoy te presentamos unos consejos prácticos, fruto de la experiencia e interacción con muchos colegios respecto a la administración de sus finanzas:

  1. Establece ciclos predefinidos de cobro

    Se muy organizado en emitir los cobros periódicos en rangos de fechas similares. A veces el día a día lleva a que los colegios emitan los cobros en diferentes momentos del periodo, haciendo que sea confuso para el acudiente o padre de familia y generando que ellos tampoco sean organizados con el manejo de su presupuesto respecto de este rubro. De tal manera que es un efecto en cadena.

  2. Facilita la información precisa del cobro

    Evite confusiones sobre los valores fijos y variables de los cobros periódicos, para ello debe tener un entorno de consulta frecuente de los cobros hechos, mostrando el estado de cada uno. Esto generará confianza y facilitará la comunicación con los padres de familia.

  3. Ofrece diferentes opciones de pago

    Con la creciente industria de las Fintech (industrias financieras que aplican nuevas tecnologías), las posibilidades de pago son cada vez mayores, de manera tal que los padres de familia podrán tener la oportunidad de pagar en los tiempos definidos y evitar moras. Estas opciones deben ir desde opciones tradicionales físicas como bancos o recaudo en el colegio, hasta virtuales a través de botones de pago.

    De hecho, muchos bancos ofrecen botones de pago genérico, sin embargo, la opción de automatización y sincronización de datos desde el sistema de cartera del colegio hará que tengan total claridad sobre quién les pagó, cuándo y quién les debe. Lo anterior, teniendo en cuenta que los cruces manuales de los botones genéricos siempre serán lentos y sujetos a errores, dado que no es fácilmente reconocible el ejecutor del pago.

  4. Analiza los datos de cartera

    Realiza análisis periódicos del estado de cartera de la institución, determina tendencias y medios de pago y medidas específicas que te permitan comprender el perfil de pago de los padres de familia, de tal manera que alimente el procedimiento y normativas financieras del colegio, para que las decisiones en este aspecto sean mucho más inteligentes.

  5. Comunícate directamente con los morosos y concerta pagos.

    Apóyate con recordatorios a través de correo electrónico, chat y mensajería instantánea.

  6. Usa herramientas tecnológicas.

    Estas facilitarán la gestión, automatizando procesos de cobro, recaudo y análisis de cartera propiamente. Más aún si están integradas con botones de pago, facturación electrónica y firmas electrónicas.

    En este aspecto, soportar el proceso de cartera con software especializado para tu sector resulta mucho más conveniente, no sólo porque la herramienta estará más adaptada a las prácticas propias de este, sino que será socialmente más empática con su cultura organizacional y prácticas sociales.

    Dentro de estas herramientas, Sistema Saberes ofrece una aplicación completa, segura y fácil de usar que permite a los colegios parametrizar su sistema de cartera bajo las premisas definidas por la institución educativa, organizar la información para que sea fácilmente extraíble y se conecte con su software contable, además de ofrecer alianzas estratégicas con botón de pagos y facturación electrónica (Ver artículo) que en Colombia es obligatorio desde el 1 de octubre de 2020. Así mismo, le permite a los colegios cargar archivos de ingresos bancarios o recaudos manuales con funciones sencillas para consolidar la información a partir de archivos genéricos.

    Su principal ventaja es la automatización, eliminando procesos manuales y haciendo que el sistema genere documentos de cobro y facturación con precisión, así como generar estados de cartera inmediatos; pudiendo saber la realidad precisa del colegio en un momento determinado.

Lady Mora

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

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