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Estrategias para aumentar las matrículas en tu institución educativa

Muchos jardines infantiles y colegios han tenido dificultades para mantener y aumentar la matrícula de sus instituciones; es por ello por lo que de manera proactiva deben incluir dentro de sus procesos, estrategias de comunicación y mercadeo que garanticen el crecimiento de la comunidad que los conoce y que puede ser un posible prospecto para ingresar al colegio. Ten en cuenta los siguientes aspectos:

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Hoy te presentamos unos consejos prácticos, fruto de la experiencia e interacción con muchos colegios respecto a la administración de sus finanzas:

  1. Identifica las fases del proceso de admisiones de la institución, así como las condiciones y decisiones para clasificar a la siguiente etapa. En cada fase ten claro que quieres indagar, por qué esa información es valiosa y quién es el encargado de entregar y administrar esos datos.

  2. Define un proceso claro de cómo administrarán los datos de las familias interesadas. El error de muchas instituciones es que no preparan los escenarios, herramientas tecnológicas y forma en que almacenarán los datos de las familias. Esto puede hacer que se descuide algún buen prospecto. Intenta generar un flujo de trabajo donde vayas depurando y documentando, fase a fase, tu proceso de admisión y los candidatos que van clasificando.

  3. Integra tu política de manejo de datos. Recuerda que la normativa sobre Habeas Data es rigurosa y exige que solicites el tratamiento de datos sensibles, así como el desistimiento de uso cuando la persona que suministra el dato no está interesada en continuar. Este es un factor clave por el cual muchos colegios han tenido que responder frente a fuertes demandas. Para conocer más, te invitamos a ver el webinar sobre “Tratamiento de Datos”.

  4. Diseña y ejecuta una estrategia de comunicación donde informes previamente que implica el proceso y cómo será la retroalimentación de los resultados. Genera canales de comunicación donde las personas puedan sentirse cercanas al proceso. Así mismo, determina protocolos de respuesta frente a los posibles casos que puedan presentarse y que, basados en tu experiencia, reconoces que son frecuentes.

  5. Estrategias informativas que hagan cercana la oferta de la institución a los interesados. Para ello puedes publicar y compartir videos testimoniales de familias actuales que están comprometidas con la institución. Explica didácticamente en que se fundamenta el proyecto educativo institucional (PEI), comparte información sobre cómo es el colegio, evidencias de eventos, actividades y experiencias educativas. Puedes realizar un “Open Day” donde se hagan además de las anteriores actividades, visitas guiadas físicas o virtuales al campus del colegio para que la familia experimente y disfrute, para así sentir más familiar tu institución. Finalmente será el lugar después del hogar, donde más tiempo estarán los niños y las niñas.

  6. Solicita retroalimentación sobre el proceso y la percepción que generó. Para ello puedes realizar pequeñas entrevistas, encuestas tanto a familias que ingresan a la institución, como a quienes desertaron o desestimaron y a quienes no fueron aprobadas. Todas las perspectivas generan datos que en su momento pueden ser relevantes para mejorar de manera continua.

  7. Dentro de esta mejora continua, no olvides que es importante medir resultados de cada proceso, así como de un proceso, frente a otros de períodos anteriores.

    Posteriormente, deberás centrarte en las estrategias para la inmersión inicial, la bienvenida y fidelización de los estudiantes, pero esto lo hablaremos en artículos posteriores.

Lady Mora

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento

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